Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Как перейти к электронным трудовым книжкам

С первого января 2020 года введен обязательный электронный формат составления сведений о трудовой деятельности работников. В связи с этим у работодателей появятся новые обязанности. Это целый комплекс мероприятий, включающих в себя:

  •  решение внутренних организационных вопросов по информированию сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и сохранении их права на ведение бумажных трудовых книжек;
  •  подачу нового отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД, поскольку переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) будет осуществляться через взаимодействие с пенсионным фондом.

Наша информация поможет разобраться, что и в какие сроки нужно сделать работодателю, в каких случаях необходимо составление новой формы СЗВ-ТД с примерами заполнения в зависимости от ситуации, а также какова ответственность работодателя за невыполнение новых требований законодательства.
Возможности: оперативный доступ к сведениям о трудовой деятельности, экономия расходов на ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
Риски: за ненадлежащую работу со сведениями о трудовой деятельности организацию могут оштрафовать до 50 тыс. рублей.

Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде

Вступил в силу с 01.01.2020 Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, дополнивший Трудовой кодекс новой статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» (СТД). Согласно ее положениям вся информация, которая сейчас подлежит отражению в традиционной трудовой книжке, будет фиксироваться в электронном виде и передаваться в ПФР. Именно эти сведения подразумеваются под появившимся термином «Электронная трудовая книжка». Таким образом, с 01.01.2020 все работодатели обязаны формировать СТД на каждого работника и передавать в ПФР в определенном порядке.

Закон устанавливает порядок и способы подачи работодателем сведений о трудовой деятельности сотрудников в систему ПФР, а также варианты получения гражданами аналогичных сведений.

При поступлении на работу и заключении трудового договора лицо «предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее».

Физлица смогут получить СТД одним из четырех способов:

  • обратиться к последнему работодателю для получения СТД за период работы у него;
  • в МФЦ;
  • в ПФР;
  • на портале госуслуг (электронная версия).

Разъяснены способы передачи сведений о работе при увольнении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Для передачи СТД от работодателя работнику разработана специальная форма – СТД-Р. Порядку ее заполнения посвящен отдельный раздел настоящей статьи.

В статье 2 закона прописываются мероприятия для перехода к электронному ведению СТД, которые обязаны обеспечить работодатели в течение 2020 года:

  • принятие и внесение изменений в локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть) – п. 1 ч. 1 ст. 2 закона;
  • подготовка и обсуждение с представителями работников изменений в соглашениях и коллективных договорах – п. 2 ч. 1 ст. 2 закона;
  • техническое обеспечение взаимодействия с ПФР – п. 3 ч. 1 ст. 2 закона;
  • письменное уведомление каждого сотрудника о переходе на СТД, а также о его праве выбора способа продолжения ведения сведений (путем заполнения трудовой книжки либо только в электронной форме) – п. 4 ч. 1 ст. 2 закона. Первоначально установленный срок —  30.06.2020, согласно Постановлению Правительства РФ от 19.06.2020 № 887, продлен в связи с длительным периодом работы в удаленном режиме большинства российских компаний из-за коронавирусных ограничений до 31.10.2020.

Уведомление может выглядеть следующим образом.

Уведомление

  • разъяснение работникам необходимости подачи каждым сотрудником в срок до 31.12.2020 письменного заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде. Причем наличие заявления должно быть отражено в СТД, представляемых в органы ПФР. Если же сотрудник так и не подаст указанное заявление, работодатель продолжит вести трудовые книжки по-прежнему – ч. 2 ст. 2 закона.

Работодатель может предложить шаблон заявления, чтобы облегчить работникам оформление выбора.

Заявление

Целесообразно организовать уведомление работников и подачу ими заявлений так, чтобы 31.12.2020 заявления всех работников были собраны. Это связано с тем, что для тех работников, не подавших никакого заявления по эту дату включительно, право на подачу каких-либо заявлений позднее законодательством не предусмотрено (за исключением лиц, указанных в ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 01.01.2021 подать заявление имеют право только определенные категории лиц, которые не могли реализовать свое право ранее (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). На 31.12.2020 должны соблюдаться такие условия:

    • для лиц, не состоящих в трудовых отношениях, обязателен трудовой стаж;
    • для работников, не исполняющих трудовые обязанности, сохранено место работы согласно законодательству (например, на период отпуска или временной нетрудоспособности). Написать заявление они могут только по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве;
    • прекратить ведение трудовых книжек работодатель вправе только в случае получения от работника заявления об электронном способе ведения СТД. От ответственности за ее ведение и хранение работодатель в этом случае освобождается. Причем при выдаче книжки в нее необходимо внести запись о наличии заявления работника об электронном ведении СТД – ч. 3 ст. 2 закона.

Закон устанавливает обязанность внесения в трудовую книжку записи о подаче заявления о предоставлении СТД . Она делается по аналогии с записью о приеме на работу, то есть согласно разделу 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Запись может быть следующей:

«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Минтруд России в Письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 дал пояснение, как заполнять трудовую книжку в этом случае:

  • в графе 1 ставится номер записи;
  • в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
  • в графе 3: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)». Эта норма фиксирует, что работник должен до 31.12. 2020 года письменно заявить работодателю, какую книжку вести дальше — обычную или электронную. Если человек выбор не сделает, компания обязана продолжить вести бумажную версию. Отметим, что согласно Инструкции сокращения в записях не допускаются. Поэтому вместо сокращения «г.» предлагаем писать полностью «года»;
  • в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, необходимо внести запись и в графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года N 439-ФЗ)».

Заверить запись необходимо как обычно: подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью организации (при ее наличии) и подписью сотрудника, которому трудовая книжка выдается на руки (см. Письмо Минтруда России от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Выдать трудовую книжку сотруднику, перешедшему на ведение сведений о работе в цифровом виде, нужно в день получения от сотрудника заявления. Это разъяснение дал Минтруд в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. В предыдущем письме от 13.03.2020 № 14-2/В-260 чиновники заявляли, что сделать это необходимо в трехдневный срок после подачи сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую. Однако, законодательство не содержит конкретные сроки выдачи бумажной трудовой в указанной ситуации.

Законом также предусмотрено:

  • работник, выбравший ведение трудовой книжки в бумажной форме, свое право сохраняет и при устройстве к другому работодателю – ч. 4 ст. 2 закона;
  • изменить способ ведения СТД можно в любой момент, подав письменное заявление об этом работодателю, – ч. 5 ст. 2 закона;
  • лица, не успевшие до 31.12.2020 подать заявления о выборе способа ведения СТД, могут это сделать в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы либо при трудоустройстве. Круг таких лиц ограничен. Это лица, которые по состоянию на 31.12.2020 трудовых обязанностей не исполняли, но место работы за ними сохранялось (на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в соответствии с законодательством) – п. 1 ч. 6 ст. 2 закона;
  • на работников, впервые принятых на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются – ч. 8 ст. 2 закона.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 16.12.2019 № 439-ФЗ
«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции:

Первое, что нужно уяснить – переход к ЭТК является добровольным лишь для работника; что касается работодателя, то он обязан формировать СТД в электронном виде. Таким образом, реализация нового порядка формирования СТД жизнь кадровика не облегчит. Ведь помимо организации мероприятий по переходу к электронному ведению СТД, в течение 2020 года придется вести двойную работу: нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках плюс появится обязанность по подаче новых форм отчетности в ПФР. После 01.01.2021 оба формата книжек сохранятся лишь для сотрудников, подавших об этом заявление. Все остальные работники перейдут на электронный вариант, в том числе и те, кто впервые поступает на работу с 01.01.2021. А если случится так, что заявление от сотрудника о выборе способа ведения СТД так и не поступит, формировать их нужно и в бумажной трудовой книжке, и в электронном виде. Следовательно, сохранятся и сопутствующие обязанности по хранению трудовых книжек.

В каких случаях работодатель обязан представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР

В Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персучете» внесены изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в электронном виде в органах ПФР, будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности» ‒ пп. «в» п. 2 ст. 1 закона.

Состав раздела «Сведений о трудовой деятельности» ‒ пп. «б» п. 4 ст. 1 закона.

Место работы

— наименование страхователя;

— сведения об изменении наименования (с реквизитами приказов);

— регистрационный номер страхователя

Сведения о выполняемой работе и периодах работы

— сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения;

— должность в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы;

— сведения о переводах на другую постоянную работу;

— сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;

— реквизиты приказов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления

— о продолжении ведения страхователем трудовой книжки;

— о предоставлении электронной трудовой книжки

Таким образом, в СТД будет отражаться та же информация, что и в трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Обо всех случаях приема на работу, переводов, увольнений, подачи заявлений о способе ведения трудовых книжек организация обязана сообщать в ПФР. Сроки представления сведений зависят от вида события и периода, когда оно произошло (2020 или 2021 годы) – пп. «б» п. 7 ст. 1 закона.

Случаи

Срок представления сведений в ПФР в 2020 году

Срок представления сведений в ПФР в 2021 году

Прием на работу

 

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа

Перевод на другую постоянную работу

 

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай
Увольнение Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа
Подача работником заявления о способе ведения трудовой книжки Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление
Отсутствие у работника всех перечисленных случаев, СТД по состоянию на 01.01.2020

 

Не позднее 15.02.2021

При представлении впервые работодателем сведений о застрахованном лице страхователь обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Обращаем внимание, что сообщать придется о деятельности именно в данной организации, а не у предыдущих работодателей (пп.1 п. 2.5 ст. 1 закона)

Еще один важный момент: при отсутствии у работников кадровых событий, перечисленных в таблице, сведения о его деятельности в течение 2020 года подавать не нужно. Их представление в ПФР откладывается до 15.02.2021.

Если численность работников за предшествующий месяц составляет 25 и более человек – сведения представляются исключительно в электронной форме, подписанной усиленной электронной подписью. Этим правом могут воспользоваться и организации с меньшей численностью сотрудников.

Формировать сведения в форме электронного документооборота можно c помощью:

  • своих программных средств;
  • бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда РФ.

Проверить правильность заполнения СЗВ-ТД можно с помощью запущенного ПФР сервиса. Особенно актуален будет инструмент для фирм с небольшим штатом, подающих отчет на бумаге. Для работы в сервисе понадобится указать ИНН и регистрационный номер компании-страхователя. После загрузки файла с отчетом и прохождения проверки можно распечатать его и представить в ПФР. Сотруднику фонда будет достаточно сверить данные СЗВ-ТД с загруженным электронным черновиком и отправить их в обработку. Принятым отчет будет считаться в день подачи бланка на бумаге.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 16.12.2019 № 436-ФЗ
«О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Примечание редакции: Правительству РФ и высшим органам исполнительной власти субъектов РФ в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции расширили полномочия на 2020 год. В частности, Правительство РФ в 2020 году установило особенности порядка и сроки представления страхователями до 31.12.2020 (включительно) в территориальные органы ПФР сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц. Такие сведения представляются:

  • в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица с 01.04.2020 до 27.04.2020 — не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590;
  • в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
  • в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Указанный выше порядок представления сведений о трудовой деятельности для их отражения в индивидуальном (персонифицированном) учете распространяется на правоотношения, возникшие с 01.04.2020. Таким образом, обязанность по предоставлению в ПФР сведений о приеме и увольнении, подлежащая выполнению по закону о персучете начиная только с 01.01.2021, перенесена на 01.04.2020.

Ответственность за нарушения правил ведения электронных трудовых книжек

Согласно подпункту «б» п. 8 ст. 1 Закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ, информацию о непредставлении в установленный срок СТД либо представление неполных или недостоверных сведений органы ПФР обязаны передавать в порядке межведомственного взаимодействия в территориальные инспекции труда в течение 5 дней после обнаружения указанных нарушений.

Поправками пункта 9 ст. 1 закона № 436-ФЗ в ст. 17 закона о персучете предусмотрена отсылка на административную ответственность как за нарушение трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ. В измененной редакции статьи 17 закона № 27-ФЗ сказано: за непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Это означает, что за неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф. Он составляет (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для ИП и должностных лиц — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • для организации — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Если нарушение повторится в течение года, штраф будет больше (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для ИП и должностных лиц — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до трех лет;
  • для организаций — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.

С 01.01.2021, согласно закону от 01.04.2020 № 90-ФЗ, ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

Кроме того, Минюст выставил на общественное обсуждение проект нового КоАП РФ. Часть 2 ст. 8.1 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» проекта введет ответственность:

  • за неисполнение обязанности по формированию в электронном виде сведений о трудовой деятельности;
  • за нарушение сроков их представления в инфосистему ПФР;
  • за неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Должностных лиц и ИП накажут предупреждением или штрафом от 300 до 500 рублей, организации – от 1 до 5 тыс. рублей.

Причем есть возможность избежать ответственности, если в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения неполных сведений направить в ПФР исправления.

За повторное нарушение трудового законодательства наказывать будут в двойном размере. Соответствующая норма появится в ст. 8.18 нового КоАП. Санкция составит от одного до двукратного размера штрафа, ранее назначенного за аналогичное правонарушение. К должностному лицу может быть применена дисквалификация на срок до года.

Статья 15.33.2 действующего КоАП РФ предусматривает за непредставление в срок либо отказ от представления в органы ПФР сведений персучета, а также представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, административный штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Кроме того, организацию могут привлечь и к материальной ответственности. Это произойдет, если работодатель не предоставит в срок сведения о трудовой деятельности, внесет в них неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения работника, вследствие чего работник будет лишен возможности трудиться. Если из-за таких действий (бездействия) работник не получит заработок, работодатель будет обязан возместить его (ст. 234 ТК РФ).

ПФР в Письме ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской обл. от 08.04.2020 № 08/10914 озвучил штраф за нарушение способа отправки СЗВ-ТД. Управление ПФР разъяснило, какую ответственность могут применить к работодателю, нарушившему порядок отправки сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если численность работников компании составляет 25 человек и более, согласно п. 2.6 ст. 11 закона № 27-ФЗ, необходимо отправлять только в электронном виде форму СЗВ-ТД, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью. В противном случае страхователя оштрафуют по ст. 17 закона о персучете – на 1 тыс. рублей.

«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ

Федеральный закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ

«О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»

Проект
«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»
(подготовлен Минюстом РФ, ID проекта 02/04/01-20/00099059, не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 30.01.2020)

Документы включены в СПС «КонсультантПлюс»

Примечание редакции:

Tаким образом, по действующим в настоящее время нормам за ненадлежащую работу со сведениями о трудовой деятельности работодатель (его должностное лицо) может быть привлечен:

1) к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, где речь идет о большинстве нарушений трудового законодательства. В этом случае штраф составит для организаций от 30 до 50 тыс. рублей, для ИП и должностных лиц – от 1 до 5 тыс. рублей. Либо по статье 15.33.2 КоАП РФ, которая предусматривает штрафы только для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей;

2) к материальной ответственности по абз. 4 ст. 234 ТК РФ – в размере ущерба, причиненного работнику вследствие незаконного лишения его возможности трудиться.

По какой форме подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР

Форма СЗВ-ТД, предназначенная для передачи работодателем СТД работников в ПФР, утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Обратите внимание, что с начала разработки отчет успел видоизмениться из списочного в индивидуальный. Таким образом, подавать его необходимо в отношении каждого сотрудника.

Согласно пункту 2.4 правил заполнения формы составлять ее нужно, если:

  • работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;
  • он получил новую профессию, специальность или квалификацию;
  • он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
  • суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
  • организация переименовалась.

В СЗВ-ТД вносится практически та же информация, что и в трудовую книжку. Правда, отдельные моменты могут вызвать вопросы. На них и остановимся.

Графа 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» заполняется в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывается, если обязанность в нем трудиться включена в трудовой договор.

Графа 5 «Код выполняемой функции (при наличии)». Согласно порядку коды заполняются с 01.01.2021, причем только при их наличии. Указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «XX.XXX-X-X», где:

  • первые пять цифровых знаков, разделенных точкой, – это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
  • последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) ‒ буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – это уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Таким образом, полагаем, что данные в эту графу нужно заносить только по тем сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п
«Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Стало ясно, какую форму выдавать работникам вместо трудовой книжки при увольнении

Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.

Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.

Кроме того, СТД-Р может использоваться:

  • для расчета трудового стажа;
  • иных целей в соответствии с законами и другими НПА РФ.

Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:

  • не позже трех дней с момента получения заявления от работающего сотрудника;
  • в день расторжения трудового договора — при увольнении работника.

Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма — СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.

Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.

Итак, СТД-Р содержит:

  • сведения о работнике — Ф.И.О., дату рождения, СНИЛС;
  • сведения о работодателе — регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, ИНН, КПП;
  • сведения о подаче заявления — о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД) с датой соответствующего заявления;
  • собственно СТД в виде таблицы из десяти граф.

1) порядковый номер записи;

Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:

2) дату кадрового мероприятия;

3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);

4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор). Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием. Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;

5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;

6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);

Основание произошедшего кадрового мероприятия:

7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;

8) дата приказа или иного документа;

9) номер документа;

10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.

Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.

Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).

Скачать форму СТД-Р

Форма СТД-Р-1

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Алгоритм действий работодателя в связи с переходом на электронные трудовые книжки

 Период  Мероприятия
С 01.01.2020

При наступлении случаев:

— приема на работу;

— переводов на другую постоянную работу;

— увольнения;

— подачи заявления о способе ведения трудовой книжки.

Потребуется заполнить форму СЗВ-ТД и отправить в ПФР не позднее 15-го числа следующего месяца

До 31.10.2020 Письменно уведомить каждого работника о его праве выбора продолжения способа ведения сведений о трудовой деятельности (путем заполнения трудовой книжки либо только в электронной форме)
До 31.12.2020 Разъяснение работникам необходимости подачи письменного заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде
В течение 2020 года

1. Принятие и внесение изменений в локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть).

2. Подготовка и обсуждение с представителями работников изменений в соглашениях и коллективных договорах.

3. Техническое обеспечение взаимодействия с ПФР

С 01.01.2021 В случае приема на работу или увольнения форма СЗВ-ТД должна будет представляться в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Обо всех остальных кадровых перестановках сообщать нужно не позднее 15-го числа следующего месяца.

Топ-10 вопросов о переходе на электронные трудовые книжки

Вопрос 1. Подавать сведения нужно за всю трудовую деятельность работника или только за работу на последнем месте?

Ответ. При представлении сведений о застрахованном лице в первый раз работодатель обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 именно в данной организации. Такое требование внесено в пп. 1 п. 2.5 ст. 11 закона о персучете законом № 436-ФЗ.

Обратите внимание: если к 01.01.2021 повод подать сведения не появится, нужно будет не позднее 15.02.2021 сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их передвижения, поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

Вопрос 2. Нужно ли организации или ИП сдавать СЗВ-ТД с 01.01.2020, если численность работников не меняется?

Ответ. Нет, если численность работников не меняется (нет увольнений, переводов, иных кадровых изменений), то первый отчет по форме СЗВ-ТД нужно подать до 15.02.2021 – пп. 1 п. 2.5 ст. 1 закона № 436-ФЗ.

