Как подать сведения о неудержании НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме физлицам, которые не являются работниками

Вопрос:

Должен ли ИП на УСН подавать сведения о неудержании НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме физлицу, которое не является работником ИП? Надо ли подавать по нему сведения по 2-НДФЛ — какие и с каким признаком?

Что делать, если ИП неизвестны персональные данные этого физического лица, необходимые для заполнения справки по форме 2-НДФЛ?

Ответ:

При выплате физическому лицу, которое не является работником ИП, дохода в натуральной форме, индивидуальный предприниматель, как налоговый агент, должен сообщить этому физлицу и в свою ИФНС о невозможности удержать НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и о сумме неудержанного налога (ст. 226 НК РФ). Сообщение нужно подать по форме 2-НДФЛ с признаком 2. Обратите внимание на то, что согласно официальным разъяснениям ФНС РФ по этому же физлицу нужно сдать 2-НДФЛ с признаком 1, даже если других доходов ему не выплачивали (письмо ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443). Налоговая объясняет это тем, что исполнение обязанности по предоставлению справки с признаком 2 не освобождает от обязанности предоставить справку с признаком 1. Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным, с признаком 2 — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Что касается вопроса о персональных данных, то Минфин РФ в своем письме указал, что организации (ИП) при выплате дохода с целью соблюдения принципа должной осмотрительности должны предпринять все возможные меры для получения полных и актуальных персональных данных физических лиц, которым этот доход выплачивается (письмо Минфина РФ от 03.05.2018 № 03-04-06/29946). Полагаем, что в том случае, если у ИП отсутствуют персональные данные физического лица, которому выплачивается доход, следует заполнить справку по форме 2-НДФЛ без недостающих данных и направить ее в налоговую инспекцию вместе с пояснительной запиской, в которой указать, что справка заполнена на основании имеющихся в распоряжении налогового агента данных, а также объяснить причины, по которым недостающие сведения не могут быть внесены.

Обратите внимание на то, что в данной ситуации не исключены претензии со стороны налоговых органов, поэтому за получением официальных письменных разъяснений налоговому агенту целесообразнее обратиться напрямую в ИФНС.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА