Докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка составляется для решения спорных, служебных, производственных и иных вопросов. Разберем подробнее, что это за документ, в каких случаях он оформляется и на кого. Также узнаем, как составить докладную записку и чем она отличается от служебной. Кроме того, в статье вы найдете готовый образец докладной записки для ознакомления.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Что такое докладная записка
Чем отличается служебная записка от докладной записки
Когда требуется составлять докладную записку на работника
Как написать докладную записку на сотрудника
Образец докладной записки на сотрудника

Что такое докладная записка

Трудовым или иным законодательством не определяется такое понятие, как «докладная записка». Поэтому, исходя из практики, данную бумагу можно отнести к одной из разновидностей служебных документов, которая составляется на имя вышестоящего лица. Это может быть руководитель компании, отдельного подразделения или вышестоящей организации.

Данную служебную бумагу сотрудник составляет по личной инициативе или по поручению руководителя. В последнем случае она должна быть завизирована этим руководителем. В докладной автор может отразить информацию о ситуации, сложившейся на производстве, в трудовом коллективе, донести до адресата возникшие проблемы, свое видение ситуации, выводы, предложения.

Если составлением записки занимается рядовой сотрудник, она подается руководителю подразделения. Последний, как правило, оформлением данного документа докладывает о ситуации на месте директору компании или головной организации. То есть докладная записка подается людям, принимающим решения. Пишется она с целью доложить о ситуации (проблеме), которые требуют решений.

На практике используются следующие виды докладных записок:

внутренние, которые пишут сотрудники организации на имя ее руководителя. Подписывается такой документ автором;
внешние, направляемые руководителю головной компании. Официальный документ подписывает руководитель организации. Например, руководитель дочерней компании просит у вышестоящей предоставить специалиста на время болезни основного работника;
положительные, сообщающие об эффективности работников, успешном завершении проекта, выполнении плана и прочее;
отрицательные, которыми автор докладывает о конфликтах, проблемах в коллективе, на производстве и прочее. Например, докладную можно составить за то, что один из сотрудников регулярно прогуливает работу, за опьянение в рабочее время, оскорбления коллег, клиентов и прочее;
уведомительные, докладывающие руководству о ситуации на месте, выполнении поручения. Например, старший мастер сообщает директору о том, что демонтаж старого оборудования проведен успешно;
с предложениями автора. В таких записках составитель докладывает руководству о проблемах и предлагает пути их решения. Например, главбух сообщает директору о проблемах с устаревшей компьютерной техникой и предлагает обновить ее.

Учитывая представленные разновидности докладных, можно выделить следующие цели их написания:

информировать руководство о текущей ситуации на производстве, обучении, на определенном этапе выполнения проекта, задачи;
предложить руководству варианты решения проблемы, возникшей в коллективе, при выполнении проекта, решении поставленной задачи;
отчитаться перед начальством о результатах проведенной работы;
проанализировать текущую обстановку, что поможет руководителю принять верное решение.

Чем отличается служебная записка от докладной записки

Докладная записка предусматривает донесение информации о проблеме, ситуации вышестоящему должностному лицу. То есть речь идет о взаимодействии сотрудника и руководителя (по вертикали).

Что касается служебной записки, то она обеспечивает обмен информацией между подразделениями или руководителями, которые не находятся в подчинении друг у друга. Например, с помощью служебной записки старший механик сообщает отделу кадров, что собирается поехать в командировку.

Когда требуется составлять докладную записку на работника

Как мы разобрались, с помощью докладной записки сотрудник сообщает руководству о сложившейся ситуации или проблеме, требующей решения. Причем обстоятельства, которые излагаются в данном документе, могут носить как негативный, так и позитивный характер. Приведем некоторые из них:

на производстве возникла проблема, которая негативно сказывается на производительности, качестве продукта и прочем;
необходимо отчитаться о результатах работы, выполнения проекта, плана;
нарушена работа подразделений организации, автор докладывает об этом руководству и предлагает провести проверку;
в коллективе возникла спорная ситуация. Руководителю необходимо сообщить об этом, а также изложить свой взгляд на нее, пути решения проблемы;
разработаны рационализаторские предложения либо предложения по реализации определенных стратегий, решений. О них необходимо донести руководству;
один из сотрудников не выполняет должностные обязанности, нарушает трудовую дисциплину. Например, необходимо пожаловаться на хамство, недостойное поведение, на опоздание работника;
сотрудник хочет выразить руководству свое несогласие с определенными решениями вышестоящих должностных лиц;
сотрудник хочет донести до руководства свою позицию в конфликте, участником которого он является;
руководителю необходимо доложить о том, что определенные сотрудники отказываются выполнять его распоряжение;
имуществу компании причинен физический или материальный вред, о чем необходимо оповестить руководителя;
на сотрудника неправомерно возложили дополнительные обязанности;
произошли хорошие события, о которых необходимо сообщить руководству.

Обращаем ваше внимание на то, что докладная записка составляется в обязательном порядке, если сотрудника необходимо привлечь к дисциплинарной ответственности. Данная бумага входит в перечень документов, на основании которых руководитель будет принимать решение о наложении взыскания на работника.

Многие компании определяют внутренними нормативными актами обязанность сотрудников сообщать о нарушениях руководству. Обычно докладную пишут сотрудники по собственной инициативе. Также соответствующее распоряжение может дать непосредственный начальник.

