Над статьей работали:
Автор: Бурцева Алла
Авансовый отчет относится к категории первичных учетных документов, являющихся основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Документ применяется для учета средств, выданных подотчетным сотрудникам на административно-хозяйственные нужды. О том, как правильно составить авансовый отчет в 2024 году (с примером заполнения), расскажет наша статья.
Правила заполнения авансового отчета приведены в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Как правило, подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации (ИП):
• на служебные командировки;
• представительские расходы;
• приобретение товаров (работ, услуг);
• внесение за организацию (ИП) предварительной оплаты контрагентам.
На практике авансовые отчеты составляют не только в случае выдачи под отчет наличных денег из кассы, но и при перечислении подотчетных денег на личную банковскую карту работника, а также при использовании им корпоративной банковской карты для оплаты расходов.
Возможна и иная ситуация. Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).
Подотчетному лицу необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя (другого уполномоченного лица) с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Если деньги работнику не выдавались, составлять авансовый отчет не нужно (при условии, что иной порядок не установлен в организации или у ИП).
Выдать деньги под отчет можно любому работнику, в том числе по ГПД. Приказ об утверждении списка подотчетников не обязателен, но если так удобнее, можное его оформить (Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода устанавливает руководитель. Их можно закрепить в ЛНА, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Деньги выдают на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица.
Выдача денег оформляется РКО (п. 6.3 указаний).
Если средства переводятся, минуя кассу, на счет подотчетного лица, в приказе или в заявлении нужно отразить банковские реквизиты получателя. Что касается заполнения платежки, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Аванс на хознужды».
Авансовый отчет заполняется подотчетником и бухгалтером.
Подотчетное лицо составляет авансовый отчет следующим образом.
1. Заполняет графы 1—6 оборотной стороны отчета, указывая:
- в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
- в графах 2—4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки, наименование расходов (суточные);
- в графах 5—6 — суммы расходов по первичным документам, в рублях или инвалюте.
2. Проставляет подпись и ее расшифровку.
3. Нумерует подтверждающие первичные документы в порядке их записи в графах 1—6 и прилагает их к отчету.
4. Подает авансовый отчет с подтверждающей «первичкой» главному бухгалтеру или специалисту, отвечающему за учет авансовых отчетов, либо непосредственно руководителю.
5. Получает расписку о принятии отчета к проверке.
Бухгалтер со своей стороны присваивает отчету номер и ставит дату. На лицевой стороне прописывает наименование юрлица (Ф.И.О. ИП), подразделение, фамилию с инициалами, должность и табельный номер работника, а также назначение аванса.
В табличной части бухгалтер указывает:
- наличие остатка или перерасхода по предыдущему авансу;
- сумму текущего аванса;
- общую сумму полученных и израсходованных средств;
- сумму остатка либо перерасхода;
- бухгалтерские счета, на которых отражаются расходы;
- информацию о внесении неизрасходованного остатка или о выдаче перерасходованных средств.
Авансовый отчет содержит отрывную расписку о принятии документа к проверке. После ее заполнения бухгалтером расписка выдается подотчетнику. В расписке указывается Ф.И.О. подотчетника, реквизиты отчета, сумма выданных средств и количество подтверждающих документов.
Проставлять печать в авансовом отчете не требуется — такого реквизита в документе нет.
В авансовом отчете допускаются исправления. Для этого подотчетнику необходимо указать дату корректировки и заверить ее подписью ответственного лица с ее расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 16 положения о ведении бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если ошибки незначительные и не влияют на идентификацию продавца, покупателя, наименований товаров или услуг и их цены, претензий со стороны налоговиков быть не должно (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.
Cрок сдачи авансового отчета по возвращении подотчетного лица из командировки — не позднее трех рабочих дней. Это требование п. 26 Положения о служебных командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.
Неистраченную подотчетником наличность необходимо зачислить на расчетный счет. В противном случае велика вероятность штрафа за нарушение кассовой дисциплины в размере 50 тыс. рублей. Согласно разъяснению, изложенному в письме Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, наличность, поступившая в кассу от подотчетного лица по ранее предоставленному авансу, не является по своему экономическому смыслу источником, из которого возможен расход средств без предварительного зачисления в банк, поэтому она подлежит перечислению на счет.
Образец заполнения отчета можно скачать здесь: Образец заполнения авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1 авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Она заполняется в единственном экземпляре на бумаге либо в виде электронного документа, подписанного цифровой подписью (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, указания по составлению формы № АО-1).
Форма используется с 01.01.2002. Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов, к коим относится и бланк авансового отчета, не обязательны к применению, поэтому допускается использование формы, разработанной самой организацией. И все же за основу советуем взять унифицированный бланк, чтобы не пропустить обязательные реквизиты.
Унифицированный бланк авансового отчета по форме № АО-1 можно скачать здесь.
