Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Авансовый отчет: образец заполнения — 2021

Авансовый отчет относится к категории первичных учетных документов, являющихся основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Документ применяется для учета средств, выданных подотчетным сотрудникам на административно-хозяйственные нужды. В конце 2020 года Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У правила ведения кассовых операций изменены. Начиная с 30.11.2020 нужно учесть следующие новшества:

  • больше нет необходимости оформлять приказ на каждую выдачу подотчетной суммы. Можно составить один приказ на несколько выдач. Как и прежде, в приказе допустимо прописать одно или несколько подотчетных лиц;
  • отменено требование о подаче авансового отчета не позднее трех дней. Теперь этот срок юрлицо или ИП устанавливает самостоятельно.

О том, как правильно составить авансовый отчет в 2021 году (с примером заполнения), расскажет наша статья.

Как заполнять авансовый отчет

Правила заполнения авансового отчета приведены в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Перед составлением документа необходимо правильно оформить выдачу средств под отчет. Основанием для осуществления этой процедуры является приказ руководителя или одобренного им заявления от подотчетного лица. Выдача денег оформляется РКО (п. 6.3 указаний).

Если средства переводятся, минуя кассу, на счет подотчетного лица, в приказе или в заявлении нужно отразить банковские реквизиты получателя. Что касается заполнения платежки, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Аванс на хознужды».

Авансовый отчет заполняется подотчетником и бухгалтером.

Подотчетное лицо составляет авансовый отчет следующим образом.

1. Заполняет графы 1—6 оборотной стороны отчета, указывая:

  • в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
  • в графах 2—4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки, наименование расходов (суточные);
  • в графах 5—6 — суммы расходов по первичным документам, в рублях или инвалюте.

2. Проставляет подпись и ее расшифровку.

3. Нумерует подтверждающие первичные документы в порядке их записи в графах 1—6 и прилагает их к отчету.

4. Подает авансовый отчет с подтверждающей «первичкой» главному бухгалтеру или специалисту, отвечающему за учет авансовых отчетов, либо непосредственно руководителю.

5. Получает расписку о принятии отчета к проверке.

Бухгалтер со своей стороны присваивает отчету номер и ставит дату. На лицевой стороне прописывает наименование юрлица (Ф.И.О. ИП), подразделение, фамилию с инициалами, должность и табельный номер работника, а также назначение аванса.

В табличной части бухгалтер указывает:

  • наличие остатка или перерасхода по предыдущему авансу;
  • сумму текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных средств;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • бухгалтерские счета, на которых отражаются расходы;
  • информацию о внесении неизрасходованного остатка или о выдаче перерасходованных средств.

Авансовый отчет содержит отрывную расписку о принятии документа к проверке. После ее заполнения бухгалтером расписка выдается подотчетнику. В расписке указывается Ф.И.О. подотчетника, реквизиты отчета, сумма выданных средств и количество подтверждающих документов.

Проставлять печать в авансовом отчете не требуется — такого реквизита в документе нет.

В авансовом отчете допускаются исправления. Для этого подотчетнику необходимо указать дату корректировки и заверить ее подписью ответственного лица с ее расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 16 положения о ведении бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если ошибки незначительные и не влияют на идентификацию продавца, покупателя, наименований товаров или услуг и их цены, претензий со стороны налоговиков быть не должно (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании. Именно это положение пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У было откорректировано Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Ранее этот промежуток времени составлял три рабочих дня. Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.

Cрок сдачи авансового отчета по возвращении подотчетного лица из командировки не изменился — его нужно представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возврата из деловой поездки. Это требование пункта 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 продолжает действовать, поскольку Закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ отнес это постановление к перечню НПА, на которые «регуляторная гильотина» не распространяется. Таким образом, Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, предоставляющее право организациям и ИП устанавливать свои сроки на подачу авансовых отчетов в отношении командировок, не работает.

Неистраченную подотчетником наличность необходимо зачислить на расчетный счет. В противном случае велика вероятность штрафа за нарушение кассовой дисциплины в размере 50 тыс. рублей. Согласно разъяснению, изложенному в письме Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, наличность, поступившая в кассу от подотчетного лица по ранее предоставленному авансу, не является по своему экономическому смыслу источником, из которого возможен расход средств без предварительного зачисления в банк, поэтому она подлежит перечислению на счет.

Бланк авансового отчета - 2021

Унифицированная форма № АО-1 авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Она заполняется в единственном экземпляре на бумаге либо в виде электронного документа, подписанного цифровой подписью (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, указания по составлению формы № АО-1).

Форма используется с 01.01.2002. Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ  с 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов, к коим относится и бланк авансового отчета, не обязательны к применению, поэтому допускается использование формы, разработанной самой организацией. И все же за основу советуем взять унифицированный бланк, чтобы не пропустить обязательные реквизиты.

Унифицированный бланк авансового отчета по форме № АО-1 можно скачать здесь.

Бланк авансового отчета