Регистр налогового учета по НДФЛ — 2023

Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физическому лицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В документе на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражают данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Компании ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• по трудовым договорам;

• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;

• авторским договорам;

• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если другое правило не установлено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.

При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;

• вычеты – отдельно по каждому коду.

Суммы доходов и вычетов отражают в рублях и копейках, так же как эти показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.

Показатели в иностранной валюте отражают в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• на дату фактического получения — для показателей доходов;

• на дату фактического осуществления расходов — для показателей к вычету.

Сумма НДФЛ отражается в полных рублях, то есть суммы до 50 копеек отбрасываются, а суммы в 50 копеек и более округляются до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Если компания не ведет налоговый учет по НДФЛ, инспекция может оштрафовать ее за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):

• на 10 тыс. рублей — если нет регистров за один календарный год;

• на 30 тыс. рублей — если нет регистров более чем за один календарный год.

Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность — штраф 20 процентов от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ).

Если не представить налоговые регистры по требованию инспекции, может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный в установленный срок документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Должностных лиц компании могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

С января 2023 года заработали новые правила уплаты НДФЛ, которые нужно учитывать, заполняя регистр. Налог теперь нужно платить раз в месяц по итогам расчетного периода. Причем такой период не равен календарному месяцу. Всего периодов 13, а именно 11 интервалов с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего плюс два особых периода – с 1 по 22 января и с 23 по 31 декабря.

Общий срок уплаты налога — не позднее 28-го числа текущего месяца. Существуют и особые сроки:

• для выплат за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года;

• для выплат за период с 1 по 22 января — не позднее 28 января.

Кроме того, удерживать НДФЛ сейчас нужно при каждой выплате заработной платы, в том числе и с аванса.

Платить налог в общем случае нужно посредством ЕНП. Потому больше не нужно отражать в регистре реквизиты платежек на уплату налога.

По ссылке можно скачать Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ в 2023 году.

Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому ее компания разрабатывает самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходов, начисленных и выплаченных физлицам;

• предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;

• исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.
Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть:

• отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;

• единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая:

• была удобной в использовании, то есть, простой в заполнении, наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и так далее;

• учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков, в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и прочее;

• отражала все обязательные сведения.

Форму регистра по НДФЛ рекомендуем утвердить в качестве приложения к учетной политике.

В документ нужно включить данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):

• о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, статус налогового резидентства);

• доходах, выплаченных физлицу: вид и код дохода, сумма дохода, дата фактического получения дохода;

• предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;

• исчисленном и удержанном НДФЛ: сумма налога, дата его удержания.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

• о налоговом агенте;

• о сумме дохода с прошлого места работы — для работников, принятых на работу не с начала года — чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;

• любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):
• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);

• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог. Исключение составляют доходы по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ;

• выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог;

• выплаченные плательщику НПД (п. 8 ст. 2 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ нужно так, чтобы на их основании можно было заполнить расчет 6-НДФЛ. Например, их можно отразить в следующем порядке:

Сведения, отражаемые в регистре	Данные, отражаемые в разделе налогового регистра	Где в отчетности по НДФЛ отражаются данные из регистра
О налоговом агенте	— наименование; — ИНН/КПП; — ОКТМО организации	Титульный лист расчета 6-НДФЛ
О налогоплательщике	— Ф.И.О. физического лица; — ИНН (при наличии); — дата рождения; — гражданство (с кодом страны); — вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность; — статус (резидент/нерезидент) налогоплательщика	Раздел 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Доходы	— вид и код дохода; — сумма дохода	Поля 110 — 113, 115 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ Приложение к справке
	— сумма дохода, с которого не удержан налог	Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
О предоставленных вычетах	— вид и код вычета; — сумма вычета; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на вычет, код налогового органа, который его выдал	Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Поле 130 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение к справке
НДФЛ	— исчисленный налог	Поля 140 — 142 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— удержанный налог, в том числе с разбивкой по сроку перечисления	Поля 020 — 024 разд. 1 расчета 6-НДФЛ Поле 160 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— излишне удержанный	Поле 180 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— НДФЛ, возвращенный налоговым агентом: сумма налога и дата возврата	Поля 030 — 032 разд. 1 расчета 6-НДФЛ Поле 190 разд. 2 расчета 6-НДФЛ
	— сумма налога, не удержанная налоговым агентом	Поле 170 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев	— суммы платежа, на которые уменьшается исчисленный налог; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи, код налогового органа, который его выдал	Поле 150 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ	— сумма налога	Поле 155 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ

По ссылке можно скачать Бланк налогового регистра по НДФЛ.

Как правило, используют регистр, который предлагают разработчики бухгалтерских программ.

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумаге. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Регистры можно не распечатывать и хранить в электронном виде, если они подписаны электронной подписью. Если возможности подписать регистр электронной подписью нет, то его нужно распечатать, подписать и хранить в бумажном варианте. Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, поэтому распечатывать документ достаточно раз в год по истечении налогового периода. При необходимости можно это делать ежемесячно или ежеквартально. В любом случае срок распечатки нужно закрепить в учетной политике компании.

Регистры, заверенные электронной подписью необходимо распечатывать по требованию налоговой инспекции, поскольку передать их в электронной форме не получится.

Срок хранения налоговых регистров по НДФЛ составляет пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Где и как хранить документы – в структурных подразделениях, работающих с ними, или в специально отведенном для этого помещении, решает руководитель компании. Главное — обеспечить условия, при которых регистры не подвергаются риску случайной утраты и внесения в них изменений и несанкционированных исправлений.