Фонд рабочего времени

Фонд рабочего времени позволяет оценить эффективность работы коллектива, рассчитать затраты на персонал, оптимизировать производственный процесс и прочее. Показатель важен для планирования, а также принятия управленческих решений. В статье дано определение фонда рабочего времени, как его вычислить, а также какие типы фонда рабочего времени определяют и анализируют в 2025 году.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что такое фонд рабочего времени
2. Годовой фонд рабочего времени
3. Номинальный фонд рабочего времени
4. Максимальный фонд рабочего времени
5. Плановый фонд рабочего времени
6. Фактически отработанный фонд рабочего времени

Что такое фонд рабочего времени

Фонд рабочего времени (ФРВ) включает в себя периоды, которое сотрудник может использовать для выполнения своих должностных функций на протяжении определенного периода (недели, месяца, квартала, полугодия, года). Чтобы рассчитать данный показатель, недостаточно взять количество будних дней на протяжении определенного срока. ФРВ будет меняться за счет периодов, на протяжении которых работник отсутствует на работе. Это может быть больничный, ежегодный отпуск, отпуск по беременности и родам, дополнительные выходные за работу на вредных или опасных условиях и прочее. Причем в зависимости от типа показателя в расчете необходимо учитывать разные причины отсутствия работника.

Рассчитать ФРВ вы можете на весь персонал, работающий в организации, на сотрудников одного подразделения или в среднем на одного человека. Единицей измерения показателя можете взять человеко-день или человеко-час.

Зная рассматриваемый коэффициент, вы сможете:

• рассчитать необходимую численность сотрудников;
• определить эффективность использования трудовых ресурсов на предприятии;
• выявить потери и резервы использования часов работы;
• определить производительность конкретного подразделения или даже сотрудника;
• подкорректировать график труда и должностные обязанности, если нужно и прочее.

Важнейшим элементом планирования фонда трудового времени стало формирование графиков работы. С их помощью вы оптимально распределите время для работы с учетом законодательных требований и производственной необходимости. Правильно разработанный график поможет грамотно использовать периоды работы и избежать переработок.

Также показатель важен при расчете и выплате заработной платы. Ведь она может начисляться работнику за фактически отработанные часы или установленный объем работы.

Фонд рабочего времени – один из ключевых факторов планирования деятельности, а также ее анализа. Но провести указанную работу можно на основе различных типов рассматриваемого коэффициента, в зависимости от поставленной задачи. Поэтому разберем основные типы показателей, как они рассчитываются и для чего нужны.

Годовой фонд рабочего времени

Годовой показатель нельзя назвать полезным, но его использование объясняется необходимостью проведения вычислений иных коэффициентов. Также ФРВ за год пригодится при определении среднесписочной численности сотрудников для статистических отчетов.

Годовой коэффициент необходим, если вам потребуется рассчитать количество часов, которое можно отработать на протяжении года. В данном случае учитывается каждый календарный день года, в том числе выходные и праздники. С помощью показателя вы также сможете рассчитать общий объем работы, которую сотрудники должны выполнить на протяжении года.

Чтобы узнать годовой показатель, можете воспользоваться такой формулой:

Годовой ФРВ = Количество календарных дней в году х Количество работников

Например, в 2025 году насчитывается 365 календарных дней. Если в компании работает 150 человек, годовой коэффициент в днях составит: 365 х 150 = 54 750 чел./дней.

В зависимости от целей проведения расчетов можно определить годовой плановый и фактический ФРВ.

Номинальный фонд рабочего времени

Номинальный фонд рабочего времени (также его могут называть нормативным, табельным) вы можете найти, как разницу между полным годовым (полугодовым, квартальным, месячным) фондом и количеством нерабочих дней. К нерабочим дням относят выходные и праздники, когда сотрудники не должны выходить на работу.

Рассчитать показатель поможет следующая формула:

Номинальный ФРВ = (Число календарных дней в периоде – Число выходных дней в периоде – Число праздничных дней в периоде) х Среднесписочная численность сотрудников за период

Обратите внимание: в производственном календаре указаны только праздничные дни, установленные на федеральном уровне. При этом  в регионах власти вправе устанавливать дополнительные праздники, которые являются нерабочими. Такие дни также сказываются на номинальном показателе.

Данный коэффициент можно посчитать за разные периоды в зависимости от целей:

• если проводится анализ производительности труда на предприятии, находят номинальный ФРВ за год;
• при ведении суммированного учета часов работы считают показатель за квартал;
• для расчета заработной платы, когда необходимо сравнить фактическую выработку с плановыми показателями, определяют номинальный ФРВ за месяц.

Для стандартной 40-часовой трудовой недели за основу расчетов также можно взять производственный календарь. В 2025 году количество выходных и праздников достигает 118 дней, всего календарных дней – 365. Получается, что количество будних дней – 247.

Рассчитаем номинальный коэффициент в днях для компании, в которой работает 150 человек:

Номинальный РФВ = 247 х 150 = 37 050 чел/дней

Если коэффициент необходимо рассчитать в часах, берем количество часов для 40-часосвой трудовой недели:

Номинальный РФВ = 1 972 х 150 = 295 800 чел/час

Максимальный фонд рабочего времени

Максимальный ФРВ поможет узнать среднюю стоимость рабочего часа (дня) и включает в себя количество часов (дней), которые сотруднику необходимо отработать на протяжении определенного периода. В расчет берите только будние дни, исключая из него праздничные, выходные, а также дни отпуска. То есть данный показатель отражает максимум часов или дней, которые должен отработать сотрудник на протяжении периода. При необходимости вы можете рассчитать годовой, полугодовой, квартальный, месячный или недельный коэффициент.

Чтобы рассчитать максимальный фонд трудового времени, применяется такая формула:

Максимальный ФРВ = Количество будних дней в году х Численность сотрудников – Количество дней отпуска

Поможет определить общее число трудовых дней в году производственный календарь. При расчете показателя из общего числа будних дней достаточно вычесть дни отпусков (основных и дополнительных).

Например, чтобы определить максимальный ФРВ на 2025 год для компании, в которой работает 150 человек, необходимо сделать следующее:

1. Взять будние дни в 2025 году по производственному календарю – 247 дней.
2. Перемножить рабочие дни на численность сотрудников: 247 х 150 = 37 050 чел./дней.
3. Рассчитать, какова общая продолжительность отпусков всех сотрудников. Если они ходят в отпуска на 28 календарных дней, тогда у 150 человек общая продолжительность отпуска достигнет 4 200 дней (150 человек х 28 дней).
4. Вычесть из общего количества трудовых дней количество отпускных дней всех сотрудников: 37 050 – 4 200 = 32 0850 чел./дней.

Если необходимо рассчитать максимальный ФРВ в часах, берите из производственного календаря количество рабочих часов в году с учетом количества часов, которые сотрудник должен отработать за неделю. Если работники компании трудятся по 40 часов в неделю, то на протяжении 2025 года рабочее время для каждого из них составит 1 972 часа. Но учтите, что это общее количество часов на сотрудника, который работает по 8 часов в день. Из данного показателя необходимо вычесть часы отпуска.

Плановый фонд рабочего времени

Плановый фонд рабочего времени оценивают, чтобы установить необходимую численность работников и для учета периодов работы. При вычислении показателя необходимо учитывать планируемые дни невыхода на работу. К таким дням можно отнести:

• дни отпусков (основных и дополнительных);
• дни учебных отпусков;
• потери трудового времени, возникающие из-за сокращения рабочих часов по трудовому договору (например, в связи с вредными или опасными условиями труда);
• запланированные дни невыхода сотрудников на работу в связи с болезнью (берется средняя величина за аналогичный период прошлых лет) и прочее.

Данный перечень может быть пополнен и другими причинами (командировки, прогулы, отпуска за свой счет). Полный их перечень работодатель может установить сам.