Как написать докладную записку на сотрудника

Написать докладную можно от руки или на компьютере. Главное, чтобы изложенные в ней факты были актуальными и имели подтверждение (документальное, свидетельское и прочее).

Несмотря на то что докладные записки могут составляться для различных целей и отличаться по содержанию, структура данного документа является единой. Условно ее можно разделить на две части. В первой автор отражает ситуацию, проблему, во второй – просит руководителя принять меры или излагает свои предложения.

Мы разработали для вас ряд рекомендаций, выполнение которых позволит составить документ правильно, независимо от целей его создания.

Определитесь с целью и подготовьте информацию

Прежде всего решите, какого результата вы хотите достичь докладной, какова конечная цель ее подачи. Подготовьте информацию, которую намереваетесь отразить в документе, убедитесь, что она достоверна и актуальна. Также необходимо обратить внимание на то, кто будет читать вашу докладную (непосредственный начальник, руководитель подразделения или компании). В зависимости от этого может меняться стиль изложения материала. Обдумайте, какие именно факты и предложения вы хотите указать в записке. Это официальный документ, который при неправильном составлении может сыграть злую шутку с автором. Поэтому все факты должны быть точными, а предложения – логичными и рациональными.

Соблюдайте структуру документа.

У докладной записки, как и у любого другого документа, должна быть своя структура. При ее написании придерживайтесь следующих рекомендаций:

в шапке (правом верхнем углу листа) укажите Ф.И.О. и должность руководителя, на имя которого пишете записку. Ниже – свои Ф.И.О. и должность, как автора;
далее в средней части листа напишите название документа: «Докладная записка»;
в основной части изложите суть своего обращения, просьбу или предложения;
в заключительной части укажите дату составления документа, поставьте свою подпись с расшифровкой.

Тщательно продумайте основную часть документа.

Не советуем описывать ситуацию или проблему в мельчайших деталях. Информация должна быть изложена лаконично, без лишних эмоциональных оттенков, кратко, но по существу. Напишите, что произошло, благодаря кому, где и когда. Для усиления своей позиции приведите в докладной конкретные цифры и факты. Например, формулировка может быть такой: «смена поставщика кондитерских изделий привела к падению выручки от продажи данной продукции на 20 процентов».

Отразите свои предложения.

Если вы докладываете руководителю о проблеме или ситуации, требующей решения, предложите его. Проанализируйте написанное, продумайте, что с этим можно сделать, как улучшить ситуацию. Рассматривая приведенный выше пример, можно предложить другого поставщика кондитерских изделий. Конечно, перед этим изучив его прайс, отзывы покупателей, состав продукции, условия сотрудничества.

Прочитайте написанное и передайте записку адресату.

Убедитесь, что в документе отсутствуют ошибки, текст изложен логично, соблюдена структура.

Передача докладной записки проводится по правилам, установленным внутри компании:

непосредственно в руки руководителю;
через секретаря с обязательной регистрацией;
по электронной почте.

Образец докладной записки на сотрудника

Форма докладной записки не установлена на законодательном уровне, поэтому можете разработать ее самостоятельно или по представленным ниже образцам.

Образец № 1

Директору ООО «Уютный дом»

Семенову И. Г..

от главного бухгалтера

Кошкиной Е. Г.

Докладная записка

об отзыве из отпуска

Сообщаю, что в связи с тем, что бухгалтер расчетного стола Мирошникова Е. О. ушла на больничный, необходимо провести ее замену. Поэтому предлагаю отозвать с 2 октября 2025 года старшего бухгалтера Тимофееву Д. В. из ежегодного оплачиваемого отпуска.

Главный бухгалтер _______________/ Кошкина Е. Г.

02.10.2025

Образец № 2

Директору ООО «Уютный дом»

Семенову И. Г.

от старшего менеджера отдела сбыта

Ивченко С. В.

Докладная записка о дисциплинарном проступке

Вчера, 01.10.2025, специалист отдела сбыта Бобров С. В. на протяжении всего рабочего дня с 9:00 до 18:00 отсутствовал на рабочем месте в кабинете № 305. На этот день у Боброва С. В. была назначена встреча с потенциальным покупателем ИП Быстровской. В связи с отсутствием сотрудника я предложил перенести встречу на другой день, но получил отказ. От дальнейшего сотрудничества с нами ИП Быстровская отказалась.

В объяснительной записке, представленной Бобровым С. В., уважительные причины его отсутствия на рабочем месте не представлены. Ранее данный сотрудник уже привлекался к дисциплинарной ответственности:

за хамское поведение при общении с коллегами 11.12.2023, 24.04.2024 и 23.08.2025 Боброву С. В. объявлены замечания (приказы о применении дисциплинарного взыскания от 18.12.2023 № 3-дв, от 30.04.2024 № 6-дв, от 30.08.2025 № 1-дв);
за прогул 03.2025 Боброву С. В. объявлен выговор (приказ о применении дисциплинарного взыскания от 31.03.2025 № 8-дв).

Учитывая неоднократные проступки, предлагаю привлечь Боброва С. В. к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Приложения:

акт об отсутствии Боброва С. В. на рабочем месте от 01.10.2025 № 3;
объяснительная записка Боброва С. В. от 02.10.2025 № 1.

Старший менеджер отдела сбыта _______________/ Ивченко С. В.

02.10.2025

О том, как написать докладную для привлечения сотрудника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей, вы узнаете из нашей отдельной статьи.