Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Утверждены новые сроки хранения учетных документов компании

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций. Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

          ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№  нового перечня №  старого перечня Вид документа Было Стало
Ценообразование
234 297

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

 

Постоянно

 

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
237 299 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Постоянно

 

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
238‒240 300 Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
Финансирование, кредитование деятельности
265,266 369, 379 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
Бухгалтерский учет и отчетность
270 354 Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
272       ‒

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) квартальные;

в) месячные

           ‒

а) постоянно;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

в) 1 год

275 358,351

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

а) годовая;

б) промежуточная

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

277 362 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
281 458 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица
284        ‒ Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг             ‒ 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
285 407

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» —  при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

287 410 Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
292 459

Журналы, базы данных учета:

а) ценных бумаг;

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

 

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

329 459

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

 

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

 

  ‒ 459 Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

проведения

проверки

                   ‒
Учет оплаты труда
295 412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов ‒ *50/75 лет

296 413 Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения) 75 лет *50/75 лет
301 657 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет
Налогообложение
303 382 Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
305    ‒ Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом             ‒ 5 лет
308 390, 395 Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

*50/75 лет
309 905 Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов ‒ *50/75 лет

310   ‒ Налоговые декларации ИП             ‒ Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
310 392 Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
313 397 Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
314 398 Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
315 399 Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет
317 368 Счета-фактуры 4 года 5 лет
318 401 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения Постоянно 5 лет
319        ‒ Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним             ‒ 5 лет
Учет имущества
321 427 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)

Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет

5 лет
323 429 Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

Постоянно (на усмотрение архива)

 

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов

324

 

       ‒ Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации           ‒ До ликвидации организации
325 432 Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия недвижимого имущества
329 Пп. «д» п. 459

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет после ликвидации основных средств

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

Обеспечение работы ТКС
570 232 Сертификаты ключа проверки электронной подписи Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
571 237 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
572 238 Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
574 240 Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи Постоянно 5 лет после замены новыми

Трудовые отношения

Организация труда и служебной деятельности

373,374 561, 563 Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет
376 566 Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
377 567 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год

387,

389

579 Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 3 года
390 584 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после принятия решения
Нормирование и оплата труда
397 569, 589 Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) Постоянно 1 год после замены новыми
398 590 Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после утверждения разработанных норм
399 592 Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов 5 лет 3 года
400 593 Тарификационные списки (ведомости) работников 75 лет *50/75 лет
403, 404 599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения):

а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;

б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

а) ‒;

б) 75 лет

*50/75 лет
Охрана труда
408 Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)            ‒ 5 лет после истечения срока действия сертификата
409 606 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда Постоянно 5 лет
413       ‒ Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников              ‒ *50/75 лет
414 613 Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет *50/75 лет
415, 416         ‒ Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков             ‒ 1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
419 622 Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет
423        ‒

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда

            ‒

а) 45 лет;

б) 5 лет

424 630 Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий Постоянно (на усмотрение архива) 45 лет
425 632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

45 лет

 

Кадровое обеспечение

Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434 Пп. «б»п.19

Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

б) о служебных проверках;

в) о направлении в командировку работников;

г) о дисциплинарных взысканиях

а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

б) –;

г) 5 лет

а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;

б) 5 лет;

в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда ‒ *50/75 лет;

г) 3 года

435 657 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

 

436         ‒ Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем            ‒ 3 года
440        ‒ Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения            ‒ Постоянно
441 666 Согласие на обработку персональных данных 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
442 77 Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности Постоянно (на усмотрение архива) 3 года после замены новыми
443 77 Должностные регламенты (инструкции) работников 75 лет *50/75 лет
444, 463 658, 695 Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
445 656 Личные дела руководителей и работников организаций Постоянно (на усмотрение архива) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
448       ‒ Листы собеседования, стажировочные листы водителей               ‒ 5 лет
451       ‒ Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий               ‒ 1 год
453 693 Графики отпусков 1 год 3 года
454 19 Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 5 лет 3 года
455 649 Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года
457 685,690 Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 3 года 5 лет
458       ‒ Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе          ‒ 5 лет после снятия с учета
461 82 Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год
463 695

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) лиц, подлежащих воинскому учету;

б) отпусков;

в) прихода и ухода работников, местных командировок;

г) выдачи командировочных удостоверений

а) 3 года после увольнения;

б) 3 года;

в, г) ‒;

а, б) 5 лет;

в) 1 год;

г) 5 лет

*50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.

(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.

ПРИКАЗ Росархива от 20.12.2019 № 236

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Вступил в силу 18.02.2020
Официальный интернет-портал правовой информации:
www.pravo.gov.ru, 07.02.2020

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

 

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО