Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Прежде всего следует отметить, что скан-копии первичных документов, выполненные с оригинала на бумажном носителе, рискованно рассматривать в качестве надлежащего документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Официальная позиция регулирующих органов такова, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письма Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, УФНС РФ по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).
Вместе с тем в письме от 13.05.2020 № 03-03-07/38785 Минфин РФ указал на то, что в исключительных случаях можно использовать скан-образы первичных учетных документов, но лишь для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете» – то есть наличие их на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
При электронном же документообороте создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а подлинники первичных документов, подписанные электронной подписью. В нашей ситуации, в условиях отсутствия бумажных подлинников «первички», это означает, что налоговая отчетность за I квартал сдана неверно, поскольку расходы за март и апрель учтены необоснованно, без наличия подтверждающих документов.
Между тем при отсутствии первичных документов налоговый орган может доначислить налог на прибыль и НДС, насчитать пени и привлечь организацию к ответственности по ст. 120 НК РФ.
Таким образом, принимать акты и счета-фактуры по ЭДО в описанной ситуации не следует, поскольку это создаст риски привлечения организации к ответственности и повлечет необходимость корректировки налоговой отчетности за I квартал. Самым разумным будет получить от контрагента бумажные подлинники актов и счетов-фактур.
