Электронная транспортная накладная

С начала сентября транспортные компании и их клиенты столкнулись с целым рядом вопросов, связанных с обязательным применением электронной транспортной накладной (ЭТРН). Многие из них до сих пор не понимают, кому нужны такие электронные документы, требуется ли для ее оформления специальная программа и как подключить доступ к ней. В статье расскажем, кто обязан перейти на применение ЭТРН, что нужно сделать, чтобы начать работать с электронными перевозочными документами, и какая ответственность грозит тем, кто проигнорирует новые требования законодательства.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Суть ЭТРН
2. Кто обязан применять электронные транспортные накладные
3. Кто оформляет электронную транспортную накладную
4. Сроки составления электронной транспортной накладной
5. Форма и формат электронной транспортной накладной
6. Как заполнить электронную транспортную накладную
7. Как подписать электронную транспортную накладную
8. МЧД для электронных транспортных накладных
9. Как отправить электронную транспортную накладную
10. Как принять электронную транспортную накладную
11. Штрафы за отсутствие электронной транспортной накладной

Суть ЭТРН

Электронная транспортная накладная — это документ, пришедший на смену бумажному аналогу. Теперь подтвердить факт совершенной перевозки в общем случае можно только с помощью ЭТРН (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Для отдельных случаев по-прежнему осталось возможным оформление накладной на бумаге. Например, если грузоотправитель или получатель является физическим лицом, и товар при этом будет использоваться им исключительно для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью. Однако даже в указанных ситуациях возможно формирование накладной в электронном виде, если это предусмотрено договором перевозки (Приложение к Приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262).

Чтобы осуществить переход на электронный обмен транспортными документами, участники перевозки должны заключить договор с одним из операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Их перечень размещен на официальном сайте Минтранса РФ. Именно через указанных операторов стороны будут обмениваться ЭТРН (п. 31 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380).

Все транспортные накладные и сведения из них в обязательном порядке направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. (ГИС ЭПД). Эта функция возложена на операторов ИС ЭПД (ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. п. 5, 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Оператором государственной информационной системы является Минтранс РФ (ч. 6 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

ЭТРН будут храниться в ГИС ЭПД в течение 5 лет, и в течение указанного срока участники будут иметь доступ к документам в круглосуточном режиме. По истечении обозначенного периода электронные документы будут уничтожаться (ч. 5 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Кто обязан применять электронные транспортные накладные

Начиная с 1 сентября 2026 года применять электронные транспортные накладные обязаны все участники договора перевозки. То есть обязательной она стала как непосредственно для самих перевозчиков, так и для получателей и отправителей груза (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 2 ст. 4, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Кто оформляет электронную транспортную накладную

В общем случае, обязанность по формированию ЭТРН возложена на грузоотправителя. Именно он должен создать электронный документ до отправки товара. Однако договором могут быть установлены иные условия (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Далее накладная через оператора ИС ЭПД поступает перевозчику и грузополучателю.

Подробнее о порядке заполнения расскажем ниже.

Сроки составления электронной транспортной накладной

Законодательство не устанавливает каких-либо конкретных сроков составления для ЭТРН. Поэтому стоит соблюдать общие требования относительно сроков составления первичных документов. Так, накладную необходимо составлять непосредственно в момент совершения факта хозяйственной жизни. То есть, отправитель должен создать свой файл обмена в момент отправки груза, перевозчик — в момент приема и передачи его получателю, последний — при его приемке. Если по каким-то причинам составить документ в моменте не получилось, то допустимо сделать это сразу по завершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Форма и формат электронной транспортной накладной

Форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (Приложение № 4).

Формат же электронного документа закреплен Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Заметим, что форма и формат были утверждены задолго до того, как ЭТРН стала обязательной, однако новые требования разработаны не были, по крайней мере пока.

Как заполнить электронную транспортную накладную

ЭТРН состоит из так называемых титулов (файлов обмена). Всего их 9, при этом 4 — обязательны для заполнения и соответствуют основным этапам перевозки. Остальные 5 — являются дополнительными, и заполнять их нужно только в случае необходимости (описание схем Приложения № 2 к Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Каждый участник перевозки должен заполнить отведенные для него титулы.

Так, грузоотправитель в момент передачи товара перевозчику должен сформировать титул 1. В нем должна быть указана следующая информация о (п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@):
— об участниках перевозки;
— существенных условиях договора;
— поданном под погрузку автомобиле и его водителе (водителях);
— грузе и сопроводительных документах на него;
— фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство.

После получения груза транспортная компания проверяет внесенные отправителем данные и подтверждает приемку груза. В этот момент перевозчик должен заполнить титул 2. В случае необходимости он может вносить свои оговорки и замечания, например, о замене водителя или автомобиля, о фактическом состоянии груза в момент его передачи и прочее (п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).

После завершения указанных выше этапов обмена файлами, ГИС ЭПД сформирует QR-код, который будет необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД в случае проверки документов. Указанный код содержит всю информацию о перевозке.

Получатель груза, в момент его приемки, заполняет титул 3, где указывает сведения о:
— приеме груза от перевозчика;
— фактических характеристиках принятого товара и обстоятельствах приемки.

Далее перевозчик должен сформировать титул 4 и дополнить информацию грузополучателя о передаче груза и указать фактические обстоятельства приемки.
Остальные файлы обмена заполняются только в случае возникновения такой необходимости.

Так, титул 5 заполняет перевозчик в том случае, когда ЭТРН используется им в качестве первичного учетного документа. В файле обмена должны быть указаны сведения о:
— факте выполнении перевозки;
— ее стоимости;
— сумме налога,
— порядке расчета платы за перевозку груза.

Титул 6 подписывает грузоотправитель в том случае, если получает от перевозчика файл обмена, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Титул 7 формируется перевозчиком, если изменился пункт назначения. В частности он должен указать новый адрес доставки или нового грузополучателя.

Титул 8 заполняет перевозчик в случае, когда производится замена водителя или транспортного средства. В файле должны быть указаны причины ротации, ее дата и время, данные нового сотрудника или автомобиля.

Титул 9 заполняется грузоотправителем в случае переадресовки доставки, если получатель полностью или частично отказывается от приемки товара (пп. «д» п. 3 Приложения № 1 к Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Как подписать электронную транспортную накладную

Для подписания файлов обмена участниками перевозки может использоваться усиленная квалифицированная (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) компании (ИП) или ее представителя.

Однако для перевозчика сделано исключение. В частности, водитель может использовать при подписании файлов обмена простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись в следующих случаях (п. 3 Приложения № 1 к Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):
— в момент приемки товара для транспортировки, после проведения сверки отраженной отправителем в файле информации и внесения оговорок;
— при передаче груза получателю, после внесения оговорок и замечаний.

При этом, есть важное условие — файл обмена впоследствии должен быть подписан УКЭП или УНЭП перевозчика.

МЧД для электронных транспортных накладных

Для начала поясним, что МЧД (машиночитаемая доверенность) – это электронный документ, свидетельствующий о наличии у сотрудника полномочий на подписание документов своей личной усиленной квалифицированной электронной подписью.

В нашем случае, она подтвердит право представителя компании (ИП) на подписание электронных файлов обмена ЭТРН (Информация ФНС России «ФНС разъяснила, как перейти на электронные перевозочные документы»).

Такая доверенность должна соответствовать утвержденному формату. Она подписывается УКЭП представляемой организации (ИП) (ч. 2 ст. 17.1, п. 2 ч. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).

Создать машиночитаемую доверенность можно с помощью различных сервисов. Например, на сайте ФНС или Госуслугах (ч. 1 ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Она обязательно должна содержать следующие сведения (п. 2 Единых требований, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857):

1) наименование документа;

2) сведения о доверителе для физического лица / ИП:
— ФИО;
— СНИЛС;
— ИНН;
— ОГРНИП (для предпринимателя);

3) сведения о доверителе для юридического лица:
— полное наименование;
— адрес в пределах места нахождения;
— ИНН;
— ОГРН;
— КПП;
— сведения о лице, действующем от имени компании без доверенности;

4) сведения о представителе:
— ФИО;
— дата рождения;
— СНИЛС;
— ИНН.
Дополнительно можно указать сведения о документе, удостоверяющем личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ);

5) дату совершения доверенности;

6) срок действия доверенности (при его наличии);

7) идентификатор и наименование полномочия, которые обозначены в специальном классификаторе на сайте Минцифры РФ (ч. 2 статьи 17.1 Федерального закона от 06.04. 2011 № 63-ФЗ). Если необходимые идентификаторы отсутствуют в классификаторе, то их можно прописать текстом;

8) идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;

9) номер доверенности;

10) УКЭП, которой подписана доверенность;

11) указание на возможность совершения передоверия (ст. 187 ГК РФ).

Храниться МЧД будет в информационной системе, из которой представитель направил доверенность или в которой подписал ее. Также это могут быть системы (п. 2 Требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223):
— ЕСИА;
— государственных органов и внебюджетных фондов;
— операторов ЭДО;
— аккредитованных удостоверяющих центров.

Размещает в хранилище МЧД доверитель (п. 3 Требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223).

Для подтверждения полномочий представителя машиночитаемую доверенность нужно направить адресату вместе с другими электронными документами (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Как отправить электронную транспортную накладную

Каждый из участников процесса транспортировки формирует свою часть ЭТРН с помощью собственной информационной системы или использует непосредственно систему, предложенную оператором ИС ЭПД, с которым заключен договор на обслуживание.

Так, участник перевозки присваивает уникальный идентификатор документу, используя массив их значений (пул), который предоставляет ему оператор. Последний же получает этот набор идентификаторов из ГИС ЭПД по запросу заранее, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов своих клиентов (п. 8 Приложения № 1 к Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

После формирования файла обмена и его подписания, он направляется оператору (п. 6 Приложения № 1 к правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Оператор после получения файла должен проверить (п. 8 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):
— соответствует ли файл обмена формату, утвержденному ФНС;
— уникальный идентификатор документа на его уникальность;
— принадлежит ли идентификатор массиву значений уникальных идентификаторов, выданных участнику по его запросу из пула;
— действительна ли используемая клиентом УКЭП (УНЭП).

Далее файл обмена направляется оператору другого участника перевозки, а также в ГИС ЭПД.

Как принять электронную транспортную накладную

Прием файлов следующим по цепочке участником происходит через его оператора ИС ЭПД.

Он в свою очередь должен заполнить уже свою часть документа также через соответствующую систему, подписать ее и направить оператору. Далее цепочка действий повторяется.

Штрафы за отсутствие электронной транспортной накладной

Специальной нормы, устанавливающей ответственность за отсутствие ЭТРН, в КоАП РФ не предусмотрено.

Поэтому штрафовать будут по общей статье, устанавливающей ответственность за отсутствие у водителя необходимых документов, в том числе и накладной. Размер санкции составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Однако Президент РФ дал распоряжение до 1 марта 2027 года не штрафовать нарушителей, а выносить только предупреждение (п. 6 Перечня поручений, утвержденного Президентом РФ 19.07.2026 № Пр-1784).

Но кроме административной ответственности, отсутствие ЭТРН может привести к неблагоприятным налоговым последствиям. В частности, налоговики могут не принять заявленные на транспортировку расходы, так как документы оформлены ненадлежащим образом, а также отказать в вычете НДС. Поэтому пренебрегать новыми требованиями законодательства все-таки не стоит (ч. 1 ст. 172, ч. 1 ст. 252 НК РФ).