Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал 2022 года

Форма 6-НДФЛ, порядок ее заполнения и формат подачи в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Изменения в 6-НДФЛ потребовались из-за поправок в НК РФ, внесенных Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ, согласно которым форма 2-НДФЛ с отчетности за 2021 год отменена. Сведения из бывшей 2-НДФЛ теперь входят в состав 6-НДФЛ. Вместо 2-НДФЛ налоговые агенты заполняют приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физлица» к расчету 6-НДФЛ по каждому получателю доходов. Сдавать их требуется, как и раньше, раз в году. Поэтому, незаполненное приложение 1 каждый квартал подавать не нужно (п. 5.1 порядка заполнения расчета).

Таким образом, при составлении отчета за 1 квартал 2022 года, необходимо заполнить:

— титульный лист;
— разд. 1;
— раздел 2.

На доходы, облагаемые по разным ставкам, заполните отдельные разд. 1 и 2 (Письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).

Согласно абзацу второму п. 2 ст. 230 НК РФ, для формы 6-НДФЛ предусмотрена ежеквартальная сдача отчетности. За год представить отчет следует до 1 марта следующего года, а за I квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. В случае если крайний срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день по п. 7 ст. 6.1 НК РФ, отчитаться можно в ближайший рабочий день.

Таким образом, сроки представления формы 6-НДФЛ в 2022 году с учетом выходных дней следующие:

• за I квартал — до 04.05.2022;
• за полугодие — до 01.08.2022;
• за 9 месяцев — до 31.10.2022;
• за 12 месяцев — до 01.03.2023.

Нарушение сроков сдачи формы может привести к начислению штрафа в сумме 1 тыс. рублей за полный либо неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ, письмо ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 1)).

Могут последовать и более серьезные санкции в виде блокировки счета. К данной мере ответственности налоговики прибегают в случае 20-дневной просрочки подачи формы (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Предусмотрена и персональная ответственность для должностных лиц, ответственных за представление отчетности. По части 1 ст. 15.6 КоАП РФ сумма штрафа составит от 300 до 500 рублей.

Порядок заполнения 6-НДФЛ приведен в приложении № 2 к Приказу ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Источником сведений для заполнения расчета являются регистры налогового учета по НДФЛ.

Согласно пункту 2 ст. 230 НК РФ, письма ФНС РФ от 15.11.2019 № БС-4-11/23242, заполнять и подавать форму на бумаге могут лишь те налоговые агенты, численность наемных работников которых не превышает 10 человек. Если численность составляет 11 и более человек, расчет необходимо составить в электронной форме, подписав его усиленной КЭП (п. 6.1 порядка заполнения расчета (порядок).

По каждому коду ОКТМО необходимо заполнять отдельную форму. То есть при наличии у компании обособленных подразделений (ОП) в других городах расчеты нужно представлять и по головному офису, и по каждому ОП.

Не допускается оставлять пустыми суммовые показатели. При отсутствии информации в ячейке ставится ноль (0).

Подписывают форму руководитель, ИП либо представитель (по доверенности).

Правила заполнения титульного листа изложены в разделах I, II порядка.

В поле «Отчетный период (код)» указывается код периода. За I квартал этот код 21.

В поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код) / Лишение полномочий (закрытие) ОП (код)» проставляется соответствующий код по приложению № 4 к порядку.

Поле «ИНН / КПП реорганизованной организации / ИНН / КПП лишенного полномочий (закрытого) ОП» заполняется лишь в случаях, если расчет представляется за закрытое ОП либо форма подается правопреемником за реорганизованное юрлицо. Если таких событий не происходило, в поле проставляются прочерки (п. 2.2 порядка).

В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, где расположена организация, ОП, выбранное ОП, место жительства ИП, адвоката, нотариуса, место деятельности ИП, применяющего патент. Если код по ОKТМО состоит из 8 знаков, оставшиеся свободные ячейки в этом поле заполнять не нужно.

В поле «Номер контактного телефона» вносится код города и телефонный номер для связи.

В поле «Расчет составлен на ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах» в первых трех ячейках указывается количество страниц расчета. Если расчет подается представителем, в следующих трех ячейках указывается количество листов документа, подтверждающего его полномочия.

В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» проставляется код 1, если расчет подается самим налоговым агентом, код 2 — его представителем.

В поле «Фамилия, имя, отчество» указывается Ф.И.О. руководителя компании или Ф.И.О. доверенного лица.

В поле «Наименование организации — представителя налогового агента» указывается название компании-представителя, если расчет подается именно ею.

В поле «Подпись ________  Дата» проставляются автограф и дата подписания расчета.

Поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя» заполняется, если расчет подается представителем.

В разделе 1 отражается информация об удержанном налоге, даты перечисления которого приходятся на последние три месяца отчетного периода, и о налоге, возвращенном за этот же период.

Информация об удержании налога, срок уплаты которого наступит в следующем отчетном периоде, в расчете не отражается.

В поле 010 необходимо указать КБК по НДФЛ.

В поле 020 отражается общая по всем работникам сумма удержанного налога, срок уплаты которого выпадает на последние три месяца периода.

Далее следуют два блока полей:

• 021 (срок перечисления налога) — в этом поле нужно указать крайнюю дату перечисления удержанного налога. Согласно пункту 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письма ФНС РФ от 01.12.2020 № БС-4-11/19702, это следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных — последний день месяца, в котором они выплачены;
• 022 (сумма налога) — в этом поле фиксируется общая сумма удержанного НДФЛ, срок уплаты которого соответствует дате, указанной слева в строке 021.

Итог показателей по всем строкам 022 должен быть равен значению, указанному в поле 020.

В поле 030 отражается общая сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом физлицам за последние три месяца периода.

В блоках строк 031 и 032 отражаются:

• в строке 031 — дата возврата НДФЛ;
• в строке 032 — сумма НДФЛ, возвращенная на дату, указанную слева в строке 031.

Сумма показателей всех строк 032 должна соответствовать показателю строки 030.

Порядку заполнения раздела 2 расчета посвящены раздел IV порядка. Раздел 2 содержит обобщенную информацию обо всех физлицах — получателях доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 4.1 порядка, письмо ФНС РФ от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@),это суммы:

• доходов, дата фактического получения которых приходится на I квартал ;
• вычетов за этот же период;
• исчисленный и удержанный НДФЛ.

Согласно письму ФНС РФ от 01.12.2020 № БС-4-11/19702 при выплате доходов, облагаемых по различным ставкам (обычной 13 процентов и прогрессивной 15 процентов), раздел заполняется отдельно по каждой из них.

В строке 100 отражается ставка, по которой начислены суммы налога.

В строке 105 — КБК по налогу.

В строку 110 вносится общая сумма доходов по всем физлицам, к которым применяется ставка, прописанная в строке 100. В эту строку, согласно пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ и п. 4.3 порядка, нужно включить только те доходы, даты фактического получения которых относятся к отчетному периоду. Например, пособие по больничному нужно отразить в том периоде, в котором оно выплачено, а зарплату — в периоде ее начисления (пп. 1, 2 ст. 223 НК РФ).

Возможен иной подход, при котором в расчете надо отражать суммы доходов, начисленные и фактически выплаченные физлицам (то есть полученные ими) на дату подачи 6-НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@). Поэтому, если вы планируете представить расчет до выплаты доходов за отчетный период, рекомендуем выяснить в вашей ИФНС, нужно ли отражать в нем невыплаченные доходы, а также соответствующий НДФЛ и вычеты.

В строки 111—113 нужно внести обобщенные суммы по доходам в зависимости от их видов:

• в строку 111 — дивиденды;
• в строку 112 — доходы по трудовым договорам;
• в строку 113 — доходы по ГПД.

Строка 115 заполняется, если у вас работают высококвалифицированные специалисты (ВКС). Покажите сумму начисленных им доходов по трудовым договорам и ГПД на выполнение работ (оказание услуг). Эти суммы также включаются в показатели полей 112 и 113 соответственно.

В строке 120 отражается количество работников, получивших доходы с начала года. Уволенных и снова принятых на работу лиц дважды указывать не нужно.

В строке 121 приводится количество ВКС, которым в отчетном (налоговом) периоде начислены доходы, отраженные в поле 115.

В строке 130 указывается общая сумма вычетов (стандартных, имущественных, социальных, профессиональных и инвестиционных), предоставленных с начала года по перечню, установленному Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Кроме того, здесь же отражаются и иные суммы, уменьшающие базу, а также необлагаемые суммы по ст. 217 НК РФ, если они освобождаются от налога в определенных пределах. Например, подарки на сумму не более 4 000 руб. в год можно не отражать в расчете, поскольку они не облагаются НДФЛ (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). Полагаем, разъяснение ведомства сохраняет актуальность, несмотря на изменение формы расчета. Однако рекомендуем привести в этом поле, а также в поле, в котором указывается сумма начисленного дохода, всю стоимость подарков в пользу физлица за отчетный период, если их совокупный размер не превысил 4 000 руб. Это позволит избежать необходимости подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ согласно ст. 81 НК РФ. Включите в сумму вычетов 4 000 руб., если в отчетном периоде вы вышли за рамки лимита.

Если окажется, что сумма вычета больше зарплаты, в расчете его нужно отразить в сумме, не превышающей доход. В такой ситуации в строки 110 и 130 нужно внести одинаковые цифры, равные выплаченному доходу.

В строке 140 указывается сумма НДФЛ по всем лицам за отчетный период, начисленная по ставке из строки 100.

В строке 141 отдельно показывается сумма НДФЛ, исчисленная с дивидендов по всем получателям с начала года по ставке из строки 100.

В строке 142 отражается сумма НДФЛ, исчисленная с доходов ВКС. Указывается сумма налога, исчисленная с доходов, отраженных в строке 115.

В строке 150 — общая величина фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую уменьшается налог всех иностранцев на патенте с начала года.

Строку 155 заполняйте, если в отчетном (налоговом) периоде вы выплатили дивиденды физлицу — резиденту РФ и зачли налог на прибыль, удержанный налоговым агентом при выплате дивидендов вашей организации (п. 3.1 ст. 214 НК РФ). Укажите сумму налога на прибыль, которую приняли к зачету.

В строке 160 — общая сумма НДФЛ, фактически удержанного с начала года. Если в строке 110 указан доход, фактической выплаты которого еще не было (например, зарплата за март, выплаченная в апреле), то в строку 160 НДФЛ с такого дохода вносить не нужно, так как его удержание произойдет в следующем отчетном периоде (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В строке 170 указывается общая сумма исчисленного налога, который невозможно удержать (выплата дохода в натуральной форме при отсутствии других денежных выплат). Указывается общая сумма с начала года. Здесь не отражается НДФЛ с зарплаты, которую выплатят в следующем отчетном периоде.

В строку 180 вносят общую сумму излишне удержанного налога с начала года.

В строке 190 указывается общая сумма налога, возвращенная физлицам с начала года.

В строке «Отчетный период (код)» на титульном листе отражается код периода, за который подается расчет. За I квартал этот код — 21.

Допустим, ООО «Омега» имеет в штате 5 сотрудников.

Ежемесячная заработная плата установлена в следующих размерах:

Рубин С.П. — 200 000 руб.;
Петрову И.И. — 100 000 руб.;
Сидорову А.В. — 80 000 руб.;
Николаеву М.С. — 50 000 руб.;
Ильину Н.И. — 30 000 руб.

Рубин — высококвалифицированный иностранный специалист. Все сотрудники являются налоговыми резидентами РФ.

В январе у Рубина был отпуск. Отпускные ему были перечислены в декабре 2021 года.

В марте на больничном пребывал Петров.

В I квартале с доходов сотрудников удержан и перечислен НДФЛ:

— 04.02.2022 — 35 425 руб. — с заработной платы за январь 2022, выплаченной 04.02.2022. Зарплата Рубина составила 12 500 руб.;
— 04.02.2022 — 59 800 руб. — с заработной платы за февраль 2022, выплаченной 04.03.2022;
— 25.03.2022 — 1 003 руб. — с пособия по больничному листу, выплаченному в эту же дату. Размер пособия — 7 717,80 руб.

Заработная плата за март 2022 выплачена 04.04.2022. НДФЛ с нее удержан и перечислен 04.04.2022. Зарплата Петрова составила 77 272,73 руб.

Налог на доходы, полученные до 2022 года, который компания удерживает в течение I квартала 2022 года, отсутствует.

Форма 6-НДФЛ за I квартал 2022 года заполнена от руки и представлена в ИФНС 14.04.2022.