Кадровый аудит: как провести самостоятельно

Эффективность управления персоналом — один из важнейших факторов, способных привести компанию к успеху. В первую очередь это касается правильного ведения кадрового делопроизводства. Однако даже самые успешные организации допускают здесь ошибки, которые могут привести к неприятным последствиям, начиная со штрафов и заканчивая судебными разбирательствами. Кадровый аудит — незаменимый инструмент для выявления и устранения подобных упущений. Расскажем, как осуществить эту процедуру в организации собственными силами. Рассмотрим, какие этапы включает проведение такого аудита и как оформить результаты данной процедуры.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Что такое кадровый аудит
Цель внутреннего кадрового аудита
Как провести кадровый аудит
Этапы кадрового аудита
Результаты кадрового аудита

Что такое кадровый аудит

В российских нормативно-правовых актах нет норм, которые регулировали бы процедуру проведения внутреннего кадрового аудита. Однако ведение кадровой работы обязательно для каждой компании. Кадровый документооборот представляет собой целую систему ведения документации по работе с персоналом. Это нужно для эффективного управления человеческими ресурсами и соблюдения законодательства. При этом организация решает следующие задачи:

осуществляет правовую защиту интересов и работодателя, и работников;
упорядочивает процессы приема, перевода и увольнения сотрудников;
контролирует соблюдение трудового законодательства;
организует работу с персоналом.

На плечи руководства любой компании ложится оценка правильности ведения кадрового учета, проверка документов по персоналу и другие вопросы. Бесконтрольная деятельность в этой области может привести к нежелательным последствиям в виде санкций от контролирующих органов или судебных тяжб. Выявить все неточности в ведении учета персонала, а также привести в порядок бумаги поможет проведение аудита.

Кадровый аудит позволяет значительно снизить риски появления ошибок при ведении делопроизводства по персоналу, а также исправить выявленные упущения по результатам проведения этой процедуры. Помимо внутреннего, возможен также и внешний кадровый аудит. Он представляет собой объективную и независимую проверку, поскольку проводится сторонними специалистами.

Цель внутреннего кадрового аудита

Внутренний аудит кадров включает в себя комплекс мер, цель которых заключается:

в оценке системы документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета в компании;
в проверке наличия всех обязательных внутренних нормативных актов;
в проведении экспертизы на соответствие внутренних нормативных актов и документации по кадрам действующим российским законам и подзаконным актам;
в проверке корректности оформления внутренних нормативных актов и документов по персоналу;
в работе по устранению ошибок в кадровых документах.

Как провести кадровый аудит

Российскими законами не установлены специальные правила проведения внутреннего кадрового аудита. Поэтому руководство компании может самостоятельно определить объемы, методы и основания внутренней проверки. Решать эти вопросы можно свободно, учитывая интересы организации.

Обычно кадровый аудит проводят в следующих ситуациях:

при вступлении в силу поправок к трудовому законодательству;
принят новый работник, в функции которого входит оформление документации по кадрам;
потребность в оптимизации функционирования кадровой службы;
предстоящая проверка контролирующими органами, в том числе инспекцией труда;
изменение в составе руководства компании.

Начать эту процедуру лучше всего с издания приказа, в котором указывают, какие цели и задачи будут рассмотрены в процессе аудита. Это может быть определение текущего состояния документации по кадрам в компании или оптимизация кадрового делопроизводства. Затем в этом документе нужно обозначить сроки проведения процедуры. Они могут составлять от нескольких дней до нескольких месяцев, в зависимости от ситуации. Также в приказе прописывают состав комиссии, которая будет проводить внутренний аудит. Как правило, в такую комиссию включают работников администрации и бухгалтерии компании, юридического и планово-экономического отделов, а также персонал других отделов и служб предприятия. Участвовать в ней могут и работники отдела кадров, за исключением тех, кто формировал и вел кадровую документацию, которая подлежит проверке.

Как уже отмечалось, для более объективной оценки ситуации к проведению процедуры могут привлекаться сторонние специалисты. Они проведут детальный анализ всех рисков, дадут очную оценку возможных штрафов, разработают план устранения нарушений и предоставят руководству компании свои рекомендации.

Этапы кадрового аудита

Проведение аудита кадров состоит из нескольких этапов. Основные среди них следующие:

1. Проверка наличия обязательных локальных нормативных актов. Задача этого этапа — выявить отсутствующие документы или отдельные их положения, которые обязательно должны быть в компании. За отсутствие в компании необходимых документов в этой области, список которых определен российскими законами, работодатель будет нести ответственность. Поэтому при проведении кадрового аудита важно установить обязательные в конкретном случае документы и проверить их наличие в организации.

Общий для всех компаний список обязательных документов включает:

положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
внутренние нормативные акты по охране труда (ст. 214 ТК РФ);
табель учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ);
журнал по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н);
трудовые договоры (ст. 56, 57, 67 ТК РФ);
трудовые книжки работников, которые не перешли на сведения о трудовой деятельности (ст. 65, 66 ТК РФ);
сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Это важный этап проведения кадрового аудита. В процессе сверки документов должно быть установлено, какие внутренние нормативные акты есть в компании, а какие нужно разработать или доработать отдельными положениями, являющимися обязательными.

2. Проведение экспертизы документов. Внутренние нормативные акты компании проверяют на соответствие их требованиям действующих законов и подзаконных актов. Вслед за тем, как был определен перечень обязательных документов и установлено их наличие или отсутствие, нужно проверить правильность их оформления. Документы должны соответствовать условиям, предъявляемым действующим российским законодательством. На этом этапе стараются выявить имеющиеся в документации по персоналу нарушения, ошибки или несоответствия нормам российского законодательства в их оформлении, систематизации и хранении. Устанавливают, включены ли в трудовые договоры с сотрудниками обязательные условия, не оказался ли размер зарплаты работников ниже установленного МРОТ. Определяют, предоставлены ли персоналу под подпись копии нормативных актов, подписаны ли все личные документы и приказы. Фиксируют, верно ли заполнены трудовые книжки, соблюдены ли сроки хранения документов.

То есть на данном этапе стоит проверить содержание всех кадровых документов. При этом нужно оценить, не ухудшают ли условия внутренних нормативных актов положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Установить, раскрыты ли в них условия труда в организации. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с внутренними нормативными актами под подпись, учитывая особенности, установленные для отдельных категорий работников (ст. ст. 8, 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

3. Подготовка отчета об итогах проведения внутреннего кадрового аудита. Такой отчет включает сведения о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства. В нем отражают отсутствие обязательных документов, приводят оценку рисков обнаруженных нарушений и рекомендации по их устранению. Также включают предложения по оптимизации работы с кадровой документацией.

4. Получение от сотрудников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, пояснений в рамках отчета об итогах проведенного аудита.

5. Работа по исправлению и доработке кадровой документации в компании. Для этого анализируют составленный список выявленных несоответствий. Представленные в нем нарушения классифицируют по степени критичности и определяют срочность устранения каждого из них. Далее проводят корректировку документов: вносят в установленном порядке исправления в трудовые договоры, обновляют приказы и распоряжения, исправляют должностные инструкции, приводят в соответствие внутренние нормативные акты. Разрабатывают недостающие документы. При этом за каждый блок изменений нужно назначить ответственных лиц и установить четкие сроки для выполнения поставленных задач. Стоит также определить лиц, которые будут контролировать качество внесенных изменений.

Результаты кадрового аудита

По итогам кадрового аудита составляют отчет о результатах проверки, который готовят лица, участвующие в комиссии, проводящей процедуру. В отчете указывают обнаруженные ошибки, а также прописывают меры, необходимые для устранения всех недочетов. Также делают выводы о состоянии кадрового учета и рисках, которые возникают у компании.

Отчет условно можно разбить на две части. В первой из них детально отражают итоги аудита в отношении обязательных кадровых документов по организации. Она касается внутренних нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков. Во второй части ведут речь о результатах проверки документов по делам конкретных работников. То есть указывают положение дел в компании с трудовыми договорами, личными карточками, трудовыми книжками, сведениями о трудовой деятельности. Во второй части также отражают, проведено ли в полной мере ознакомление работников с внутренними нормативными актами.

Составляют такой отчет в произвольной форме. Он может иметь следующую структуру:

название и дата отчета;
сведения о состоянии внутренних нормативных актов и документов по персоналу на определенную дату. Здесь указывают, есть ли недочеты в этой области или все в порядке;
данные об обнаруженных недостатках. Такие сведения приводят кратко;
рекомендации с указанием возможных санкций в случае непринятия соответствующих мер.