Компенсация стоимости ГСМ сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях

Вопрос:

В какой сумме коммерческая организация должна компенсировать ГСМ сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях? Мы хотим в полном объеме компенсировать затраты на основании чеков АЗС и путевых листов.

Ответ:

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, следует возмещать ему затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (письмо Минфина РФ от 05.12.2017 № 03-04-06/80616).

Как при ОСН, так и при УСН компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением (трудовым договором) с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника расходы на ГСМ можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина РФ от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036):

— 1 200 рублей в месяц — для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно;

— 1 500 рублей в месяц — для машин с объемом двигателя свыше 2 000 куб. сантиметров.

То есть налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в нормируемом размере, установленном Правительством РФ, который зависит от объема двигателя.

Однако сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена. Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Таким образом, коммерческая организация может выплачивать компенсацию сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, в полном объеме (на основании подтверждающих документов, таких как чеки АЗС, путевые листы), прописав сумму компенсации в трудовом договоре с работником.

Однако в целях налога на прибыль организация сможет учесть такие расходы только в нормативах, установленных Правительством РФ (за исключением грузовых автомобилей, возмещение за которые учитывается в полном объеме).

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА