Расчет 6-НДФЛ — один из самых сложных отчетов, формируемых налоговыми агентами. В нем заполняются сведения о выплаченных доходах, предоставленных налоговых вычетах и сумме НДФЛ. Расскажем как правильно заполнить этот отчет на примере I квартала 2024 года. Актуальные формы, образцы и бланки можно скачать в системе КонсультантПлюс.
Над статьей работали:
Автор: Матигин Андрей; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Форма 6-НДФЛ
- Сроки сдачи 6-НДФЛ
- Инструкция по заполнению 6-НДФЛ за I квартал
- Образец заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2024 года
- Ответственность за ошибки в 6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ
В соответствии с налоговым законодательством сдавать расчет по форме 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты по этому налогу. К ним относятся работодатели, которые осуществляют выплаты дохода физическим лицам и удерживают налог. Отчет необходимо сдавать за каждое обособленное подразделение.
Отчет за I квартал 2024 году необходимо сдать по форме, приведенной в письме ФНС России от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@. Бланк отчета из этого письма необходимо применять до внесения изменений в утвержденный формат 6-НДФЛ. Форму, которую утвердили приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, планируют обновить. Это связано с изменениями в правилах удержания подоходного налога: с 1 января 2024 года действуют новые периоды, за которые нужно подавать уведомление по ЕНП и перечислять НДФЛ на единый налоговый счет.
Если предприниматель или организация не начисляет и не выплачивает денежные доходы физическим лицам, то у них не появляется статуса налогового агента и составлять 6-НДФЛ не требуется. По собственной инициативе налоговый агент может сдать нулевой расчет, ИФНС обязана его принять.
Если доходы начислялись и выплачивались только один раз за календарный год (например, в апреле), то сдавать отчет за предшествующие периоды не надо (в примере — за I квартал), однако за полугодие, девять месяцев и за год 6-НДФЛ надо будет сформировать и направить в ИФНС.
Сроки сдачи 6-НДФЛ
Заполненный отчет 6-НДФЛ за I квартал 2024 года необходимо направить в вашу инспекцию не позднее 25 апреля. Новый срок представления отчета связан с унификацией сроков сдачи налоговой отчетности. С 2023 года действуют новые сроки: за первый квартал, полугодие и девять месяцев сдать расчет нужно до 25 числа следующего месяца, а годовой отчет сдается до 25 февраля следующего года.
При этом продолжает действовать правило переноса сроков из-за выходных, праздничных или нерабочих дней (объявляемых по указу Президента): крайняя дата переносится на ближайший рабочий день.
При реорганизации компания обязана отчитаться за период с начала года реорганизации до дня прекращения деятельности. При этом отчет заполняется и предоставляется в инспекцию в общем порядке. При ликвидации организация обязана отчитаться самостоятельно, до момента ликвидации.
Важно отметить, что налоговая инспекция имеет право заблокировать ваш расчетный счет, если своевременно не получит отчет за налоговый период: у инспекторов не будет данных, является ли компания налоговым агентом или просто забыла подать отчет. Для снижения рисков блокировки денежных средств вы можете заранее уведомить инспекцию о том, что не являетесь налоговым агентом (если не сдаете нулевой расчет). Информационное письмо составляется в свободной форме, утвержденного бланка нет.
Способ представления расчета в инспекцию зависит от численности персонала. Если сотрудников более 10 — отчет сдается исключительно в электронном виде. Если 10 или менее — выбор формы остается за налоговым агентом. Бумажный расчет 6-НДФЛ можно сдать непосредственно в налоговую инспекцию или почтовым отправлением.
Расчеты необходимо представлять в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. Компании, в том числе крупнейшие налогоплательщики, сдают отчет в территориальные инспекции по своему местонахождению.
По обособленным подразделениям необходимо представлять расчет в инспекцию по местонахождению каждого по дразделения. 6-НДФЛ необходимо составлять отдельно по каждому ОП, даже если они состоят на учете в одной ИФНС. При этом не имеет значения, кто перечисляет доходы сотрудникам — головная организация или ОП.
Инструкция по заполнению 6-НДФЛ за I квартал
Расчет 6-НДФЛ состоит:
1. титульного листа;
2. раздела 1 «Сведения об обязательствах налогового агента»;
3. раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
Отчет составляется нарастающим итогом, поэтому сведения из регистров налогового учета необходимо брать, начиная с 1 января 2024 года. Все страницы отчета нумеруются в общем порядке: 001, 002, 003 и далее. Все поля с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если данные отсутствуют — заполняйте 0. Если сведения какого-либо раздела не умещаются на одной странице — укажите их на дополнительных листах.
Указывать отрицательные суммы в 6-НДФЛ нельзя, это прямо запрещено правилами заполнения отчета. Российское законодательство не содержит понятий отрицательного дохода и налога. Для показателей, которые вычитаются при расчете налога, предусмотрены отдельные поля. В них также указываются положительные суммы.
На титульном листе отчета заполняются общие сведения о компании: наименование налогового агента, его ИНН и КПП. При оформлении расчета за обособленное подразделение — указывайте КПП обособленного подразделения. Дополнительно на первом листе заполняется номер корректировки (для первичного отчета указывается «0—«), отчетный период (код для периода за первый квартал — 21), календарный год (2024), а также — код налогового органа, в который предоставляется отчет (он состоит за 4-х цифр: первые две — код региона, оставшиеся — код ИФНС).
В поле «По месту нахождения (учета)(код)» заполняется код места представления отчета:
● 120 — по месту жительства ИП;
● 214 — по месту нахождения компании;
● 220 — по месту нахождения ОП.
В разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» сумму НДФЛ, подлежащую перечислению на ЕНС, необходимо заполнить в детализации по шести срокам уплаты (строки 021-026). Дополнительно нужно указать общую сумму платежей по подоходному налогу (строка 020):
| Строка 6-НДФЛ | Период, за который удержали НДФЛ |
Срок уплаты налога в бюджет |
| 020 | 1 января — 31 марта | — |
| 021 | 1 — 22 января | 29 января |
| 022 | 23 — 31 января | 5 февраля |
| 023 | 1 — 22 февраля | 28 февраля |
| 024 | 23 — 29 февраля | 5 марта |
| 025 | 1 — 22 марта | 28 марта |
| 026 | 23 — 31 марта | 5 апреля |
Аналогичным образом отражают и суммы налога, возвращенного с начала года. В расчете за I квартал 2024 необходимо заполнить общую сумму возвращенного НДФЛ за 3 месяца (строка 030), а также — детализировать этот показатель по шести периодам удержания налога (строки 031-036).
Раздел 2 предназначен для обобщения сумм доходов, исчисленных и удержанных налогов. Аналогично первому разделу, заполнять сведения необходимо нарастающим итогом.
Для каждой налоговой ставки и КБК необходимо заполнять отдельный раздел 2. Если НДФЛ со всех доходов рассчитывается по ставке 13% (независимо от основания для расчета) и перечисляется на один КБК, то такие доходы заполняйте на одном листе раздела 2.
В поле 110 заполните численность физических лиц, которые в течение отчетного периода получали доход, облагаемый по соответствующей ставке.
В поле 111 указывается количество высококвалифицированных специалистов. Если в течение года сотрудник уволился, а потом — вернулся, укажите его только один раз.
В поле 120 включаются только те доходы, дата фактического получения которых приходится на отчетный период, за который составляется расчет.
Например, доход в виде зарплаты отразите в том периоде, за который ее начислили, а больничное пособие — в периоде его выплаты сотруднику.
В расчет необходимо включить все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. При этом из общей суммы начисленных доходов, заполненных в строке 120, необходимо выделить зарплаты высококвалифицированным специалистам (строка 121).
Поле 130 используется для указания общей суммы вычетов по всем работникам. В эту строку включаются все вычеты, которые уменьшают доход сотрудника при определении суммы НДФЛ (стандартные, имущественные и прочие). Дополнительно в этой строке указываются суммы, уменьшающие налоговую базу (если доходы освобождены от налога в пределах норматива 4000 рублей).
В поле 140 «Сумма налога исчисленная» отразите сумму налога, рассчитанного по ставке из поля 100 нарастающим итогом с начала года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников. В поле 141 «в том числе сумма налога, исчисленная с доходов высококвалифицированных специалистов» выделите сумму НДФЛ, которую компания начислила таким сотрудникам с начала 2024 года.
В поле 150 заполняется сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранных работников, работающих по патентам. Эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного налога.
В поле 155 «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету» отражается сумма налога на прибыль с дивидендов в пользу организации – налогового агента, который принимает ее к зачету при расчете НДФЛ с дивидендов физлицу-резиденту.
В новом поле 156 «Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве» заполняется сумма налога с дивидендов от источников за пределами России. Это налог, исчисленный и уплаченный по месту нахождения источника дохода в иностранном государстве, с которым заключен договор об избежании двойного налогообложения.
В поле 160 заполняется общая сумма налога, удержанного с начала года. В дополнительных полях – 161-166 – этот показатель детализируется по новым периодам удержания. Например, в строке 161 нужно указать НДФЛ, который налоговый агент удержал с доходов физических лиц с разбивкой по соответствующим периодам удержания налога.
Важно отметить, что рассчитанный и удержанный НДФЛ (строки 140 и 160) могут не совпадать. Например, если в поле 120 отражен доход, который фактически не был выплачен сотруднику, то в поле 160 налог с такого дохода не будет указан (он будет удержан в другом периоде).
Если организация выплачивает доход в натуральной форме или по иным причинам не может удержать НДФЛ, необходимо указать сумму неудержанного налога в строке 170. При излишнем удержании НДФЛ (например, при расчетной ошибке) – заполняется поле 180. Возвращенную сумму налога укажите в поле 190 и расшифруйте по каждому периоду в строках 191-196.
При заполнении 6-НДФЛ за I квартал 2024 года справка о доходах и суммах налога физического лица в отчет не включается. Эта часть расчета необходима только годовой отчетности и ликвидации компании (ИП).
В случае ликвидации организации или обособленного подразделения необходимо сдать расчет 6-НДФЛ за период до момента ликвидации и сведения о доходах работников. Налоговым периодом при ликвидации является период с 1 января до дня ликвидации.
Образец заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2024 года
С образцом заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2024 можно ознакомиться по ссылке:https://www.v2b.ru/wp-content/uploads/2021/03/Obrazets-6-NDFL-za-I-kvartal-2024.pdf.
Ответственность за ошибки в 6-НДФЛ
Нарушение сроков представления расчета и ошибки при его заполнении приводят к финансовым санкциям.
За несдачу или опоздание будет наложен штраф 1000 рублей за каждый месяц просрочки. При этом период будет рассчитываться с даты, когда отчет нужно было направить в ИФНС, по дату фактического представления.
Штраф за ошибки в расчете 6-НДФЛ, в том числе в справках о доходах (замена 2-НДФЛ) составляет 500 руб. Инспекторы могут предъявить штраф из-за любой ошибки в этом отчете. Не если сдать уточненный расчет до того, как ошибку обнаружит инспектор, то ответственности удастся избежать.
Если в рамках камеральной проверки 6-НДФЛ организация заплатит налог и пени до подачи уточненного расчета, штраф начислен не будет. Главное – сделать все это до того, как инспекция составит акт о камеральной проверке.