Вопрос 3. Нужно ли уведомлять внешних совместителей о выборе вида трудовой книжки?

Ответ. Да, нужно. В соответствии с частью 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели уведомляют по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/06/199098).

Вопрос 4. Нужно ли сдавать нулевой отчет СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых мероприятий?

Ответ. Нет, не нужно (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/06/199098).

Вопрос 5. В организации в связи со спецификой деятельности (лицензирование сроком на 1 год) каждый год перезаключаются срочные трудовые договоры со всеми сотрудниками. Нужно ли будет ежегодно делать записи в отчете СЗВ-ТД об увольнении и приеме на работу этих сотрудников?

Ответ. Да, во всех случаях увольнения, приема на работу, перевода на другую постоянную работу (п. 1.4. Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) СЗВ-ТД представляется на всех работающих, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами) (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/06/199098).

Вопрос 6. Должен ли работодатель отражать в СЗВ-ТД совместителей (внутренних и внешних)?

Ответ. Да, должен. Новая редакция ТК РФ обязывает работодателей формировать и представлять в ПФР информацию о трудовой деятельности каждого работника без исключений – ст. 66.1 ТК РФ.

Это означает, что форму СЗВ-ТД нужно будет подавать и на тех работников, которые работают у вас как внешние совместители. Как и прежде, запись о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносит по желанию сотрудника его основной работодатель – ст. 66 ТК РФ. Но вот обязанность представлять в ПФР информацию о трудовой деятельности по совместительству законодатели не делегировали основному работодателю (в этом просто нет необходимости). Поэтому разработанный ПФР порядок заполнения формы СЗВ-ТД предусматривает, что каждый работодатель должен будет сам подавать форму СЗВ-ТД в случае кадровых изменений у своих внешних совместителей – постановление ПФ РФ № 730п.

Вопрос 7. Сотрудник принят в 2013-м, переименование организации произошло в 2015 году. Он уже выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки. Какие записи мы должны сделать в СЗВ-ТД за январь?

Ответ. СЗВ-ТД за январь в данном случае должна содержать отметку о дате поданного работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки, а также сведения о трудовой функции работника у данного работодателя на 01.01.2020 (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы) (п. 2.1. ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому в таблице сведений о трудовой деятельности должны быть отражены две строки с данными о кадровых мероприятиях на 01.01.2020: № 1 – сведения о приеме на работу в 2013 году, содержащие информацию о трудовой функции (должности) и т.д. по форме; № 2 – о переименовании вашей организации в 2015 году. Это правило позволит обеспечить преемственность сведений о трудовой деятельности в переходный период (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/07/199206).

Вопрос 8. Как работодатель узнает стаж для расчета больничного новому работнику, который до этого выбрал электронную трудовую книжку?

Ответ. В соответствии со статьей 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Таким образом, новый работник предоставит два документа, последний ему должны выдать в день увольнения по прежнему месту работы (с 01.01.2020). Также он вправе получить сведения о трудовой деятельности в ПФР, МФЦ либо через портал государственных услуг в электронном виде (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/07/199206).

Вопрос 9. Если у работника 20.01.2020 истек срок трудового договора, а 27.01.2020 заключен новый срочный договор, как заполнять отчет?

Ответ. СЗВ-ТД о работнике за январь в данном случае будут состоять из трех строк: № 1 – сведения о последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020, № 2 – сведения об увольнении 20.01.2020, № 3 – сведения о приеме на работу 27.01.2020 (http://www.pfrf.ru/branches/karelia/news/~2020/02/07/199206).

Вопрос 10. При приеме сотрудника на работу с 01.01.2020 (у которого уже есть трудовая книжка), обязан ли работодатель предлагать ему ведение трудовой книжки в электронном виде или его можно уведомить, как и всех других работников, до 30.06.2020?

Ответ. Нет, не обязан. Такого работника можно уведомить, как и всех остальных, до 30.06.2020.

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО