Форма 6-НДФЛ: особенности представления, примеры заполнения

Компании и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц, признаются налоговыми агентами и должны регулярно сдавать расчет 6-НДФЛ. Обо всех нюансах заполнения и представления в налоговую инспекцию данного отчета, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Сроки и порядок сдачи расчета
2. Форма 6-НДФЛ
3. Нулевой 6-НДФЛ: нужно ли сдавать
4. Зарплата в 6-НДФЛ
5. Выплаты ГПХ в 6-НДФЛ
6. Отпуск в 6-НДФЛ
7. Больничный лист в 6-НДФЛ
8. Дивиденды в 6-НДФЛ
9. Матвыгода в 6-НДФЛ
10. Материальная помощь в 6-НДФЛ
11. 6-НДФЛ по обособленному подразделению
12. 6-НДФЛ при реорганизации
13. Излишне удержанный налог в 6-НДФЛ
14. Контрольные соотношения 6-НДФЛ
15. Пример заполнения 6-НДФЛ в 2026 году
16. Образец заполнения 6-НДФЛ
17. Штрафы за нарушение порядка сдачи 6-НДФЛ и ошибки в нем
18. Сроки и порядок проведения камеральной проверки 6-НДФЛ
19. Корректировка 6-НДФЛ

Сроки и порядок сдачи расчета

Расчет 6-НДФЛ нужно сдать в ИФНС (п. 2 ст. 230 НК РФ).
• за I квартал – не позднее 25 апреля;
• за полугодие – не позднее 25 июля;
• за 9 месяцев – не позднее 25 октября;
• за год – не позднее 25 февраля следующего года.

Если соответствующая дата выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, то документ нужно направить в налоговую не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Форму 6-НДФЛ сдают в ИФНС по месту учета организации, а за работников обособленного подразделения – по месту нахождения такого подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина России от 21.08.2025 № 03-03-06/1/81614, ФНС России от 03.07.2020 № БС-4-11/10794@).

Расчет больше чем на 10 человек следует направить в электронном виде по ТКС, при меньшей численности его можно сдать на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За несоблюдение способа подачи документа налогоплательщика могут оштрафовать на 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Форма 6-НДФЛ

Форма расчета 6-НДФЛ, порядок ее заполнения и формат предоставления сведений в электронной форме утверждены Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Нулевой 6-НДФЛ: нужно ли сдавать

Если компания не начисляла и не выплачивала физлицам доходы, с которых нужно платить налог, то нулевой расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно. Однако если он будет представлен, то налоговая инспекция примет документ (Письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@). Данные разъяснения касаются прежней формы 6-НДФЛ, однако, думаем, что они по-прежнему актуальны.

Если принято решение не сдавать нулевой отчет, то во избежание санкций со стороны налоговиков, целесообразно уведомить об этом ИФНС, объяснив причину непредставления расчета.

Зарплата в 6-НДФЛ

Заработная плата, в том числе аванс по ней, отражается в расчете 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором денежные средства были выплачены сотруднику фактически. При этом не имеет значения, за какой месяц были произведены начисления (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Расчет 6-НДФЛ состоит из:
• титульного листа;
• раздела 1;
• раздела 2;
• справки о доходах и суммах НДФЛ (Приложение № 1 к расчету).

Раздел 1 заполняется отдельно по каждому КБК. В составе обобщенных показателей нужно включить налог, который был удержан с заработной платы и аванса по ней в течение отчетного (налогового) периода. Кроме того, необходимо прописать суммы НДФЛ, удержанные в последнем квартале с разбивкой по срокам перечисления (п.п. 24, 25 Порядка № ЕД-7-11/649@).

Раздел 2 расчета заполняют отдельно для каждой комбинации КБК и ставки налога (п. 27 Порядка № ЕД-7-11/649@).

Отметим, что к выплатам в пользу сотрудников применяется прогрессивная шкала ставки НДФЛ. А у каждой ставки есть свой КБК. Для удобства приведем их в таблице.

Ставка НДФЛ	Облагаемый доход, рублей в год	КБК
13 процентов	до 2,4 млн	182 1 01 02010 01 1000 110
15 процентов	от 2,4 млн до 5 млн	182 1 01 02080 01 1000 110
18 процентов	от 5 млн до 20 млн	182 1 01 02150 01 1000 110
20 процентов	от 20 млн до 50 млн	182 1 01 02160 01 1000 110
22 процента	свыше 50 млн	182 1 01 02170 01 1000 110

В разделе 2 расчета, в частности, указывают:
• в строке 100 ставку, по которой исчислен налог (например, «13»);
• строке 105 – КБК;
• строке 110 – количество физлиц, получивших облагаемый доход в отчетном (налоговом) периоде, в том числе зарплату;
• строке 120 – общую сумму дохода (включая зарплату), которая была получена физлицами за отчетный (налоговый) период;
• строке 130 – сумму предоставленных в отчетном (налоговом) периоде налоговых вычетов и расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Здесь учитываются, в том числе вычеты на детей;
• строке 131 – налоговую базу по НДФЛ за отчетный (налоговый) период;
• строке 140 – НДФЛ, исчисленный за отчетный (налоговый) период (включая налог с выплаченной зарплаты). Он равен произведению ставки из строки 100 и суммы налоговой базы, указанной в строке 131;
• строке 160 – НДФЛ, удержанный за отчетный (налоговый) период (включая налог с выплаченной зарплаты). В строках 161 — 166 прописывается налог, удержанный в последнем квартале отчетного (налогового) периода, в разбивке по соответствующим периодам его удержания.

При необходимости заполняются и другие строки раздела.

При оформлении формы 6-НДФЛ за год сведения о зарплате, вычетах и НДФЛ также нужно указать в разделах 2, 3 Справки о доходах и суммах налога физлиц и Приложении к ней. Для отражения заработной платы в Приложении используется код «2000».

Выплаты ГПХ в 6-НДФЛ

Выплаты по гражданско-правовым договорам включают в форму 6-НДФЛ в общем порядке, который мы разобрали выше на примере зарплаты. Сумму вознаграждения нужно включать в расчет, начиная с отчетного периода, в котором она была выплачена физлицу (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При этом дата подписания акта выполненных работ, оказанных услуг значения не имеет (Письма ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20365 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 16.01.2019 № 20-15/003917@).

В 6-НДФЛ не включают суммы выплат по договорам ГПХ, с которых компания (ИП) не удерживает налог. В частности, когда:
• договор подписан с индивидуальным предпринимателем;
• по договору приобретается имущество у физлиц. Исключение составляют выплаты по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.

По таким доходам физлица самостоятельно отчитываются в ИФНС (пп. 1 п. 1, п. 5 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 3 ст. 228 НК РФ).

При заполнении формы 6-НДФЛ за год сведения о выплатах по договорам ГПХ и НДФЛ с них включаются в Справки о доходах и суммах налога физлица. При их отражении в Приложении к справке используется код «2010».

Отпуск в 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ включают информацию об отпускных, которые были выплачены в отчетном (налоговом) периоде по общим правилам. Например, выплаты к отпуску, приходящемуся на январь, которые были произведены в декабре, следует отразить в годовом расчете.
При заполнении Приложения к Справке о доходах и суммах налога физлица используется код «2012».

Больничный лист в 6-НДФЛ

Пособие по временной нетрудоспособности отражается в форме 6-НДФЛ в том периоде, в котором оно было выплачено по общим правилам (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Например, если сотрудник болел в июне, а больничный ему был оплачен в июле, то сумму пособия нужно отразить в расчете за 9 месяцев.

Работодатель рассчитывает и выплачивает пособие, а также исчисляет и удерживает налог с него только за первые 3 дня нетрудоспособности сотрудника. Начиная с 4-го дня болезни, выплату производит СФР. Он же удерживает НДФЛ (п. 1 ч. 2 ст. 3, ч. 1 ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ, пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 1, 3, 4 ст. 226 НК РФ). Таким образом, работодатель включает в расчет 6-НДФЛ сумму пособия и удержанного с него налога исключительно за первые 3 дня больничного.

В Приложении к Справке о доходах и суммах налога физлица пособие по временной нетрудоспособности обозначается кодом «2300».

Дивиденды в 6-НДФЛ

Если компания выплатила дивиденды физлицам-резидентам РФ, то она должна рассчитать налоговую базу отдельно от других видов доходов, например, зарплаты. Даже в том случае, если они облагаются налогом по одной ставке (пп. 3 п. 6 ст. 210, п. п. 2, 3 ст. 214, п. 1.1 ст. 225 НК РФ).

Для НДФЛ с дивидендов налоговых резидентов РФ установлены отдельные КБК:
• 182 1 01 02130 01 1000 110 – для суммы налога, не превышающей 312 тыс. рублей;
• 182 1 01 02140 01 1000 110 – для суммы налога свыше 312 тыс. рублей.

Для НДФЛ с дивидендов нерезидентов, рассчитанного по ставке 15 процентов, используется КБК – 182 1 01 02010 01 1000 110.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ необходимо заполнить отдельно по каждому КБК. Раздел 2 составляют в отношении каждой комбинации КБК и ставки налога (п. 27 Порядка № ЕД-7-11/649@).

При заполнении Приложения к Справке о доходах и суммах налога физлица для отражения таких выплат используется код «1010».

Если до 31 января года, следующего годом, за который подается форма 6-НДФЛ, налог удержать невозможно, его отражают в строке 170 раздела 2. Это возможно, например, если дивиденды были выплачены в натуральной форме и денежные выплаты в пользу физлица не производились.

Если компания сама получает дивиденды, то она должна учесть исчисленный и удержанный налог на прибыль в отношении полученных ею дивидендов при расчете НДФЛ с дивидендов физлица (п. 3.1 ст. 214 НК РФ). В этом случае:

1. В разделе 1 формы 6-НДФЛ нужно указать сумму налога, удержанного с выплаченных дивидендов с учетом уменьшения на сумму налога на прибыль организаций, подлежащую зачету. Если до проведения зачета сумма исчисленного с дивидендов НДФЛ за налоговый период превышала 312 тыс. рублей, то раздел 1 следует заполнить отдельно для каждого КБК: 182 1 01 02140 01 1000 110 – в части НДФЛ, превышающего 312 тыс. рублей и 182 1 01 02130 01 1000 110 – в части налога, который не превышает эту сумму. Если после зачета сумма НДФЛ к удержанию не превышает 312 тыс. рублей, то в разделе 1 расчета, который заполнен по КБК 182 1 01 02140 01 1000 110, в строке 020 ставится «0» (Письмо ФНС России от 30.03.2021 № БС-4-11/4206@). Несмотря на то, что разъяснения даны в отношении устаревшей формы 6-НДФЛ, думаем, что они, по-прежнему, применимы.

2. В разделе 2 формы 6-НДФЛ нужно прописать:
• в строке 140 – сумму исчисленного налога в полном размере;
• в строке 155 – сумму налога на прибыль, которая была принята к зачету;
• в строке 160 – сумму удержанного налога (с учетом уменьшения на сумму налога на прибыль организаций, подлежащую зачету) с разбивкой по соответствующим периодам удержания в строках 161 – 166.

Если до проведения зачета сумма исчисленного НДФЛ с дивидендов за налоговый период превышала 312 тыс. рублей, то раздел 2 заполняется отдельно для комбинации «ставка 13 процентов, КБК 182 1 01 02130 01 1000 110» и комбинации «ставка 15 процентов, КБК 182 1 01 02140 01 1000 110».

Если после проведения зачета сумма налога к удержанию не превышает 312 тыс. рублей, то в строке 160 раздела 2 следует прописать:
• сумму удержанного НДФЛ с учетом зачета – при заполнении раздела по ставке 13 процентов;
• «0» – при заполнении раздела по ставке 15 процентов.

Матвыгода в 6-НДФЛ

При составлении расчета 6-НДФЛ нужно учитывать, что налог с материальной выгоды от экономии на процентах исчисляют на момент фактического получения дохода. Им признается последний день каждого месяца в течение действия кредитного соглашения. Удержание исчисленной суммы производится за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом физлицу в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (пп. 7 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Рассчитывают налоговую базу и НДФЛ по этому основанию отдельно от остальных доходов. Налоговые вычеты не применяют (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Ставка НДФЛ зависит от вида матвыгоды и статуса налогоплательщика. Она составляет (п. п. 2, 3 ст. 224 НК РФ):
• 35 процентов – для налоговых резидентов РФ (в этом случае используется тот же КБК, что и для ставки 13 процентов основной прогрессивной шкалы — 182 1 01 02010 01 1000 110);
• 30 процентов – для нерезидентов РФ (КБК — 182 1 01 02010 01 1000 110).

Налог с материальной выгоды, которая получена при покупке товаров, работ, услуг у взаимозависимого лица рассчитывают на день покупки по (пп. 2 п. 1, п. 3 ст. 212, пп. 3 п. 1 ст. 223, п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ):
• основной прогрессивной ставке – для резидентов;
• ставке 30 процентов – для нерезидентов.

Доход в виде материальной выгоды при покупке товаров, работ услуг, полученный резидентом, налоговый агент включает в налоговую базу, которая определяется нарастающим итогом с начала года по основной прогрессивной ставке, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ. К нему применяются налоговые вычеты.

С дохода в виде материальной выгоды, полученного нерезидентом, НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без уменьшения на налоговые вычеты (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Налог с матвыгоды, которая была получена при покупке ценных бумаг и долей в уставном капитале по цене ниже рыночной, рассчитывают на день покупки по ставкам (пп. 3 п. 1, п. 4 ст. 212, пп. 3 п. 1 ст. 223, п. п. 1.1, 3 ст. 224 НК РФ, Письма ФНС России от 14.09.2021 № БС-4-11/13022@, Минфина России от 02.12.2019 № 03-04-07/93352 (направлено Письмом ФНС России от 13.08.2020 № СД-4-11/13059@)):
• 13 (15) процентов – для резидентов. Ставка 15 процентов применяется к суммам, указанным в п. 6 ст. 210 НК РФ налоговых баз, которые превышают 2,4 млн рублей;
• 30 процентов – для нерезидентов.

Доход в виде материальной выгоды, полученный резидентом, налоговый агент включает в налоговую базу, которая определяется нарастающим итогом с начала года по ставке, установленной п. 1.1 ст. 224 НК РФ (п. 6 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ). К материальной выгоде:
• по ценным бумагам применяются налоговые вычеты, предусмотренные пп. 1 п. 1 ст. 219.1 и ст. 220.1 НК РФ;
• по долям в уставном капитале – вычет, установленный пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ.

С дохода в виде материальной выгоды, полученного нерезидентом НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без уменьшения на налоговые вычеты (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ).

В разделе 1 формы 6-НДФЛ отражается:
• общая сумма налога, удержанного в отчетном (налоговом) периоде. В нее включается сумма налога, удержанного с материальной выгоды;
• налог (включая НДФЛ с материальной выгоды), который удержан в последние 3 месяца отчетного (налогового) периода, в разбивке по соответствующим периодам удержания.

Раздел 2 заполняется отдельно для каждой комбинации ставки налога и КБК. В нем отражают сумму материальной выгоды, если дата ее фактического получения приходится на отчетный период. Удержанный с нее налог указывают в расчете за тот период, на который пришлась дата его удержания. При этом:
• в строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ проставляют соответствующую ставку налога;
• в строке 110 – количество физических лиц, которые получили от компании облагаемый доход, в том числе в виде материальной выгоды;
• в строке 120 – общую сумму выплаченного дохода. В нее включается сумма материальной выгоды, дата фактического получения которой приходится на этот отчетный (налоговый) период;
• в строке 130 – общую сумму предоставленных налоговых вычетов и расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход. Отметим, что в отношении матвыгоды от экономии на процентах такие вычеты не предусмотрены;
• в строке 140 – налог, исчисленный за отчетный (налоговый) период, в который входит и НДФЛ, исчисленный с материальной выгоды;
• в строке 160 – налог, который был удержан в отчетном (налоговом) периоде, в который входит и НДФЛ, удержанный с матвыгоды.

Пример
В компании выдаются льготные займы сотрудникам-резидентам. В этом случае по материальной выгоде необходимо заполнить отдельный раздел 2 расчета 6-НДФЛ с КБК 182 1 01 02010 01 1000 110 и ставкой 35 процентов. При заполнении документа, например, за 9 месяцев:
• в строке 120 проставляют размер материальной выгоды, исчисленной за январь-сентябрь;
• в строке 140 – сумму налога, исчисленную с матвыгоды;
• в строке 160 – сумму удержанного налога. Причем данная сумма может не совпадать с суммой исчисленного налога, так как НДФЛ с материальной выгоды за сентябрь будет удержан в следующем квартале.

При заполнении Приложения к Справке о доходах и суммах налога физлица для материальной выгоды, полученной:
• от экономии на процентах используется код 2610;
• от приобретения товаров, работ, услуг – 2630;
• от приобретения ценных бумаг – 2640;
• от приобретения производных финансовых инструментов – 2641;
• от приобретения цифровых финансовых активов и (или) цифровых прав, включающих одновременно цифровые финактивы и утилитарные цифровые права – 2650;
• от приобретения ценных бумаг, полученных в результате их мены на цифровые финансовые активы и (или) цифровые права, включающие одновременно цифровые финактивы и утилитарные цифровые права – 2651.

Материальная помощь в 6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ отражается только та материальная помощь, которая облагается подоходным налогом. В том числе, матпомощь, которая превысила необлагаемый размер, установленный НК РФ. Например, если выплата при рождении ребенка составила более 1 млн рублей (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Если помощь не облагается налогом полностью, то включать ее в расчет не нужно. Например, речь идет о выплате, произведенной в связи со смертью работника или члена его семьи (п. 8 ст. 217 НК РФ, Письма ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 4), от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@). Думаем, что данные разъяснения, по-прежнему, применимы.

При заполнении раздела 2 формы 6-НДФЛ:
• в строке 120 в общую сумму дохода нужно включить весь размер оказанной материальной помощи;
• в строке 130 сумма предоставленных в отчетном (налоговом) периоде налоговых вычетов и расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход, должна содержать в себе необлагаемый размер помощи (например, 1 млн рублей при рождении ребенка).

При заполнении Приложения к Справке о доходах и суммах налога физлица в общем случае используется код «2760». Для выплат сотруднику при рождении ребенка применяется код «2762». Материальная помощь, оказанная лицам, которые не являются сотрудниками, обозначается кодом «2710».

6-НДФЛ по обособленному подразделению

Нередко возникает вопрос, куда сдавать расчет 6-НДФЛ, если у компании есть обособленные подразделения. Отчет следует заполнить и направить в ИФНС отдельно по каждому из них (Письма Минфина России от 21.08.2025 № 03-03-06/1/81614, ФНС России от 03.07.2020 № БС-4-11/10794@). Документ нужно представить в инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если у компании таких подразделений несколько, и они расположены в одном муниципальном образовании, то отчитаться можно в налоговый орган по месту нахождения одного из них. Если на территории одного муниципалитета находится и сама фирма и ее подразделения, то сдать расчет 6-НДФЛ можно по месту учета фирмы или одного из ее подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ, Информация ФНС России «Представлять формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ стало проще»).

При заполнении расчета 6-НДФЛ в титульном листе нужно проставить (п. 21 Порядка № ЕД-7-11/649@):
• в поле «КПП» – КПП, присвоенный компании по месту нахождения ее обособленного подразделения, по месту учета которого сдается отчет, либо КПП ответственного лица;
• в поле «Представляется в налоговый орган (код)» – четырехзначный код налогового органа, в который подается расчет;
• в поле «По месту нахождения (учета) (код)» – код места представления отчета налоговым агентом;
• в поле «(налоговый агент)» – наименование компании;
• в поле «Код по ОКТМО» – код по ОКТМО муниципального образования, в котором находится обособленное подразделение, выбранное для сдачи отчетности.

Если есть сотрудники, которые получают зарплату и в головной организации (по основному месту работы), и в ее обособленном подразделении (по месту совмещения должности), то при составлении расчета 6-НДФЛ есть особенности. Например, работнику за год головная организация выплатила 2,4 млн рублей, а обособленное подразделение — 500 тыс. рублей. В этом случае:
• в разделе 2 расчета, который составляется по головной организации, нужно указать сумму начисленных сотруднику выплат, облагаемых по ставке 13 процентов, в размере 2,4 млн рублей, а также исчисленную и удержанную сумму налога – 312 тыс. рублей;
• в разделе 2 расчета, подаваемого по обособленному подразделению, следует проставить сумму начисленных выплат, облагаемых по ставке 15 процентов, в размере 500 тыс. рублей, а также прописать исчисленную и удержанную сумму налога – 75 тыс. рублей.

В остальном расчет по обособленному подразделению заполняется в том же порядке, что и по самой фирме.

6-НДФЛ при реорганизации

Если реорганизованная фирма продолжает свою деятельность, например, если к ней присоединили другую компанию, то она сдает 6-НДФЛ самостоятельно в обычном порядке.

Если организация прекращает свою деятельность, например, ее присоединили к другой компании, то она должна сдать расчет за последний налоговый период до окончания реорганизации. Если компания это не сделает, то отчитаться за нее должен правопреемник по месту своего учета (п. 5 ст. 230 НК РФ).

Если после реорганизации деятельность начнет вести новая фирма, например, в случае разделения или выделения, то она сдает форму 6-НДФЛ в обычные сроки. А первый налоговый период начинается для нее с момента государственной регистрации (п. 3.5 ст. 55 НК РФ).

При заполнении расчета 6-НДФЛ реорганизованная компания и фирма-правопреемник должны учитывать следующие особенности при заполнении титульного листа (п.п. 7, 9 п. 21 Порядка № ЕД-7-11/649@).

В поле «Отчетный период (код)» необходимо проставить один из следующих кодов:
• 51 – если реорганизация завершена в январе — марте;
• 52 – в апреле — июне;
• 53 – в июле — сентябре;
• 90 – в октябре – декабре.

В поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Закрытие обособленного подразделения (код)» – один из следующих:
• 1 – в случае реорганизации в форме преобразования;
• 2 – при слиянии;
• 3 – при разделении;
• 5 – при присоединении;
• 6 – при разделении с одновременным присоединением.

В поле «ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения» реорганизуемая компания ставит прочерки, а фирма-правопреемник указывает ИНН и КПП реорганизованной организации (ее обособленного подразделения).
Организация-правопреемник на титульном листе (пп. 5 — 7, 10 п. 21 Порядка № ЕД-7-11/649@):
• в поле «Представляется в налоговый орган (код)» проставляет код налогового органа, в котором состоит на учете по месту своего нахождения;
• в поле «По месту нахождения (учета) (код)» – «215»;
• в поле «(налоговый агент)» – наименование реорганизованной организации (ее обособленного подразделения);
• в поле «код по ОКТМО» – код по ОКТМО по месту нахождения реорганизованной фирмы (ее обособленного подразделения).

Излишне удержанный налог в 6-НДФЛ

Для отражения излишне удержанного налога в расчете 6-НДФЛ предназначена строка 180 раздела 2. В нее вносят обобщенную сумму НДФЛ по всем работникам, которым налог еще не был возвращен. Примером может служить ситуация, когда налог был рассчитан по более высокой ставке либо не был применен соответствующий вычет. Также в строку 180 включают переплату, возникшую из-за изменения налогового статуса физлица, например, когда нерезидент стал резидентом (пп. 21 п. 28 Порядка № ЕД-7-11/649@). Обобщенные данные рассчитывают нарастающим итогом. То есть в отчете за 9 месяцев следует указать сумму излишне удержанного налога за период с января по сентябрь (включительно).

Если излишне уплаченный налог был возвращен сотруднику в том же налоговом периоде, то включать его в строку 180 раздела 2 не нужно. Значение данной строки уменьшают на:
• возвращенный налог, который отражен в строках 190 – 196 расчета;
• излишне удержанный НДФЛ, который зачтен в счет будущих платежей.

Контрольные соотношения 6-НДФЛ

Перед сдачей расчета 6-НДФЛ в ИФНС его нужно проверить при помощи контрольных соотношений, утвержденных Приказом ФНС России от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@. Они помогут выявить:
• отрицательные значения сумм налога, подлежащих уплате в бюджет, в случае, когда порядком заполнения не предусмотрено (недопустимо) их указание (п. 7.5 Перечня контрольных соотношений № ЕД-7-3/164@);
• несоответствия в разделе 1 6-НДФЛ. Сумма удержанного налога должна быть больше суммы возвращенного налога либо равна ей (п. 7.6 Перечня контрольных соотношений № ЕД-7-3/164@).

Также для проверки целесообразно использовать контрольные соотношения, направленные Письмом ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@. При этом нужно учитывать, что (Письма ФНС России от 05.04.2024 № БС-4-11/4009@, от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@):
• соотношение 1.13 больше не применяется;
• соотношение 1.11 применяется с учетом соотношения 1.10;
• если соотношение 1.14 не выполняется, то удержанная сумма НДФЛ завышена.

Кроме того среднюю зарплату в компании, рассчитанную по данным Приложений № 1 к расчету 6-НДФЛ, следует сравнить со средней зарплатой по отрасли в регионе. Если она окажется ниже, то инспекторы могут потребовать пояснения и вызвать директора компании в ИФНС. Если отклонение составит больше 35 процентов, то налоговики сообщат об этом в комиссию по нелегальной занятости и трудовую инспекцию (п. 1.18 Контрольных соотношений № БС-4-11/15922@, Письмо Минфина от 12.11.2019 № 03-02-08/87183, Приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н).

Пример заполнения 6-НДФЛ в 2026 году

Ниже представлен пример заполнения расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года при следующих данных.
В ООО «Гамма» трудится 4 сотрудника. Они все являются гражданами России.
За полугодие 2026 года были произведены следующие операции:
• с 1 января по 31 марта выплачены доходы в размере 600 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 78 тыс. рублей;
• с 1 по 22 апреля выплачены доходы в размере 100 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 13 тыс. рублей;
• с 23 по 30 апреля выплачены доходы в размере 30 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 3,9 тыс. рублей;
• с 1 по 22 мая выплачены доходы в размере 150 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 19,5 тыс. рублей;
• с 23 по 31 мая выплачены доходы в размере 40 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 5,2 тыс. рублей;
• с 1 по 22 июня выплачены доходы в размере 160 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 20,8 тыс. рублей;
• с 23 по 30 июня выплачены доходы в размере 20 тыс. рублей. С них удержан НДФЛ – 2,6 тыс. рублей.

Налоговые вычеты сотрудникам не предоставлялись.

По ссылке можно посмотреть Пример заполнения 6 НДФЛ в 2026 году.

Образец заполнения 6-НДФЛ

По ссылке можно скачать Образец заполнения 6 НДФЛ.

Штрафы за нарушение порядка сдачи 6-НДФЛ и ошибки в нем

Штраф за не вовремя сданный расчет 6-НДФЛ составит 1 тыс. рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Кроме того сотрудника, ответственного за представление документа, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если опоздать с подачей расчета более чем на 20 рабочих дней, инспекция может приостановить операции компании (ИП) по счетам в банке, по счету цифрового рубля и переводы электронных денег (п. 6 ст. 6.1, пп. 1 п. 3, п. 11 ст. 76 НК РФ).

Если налоговики обнаружат в расчете 6-НДФЛ недостоверные сведения, то могут наложить штраф 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Недостоверными сведениями могут быть признаны любые заполненные реквизиты, содержащие некорректные данные (Письмо ФНС России от 20.04.2021 № БС-4-11/5345@). Наложить штраф могут, в частности, за ошибки в (п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515):
• персональных данных физлиц;
• кодах доходов и вычетов;
• суммовых показателях и так далее.

Размер штрафа могут снизить, если указание некорректных данных не привело к уменьшению суммы НДФЛ, которую нужно перечислить в бюджет, или нарушению прав граждан (пп. 3 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, Письмо ФНС России от 14.07.2021 № БС-4-11/9883@).

