Форматы МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) стала неотъемлемой частью электронного документооборота в России.
В этой статье подробно рассмотрим все актуальные форматы МЧД, их особенности, сферы применения и технические характеристики. Информация особенно полезна руководителям компаний, бухгалтерам, юристам и ИТ-специалистам, которые работают с электронным документооборотом.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Формат МЧД: что это
2. МЧД единого формата 003
3. МЧД в формате XML
4. МЧД в формате SIG
5. Формат МЧД 5.01
6. Формат МЧД 5.03
7. Формат МЧД для ФНС
8. Формат МЧД для Росстата
9. Формат МЧД для СФР

Формат МЧД: что это

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, который подтверждает полномочия сотрудника или представителя действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя в цифровой среде. В отличие от бумажной доверенности МЧД имеет строго определенную структуру и формат, что позволяет информационным системам автоматически считывать и проверять содержащиеся в ней данные.

Основные правила о том, как хранить, применять и  отменять доверенности, содержатся в Постановлении Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.

Форматы МЧД разрабатываются для обеспечения совместимости с различными системами электронного документооборота. Они включают обязательные реквизиты, как то:
— информацию о доверителе (юридическое лицо или ИП);
— данные представителя (сотрудника);
— перечень полномочий;
— срок, в течение которого можно применять данную МЧД;
— возможность передоверия;
— электронную подпись доверителя.
Таким образом, в МЧД присутствуют  все элементы обычной бумажной доверенности, но также она адаптирована и для автоматического прочтения содержащейся в ней информации различными программами. Это полностью согласуется со статьей 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, по которой электронные документы приравнены к бумажным.

МЧД единого формата 003

Формат МЧД 003 (также известный как EMCHD_1) был утвержден 28 марта 2023 года в результате совместной работы ФНС РФ, Минцифры, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты . Этот формат стал универсальным решением для B2B и B2G электронного документооборота.

Основные преимущества формата 003:
— универсальность — подходит для работы с госорганами и контрагентами;
— поддержка передоверия полномочий;
— возможность выдачи полномочий нескольким представителям в одной доверенности;
— увеличенный лимит символов для описания полномочий (до 10 тыс. знаков);
— регистрация в Центральном реестре доверенностей ФНС (ЦПРР ФНС).

Площадки, поддерживающие формат 003:
— Федеральная таможенная служба (ФТС);
— система маркировки «Честный ЗНАК»;
— ЕГАИС (учет алкогольной продукции);
— Росреестр;
— Росаккредитация;
— Росстат;
— Центральный банк РФ;
— Минтруд;
— Минфин;
— Росфинмониторинг;
— Федресурс;
— ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок);
—  многие другие .
Отличия от устаревшего формата 002 заключаются в том, что в формате 003 можно указывать коды полномочий как для госорганов (B2G), так и для контрагентов (B2B).
Кроме того, в новой версии увеличен лимит символов, которыми могут быть описаны  полномочия. Раньше действовало  ограничение 1 тыс. символов, а теперь можно делать текст доверенности более длинным — до 10 тыс. знаков.
Стоит также отметить, что формат 003 предоставляет полную поддержку всех сценариев передоверия по Гражданскому кодексу РФ.
Поддерживается также функция  передоверия через нотариуса (для полномочий в свободной форме).

Создать МЧД формата 003 можно в специализированных сервисах, а также на сайте ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create. Процесс создания включает заполнение данных о доверителе и представителе, указание полномочий и подписание документа КЭП руководителя организации.

МЧД в формате XML

Машиночитаемые доверенности по своей сути являются XML-документами со строго определенной структурой. Формат XML был выбран как стандарт для МЧД благодаря следующим преимуществам:

— так называемая человекочитаемость. Это означает, что XML-файлы можно просматривать и анализировать в текстовых редакторах;
— структурированность. Данные в доверенностях рассматриваемого формата организованы в виде дерева элементов с атрибутами;
— гибкость. Такая доверенность позволяет включать различные типы данных и метаинформацию;
— совместимость, заключающаяся в том, что рассматриваемый формат поддерживается практически всеми современными информационными системами.
Структура XML-файла МЧД включает:
1) заголовок документа с указанием версии XML и кодировки;
2) корневой элемент, определяющий тип доверенности;
3) блок с информацией о доверителе (наименование, ИНН, КПП и др.)
4) блок с данными представителя (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН и др.)
5)  раздел с полномочиями (может содержать коды или текстовое описание);
6) сведения о сроке действия;
7) информация о возможности передоверия;
8) данные электронной подписи.
XML-формат позволяет информационным системам автоматически извлекать необходимые данные из доверенности без ручного ввода, что значительно ускоряет процессы проверки и верификации документов.

МЧД в формате SIG

Формат SIG используется для хранения электронной подписи, которой подписывается машиночитаемая доверенность. Это отдельный файл с расширением .sig, который содержит криптографические данные, подтверждающие подлинность МЧД .

Особенности формата SIG:
— создается в процессе подписания XML-файла МЧД;
— содержит хеш-сумму подписываемого документа;
— включает информацию о сертификате электронной подписи;
— позволяет проверить целостность и неизменность МЧД после подписания.

Процесс работы с SIG-файлом отличается своими особенностями. Руководитель организации подписывает XML-файл МЧД своей квалифицированной электронной подписью. Программное обеспечение создает SIG-файл, содержащий подпись.
При проверке доверенности система сравнивает хэш-сумму XML-файла с данными в SIG-файле, проверяет сертификат подписи на действительность и соответствие доверителю.

Важно понимать, что SIG-файл не является доверенностью — это лишь подтверждение ее подлинности. Для полноценной работы МЧД необходимо наличие как XML-файла с доверенностью, так и SIG-файла с подписью .

В некоторых случаях МЧД может передаваться не в виде файла, а через указание ее идентификатора в реестре ФНС. Однако даже в этом случае проверка подписи осуществляется с использованием SIG-формата на стороне информационной системы.

Формат МЧД 5.01

Формат МЧД 5.01 был одним из первых специализированных форматов, разработанных Федеральной налоговой службой для сдачи налоговой отчетности. Однако в 2025 году этот формат считается устаревшим и более не используется для создания новых доверенностей.

Характеристики формата 5.01:
— разработан специально для взаимодействия с ФНС;
— не поддерживает передоверие полномочий;
— имеет ограниченный набор прав, связанных только с подачей налоговой отчетности;
— доверенность можно создать лишь на конкретного представителя без возможности указания нескольких лиц.
С первого марта 2025 года выпуск новых доверенностей в формате 5.01 невозможен, последним днем, когда их еще принимали, было 28.02.2025. В настоящее время это устаревшая форма, которая больше не используется.
Чтобы и дальше продолжать взаимодействие с ФНС в электронном форме, следует осуществить переход на формат МЧД 5.03.

Сделать это рекомендуется заранее, чтобы избежать проблем при сдаче отчетности после окончания срока действия старых МЧД.

Формат МЧД 5.03

Формат МЧД 5.03 введен в действие с 10 января 2025 года и стал заменой устаревшим форматам 5.01 и 5.02. Это специализированный формат для взаимодействия с Федеральной налоговой службой, который предлагает расширенные возможности по сравнению с предыдущими версиями.

Нововведения формата 5.03:
1) поддержка передоверия полномочий — особенно полезно при работе с подрядчиками;
2) возможность указания нескольких представителей в одной доверенности (например, всех бухгалтеров компании)
3) расширенный набор полномочий, связанных с налоговой отчетностью;
4) совместимость с современными стандартами электронного документооборота.

Процесс перехода на формат 5.03:
— доверенности формата 5.01 действовали до 28 февраля 2025 года;
— доверенности формата 5.02 можно использовать до окончания их срока;
— все новые доверенности для ФНС должны создаваться только в формате 5.03.

Важно отметить, что с 1 марта 2025 года налоговую отчетность также можно сдавать с использованием универсального формата 003 .

Формат МЧД для ФНС

Федеральная налоговая служба принимает машиночитаемые доверенности в двух основных форматах:
1) в специализированном формате 5.03, который разработан специально для налоговой отчетности;
2) в универсальном формате 003, который тестируется ФНС в 2025 году.

Основные требования, которые ФНС предъявляет к МЧД:
— доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью руководителя организации;
— необходима регистрация МЧД в реестре ФНС;
— должна содержать четкое описание полномочий, связанных с налоговой отчетностью;
— может включать несколько представителей (для формата 5.03).

Процесс работы с МЧД для ФНС начинается с того, что руководитель создает доверенность в специализированном сервисе и подписывает ее своей КЭП.
Далее МЧД нужно зарегистрировать в реестре ФНС. После этого доверенность можно использовать.
Представитель подтверждает свои полномочия МЧД вместе со своей электронной подписью при сдаче отчетности.

Особенности для разных типов налогоплательщиков:
— юридические лица оформляют МЧД на сотрудников или аутсорсинговые компании;
— индивидуальные предприниматели могут действовать без МЧД, используя свою личную подпись;
— руководители организаций также не нуждаются в МЧД, так как используют подпись с реквизитами юрлица ( ст. 17.1-17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
С 2025 года ФНС активно развивает использование единого формата 003 для налоговых целей, что в перспективе может привести к полному отказу от специализированного формата 5.03.

Формат МЧД для Росстата

Росстат начал обязательную проверку машиночитаемых доверенностей при подаче статистической отчетности с 1 мая 2025 года (первоначально планировалось с 1 марта). Для работы с Росстатом можно использовать универсальный формат МЧД 003.

Особенности МЧД для Росстата:
— принимается единый формат 003;
— доверенность должна содержать полномочия, связанные с представлением статистической отчетности;
— необходима регистрация в реестре ФНС;
— руководители организаций и ИП могут подавать отчетность без МЧД, используя свои подписи.

Процесс подачи отчетности с МЧД:
1) организация создает доверенность в формате 003 с соответствующими полномочиями и регистрирует ее в реестре ФНС;
2) представитель указывает идентификатор МЧД при отправке отчетности;
3) система Росстата автоматически проверяет действительность доверенности и полномочия.

Росстат не разрабатывал собственный специализированный формат МЧД, что упрощает процесс для организаций, уже использующих единый формат 003 для других целей.

Формат МЧД для СФР

Социальный фонд России (СФР) в 2025 году использует собственный формат машиночитаемой доверенности, который отличается от универсального формата 003. Этот формат применяется для взаимодействия с сервисом социального электронного документооборота (СЭДО). Он утвержден Приказом СФР от 27.05.2024 №848.

Особенности МЧД для СФР заключаются в следующем:

— специальный формат, несовместимый с 003;
— используется для представления отчетности и взаимодействия по вопросам социального страхования;
— создается через сервис «АРМ Доверенность» на сайте СФР;
— не регистрируется в реестре ФНС.

Процесс работы с МЧД для СФР состоит из следующих этапов.
Руководитель организации авторизуется на портале СФР и создает доверенность в специализированном формате. Далее он подписывает ее своей КЭП. СФР принимает доверенность и присваивает ей  уникальный номер.
Этот номер нужно  указывать при подаче отчетности или других документов.

Отличия этой МЧД  от универсального формата 003 состоят в ограниченном наборе полномочий, связанных только с взаимодействием с СФР, а также в специальной процедуре создания и регистрации. Кроме того, доверенность для СФР не поддерживает передоверие полномочий и не может использоваться для других целей, кроме работы с СФР.