Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ

Отпускные — одна из самых распространенных выплат сотрудникам, и их корректное отражение в расчете 6-НДФЛ критически важно для любого работодателя. Ошибка в заполнении формы может привести к расхождениям с данными налоговой службы, штрафам и дополнительным запросам от ФНС. В нашей этой статье разберем, как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ в самых частых ситуациях.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. НДФЛ-нюансы отпускных
2. Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
3. Как отражаются в 6-НДФЛ переходящие отпуска?
4. Как отразить доплату к отпускным?
5. Как отразить  6-НДФЛ отзыв из отпуска?
6. Отражение в 6-НДФЛ дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск
7. В какой срок необходимо перечислить НДФЛ в бюджет с отпускных?
8. Когда удерживается НДФЛ с отпускных?
9. Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

НДФЛ-нюансы отпускных

Доход сотрудника в виде отпускных формирует основную налоговую базу по НДФЛ. Размер ставки, по которой облагается выплата, зависит от суммы налоговых баз. Если за налоговый период эта сумма равна или меньше 2,4 млн руб., применяется ставка 13% (п. 1 ст. 209, п. 1, пп. 9 п. 2.1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК).

Работодатель, в результате отношений с которым физлицо получает доход, признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК).

Выступая налоговым агентом, работодатель:

а) исчисляет НДФЛ с отпускных. Исчисление суммы НДФЛ производится на дату фактического получения дохода. Дата фактического получения дохода в данном случае определяется на основании пп. 1 п. 1 ст. 223 НК как дата выплаты отпускных (п. 3 ст. 226 НК);
б) удерживает налог при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК);
в) перечисляет налог в бюджет в установленные сроки;
г) сдает в ИФНС уведомление об исчисленной сумме НДФЛ. Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ подается по форме, утвержденной приказом ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@;
д) показывает данные в форме 6-НДФЛ. Форма расчета 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения (далее — Порядок) утверждены приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Отпускные в форме расчета 6-НДФЛ отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически выплачены работнику. Не имеет значения, когда начинается или заканчивается отпуск, а также приходится ли часть отпуска на следующий месяц или квартал.

Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой

Выплата отпускных производится не позднее чем за 3 дня до начала отдыха.

При этом сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях. Поэтому в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 ТК).

Следовательно, при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

Для целей НДФЛ отпускные и зарплата облагаются по одинаковым правилам — налог исчисляется и удерживается в день фактической выплаты дохода. Поэтому порядок отражения выплат в форме 6-НДФЛ зависит не от вида дохода, а от даты его выплаты.

При заполнении формы 6-НДФЛ учитывается, что:

а) если зарплата и отпускные выплачены в один день, дата удержания НДФЛ по этим доходам совпадает. Следовательно, совпадает и срок перечисления налога в бюджет. В этом случае суммы НДФЛ с зарплаты и отпускных суммируются и отражаются в одной строке 021 – 026 раздела 1 формы 6-НДФЛ, соответствующей сроку уплаты налога по данной дате удержания. Общая сумма удержанного налога также включается в строку 020;
б) если зарплата и отпускные выплачены в разные дни, необходимо определить, к каким периодам удержания НДФЛ относятся даты выплат. Если удержанный налог по обеим выплатам подлежит перечислению в бюджет в один и тот же срок, суммы НДФЛ отражаются суммарно в одной строке 021 – 026, соответствующей этому сроку перечисления. Если же сроки перечисления различаются, НДФЛ необходимо показать отдельно в разных строках 021 – 026.

К примеру, данные по строке 025 раздела 1 формы 6-НДФЛ суммируются при выплате зарплаты и отпускных в один период:

В такой ситуации обе выплаты произведены в период с 1 по 22 июня, поэтому НДФЛ суммируется и отражается по строке 025 в размере 11 700 руб.

В случае, если сроки перечисления НДФЛ различаются, бухгалтер отразит в разделе 1 формы 6-НДФЛ следующие значения:

Тут сроки перечисления налога различаются, поэтому НДФЛ отражается отдельно: по строке 025 — 7 800 руб., по строке 026 — 3 900 руб.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ в случае, когда зарплата и отпускные выплачены одновременно

Сотрудник уходит в отпуск с 1 по 14 июля 2026 года.

26 июня 2026 года ему одновременно выплачены:

а) зарплата за июнь — 60 000 руб.;
б) отпускные — 30 000 руб.

Общий доход составил 90 000 руб.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 11 700 руб. (90 000 × 13%).

Поскольку зарплата и отпускные выплачены в один день, НДФЛ удержан одновременно и относится к периоду с 23 по 30 июня 2026 года.

При заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер отразит следующие данные:

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер покажет следующие значения:

Пример заполнения формы 6-НДФЛ в случае, когда зарплата и отпускные выплачены в разные даты

Сотрудник уходит в отпуск с 29 июня 2026 года на 14 календарных дней.

Организация выплачивает зарплату 2 раза в месяц:

а) аванс — 20-го числа текущего месяца;
б) окончательный расчет — 10-го числа следующего месяца.

Сотруднику выплатили:

а) 20.06.2026 аванс за первую половину июня — 20 000 руб.;
б) 26.06.2026 отпускные — 30 000 руб.

НДФЛ с аванса составил 2 600 руб. (20 000 × 13%).
НДФЛ с отпускных — 3 900 руб. (30 000 × 13%).

Общая сумма удержанного НДФЛ за полугодие: 6 500 руб.

При заполнении формы 6-НДФЛ бухгалтер учел, что:

а) аванс выплачен 20 июня — период удержания с 1 по 22 июня;
б) отпускные выплачены 26 июня — период удержания с 23 по 30 июня.

Следовательно, НДФЛ отражается по разным строкам раздела 1.

При заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер покажет следующие данные:

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер отразит значения:

В данном случае, несмотря на то что обе выплаты произведены в июне и попадают в расчет за полугодие, НДФЛ отражается в разных строках раздела 1 и раздела 2, поскольку даты удержания налога относятся к разным периодам:

а) 20 июня — период с 1 по 22 июня (строки 025 и 165);
б) 26 июня — период с 23 по 30 июня (строки 026 и 166).

Таким образом, НДФЛ группируется по срокам перечисления налога, а не по виду выплаты (зарплата, аванс, отпускные и т.д.).

Как отражаются в 6-НДФЛ переходящие отпуска?

Переходящим считается отпуск, который начинается в одном месяце (или квартале), а заканчивается в другом. К примеру, отпуск предоставлен с 29 июня по 12 июля 2026 года.

Для целей НДФЛ дата начала и окончания отпуска значения не имеет.

Важна только дата выплаты отпускных, поскольку именно в этот день:

а) сотрудник получает доход;
б) налоговый агент исчисляет и удерживает НДФЛ.

Поэтому переходящий отпуск отражается в 6-НДФЛ полностью в том периоде, в котором выплачены отпускные.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ при выплате переходящих отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 29 июня по 12 июля 2026 года.

Отпускные выплачены 26 июня 2026 года в сумме 30 000 руб.

Бухгалтер удержит НДФЛ в сумме 3 900 руб. (30 000 × 13%).

Несмотря на то, что часть отпуска приходится на июль, вся сумма отпускных и вся сумма исчисленного НДФЛ отражаются в расчете за полугодие 2026 года. Это связано с тем, что выплата произведена в июне.

При этом поскольку НДФЛ удержан 26 июня, он относится к периоду с 23 по 30 июня.

Поэтому, при заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер покажет следующие данные:

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер отразит значения:

Если отпуск начался в июне, а выплата была в мае, тогда отпускные и НДФЛ нужно показать в расчете за полугодие как июньские выплаты не нужно. Они уже были отражены в том периоде, когда выплачены отпускные, то есть в мае.

Таким образом, отпускные полностью отражаются в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором они выплачены работнику (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК).

При переходящих отпусках дата начала и окончания отпуска на заполнение 6-НДФЛ не влияет. Если отпуск начинается в одном квартале, а заканчивается в другом, делить сумму отпускных между кварталами не нужно.

НДФЛ отражается по дате удержания налога, то есть по дате выплаты отпускных.

Как отразить доплату к отпускным?

Если после выплаты отпускных сделали перерасчет и сотруднику доплатили отпускные, такую доплату отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, то есть в периоде ее фактической выплаты. Уточненный расчет за период, в котором были выплачены первоначальные отпускные, подавать не нужно, если речь именно о последующем доначислении, а не об ошибке в уже сданном расчете.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ при доплате отпускных

В марте 2026 года сотруднику выплатили отпускные — 20 000 руб., НДФЛ с них удержали в сумме 2 600 руб. (20 000 × 13%).

В апреле бухгалтер пересчитал средний заработок и 5 апреля доплатил отпускные — 5 000 руб., НДФЛ с доплаты 650 руб. (5 000 × 13%).

Доплата выплачена 5 апреля, значит, удержание НДФЛ пришлось на период с 1 по 22 апреля.

При заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер покажет следующие данные:

В строке 020 показывается удержанный НДФЛ с начала года, включая первоначальные отпускные и доплату. В строке 021 отражается только налог с доплаты, удержанный в апреле.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер отразит значения:

Таким образом, доплата — отдельная выплата, которую показывают в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, когда ее перечислили сотруднику.

Если после перерасчета выяснилось, что отпускные были начислены в завышенном размере, работодатель корректирует налоговую базу и возвращает сотруднику излишне удержанный НДФЛ.

В 6-НДФЛ такой возврат показывают отдельно:

Перед заполнением проверьте письменное заявление сотрудника. Возврат НДФЛ возможен только при его наличии (п. 1 ст. 231 НК).

Как отразить  6-НДФЛ отзыв из отпуска?

При отзыве из отпуска отпускные пересчитывают: оплаченной должна остаться только фактически использованная часть отпуска.

Если 6-НДФЛ уже сдали, после перерасчета подают уточненку.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ при отзыве сотрудника из отпуска

Сотруднику предоставили отпуск с 15 июня по 12 июля на 28 календарных дней, отпускные выплатили 12 июня.

Средний дневной заработок — 850 руб.

Первоначально сотруднику начислили 23 800 руб. (850 × 28).

НДФЛ удержали в размере 3 094 руб. (23 800 × 13%).

С 1 июля сотрудника отозвали из отпуска. Фактически он использовал только 16 дней.

Сумма перерасчета отпускных составила 13 600 руб. (850 × 16).

НДФЛ после перерасчета составил 1 768 руб. (13 600 × 13%).

Если перерасчет сделали до сдачи 6-НДФЛ за полугодие, в расчете бухгалтер показал уже пересчитанные суммы:

Если же форма 6-НДФЛ уже была сдана с полной суммой отпускных, нужно подать уточненку.

Отпускные за неиспользованные дни и НДФЛ с них можно зачесть в счет ближайшей зарплаты и НДФЛ с нее.

При отзыве сотрудника из отпуска часть ранее начисленных отпускных сторнируется, а за фактически отработанные дни начисляется зарплата. В регистрах НДФЛ и справке о доходах такие суммы целесообразнее отразить по соответствующим кодам доходов: отпускные — по коду 2012, зарплату — по коду 2000. Это позволяет корректно сформировать сведения о доходах физлица по итогам года.

Отражение в 6-НДФЛ дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в общем порядке.

Датой получения дохода считается день фактической выплаты компенсации. В этот же день налоговый агент исчисляет и удерживает НДФЛ.

Компенсацию отражают в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, когда она фактически выплачена работнику. Если компенсация выплачена вместе с окончательным расчетом при увольнении, ее показывают вместе с другими выплатами за эту дату.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ при выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Сотрудник увольняется 10 июня 2026 года.

В день увольнения ему выплатили:

а) зарплату за июнь — 50 000 руб.;
б) компенсацию за неиспользованный отпуск — 40 000 руб.

Общая сумма дохода составила 90 000 руб.

НДФЛ с него удержали в сумме 11 700 руб. (90 000 × 13%).

Налог удержан 10 июня 2026 года, то есть в период с 1 по 22 июня.

При заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер покажет следующие данные:

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года бухгалтер отразит значения:

Если компенсация за неиспользованный отпуск, зарплата и иные выплаты перечислены работнику в один день, НДФЛ с них удерживается одновременно.

Поэтому в разделе 1 формы 6-НДФЛ сумма налога отражается одной общей суммой по строке 021–026, соответствующей периоду удержания налога.

В разделе 2 расчета общая сумма дохода включается в строку 120, исчисленный НДФЛ — в строку 140, удержанный НДФЛ — в строку 160, а также в одну из строк 161–166 в зависимости от даты удержания налога.

В какой срок необходимо перечислить НДФЛ в бюджет с отпускных?

НДФЛ с отпускных удерживается в день выплаты отпускных работнику. Срок перечисления налога в бюджет зависит не от даты начала отпуска, а от даты удержания НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК).

ТАБЛИЦА «Сроки уплаты НДФЛ с отпускных в 2026 году»

Кроме того, работодатель подает в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ.

ТАБЛИЦА «Сроки подачи уведомлений по НДФЛ при выплате отпускных в 2026 году»

Если установленный срок перечисления НДФЛ или сдачи уведомления по нему приходится на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.

Когда удерживается НДФЛ с отпускных?

НДФЛ с отпускных удерживается непосредственно в день их выплаты работнику.

Датой получения дохода для целей НДФЛ считается дата выплаты отпускных (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Налоговый агент обязан удержать исчисленный налог при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК).

Удержанный НДФЛ показывается в разделе 1 формы 6-НДФЛ. Общая сумма удержанного налога с начала года отражается по строке 020.

По строкам 021 – 026 раздела 1 расчета НДФЛ распределяется в зависимости от периода удержания:

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отпускные отражаются следующим образом:

К примеру, для расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года заполнение строк исходя из сроков удержания НДФЛ с отпускных будет детализироваться следующим образом:

Важно помнить, что в строках 161 – 166 раздела 2 расчета 6-НДФЛ отражается именно сумма удержанного НДФЛ, а не сумма отпускных.

Если отпускные начислили, но не выплатили в форме 6-НДФЛ их не отражают.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Сотрудник оформил отпуск с 29 июня 2026 года на 14 календарных дней.

Отпускные были выплачены 26 июня 2026 года.

Сумма отпускных — 40 000 руб., НДФЛ с них — 5 200 руб. (40 000 × 13%).

Поскольку НДФЛ удержан 26 июня 2026 года, то есть в период с 23 по 30 июня, бухгалтер отразил в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2026 года:

а) по строкам 020, 026 раздела 1 — 5 200 руб.;
б) по строкам 120, 131 раздела 2 — 40 000 руб.;
в) по строкам 140, 160, 166 раздела 2 — 5 200 руб.

Несмотря на то, что часть отпуска приходится на июль, отпускные и НДФЛ полностью отражаются в расчете за полугодие, поскольку доход выплачен и налог удержан в июне.

На образце оформления формы 6-НДФЛ покажем, какие строки в расчете за полугодие нужно заполнить.