Как составить и утвердить график отпусков на 2018 год

Вопрос:

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год? Какова ответственность за отсутствие этого документа?

Ответ:

График отпусков (ГО) – это кадровый документ, поэтому именно на кадровой службе и на руководстве организации лежит ответственность за его составление и своевременное утверждение.

ГО обязателен как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Сначала работодатель запрашивает у работников информацию о планируемых датах отпусков, затем на основании полученных сведений составляется график, который подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

ГО составляется либо по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), либо по форме, разработанной организацией самостоятельно. На момент утверждения в ГО должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю.

Новый ГО организации утверждают ежегодно, и он должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть не позднее 17 декабря. В этом году 17 декабря – это выходной день, поэтому лучше всего утвердить ГО 15 декабря 2017-го.

Приказ об утверждении ГО необязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы № Т-7.

Работников необходимо ознакомить с утвержденным ГО под подпись (можно дополнить график еще одной графой или к нему приложить ведомость, где работник проставит дату ознакомления и свою подпись).

ГО может быть истребован при проверке соблюдения трудового законодательства, проводимой ГИТ. За несоставление ГО в отношении работодателя предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  •  для должностных лиц — штраф в размере от 1  до 5 тыс. рублей.;
  •  для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей. Вместо штрафа в отношении организации может быть применена мера административного наказания в виде приостановления ее деятельности на срок до 90 суток;
  •  для ИП — штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если ГО не будет составлен не менее чем за 2 недели до наступления календарного года или будет составлен с нарушением действующих правил по коллективному договору, это также является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 или по ст. 5.31 КоАП РФ.

При составлении ГО следует иметь в виду, что право на отдых в удобное для них время имеют категории работников:

  •  супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  •  родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
  •  один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

Необходимо упомянуть следующие категории работников, которые имеют право на любой избранный ими период отдыха:

  •  почетные доноры (Закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  •  Герои России и кавалеры ордена Славы (Закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  •  Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (Закон РФ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  •  чернобыльцы (Закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  •  лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (Закон РФ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).

Если в организации имеются внешние совместители, то работник-совместитель вправе уйти в отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Для этого от внешнего совместителя работодателю нужна информация о датах отпуска по основному месту работы.

Работодатель должен также учесть мнение работника, являющегося супругом военнослужащего и имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Согласно ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у работодателя 6 месяцев, имеет право на отпуск. Поэтому при составлении графика учесть мнение работников, поступивших на работу после начала календарного года, нельзя. Отсутствие в ГО запланированного отпуска нового работника не избавляет работодателя от обязанности его предоставить. В этом случае работник кадровой службы может выбрать один из способов:

  •  не менять утвержденный ГО, отпуск работника оформить приказом за основании заявления работника и решения руководства;
  •  дополнить ГО отдельным приложением, в котором отражаются отпуска новых работников (оформление отпуска проводится в стандартном порядке).

Работник может перенести период отдыха по согласованию с работодателем (ст. 123, 124 ТК РФ). Информация о переносе отпуска отражается в ГО в предназначенных для этого графах 8–9. Сотрудник пишет заявление о переносе отпуска (указываются новые даты перенесенного отпуска и причины изменения срока отпуска).

Если период отдыха меняется по болезни сотрудника, то работодатель в этом случае продлевает отпуск или переносит его на другой срок (с пересчетом отпускных). Отпуск также продлевается, если сотрудник перед его началом заболевает. Но в любом случае от работника требуется написать заявление, в ГО вносятся данные о его переносе. Отметки в ГО об удлинении отпуска по болезни не предусмотрены.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в ГО указываются дополнительные отпуска и не использованные работниками в течение текущего года и перенесенные на следующий год отпуска.

Отпуска без сохранения зарплаты в ГО не указываются (это следует из указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), поскольку форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА