Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Как оформить затраты сотрудников на такси из-за коронавируса

Вопрос:

Работодатель принял меры по профилактике заболеваний сотрудников от коронавируса, стал оплачивать им такси из дома до работы и обратно, чтобы сотрудники не ездили в метро.

Можно ли принять в расходы такие затраты и как правильно их оформить?

Ответ:

Если правильно документально оформить принятые меры, то, скорее всего, организация сможет принять в расходы затраты на проезд сотрудников на такси.
Компании, находящейся на ОСНО, будет это сделать проще, чем упрощенцам.
Расскажем поподробнее.

Налог на прибыль

Работодатели в ситуации объявленного режима повышенной готовности обязаны соблюдать требования санитарного законодательства, предписания Роспотребнадзора, проводить профилактические противоэпидемиологические мероприятия.

Роспотребнадзор в письме от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях данных ранее, 7 апреля 2020 года, ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.

Если работодатель не располагает служебным транспортом, но хочет максимально обезопасить своих работников, то он может утвердить приказ, которым в организации будут вводиться санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19, и в числе этих мер – положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии.
Генеральный директор также может утвердить распоряжение с перечнем профилактических мер, в числе которых будет и оплата работникам транспорта.

Но одних лишь приказов и распоряжений для обоснования затрат на такси будет недостаточно в целях снижения налога на прибыль – п. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет таких расходов. Правда, есть в этой норме и исключения. Например, когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, потребуется включить в договоры с работниками (коллективный или трудовой) условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси на основании рекомендаций Роспотребнадзора.

В данном случае еще работает и такая норма, что в случае несения каких-либо расходов в соответствии с законодательством они не могут быть признаны экономически необоснованными. И их можно включить в расходы по налогу на прибыль.
Расходы рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.

УСН
У упрощенцев возможностей в этом плане гораздо меньше, если не сказать, что их нет вовсе.
Если затраты на служебный транспорт и компенсации за использование личного транспорта в служебных целях еще возможно учесть в расходах (но только в пределах установленных норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 №92), то оплату работникам проезда на работу и обратно можно учитывать только в случае, если такая оплата является формой оплаты труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И одно лишь включение этих условий в коллективный или трудовой договор в данном случае не поможет.

У работодателей на УСН есть возможность учесть расходы такого рода, только используя транспорт предприятия или при заключении договора со сторонней транспортной компанией. Затраты учитываются в составе материальных.

Таким образом, затраты на такси в период эпидемической ситуации организация на УСН учесть не сможет.
НДФЛ и взносами оплата такси работникам в любом случае облагается – исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст. 217, 422 НК РФ). Не будет их и для периода «повышенной готовности», ведь, строго говоря, запрет на использование общественного транспорта в России не установлен, следовательно, работники могут добраться до работы самостоятельно, соблюдая меры предосторожности.

Таким образом, с сумм компенсации работникам нужно будет исчислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Ответ подготовлен Салиховой Натальей,
старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА