Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Можно ли оформить авансовый отчет, если аванс сотрудникам не выдается

Вопрос:

Сотрудники компании ездят в командировки без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получают возмещение своих расходов (это суточные, проживание, транспортные расходы). При этом составляется авансовый отчет. Корректно ли оформлять авансовый отчет без выдачи аванса? Не будет ли претензий со стороны налоговой инспекции?

Ответ:

Авансовый отчет применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Как правило, подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации, в том числе на служебные командировки.

Работодатель вправе не выдавать аванс на командировку, а производить возмещение фактически произведенных работником в период командировки расходов. Если аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет, так как нельзя представить отчет о расходовании аванса, которого не было. В данном случае работнику необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Судебная практика подтверждает позицию о том, что операции по возмещению расходов сотрудникам организации не являются операциями по выдаче им денежных средств в виде аванса под отчет, поскольку заранее они не выдавались. Кроме того, по авансовым отчетам подотчетные лица должны отчитаться исключительно по ранее полученным под отчет денежным средствам.

По общему правилу компенсация расходов командированному работнику не облагается НДФЛ. Однако в некоторых случаях объект налогообложения может возникнуть, например, если превышены нормы расходов либо отсутствуют подтверждающие документы. При выдаче аванса датой получения дохода для целей НДФЛ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Однако в случае если аванс сотруднику не выдавался, данное правило неприменимо. Датой получения дохода в виде подлежащих налогообложению сумм возмещения командировочных расходов признается день фактической выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержание суммы НДФЛ должно производиться непосредственно из доходов при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечисление удержанной суммы налога — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому если в описанной ситуации оформить авансовый отчет, могут возникнуть сложности при определении даты получения дохода и, соответственно, даты перечисления налога в бюджет. Поэтому со стороны налоговых органов могут возникнуть претензии.

Также следует помнить, что по общему правилу выплата суточных является обязанностью работодателя, предусмотренной законом. Положением о командировках установлено только одно исключение, позволяющее работодателю не выплачивать суточные: при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения).

За невыплату, неполную выплату суточных в установленный срок предусмотрена административная ответственность согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, которая влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП — от 1 до 5 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 30 до 50 тыс.рублей.

Ответ подготовлен Беловой Екатериной,
старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА