Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Утрата кассового чека: как признать расходы

Организация обратилась в Минфин РФ за разъяснением. Компания оплачивает по топливным картам бензин для сотрудников. Поставщик ежемесячно предоставляет в компанию документы:

  • счета-фактуры;
  • акты приема-передачи;
  • реестр операций по картам.

Иногда сотрудники теряют кассовые чеки на заправку топлива, в связи с этим организация интересуется:

  • достаточно ли указанных документов от поставщика для признания расходов по налогу на прибыль?
  • удерживать ли в такой ситуации НДФЛ с сотрудника, приобретавшего топливо?

Чиновники напомнили, что уменьшить базу по прибыльному налогу возможно только по обоснованным производственными целям и документально подтвержденным расходам.

Согласно Закону «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным документом. Утверждение форм «первички» — забота руководителя организации.

Четкого перечня документов, которые могут подтвердить производственный характер расходов, НК РФ не содержит.

Таким образом, для обоснования расходов необходимо предоставить все подтверждающие документы.

Что касается НДФЛ, то при отсутствии чека Минфин РФ обязывает налог с сотрудника удержать.

ПИСЬМО Минфина РФ от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции:

в письме прямо не сказано, есть ли необходимость сохранять кассовый чек для налогового учета. Однако, с точки зрения ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, кассовый чек — это первичный учетный документ. Следовательно, для признания расходов он необходим. С другой стороны, затраты могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими осуществленные расходы. Существует судебная практика, указывающая на то, что счета-фактуры, иные платежные документы достаточны для подтверждения факта несения расходов. Например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.03.2008 № Ф04-1286/2008(1304-А46-25).

По поводу правомерности удержания НДФЛ, есть судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов, не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/669-10, Постановление ФАС Поволжского округа от 15.07.2009 № А55-16949/2008).