Как перейти к электронным трудовым книжкам

Начиная со следующего года планируется переход к электронным трудовым книжкам. Он будет осуществляться через взаимодействие с пенсионным фондом. В связи с этим работодателям придется представлять в ПФР новые формы отчетности обо всех кадровых перестановках  в процессе трудовой деятельности. Кроме того, за нарушение сроков их подачи планируется ввести ответственность. Все нововведения сформированы в одном пакете законопроектов. Два из них уже подписаны 16.12.2019. Это закон  № 439-ФЗ о внесении изменений в ТК РФ, а также закон № 436-ФЗ о поправках к закону о персучете в системе ПФР. Еще один законопроект в части изменения КоАП РФ рассмотрен пока лишь в первом чтении. Пенсионный фонд к предстоящим переменам уже подготовился – утверждены проекты новых форм персотчетности, которые будут применяться после перехода на электронные трудовые книжки. О том, в каких случаях их придется заполнять и в какие сроки отчитываться, вы узнаете из нашей статьи.

Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде

Подписан закон, предлагающий внести изменения в Трудовой кодекс РФ. Статья 66 ТК «Трудовая книжка» изменила свое название на «Сведения о трудовой деятельности» (СТД). Согласно ее положениям вся информация, которая сейчас подлежит отражению в традиционной трудовой книжке, будет фиксироваться в электронном виде. Именно эти сведения подразумеваются под появившимся в народе термином «Электронная трудовая книжка».

При поступлении на работу и заключении трудового договора лицо «предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее» ‒ п. 4 ст. 1 проекта.

Документ устанавливает порядок и способы подачи работодателем сведений о трудовой деятельности сотрудников в систему ПФР, а также варианты получения гражданами аналогичных сведений.

Физлица смогут получить СТД одним из четырех способов:

  • обратиться к последнему работодателю, чтобы получить СТД за период работы у него;
  • в МФЦ;
  • в ПФР;
  • получить электронную версию на портале госуслуг.

Разъяснены способы передачи сведений о работе при увольнении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

В статье 2 прописывается перечень мероприятий для перехода к электронному ведению СТД, которые обязаны провести работодатели в течение 2020 года:

  • обеспечить техническое взаимодействия с ПФР;
  • принять и внести изменения в локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть), а также подготовить и обсудить с представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры;
  • уведомить в письменной форме до 30.06.2020 всех сотрудников о переходе на СТД, а также об их праве выбора продолжения ведения сведений (путем заполнения трудовой книжки либо только в электронной форме);
  • разъяснить о необходимости подачи каждым сотрудником до 31.12.2020 письменного заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде. Причем наличие заявления должно быть отражено в СТД, представляемых в ПФР. Если же сотрудник так и не подаст указанное заявление, работодатель продолжит вести трудовые книжки по-прежнему. Прекратить ведение трудовых книжек работодатель вправе только при получении от работника заявления об электронном способе ведения СТД. От ответственности за ее ведение и хранение работодатель в этом случае освобождается. Причем при выдаче книжки в нее необходимо внести запись о наличии заявления работника об электронном ведении СТД. Работник, выбравший ведение трудовой книжки в бумажной форме, свое право сохраняет и при устройстве к другому работодателю. Изменить способ ведения СТД можно в любой момент, подав письменное заявление об этом работодателю. Лица, не успевшие до 31.12.2020 подать заявления о выборе способа ведения СТД, могут это сделать в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы либо при трудоустройстве. Круг таких лиц ограничен. Это лица, которые по состоянию на 31.12.2020 трудовых обязанностей не исполняли, но место работы за ними сохранялось (на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в соответствии с законодательством).

Обратите внимание: работодателю не нужно оформлять трудовые книжки на работников, впервые принятых на работу после 31.12.2020.

Федеральный закон № 439-ФЗ
«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
Пункты 1, 4, ст. 1, ст. 2

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции журнала «Время Бухгалтера»:

Нужно понимать, что переход к ЭТК – это добровольное волеизъявление работника. Но в любом случае реализация нового проекта жизнь кадровика не облегчит. Ведь помимо организации перехода к электронному ведению СТД, в течение 2020 года придется вести двойную работу: нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках плюс появится обязанность по подаче новых форм отчетности в ПФР. После 01.01.2021 оба формата книжек сохранятся лишь для сотрудников, подавших об этом заявление. Все остальные работники перейдут на электронный вариант, в том числе и те, кто впервые поступает на работу с 01.01.2021. А если случится так, что заявление от сотрудника о выборе способа ведения СТД так и не поступит, формировать его нужно и в бумажной трудовой книжке, и в электронном виде. Следовательно, сохранятся и сопутствующие обязанности по хранению трудовых книжек.

Что поменяется в персонифицированном учете

В Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ вносятся изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в электронном виде в органах ПФР, будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Состав раздела «Сведений о трудовой деятельности»:

Место работы

— наименование страхователя;

— сведения об изменении наименования (с реквизитами приказов);

— регистрационный номер страхователя

Сведения о выполняемой работе и периодах работы

— сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения;

— должность в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы;

— сведения о переводах на другую постоянную работу;

— сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;

— реквизиты приказов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления

— о продолжении ведения страхователем трудовой книжки;

— о предоставлении электронной трудовой книжки

Таким образом, в СТД будет отражаться та же информация, что и в трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Обо всех случаях приема на работу, переводов, увольнений, подачи заявлений о способе ведения трудовых книжек организация обязана сообщать в ПФР. Сроки представления сведений зависят от вида события и периода, когда оно произошло (2020 или 2021 годы).

Случаи Срок представления сведений в ПФР в 2020 году Срок представления сведений в ПФР в 2021 году

Прием на работу

 

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа

Перевод на другую постоянную работу

 

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай
Увольнение — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа
Подача работником заявления о способе ведения трудовой книжки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай
Отсутствие у работника всех перечисленных случаев, СТД по состоянию на 01.01.2020  

— не позднее 15.02.2021

При представлении работодателем сведений о застрахованном лице впервые страхователь обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Обращаем внимание, что сообщать придется о деятельности именно в данной организации, а не у предыдущих работодателей.

Еще один важный момент: при отсутствии у работников кадровых событий, перечисленных в таблице, сведения о его деятельности в течение 2020 года подавать не нужно. Их представление в ПФР откладывается до 15.02.2021.

Если численность работников за предшествующий месяц составляет 25 и более человек, сведения представляются исключительно в электронной форме, подписанной усиленной электронной подписью. Этим правом могут воспользоваться и организации с меньшей численностью сотрудников.

Формировать сведения в форме электронного документооборота можно c помощью:

  • своих программных средств;
  • бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда РФ.

Информацию о непредставлении в установленный срок СТД либо представление неполных или недостоверных сведений органы ПФР обязаны передавать в порядке межведомственного взаимодействия в территориальные инспекции труда в течение 5 дней после обнаружения указанных нарушений.

К организациям и должностным лицам, допустившим нарушения, будет применена административная ответственность по нормам трудового права.

Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ
«О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Как накажут за нарушения правил ведения электронных трудовых книжек

Статья 5.27 КоАП РФ, предусматривающая санкции за нарушения трудового законодательства и иных НПА, содержащих нормы трудового права, дополнена новой частью.
Согласно ее положениям, нарушение сроков представления СТД в информационную систему ПФР либо неоднократное представление неполных или недостоверных сведений будет караться предупреждением должностных лиц.
Под неоднократным нарушением подразумевается опоздание с представлением сведений либо их неполная или недостоверная подача два и более раза в течение одного года.
В случае принятия новшество заработает 01.01.2020.

ПРОЕКТ Федерального закона № 748758-7
«О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений»
(в редакции, принятой в первом чтении)

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции журнала «Время Бухгалтера»:

Проект принят пока только в первом чтении. Поэтому есть риск, что ко второму чтению законотворцы внесут в него изменения и ужесточат ответственность.

Формы для передачи электронных сведений в ПФР уже разработаны

ПФР опубликовал подробную инструкцию по переходу к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Цель формирования ЭТК:

  • обеспечить постоянный и комфортный доступ граждан к информации об их деятельности;
  • предоставить новые возможности для кадрового учета.

Чиновники разъясняют, что ЭТК не предполагает наличия физического носителя и ведется только в цифре. Ознакомиться с размещенными в ней сведениями можно будет:

  • в личном кабинете на сайте ПФР;
  • на портале госуслуг;
  • через приложения смартфонов.

Среди преимуществ ЭТК отмечены:

  • оперативный доступ сотрудников к указанной информации;
  • сведение к минимуму количества допускаемых ошибок;
  • возможность дистанционного устройства на работу;
  • сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек;
  • оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов;
  • возможность использования данных документа при получении госуслуг;
  • возможность аналитической обработки информации для госорганов и работодателей;
  • повышение сохранности и безопасности данных.

В отношении последнего аргумента чиновники заверяют, что информационная система ПФР соответствует последним нормативным требованиям в области защиты персональных данных. По итогам многолетнего опыта работы фонд берет на себя смелость гарантировать практически полную защиту информации от программных сбоев и хакерских атак с целью подтасовки или исключения данных из реестров. В качестве страховки от потери столь ценных сведений используются распределительные системы их хранения.

Для передачи СТД уже разработаны проекты форм:

  • СЗВ-ТД – для предоставления СТД на всех работников в органы ПФР;
  • СЗИ-ТД – для предоставления СТД в отношении отдельного работника по его запросу.

Форму СЗВ-ТД необходимо заполнять в случаях:

  • приема и увольнения;
  • переводов;
  • установления иной квалификации.

Форма содержит:

  • сведения о страхователе (регистрационный номер, наименование работодателя, ИНН, КПП);
  • СНИЛС, Ф.И.О. зарегистрированного лица;
  • сведения о подаче заявления относительно прежнего ведения трудовой книжки или о представлении СТД с указанием даты;
  • отчетный период;
  • признак отмены мероприятия;
  • дату приема, перевода, увольнения;
  • вид мероприятия (прием, перевод и т.д.);
  • должность, профессию, специальность, квалификацию;
  • вид поручаемой работы;
  • структурное подразделение;
  • причины увольнения с указанием нормы ТК РФ;
  • основание (наименование документа, дата и его номер).

Сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР:

С 01.01.2020 – ежемесячно до 15-го числа следующего месяца. Отражать информацию необходимо только в отношении тех работников, у которых произошли кадровые перестановки.

С 01.01.2021 – о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Подать форму можно как на бумаге, так и в электронном формате. Порог численности сотрудников – 25 человек.

Форма СЗИ-ТД предусмотрена для отражения индивидуальных сведений о деятельности работника за весь период его работы в организации. Эта форма предназначена для выдачи сотрудникам по их запросу. Например, при увольнении.

Ее содержание аналогично форме СЗВ-ТД.

Бумажную СЗИ-ТД придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

ИНФОРМАЦИЯ ПФ РФ
«О введении с 2020 года электронной трудовой книжки»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции журнала «Время Бухгалтера»:

ПФР уже разместил на своем официальном сайте раздел информации, посвященной переходу к ЭТК.

Алгоритм действий работодателя в связи с переходом на электронные трудовые книжки

Итак, если законы о введении электронных трудовых книжек примут, работодателям придется выполнить целый комплекс мероприятий. Для удобства они представлены в виде таблицы.

Период Мероприятия
С 01.01.2020

При наступлении случаев:

— приема на работу;

— переводов на другую постоянную работу;

— увольнения;

— подачи заявления о способе ведения трудовой книжки.

Потребуется заполнить форму СЗВ-ТД и отправить в ПФР не позднее 15-го числа следующего месяца

До 30.06.2020 Уведомить каждого работника о его праве выбора способа ведения сведений о трудовой деятельности
До 31.12.2020 Разъяснить работникам о необходимости подачи заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде
В течение 2020 года Принять и внести изменения в локальные нормативные акты. Обеспечить техническое взаимодействие с ПФР
С 01.01.2021 В случае приема на работу или увольнения форма СЗВ-ТД должна будет представляться в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Сообщать обо всех остальных кадровых перестановках нужно не позднее 15-го числа следующего месяца

Однако остаются вопросы, волнующие многих кадровиков: как в электронную трудовую книжку попадут сведения о трудовой деятельности на предыдущих местах работы? Есть ли вероятность того, что это станет обязанностью текущего работодателя?

Эта работа уже проведена. Дело в том, что сведения о трудовой деятельности передаются в органы ПФР с момента вступления в силу Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете, и данные за период до 2002 года в органах ПФР уже имеются. Они передавались в составе формы СЗВ-К в период 2003‒2004 годов.

Реализация прав граждан на пенсию за период после 2004 года осуществляется по отчетам, отражающим страховой стаж этого периода, а также начисленные и уплаченные страховые взносы.

С 2015 года в системе ОПС действуют два самостоятельных закона № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и № 424-ФЗ «О накопительной пенсии», согласно которым производится оценка пенсионных прав граждан. Сведения о страховом стаже выгружаются на индивидуальные страховые счета по формам СЗВ-М и СЗВ-стаж, а сведения о доходе и взносах – по данным из расчетов, передаваемым из ФНС.

Таким образом, этих сведений для расчета пенсии достаточно и работодателям не придется отчитываться за предыдущие места работы своих сотрудников.

СТАТЬЯ Бурцевой А.Ю., редактора журнала «Время Бухгалтера»

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО