КОНСУЛЬТАЦИЯ Службы правового консалтинга компании РУНА от 01.06.2016

Вопрос.
1.Каким распорядительным документом (доверенность или приказ) и какому должностному лицу можно поручить право подписи за главного бухгалтера на счет- фактурах?
2. Должны ли указывать под фамилией уполномоченного лица, который подписывает счета-фактуры » по доверенности» должность уполномоченного лица ?
3. Некоторые компании под фамилией уполномоченного лица, который подписывает счет-фактуры, добавляют «за ген. директора» или «за гл. бухгалтера».Это обязательно нужно добавлять?

Ответ.
1. В НК нет прямого указания, в каком случае передачу права подписи следует оформлять приказом, а когда — выдавать доверенность. Соответственно, если у Вас в штате имеются бухгалтеры, Вы можете издать «Приказ о предоставлении права подписи счетов-фактур».
2. В качестве дополнительных реквизитов в счет-фактуре можно указать должность лица, уполномоченного на подпись, В соответствии с пунктом 9 Правил заполнения счета-фактуры налогоплательщик вправе указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию при условии сохранения формы счета-фактуры. однако это является правом, а не обязанностью организации.
3. То же условие действует для записи «за ген. директора» и «за гл. бухгалтера». Добавление данных реквизитов не является обязательным.

Подборка материалов по вопросу:

Типовая ситуация: Кем и как должен быть подписан счет-фактура? (Издательство «Главная книга», 2016) {КонсультантПлюс}

Счета-фактуры от имени организации должны быть подписаны (п. 6 ст. 169 НК РФ, Письма Минфина от 21.10.2014 N 03-07-09/53005, от 27.08.2014 N 03-07-09/42854):
— или ее руководителем и главным бухгалтером;
— или иными лицами, уполномоченными на подписание счетов-фактур от имени руководителя и главного бухгалтера организации доверенностью или приказом по организации. Если счета-фактуры подписывают лица, уполномоченные доверенностью или приказом, в расшифровке подписи надо указывать их Ф.И.О. (Письма Минфина от 14.10.2015 N 03-07-09/58937, от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

________________________________________
Статья: Каникулы главбуха: что важно сделать до, чтобы не запутаться в учете и налогах после (Сунцова М.) («Российский налоговый курьер», 2015, N 13-14) {КонсультантПлюс}

Должность сотрудника, ответственного за совершение сделки и оформившего ее, наряду с его подписью, является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Перечень лиц, подписывающих «первичку», устанавливает руководитель организации (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому на время отпуска главбуха в список лиц, которые вправе подписывать первичные документы, целесообразно включить сотрудника, временно исполняющего обязанности главбуха. Можно сделать это отдельным приказом или выдать соответствующую доверенность.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
— в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
— при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
1) приказом (иным распорядительным документом) по организации;
2) а также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц;
— если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить:
1) приказ (иной распорядительный документ) по организации;
2) доверенность от имени организации;
3) а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.
________________________________________
Статья: Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.) («Налоговый учет для бухгалтера», 2015, N 1) {КонсультантПлюс}

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда — выдавать доверенность?
НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, — это альтернативность документов: достаточно одного из них.
На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них.
1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности — подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.

________________________________________
Путеводитель по налогам. Практическое пособие по НДС {КонсультантПлюс}

Отметим: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, не являющееся руководителем или главным бухгалтером организации, то в качестве дополнительных реквизитов в данном документе можно указать его должность, а также фамилию и инициалы. Нарушения не будет, если при этом его подпись проставлена, а фамилия и инициалы указаны в соответствующих показателях строки подписи счета-фактуры («Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо»). Такие выводы следует сделать на основе анализа формы счета-фактуры и п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, с учетом разъяснений Минфина России (Письма от 14.10.2015 N 03-07-09/58937, от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39)..

________________________________________
Вопрос: О порядке подписания счетов-фактур по НДС. (Письмо Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863) {КонсультантПлюс}

Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре, составленном по форме, утвержденной Приложением N 1 к Постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, в показателях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» проставляется подпись уполномоченного лица и указываются его фамилия и инициалы. При этом нормами главы Кодекса указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено.
________________________________________

Вопрос: Следуя положениям Налогового кодекса РФ, все счета-фактуры должны подписываться руководителем и главным бухгалтером организации. Может ли руководитель организации в целях исчисления НДС подписать счет-фактуру и за главного бухгалтера в том случае, если главный бухгалтер уволился, а на его место не принят новый работник? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Таким образом, руководитель организации вправе определить лицо, которое будет подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера во время его отсутствия, и зафиксировать свое решение в соответствующем распорядительном документе (например, приказе) либо уполномочить его на такие действия доверенностью, выданной от имени организации.
По нашему мнению, счет-фактура, в котором руководитель распишется в строке «Главный бухгалтер организации или иное уполномоченное лицо», будет оформлен с нарушением действующего законодательства. Более того, по мнению Минфина России, такое оформление счета-фактуры недопустимо даже в том случае, если должность главного бухгалтера отсутствует в штатном расписании организации (см. Письмо Минфина России от 29.11.2004 N 03-04-11/212).

________________________________________

Вопрос: Об указании в счетах-фактурах дополнительных реквизитов. (Письмо Минфина России от 24.11.2015 N 03-07-09/68169) {КонсультантПлюс}

В соответствии с пунктом 9 Правил налогоплательщик вправе указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию при условии сохранения формы счета-фактуры.
Таким образом, дополнительную информацию следует указывать в дополнительных строках и графах после предусмотренных формой счета-фактуры подписей руководителя и главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица (подписи индивидуального предпринимателя).

Также рекомендуем Вам ознакомиться с материалами из СПС КонсультантПлюс по данной теме:

Статья: Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.) («Налоговый учет для бухгалтера», 2015, N 1) {КонсультантПлюс}

Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 26.08.2015 N 03-07-11/49125 <НДС: об указании в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений)> (Брынчик Е.П.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2015, N 19) {КонсультантПлюс}