ЕФС-1: сроки сдачи разделов и подразделов

Отчет ЕФС-1 пришел на смену целому ряду привычных форм, таких как СЗВ-ТД и 4-ФСС. Его модульная структура позволяет сдавать только нужные разделы, но требует понимания его состава и периодичности представления отдельных разделов.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. ЕФС-1: что это за отчет
2. Обязательные для всех работодателей разделы ЕФС-1
3. Раздел 1 формы ЕФС-1: кто сдает
4. Раздел 1 подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (СЗВ-ТД): сроки сдачи ЕФС-1
5. Раздел 1 подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»: сроки сдачи ЕФС-1
6. Раздел 1 подраздел 1.3 СЗПГос: сроки сдачи ЕФС-1
7. Раздел 1 подраздел 2 (право на досрочную пенсию): сроки сдачи ЕФС-1
8. Раздел 1 подраздел 3 (взносы на накопительную пенсию): сроки сдачи ЕФС-1
9. Раздел 2 ЕФС-1 (среднесписочная численность): сроки сдачи
10. Раздел 2 подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов» (4-ФСС): сроки сдачи ЕФС-1
11. Раздел 2 подраздел 2.1.1 (СКЕ): сроки сдачи ЕФС-1
12. Раздел 2 подраздел 2.2 (предоставление труда работников): сроки сдачи ЕФС-1
13. Раздел 2 подраздел 2.3 (медосмотры): сроки сдачи ЕФС-1
14. Сроки сдачи при корректировке сведений разделов ЕФС-1

ЕФС-1: что это за отчет

С 2023 года основным документом для взаимодействия с Социальным фондом России (СФР) стала единая форма сведений ЕФС-1. Этот отчет пришел на смену целому ряду привычных форм, таких как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС, которые сдавали в соцстрах и Пенсионный фонд, объединив их в единую структуру. Его уникальность заключается в модульном принципе: работодатель не обязан сдавать всю форму целиком, а представляет только те разделы и подразделы, которые соответствуют конкретным отчетным событиям или периодам, всегда сопровождая их заполнением титульного листа.

Основное предназначение ЕФС-1 — это комплексный персонифицированный учет. В нем отражаются сведения о трудовой деятельности и стаже каждого застрахованного лица, о периодах работы, дающих право на досрочное назначение пенсии, и взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве. Сдавать форму обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, выступающие страхователями, за исключением тех, кто перешел на автоматизированную упрощенную систему налогообложения (АУСН).

Подают отчет в территориальные органы СФР РФ. Сформировать отчет можно в специализированных программах, например, «1С».

Обязательные для всех работодателей разделы ЕФС-1

Ряд разделов формы носят универсальный характер и являются обязательными для подачи всеми работодателями.

Прежде всего это титульный лист, который сопровождает любую передачу сведений в СФР независимо от состава последующих разделов. Его заполнение необходимо для идентификации страхователя и отчета.

Обязательными к подаче частями отчета для всех страхователей являются:
• подраздел 1.1 раздела 1, в которых отражается информация о трудовой деятельности;
• раздел 2, содержащий сведения для начисления взносов на травматизм и среднесписочной численности. Обязательными для заполнения всеми страхователями, нанимающими лиц, подлежащих страхованию от несчастных случаев на производстве, являются его подразделы 2.1 и 2.3 (п. 10, п. 12 порядка заполнения формы).

Остальные части отчета сдают либо отдельные категории страхователей, либо страхователи, у работников которых были определенные особенности в работе.

Раздел 1 формы ЕФС-1: кто сдает

Раздел 1 называется «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Он служит для передачи данных в СФР для их последующего учета при назначении пенсий и социальных выплат.

Его подача — обязанность практически всех работодателей, выступающих страхователями. Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей, которые производят выплаты физическим лицам по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, а также по иным договорам, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы. Исключение касается лишь страхователей, применяющих АУСН.

Данный раздел состоит из нескольких подразделов, которые сдают в зависимости от наступления конкретных событий или при наступлении установленного срока. Не каждый страхователь сталкивается с необходимостью подачи всех подразделов. Подробнее о каждом из подразделов остановимся ниже.

Раздел 1 подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (СЗВ-ТД): сроки сдачи ЕФС-1

Этот подраздел пришел на смену СЗВ-ТД. Он подается строго при наступлении конкретных кадровых событий, и срок его представления напрямую зависит от вида такого события. Если в отчетном периоде кадровых изменений не происходило, сдавать нулевой подраздел 1.1 не требуется.

Законодательством установлены жесткие сроки подачи этой части отчета. При приеме сотрудника на работу, его увольнении, а также при приостановлении или возобновлении действия трудового договора работодатель обязан представить подраздел 1.1 не позднее следующего рабочего дня после дня издания соответствующего приказа или иного документа (пп. 2 п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Аналогичный срок — следующий рабочий день — действует при заключении или прекращении гражданско-правового договора, на вознаграждение по которому начисляют страховые взносы.

Иная периодичность предусмотрена для таких событий, как перевод сотрудника на другую постоянную работу, а также при подаче работником заявления о выборе электронной трудовой книжки. В этих случаях сведения представляются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло указанное событие (пп. 1 п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Поскольку в большинстве случаев эту часть отчета необходимо представить в весьма сжатые сроки, работодателям следует быть особенно внимательными. Пропуск срока грозит административным штрафом.

Раздел 1 подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»: сроки сдачи ЕФС-1

Этим подразделом в СФР передаются сведения о страховом стаже застрахованных лиц, перечисленных в п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Например, лиц, имеющих право на досрочную пенсию, лиц, замещавших государственные или муниципальные должности, находившихся в отпуске по уходу за ребенком, имевших период приостановления трудового договора и так далее. Если таких работников в компании не было, нулевой подраздел не подают.

Как правило, отчет представляется страхователями ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчетным (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Однако существуют исключения, предусматривающее досрочную подачу этого подраздела. Это ситуации, когда работнику для назначения пенсии, пособия по беременности и родам или ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет необходимо учесть период работы в текущем календарном году, за который годовой отчет еще не сдан. Тогда работодатель представляет подраздел 1.2 с особым типом сведений. В случае назначения пенсии указывается тип «Назначение пенсии», а для назначения пособий — «Назначение выплат по ОСС». Срок для представления в таких ситуациях существенно сокращен и составляет не более трех календарных дней с момента получения запроса от территориального органа СФР или личного обращения работника (п. 4 ст. 11. закона № 27-ФЗ).

Если организация ликвидируется, сведения представляют в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса. При принятии ИП решения о прекращении деятельности – не позднее месяца со дня принятия соответствующего решения. При этом отчет нужно успеть подать до того, как будут поданы документы на государственную регистрацию (п. 11 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Раздел 1 подраздел 1.3 СЗПГос: сроки сдачи ЕФС-1

Подраздел 1.3 формы, предназначенный для мониторинга системы оплаты труда госслужащих, носит целевой характер и обязателен не для всех работодателей. Его представление является обязанностью исключительно государственных и муниципальных учреждений (п. 111 порядка заполнения формы, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Данный подраздел содержит детализированные сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников бюджетной сферы.

Этот отчет является ежемесячным. Учреждения обязаны представлять его не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем (п. 9 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Это означает, что сведения за январь, например, должны быть переданы в СФР не позднее 25 февраля.

Раздел 1 подраздел 2 (право на досрочную пенсию): сроки сдачи ЕФС-1

Подраздел содержит специальные сведения, которые являются основанием для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии. К такой деятельности относится работа во вредных и тяжелых условиях труда, в горячих цехах, под землей, в районах Крайнего Севера и других, перечисленных в законодательстве случаях (ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»).

Данный подраздел не имеет самостоятельного срока подачи и всегда представляется в органы СФР совместно с подразделом 1.2 «Сведения о страховом стаже» (п. 8, п. 142 порядка заполнения формы). Это означает, что сроки их сдачи полностью совпадают.

Таким образом, если в отчетном году у работника имелись периоды работы, дающие право на льготную пенсию, сведения об этом подают в составе ежегодного отчета не позднее 25 января следующего года. Аналогично, если работник выходит на пенсию досрочно в течение текущего года и ему требуется подтвердить такие периоды, подраздел 2 подается вместе с подразделом 1.2 в ускоренном порядке — в течение трех календарных дней с момента запроса СФР или обращения работника. Этот порядок обеспечивает синхронность передачи данных о стаже и специальных условиях труда, важных для правильного исчисления пенсии.

Раздел 1 подраздел 3 (взносы на накопительную пенсию): сроки сдачи ЕФС-1

Этот подраздел актуален для организаций, получивших от своих работников заявления об удержании и перечислении дополнительных страховых взносов из их доходов, и организаций, принявших решение об уплате дополнительных сумм страховых взносов на накопительную часть пенсии своих работников за свой счет (Закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ).

Периодичность представления данного подраздела является ежеквартальной. Работодатель обязан отчитываться по нему по итогам каждого отчетного периода: I квартала, полугодия, 9 месяцев и календарного года. Крайний срок подачи установлен не позднее 25-го числа месяца, следующего за окончанием соответствующего отчетного периода (п. 7 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Таким образом, сведения за I квартал необходимо представить до 25 апреля, за полугодие – до 25 июля, за 9 месяцев – до 25 октября, а годовой отчет – до 25 января следующего года. Такой график позволяет СФР регулярно актуализировать данные о пенсионных накоплениях застрахованных лиц.

Раздел 2 ЕФС-1 (среднесписочная численность): сроки сдачи

Раздел посвящен обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и заменяет собой отчет по форме 4-ФСС. Он состоит из четырех подразделов, но именно в разделе 2 содержит информацию о таком важном показателе, как среднесписочная численность работников. Также в этой части отчета указывают информацию о численности застрахованных от несчастных случаев на производстве, численности работающих в компании или у ИП инвалидов и лиц, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Представляют раздел 2 ежеквартально. Крайней датой сдачи, как и для большинства подразделов этой формы, установлено 25-е число месяца, следующего за окончанием отчетного квартала (п. 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ). Если в каком-либо из кварталов выплаты работникам не производились и взносы на травматизм не начислялись, страхователь обязан сдать так называемый нулевой раздел 2, в котором будут отражены показатели численности, но отсутствовать данные о начислениях и взносах (п. 12 порядка заполнения формы). Это позволяет фонду продолжать вести учет действующих страхователей и контролировать их деятельность.

Раздел 2 подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов» (4-ФСС): сроки сдачи ЕФС-1

В этом подразделе страхователь отражает расчет сумм страховых взносов на травматизм. Он обязателен для всех страхователей. Сроки представления данной части отчета соответствуют срокам, в которые нужно представить подраздел 2, а именно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Таким образом, отчетность за I квартал должна быть сдана до 25 апреля, за полугодие – до 25 июля, за 9 месяцев – до 25 октября, а годовой расчет – не позднее 25 января следующего года.

Раздел 2 подраздел 2.1.1 (СКЕ): сроки сдачи ЕФС-1

Подраздел заполняется и подается страхователями, перечисленными в п. 176 порядка заполнения формы:
• страхователями, у которых структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• государственными и муниципальными учреждениями, финансируемыми из бюджетов и приравненных к ним источников;
• страхователями, исчисляющими страховые взносы по нескольким основаниям (например, ИП и физлица, заключившие трудовой договор с работником).

Для остальных страхователей данная часть отчета не является обязательной.

Поскольку подраздел 2.1.1 является составной частью раздела 2, сроки его представления полностью совпадают со сроками сдачи второго раздела. Это означает, что он подается в те же даты: не позднее 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.

Раздел 2 подраздел 2.2 (предоставление труда работников): сроки сдачи ЕФС-1

Подраздел актуален для ограниченного круга страхователей. Он предназначен для организаций, временно предоставляющих труд своих работников другим юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям (п. 199 порядка заполнения формы). В этом подразделе отражают сведения о заказчике и данных, необходимых для начисления страховых взносов.

Периодичность и сроки представления данного подраздела совпадают с общими требованиями для всего раздела 2. Это означает, что подраздел 2.2 сдается ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Раздел 2 подраздел 2.3 (медосмотры): сроки сдачи ЕФС-1

Этот подраздел подается для информирования СФР о состоянии охраны труда у страхователя. В подразделе отражаются данные о количестве рабочих мест, на которых была проведена специальная оценка условий труда (СОУТ), а также сведения о количестве работников, прошедших обязательные медицинские осмотры. Его представляют все страхователи.

Срок представления подраздела 2.3 совпадает со всеми остальными подразделами раздела 2. Он представляется ежеквартально не позднее 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.

Сроки сдачи при корректировке сведений разделов ЕФС-1

В процессе сдачи отчетности нередко возникают ситуации, когда ранее представленные сведения требуют уточнения или исправления. Если работодатель обнаружил ошибки или неточности в уже поданных разделах или подразделах формы, он обязан представить в территориальный орган СФР корректирующий отчет.

Срок для подачи такой корректирующей формы строго не установлен. Она представляется по мере выявления ошибок. Однако затягивать с исправлением не рекомендуется, так как недостоверные сведения грозят штрафными санкциями.

Когда корректирующий отчет подается после истечения сроков подачи сведений,  страхователя освободят от ответственности, если корректировка подана (п. 1.4 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
• до того, как страхователь узнал об обнаружении СФР ошибки или назначении выездной проверки. При этом страхователю необходимо доплатить недоимку по страховым взносам и пени;
• после окончания выездной проверки, в ходе которой эти ошибки не были обнаружены проверяющими.