Минфин назвал необлагаемые НДФЛ суммы командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов

Трудовой кодекс обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными командировками:
— стоимость проезда к месту командировки и обратно;
— суммы, оплаченные за проживание;
— суточные;
— суммы, которые сотрудник потратил с разрешения работодателя.
Как правило, суммы на оплату таких расходов выдаются сотруднику под отчет.

Согласно Налоговому кодексу, средства, которые работодатель выдал сотруднику, становятся его доходом. При этом суммы возмещения командировочных расходов освобождены от обложения подоходным налогом. Но есть условие: все расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены.

В наличии у сотрудника должны быть билеты, чеки на оплату гостиницы и других расходов. В противном случае он не сможет подтвердить целевое расходование средств и подотчетные суммы будут признаны его доходом, подлежащим обложению НДФЛ.

В письме № 03-04-06/43441 от 25.05.2026 Минфин рассмотрел ситуацию, когда сотрудник вернулся из командировки без документов. При этом он вернул в кассу предприятия лишь часть подотчетных сумм. А расходы на проживание в гостинице компания посчитала на основании цен, указанных на сайте отеля.
Однако Минфин пояснил, что так делать нельзя. Все расходы, кроме суточных, должны иметь документальное подтверждение. Зато суточные можно учесть в пределах лимита, установленного в НК РФ:
— 700 руб. за командировки по России;
— 2 500 руб. при выезде за рубеж.
НДФЛ начислять на них не нужно.