Как написать письмо-отказ

Написание письма-отказа хотя и не очень приятная, но необходимая работа. Отправитель понимает, что оно вызовет негативные эмоции у адресата. Поэтому важно грамотно составить документ с деловой и психологической точки зрения. Это позволит не только сохранить имидж организации, но и не разорвать отношения с контрагентом. В статье представлены действующие рекомендации по составлению письма-отказа для разных случаев и примеры письма для заполнения.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. В каких случаях составляется письмо-отказ
2. Форма письма-отказа
3. Как правильно составить письмо-отказ
4. Письмо-отказ поставщику
5. Письмо-отказ заказчику
6. Письмо-отказ от заключения договора
7. Письмо-отказ от услуг
8. Письмо-отказ от покупки
9. Образец письма-отказа

В каких случаях составляется письмо-отказ

Активно работающие компании и ИП часто получают деловую корреспонденцию, в которой могут быть предложения:

• на участие в различных мероприятиях (семинарах, конференциях и прочее);
• о сотрудничестве;
• о заключении договора;
• на участие в закупке;
• на предоставление скидок;
• о поставке товаров, работ, услуг и прочее.

Конечно, получатель предложения не обязан его принимать. Можно вообще не реагировать на сообщение. Но если вы понимаете, что в дальнейшем с его отправителем еще придется работать, лучше отклонить предложение в письменной форме. Причем если в предложении указана конкретная дата события, отказ необходимо направить до ее наступления.

Также существуют ситуации, в которых официальное письмо с отказом пишется в обязательном порядке:

• если на должность в компании соискатель предложил свою кандидатуру в письменном виде. Отказ от заключения трудового договора также должен быть письменным. Направить его необходимо на протяжении 7 рабочих дней (ст. 64 ТК РФ);
• при одностороннем отказе от участия в сделке. Если такая возможность предусмотрена договором, вторая сторона должна быть письменно уведомлена о прекращении деловых отношений;
• если необходимо отказаться от одной или нескольких партий товара, поставляемых по договору.

Форма письма-отказа

Несмотря на то что письмо оформляют в свободной форме, по структуре и составу оно не должно отличаться от любой другой деловой бумаги. Текст составляют лаконичным, сдержанным, без излишней эмоциональности, сложной терминологии и длинных предложений. Избегайте грубости, ненормативной лексики, будьте максимально корректны и вежливы.

Составить письмо можно на фирменном бланке или обычном листе формата А4. Как и любая другая официальная бумага, деловое письмо с отказом имеет следующую структуру:

• реквизиты (номер и дата исходящего). Запись о документе вносится в журнал исходящей корреспонденции;
• шапка, в которой указывается название компании или Ф.И.О. адресата, его должность;
• введение, которое начинают с приветствия. Далее уместно выразить благодарность за интерес, проявленный к вашему бизнесу, за потраченное время;
• основная часть, в которой автор отклоняет предложение и объясняет причины. Хотя в некоторых случаях допускается и немотивированный отказ. Но чтобы он не показался грубым и импульсивным, лучше указать причину. Подойдет даже общая формулировка вроде этой: «в рамках текущей деятельности это не входит в наши приоритеты»;
• заключительная часть, в которой выражается отказ и выносится встречное предложение на других условиях. Также хорошим тоном будет, если автор посоветует отправителю компанию или ИП, которые согласятся принять предложение на первоначальных условиях. Это оставит положительное впечатление у получателя;
• Ф.И.О., подпись, должность и контакты отправителя. В идеале письмо подписывает руководитель. Но на практике этого осуществимо не всегда, особенно в крупных компаниях. Поэтому такие бумаги подписывают уполномоченные сотрудники: главные бухгалтеры, начальники HR-отделов, юристы, руководители подразделений, секретари и прочие.

Направьте ответ любым удобным способом, но лучше выбрать тот, которым вам поступило предложение. Если необходима быстрая доставка, воспользуйтесь услугами курьера. Также не исключена доставка официальной бумаги «Почтой России». Но в этом случае лучше отправить заказное письмо с уведомлением о вручении.

Если предложение пришло по электронной почте, в ответ можете направить имейл. Можно использовать даже мессенджеры для отправки ответа, если изначальное сообщение пришло через них же.

Как правильно составить письмо-отказ

Прежде всего необходимо упомянуть, что письменным отказом вы отвечаете на чье-то обращение. Поэтому в ответе необходимо указать его дату и регистрационный номер. Разберем, как составить письмо по компонентам.

1. Обращение

Письмо пишут на имя человека, поставившего подпись в поступившем предложении. Пример вежливой формулировки, с которой начинают текст:

• «Уважаемый Евгений Сергеевич!» — если вам известно Ф.И.О. отправителя;
• «Уважаемая госпожа Сидорова!» — если вам известна только фамилия;
• «Добрый день!», «Уважаемые коллеги!» — если вам неизвестно имя отправителя изначального обращения.

Также озаглавить документ можно так: «Информационное письмо».

2. Благодарность отправителю

Начинать основной текст письма рекомендуется с выражения благодарности за предложение и проявленный к вам интерес. Формулировки могут быть такими:

• «Благодарим за предложение поучаствовать в мероприятии…»;
• «Благодарим за предоставленную информацию…»;
• «Благодарим за сотрудничество с нашей компанией…».

3. Сведения о рассмотрении предложения

Чтобы человек понял, что к нему отнеслись внимательно, напишите, что предложение рассмотрено и сделайте ссылку на него. Так вы покажете, что ваш отказ – это взвешенное решение. Формулировки могут быть такими:

• «Мы ознакомились с Вашим предложением, изучили документы…»;
• «Нами внимательно изучена информация по Вашему предложению…».

4. Вежливый отказ

Если вы желаете продолжать сотрудничество с отправителем, лучше выразить сожаление в связи с вынужденным отказом. Формулировки могут быть следующими:

• «К нашему большому сожалению, сообщаем, что…»;
• «Ваше предложение заинтересовало нас, но на текущий момент наш бюджет не позволяет приступить к реализации проекта…»;
• «К сожалению, мы должны поставить вас в известность, что…»;
• «Надеемся, что в соответствии с достигнутой нами ранее договоренностью…»;
• «Ваша просьба, к сожалению, не может быть удовлетворена, потому что…».

5. Вероятность сотрудничества в будущем

Не давайте контрагенту понять, что разрываете с ним отношения. Напишите, что в дальнейшем могут сложиться условия для сотрудничества. В заключительной части можно использовать следующие вежливые формулировки:

• «Надеемся на продолжение сотрудничества»;
• «Будем рады, если Вы примете наше предложение»;
• «Желаем успехов и уверены в продолжении дальнейшего сотрудничества»;
• «Просим извинить нас за задержку с ответом»;
• «Будем рады рассмотреть другие форматы сотрудничества в будущем».

Письмо-отказ поставщику

Обычно письмо-отказ направляют поставщику, чтобы отказаться от одной или нескольких партий товара либо вовсе расторгнуть договор с ним. В одностороннем порядке выйти из сделки закон позволяет по трем причинам (ч. 1, 2 ст. 523 ГК РФ):

1. Поставщик допустил существенное нарушение условий договора, что привело к значительному ущербу для покупателя.
2. Поставщик передал покупателю некачественный товар, и его недостатки нельзя устранить в приемлемый для последнего срок.
3. Сроки поставок неоднократно нарушались.

Отказ от партии товара в рамках договора допускается по следующим причинам (ч. 1 ст. 463, 464, 480 ГК РФ):

• поставщик не передал товар покупателю;
• товар поступил без необходимых документов и деталей, а у поставщика нет возможности передать их в нужный срок;
• поставлен некомплектный товар, поставщик не может его доукомплектовать и отказывается дать скидку.

Неважно, намерены вы отказаться от партии товара или желаете расторгнуть с поставщиком договор. В любом случае необходимо письменно оповестить об этом продавца и указать причину отказа от сделки или партии товара. Если причиной написания письма стал некачественный, бракованный товар, приложите документы или фото, подтверждающие наличие недостатков. Также приведите в тексте ссылки на нормы законодательства и пункты договора, подтверждающие ваше право на отказ.

Договором поставки могут быть установлены иные причины одностороннего расторжения сделки. Также проверьте по нему:

• порядок и сроки уведомления другой стороны;
• в какой форме должно быть направлено письмо (бумажное по почте или через курьера, ЭДО и прочее).

Письмо-отказ заказчику

Как показывает практика, заказчикам чаще всего приходится отказывать в предоставлении дополнительной скидки или отсрочки платежа. Но каковы бы ни были причины отказа, он должен быть тактичным и обоснованным. Ведь вам еще предстоим работать с покупателем.

Например, если вы получили запрос на скидку, вежливо отказать в ней можно следующими формулировками:

• «Мы не можем предоставить Вам скидку, так как на товар установлена минимальная наценка. А скидка сделает сделку убыточной для нас. Но если Вы хотите, чтобы стоимость снизилась, мы уменьшим объемы поставки, исключим некоторые позиции по согласованию с Вами».
• «Мы не можем предложить вам скидку, так как наценка на товар является минимальной. Мы постоянно анализируем цены аналогичных товаров на рынке и уверены, что стоимость нашего продукта является оптимальной, учитывая его характеристики и условия доставки».

Если заказчик просит отсрочки, формулировка может быть такой: «Мы не можем внести изменения в договор поставки от… № …. Отсрочка, которую вы предлагаете, существенно отличается от отсрочек, предоставляемых другим заказчикам. Если мы пойдем Вам навстречу, у нас возникнет кассовый разрыв. И мы не сможем исполнить свои обязательства перед другими контрагентами».

Письмо-отказ от заключения договора

Компания может отказаться от заключения договора после рассмотрения его проекта, например, если не устроила цена или сроки поставки. Другая сторона может не согласиться с предложенной оплатой или ее сроками. Но в любом случае отказ должен быть вежливым, юридически грамотным и не исключать сотрудничества в будущем.

Формулировка может быть такой: «Мы проанализировали проект договора, полученный от Вас. К нашему большому сожалению, сообщаем, что некоторые пункты (о сроках оплаты, ответственности сторон) не отвечают нашим внутрифирменным стандартам. Поэтому вынуждены ответить Вам отказом на заключение договора с такими условиями. Надеемся на возобновление переговоров после внесения корректировок по указанным пунктам».

Письмо-отказ от услуг

Инициатором расторжения договора на оказание услуг может стать любая из сторон. Но здесь нужно учитывать следующее (ст. 782 ГК РФ):

• если от оказания услуги отказывается исполнитель, он обязан полностью возместить убытки заказчику;
• если заказчик передумал получать услугу, ему придется возместить исполнителю фактически понесенные расходы.

Причем, как сказано в пункте 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16, отказ необязательно мотивировать. Но делать это лучше только в том случае, если вы уверены, что больше не придется сотрудничать с тем, кому пишете отказ. В противном случае разумнее объяснить его причину. Например, заказчику можно сослаться на непредвиденные расходы, исполнителю – на поломку оборудования для оказания услуги.

Имейте в виду, что по общему правилу договор на оказание услуг расторгается с момента получения соответствующего уведомления (ч. 1 ст. 450.1 ГК РФ). Поэтому надежнее передать его лично под подпись или направить заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

Письмо-отказ от покупки

В основном необходимость письменно отказаться от покупки возникает до ее получения. Разница состоит лишь в том, внесена ли за нее предоплата. Но в любом случае, обращаясь к продавцу, необходимо соблюдать вежливость, деловой стиль общения и юридически обосновать свои доводы.

Например, если предоплата уже внесена, а товар еще не получен, но в связи с чрезвычайными обстоятельствами вы понимаете, что не сумеете его полностью оплатить, укажите в письме причину финансовых проблем. Это может быть авария, пожар, поломка оборудования и прочее. Но учтите, что предоплату могут вовсе не вернуть или вернуть ее часть (за минусом понесенных расходов).

Если вы только получили предложение о покупке, но понимаете, что пока еще не можете ее совершить, формулировка может быть такой: «Благодарим Вас за коммерческое предложение и презентацию. После внутреннего обсуждения с сожалением вынуждены сообщить, что в 2026 году мы не можем купить у вас … (наименование товара). Это связано с оптимизацией расходов компании. Будем рады начать переговоры в будущем».

Образец письма-отказа

Предлагаем скачать шаблон письма с отказом от заключения договора. Его вы можете изменить в соответствии с вашими задачами.