При самостоятельном обнаружении ошибок, рекомендуется сдать уточненный расчет. Сделать это нужно до того, как налоговый агент узнал, что ИФНС обнаружила в расчете недостоверные сведения. В этом случае компанию (ИП) не оштрафуют по п. 1 ст. 126.1 НК РФ (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Сроки и порядок проведения камеральной проверки 6-НДФЛ

В ходе камеральной проверки налоговики оценивают правильность заполнения расчета 6-НДФЛ. Срок ее проведения – 3 месяца с момента представления документа (п. 2 ст. 88 НК РФ).

При правильном составлении 6-НДФЛ, налоговики не вправе затребовать какие-либо дополнительные документы (п. 7 ст. 88 НК РФ). В этом случае они проводят проверку на основании тех данных, которыми располагают. В таком случае акт камеральной проверки не составляется, а сама проверка считается оконченной по истечении трех месяцев.

Если в расчете найдены ошибки, противоречия с другой отчетностью, ИФНС вправе потребовать пояснения или исправления документа. Выполнить такие требования нужно в течение 5-ти рабочих дней (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 88 НК РФ).

Вместе с пояснениями или исправлениями налоговый агент может представить регистры налогового, бухгалтерского учета и другие документы, которые подтвердят достоверность указанных в расчете сведений (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Если при камеральной проверке будет выявлена неудержанная сумма налога, нарушения в сроках перечисления денежных средств, другие правонарушения, за которые может быть наложен штраф, то по окончанию проверки составляют акт (п. 5 ст. 88, п. 1 ст. 100 НК РФ). Это происходит в течение 10 рабочих дней. Налоговому агенту его должны передать в течение 5-ти рабочих дней с момента составления (п. 6 ст. 6.1, п. п. 1, 5 ст. 100 НК РФ).
В случае несогласия с актом, в течение месяца с даты его получения налоговый агент может направить свои письменные возражения (п. 6 ст. 100 НК РФ). После рассмотрения всех материалов будет вынесено решение по проверке (п. 1 ст. 101 НК РФ).

Корректировка 6-НДФЛ

Если в сданном расчете 6-НДФЛ налоговый агент обнаружил, что отразил не все сведения либо допустил ошибки, приводящие к неверному исчислению налога, то он должен внести в документ корректировки и повторно сдать его в ИФНС (п. 6 ст. 81 НК РФ). Желательно это сделать до того, как неточность выявят налоговики. Это позволит избежать штрафа за предоставление недостоверных сведений (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Уточненный отчет составляется по форме, действовавшей в налоговый период, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Если в сданной форме 6-НДФЛ был неверно указан КПП или ОКТМО, то в ИФНС необходимо сдать два отчета (Письмо ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772 — разъяснения даны в период действия прежней формы, однако, думаем, они по-прежнему применимы):
• в одном – необходимо проставить номер корректировки «0—». А затем указать верные значения КПП или ОКТМО и перенести другие сведения из первичного расчета;
• в другом – поставить номер корректировки «1—» и указать ошибочные КПП или ОКТМО из первичного отчета, а в остальных разделах – проставить нули.

Если в расчете были сделаны ошибки в Справках о доходах и суммах налога физлица, то в составе уточненного 6-НДФЛ следует представить их исправленный вариант. Такие справки заполняются, как и первичные, только в них вносятся верные сведения. При этом (п. п. 29, 30, пп. 2 п. 31 Порядка № ЕД-7-11/649@):
• в поле «Номер справки» следует указать номер первичной справки с ошибками;
• в поле «Номер корректировки» — порядковый номер корректировки, например 01, если правки вносятся в документ впервые.

Если Справка о доходах и суммах налога физлица была включена в состав 6-НДФЛ ошибочно, то уточненный расчет должен содержать аннулирующую справку. При этом (п. п. 29, 30, пп. 3 п. 31 Порядка № ЕД-7-11/649@):
• в поле «Номер справки» проставляется номер первичной справки, которую нужно аннулировать;
• в поле «Номер корректировки» — «99».

По нашему мнению, в раздел 1 аннулирующей справки переносятся сведения из первичной справки, а разделы 2 — 4 и Приложение не заполняются. Такие правила действовали в отношении формы 2-НДФЛ, которая похожа на действующую форму справки. Чтобы избежать вопросов со стороны инспекторов, рекомендуем обратиться за разъяснениями в свою ИФНС.