Как удержать из зарплаты неизрасходованный аванс по командировке

Вопрос:

Работник направился в командировку. Вместе с ним полетел его родственник, билет которому был куплен за счет средств организации.
Каков порядок возврата данных денежных средств работником и применяется ли ККТ?

Ответ:

Работник должен внести в кассу организации денежные средства, потраченные на проезд родственника, как неизрасходованный остаток выданного на командировку аванса. При этом ККТ в рассматриваемой ситуации не применяется.

Если работник не вернул неизрасходованный аванс своевременно, то работодатель вправе произвести удержание из заработной платы.

Объясним почему.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что работодатель при направлении в служебную командировку обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы на найм жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Из прямого толкования указанных норм следует, что компенсации подлежит только проезд работника, следовательно, расходы на проезд родственника должны быть возвращены работодателю.

Пунктом 26 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, предусмотрено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи суммах с приложением подтверждающих документов.

В отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы, за исключением расходов на приобретение билетов для родственника, указанная сумма будет отражена как неизрасходованный остаток аванса.

Остаток подотчетной суммы вносится в кассу организации наличными. Такую операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке.

В соответствии с пунктом 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим федеральным законом.

Расчетами признаются в том числе прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ).
Операция по выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет не является расчетом в силу закона № 54-ФЗ, в связи с чем  ККТ не требуется. Соответственно, при возврате в кассу неизрасходованных подотчетных сумм применять ККТ не нужно.

Если работник не вернул неизрасходованный аванс своевременно, то работодатель вправе произвести удержание из заработной платы (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Вместе с тем в соответствии с ч. 3 ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удержать из заработной платы работника в течение одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, задолженность или неправильно исчисленные выплаты при условии, что подчиненный не оспаривает основания и размеры удержания.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА