С 1 января 2020 года в России официально действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот цифровой формат фиксирует основные этапы карьеры сотрудника, дублируя данные кадрового учёта. С 1 января 2021 года для работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. Порядок ведения электронных трудовых книжек закреплён в статье 66.1 Трудового кодекса. Именно она определяет, какие именно данные о работе сотрудника попадают в цифровой формат. Узнать, какая информация уже внесена в ЭТК, можно несколькими способами. В этой статье мы подробно расскажем о каждом из них.
Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко
Содержание
- Как работодатель может посмотреть электронную трудовую книжку
- Как работнику посмотреть электронную трудовую книжку
- Как посмотреть электронную трудовую книжку на госуслугах
- Выписка из электронной трудовой книжки
«Онлайн-подбор документов по теме трудовое право»
Бесплатная подборка документов (нормативные акты, судебная практика, формы, консультации) из базы КонсультантПлюс на дистанционной встрече с экспертом. После чего все найденные документы направляются вам на e-mail.
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Как работодатель может посмотреть электронную трудовую книжку
Работодатель не имеет права произвольно запрашивать электронную трудовую книжку любого гражданина, поскольку это конфиденциальная информация. Однако доступ к этим данным у него есть, и в определённых случаях он может им воспользоваться.
Согласно положениям ч. 1 ст. 66.1 Трудового кодекса, на работодателя возложена обязанность по формированию цифрового профиля занятости сотрудника. Сведения, отражающие стаж и все основные этапы карьеры, в обязательном порядке направляются для аккумуляции и постоянного хранения в базу Социального фонда России.
С 1 января 2024 года эти сведения передаются в форме ЕФС-1. В настоящее время действующей является ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. При приёме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора сотрудника сведения необходимо направить на следующий рабочий день после издания приказа, а при переводе — до 25-го числа следующего месяца.
Для просмотра электронной трудовой книжки будущего или действующего сотрудника работодатель вправе запросить необходимые сведения у самого соискателя или работника. Если действующий сотрудник подаёт письменное заявление своему работодателю с просьбой предоставить сведения о его трудовой деятельности, работодатель обязан это сделать и выдать выписку по форме СТД-Р.
При этом в выписке, выданной работодателем, будут отражены только периоды работы в данной организации.
Важно помнить, что работодатель не имеет права запрашивать в Социальном фонде России информацию о трудовой деятельности конкретного сотрудника в форме СТД-СФР. Согласно Трудовому кодексу РФ, такие данные могут быть предоставлены только самому работнику (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
Как работнику посмотреть электронную трудовую книжку
Для самого сотрудника способов получить доступ к своей ЭТК гораздо больше. Законодательством предусмотрено несколько вариантов:
1) обратиться к своему текущему работодателю. По закону работодатель по запросу сотрудника обязан выдать выписку о стаже (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). На выбор можно запросить попросить бумажный документ или электронный файл с усиленной квалифицированной подписью. Чтобы его получить, достаточно подать письменное заявление. Справка СТД-Р должна быть выдана в течение 3 рабочих дней. Исключение составляет процедура увольнения — здесь отсчёт времени не действует, данные подлежат оформлению непосредственно в последний день действия контракта.
При этом в выписке, выданной работодателем, будут отражены только периоды работы в данной организации. Таким образом, это быстрый способ, если нужна информация только по текущему месту работы;
2) обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ). Как указано в ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, лицо, у которого имеется стаж работы по трудовому договору, вправе получать сведения о своей трудовой деятельности в многофункциональном центре. Такие сведения заверяются уполномоченным сотрудником и выдаются на бумажном носителе;
3) обратиться непосредственно в клиентскую службу Отделения СФР. Этот способ позволяет получить выписку в день обращения.
Помимо офлайн-способов, существуют современные онлайн-методы, которые мы рассмотрим в следующем разделе.
Как посмотреть электронную трудовую книжку на госуслугах
Чтобы не ходить в офисы, сведения из ЭТК можно запросить онлайн — через портал «Госуслуги». Этот способ подходит большинству пользователей.
В соответствии с ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности можно получить с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. В этом случае он выдаётся в виде электронного документа, который обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Чтобы воспользоваться этим способом получения информации о своей трудовой деятельности, работнику достаточно иметь подтверждённую учётную запись в ЕСИА.
Процедура получения выписки через Госуслуги не представляет никакой сложности. После авторизации на портале в разделе «Услуги» нужно найти подраздел «Справки, выписки», а в нем открыть вкладку «Выписка из электронной трудовой книжки». Появится описание услуги, под которым будет активная кнопка «Получить выписку».
После её нажатия система отправит запрос в СФР, и в течение нескольких минут выписка появится в личном кабинете.
Выписка, полученная через Госуслуги, будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Такая подпись приравнивает её по юридической силе к бумажному документу с печатью. Документ предоставляется в двух форматах: PDF для чтения и XML для машинной обработки. Оба файла можно сохранить на компьютер.
Выписка, полученная через Госуслуги, будет содержать сведения за весь период трудовой деятельности, по которому есть данные в электронной системе СФР, но не ранее 01.01.2020 года. С 22 сентября 2025 года форма СТД-СФР была обновлена: из неё исключили таблицу со сведениями за периоды до 31 декабря 2019 года, указав, что сведения формируются с 1 января 2020 года Если нужны более старые сведения, следует обратиться в СФР с соответствующим заявлением и приложить сканы страниц бумажной трудовой книжки. Согласно ч. 6.1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ это вправе сделать сам работник (можно через представителя по доверенности).
Выписка из электронной трудовой книжки
Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности конкретного работника. Она может иметь разные формы и названия. Существует две основные формы выписок, утверждённые приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н:
1) форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем). Такая выписка выдаётся текущим работодателем. Она содержит информацию только о периодах работы в той компании, которая её выдала. Её можно получить на бумажном носителе или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя;
2) форма СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов СФР) — это более полная справка, которую можно получить через:
— «Госуслуги»;
— МФЦ;
— в отделении СФР.
Она включает сведения о всей трудовой деятельности работника, переданной в фонд, начиная с 1 января 2020 года (см. приложение № 2 к приказу от 10.11.2022 № 713н).
В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ в выписку включается информация о:
— самом работнике (о его фамилии, имени, отчестве, а также его страховой номер индивидуального лицевого счета);
— месте его работы;
— его трудовой функции;
— сменах мест работы в порядке перевода;
— о том, когда и откуда работник уволился, а также причина увольнения. Также в ней содержатся данные о том, подавал ли сотрудник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или просил о переходе на электронный формат.
Все эти данные позволяют составить полную картину профессионального пути конкретного сотрудника. Электронная выписка — это полноценный документ, который можно предоставлять по месту требования: в банк, в новую компанию при трудоустройстве, в государственные органы. Поэтому важно регулярно проверять внесённые данные и в случае обнаружения ошибок обращаться к работодателю, который согласно ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ обязан по письменному заявлению работника исправлять или дополнять сведения и представлять их в СФР.