Делаем вывод, что дни невыхода на работу определяются по средним показателям за прошлые периоды, а также в соответствии с ТК РФ. Чтобы рассчитать плановый коэффициент, можете применять такую формулу:

Плановый ФРВ = Номинальный ФРВ – Планируемые невыходы на работу

Обращаем ваше внимание, в данной формуле мы не учитываем среднесписочную численность работников, так как мы уже учли ее при расчете номинального ФРВ. Если вы его не рассчитывали, формула будет такой:

Плановый ФРВ = Число рабочих дней в периоде х Среднесписочная численность работников — Планируемые невыходы на работу

Приведем пример расчета коэффициента на 2025 год для компании, в которой работает 150 человек по восьмичасовому графику. Сначала посчитаем планируемые невыходы на работу:

• Для каждого из 150 сотрудников запланирован очередной отпуск в размере 28 календарных дней. Всего на отпуска уйдет 4 200 дней (150 х 28).
• Двое сотрудников обучаются заочно, для чего 2 раза в год берут учебные отпуска по 45 дней. Всего за год на учебные отпуска запланировано 180 дней (45 х 4).
• Общая продолжительность больничных листков, открытых в 2024 году, составила 158 дней. Запланируем аналогичный показатель на 2025 год.

Тогда общие невыходы на работу в 2025 году составят 4 538 дней (4 200 + 180 + 158).

Годовой ФРВ =  247 х 150 – 4 538 = 32 512 чел./дней

Фактически отработанный фонд рабочего времени

Путем сравнения фактического фонда отработанного времени с плановым коэффициентом вы определите уровень использования трудовых ресурсов предприятия, потребность в дополнительном персонале.

Посчитать фактический ФРВ поможет табель. Для расчета показателя можете воспользоваться такой формулой:

Фактический ФРВ = (Номинальный ФРВ в днях – Потери трудового времени в днях) х Длительность смены в часах – Внутрисменные потери трудовых часов

В потерях трудового времени в днях учитывайте:

• фактическую длительность основных и дополнительных отпусков в днях;
• дни больничных листов;
• дни учебных отпусков;
• дни простоя;
• дни отпуска за свой счет;
• дни выполнения государственных и общественных заданий, работ;
• прогулы.

Во внутрисменные потери трудовых часов включайте:

• опоздания;
• внутрисменные простои;
• часы сокращения продолжительности трудового дня отдельным категориям работников (допустим, кормящим мамам, несовершеннолетним и прочее).

Вычислим фактический ФРВ за первое полугодие 2025 года для организации, в которой трудится 150 человек. Сначала посчитаем дни, составляющие потери рабочего времени:

• За указанный период основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней использовало 125 человек. В общей сложности они отгуляли 3 500 дней (125 х 28).
• Дополнительные отпуска продолжительностью по 3 дня использовало 9 сотрудников. Всего в первом полугодии 2025 года на дополнительные отпуска ушло 27 дней (3 х 9).
• Общая продолжительность больничных листков в рассматриваемом периоде достигла 98 дней.
• Два человека брали отпуск за свой счет общей продолжительностью 12 дней.

Всего потери трудового времени в днях составили 3 637 дней (3 500 + 27 + 98 + 12).

Внутрисменные потери трудовых часов образовались за счет опозданий. В общей сложности за полгода они составили 15 часов или 0,1 часа на человека за указанный период (15 / 150).

Далее находим номинальный показатель за первое полугодие 2025 года, в котором всего 117 рабочих дней:

Номинальный ФРВ = 117 х 150 = 17 550 чел./день.

Тогда фактический ФРВ за полгода составит:

Фактический ФРВ = (17 550 – 3 657) Х 8 – 0,1 = 109 754,7 чел./час.

Чтобы определить показатель в человеко-днях, делим полученный результат на продолжительность смены:

109 754,7 / 8 = 13 719,4 чел./дней.