Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал

В соответствии с налоговым законодательством сдавать расчет по форме 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты по этому налогу. К ним относятся работодатели, которые осуществляют выплаты дохода физическим лицам и удерживают налог. Отчет необходимо сдавать за каждое обособленное подразделение.

Начиная с отчетности за I квартал 2023 года расчет 6-НДФЛ надо будет сдавать по обновленной форме в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Изменили раздел 1 расчета. В нем оставили только четыре строки для сумм НДФЛ, которые перечисляют в течение квартала. Изменения связаны с введением ЕНП и единого срока уплаты налога. Раздел 2 оставили без изменений.

Если предприниматель или организация не начисляет и не выплачивает денежные доходы физическим лицам, то у них не появляется статуса налогового агента и составлять 6-НДФЛ не требуется. По собственной инициативе налоговый агент может сдать нулевой расчет, ИФНС обязана его принять.

Если доходы начислялись и выплачивались только один раз за календарный год (например, в апреле), то сдавать отчет за предшествующие периоды не надо (в примере — за I квартал), однако за полугодие, девять месяцев и за год 6-НДФЛ надо будет сформировать и направить в ИФНС.

Заполненный отчет 6-НДФЛ за I квартал 2023 года необходимо направить в вашу инспекцию не позднее 25 апреля. Новый срок представления отчета связан с унификацией сроков сдачи налоговой отчетности. Начиная с 1 января 2023 года введены новые сроки для 6-НДФЛ: за полугодие и девять месяцев сдать расчет нужно до 25 числа следующего месяца, а готовая форма сдается до 25 февраля следующего года.

При этом продолжает действовать правило переноса сроков из-за выходных, праздничных или нерабочих дней (объявляемых по указу Президента): крайняя дата переносится на ближайший рабочий день.

При реорганизации компания обязана отчитаться за период с начала год реорганизации до дня прекращения деятельности. При этом отчет заполняется и предоставляется в инспекцию в общем порядке. При ликвидации организация обязана отчитаться самостоятельно, до момента ликвидации.

Важно отметить, что налоговая инспекция имеет право заблокировать ваш расчетный счет, если своевременно не получит отчет: у инспекторов не будет данных, является ли компания налоговым агентом или просто забыла подать отчет. Для снижения рисков блокировки денежных средств вы можете заранее уведомить инспекцию о том, что не являетесь налоговым агентом (если не сдаете нулевой расчет). Информационное письмо составляется в свободной форме, утвержденного бланка нет.

Способ представления расчета в инспекцию зависит от численности персонала. Если сотрудников более 10 — отчет сдается исключительно в электронном виде. Если 10 или менее — выбор формы остается за налоговым агентом. Бумажный расчет 6-НДФЛ можно сдать непосредственно в налоговую инспекцию или почтовым отправлением.

Расчеты необходимо представлять в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. Компании, в том числе крупнейшие налогоплательщики, сдают отчет в территориальные инспекции по своему местонахождению.

По обособленным подразделениям необходимо представлять расчет в инспекцию по местонахождению каждого подразделения. 6-НДФЛ необходимо составлять отдельно по каждому ОП, даже если они состоят на учете в одной ИФНС. При этом не имеет значения, кто перечисляет доходы сотрудникам — головная организация или ОП.

Расчет 6-НДФЛ состоит:

• титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
• приложения 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица» (замена 2-НДФЛ).

Отчет составляется нарастающим итогом, поэтому сведения из регистров налогового учета необходимо брать начиная с 1 января 2023 года. Все страницы отчета нумеруются в общем порядке: 001, 002, 003 и далее. Все поля с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если данные отсутствуют — заполняйте 0. Если сведения какого-либо раздела не умещаются на одной странице — укажите их на дополнительных листах.

Указывать отрицательный суммы в 6-НДФЛ нельзя, это прямо запрещено правилами заполнения отчета. Российское законодательство не содержит понятий отрицательного дохода и налога. Для показателей, которые вычитаются при расчете налога, предусмотрены отдельный поля. В них также указываются положительные суммы.

На титульном листе отчета заполняются общие сведения о компании: краткое наименование налогового агента, его ИНН и КПП. При оформлении расчета за обособленное подразделение — указывайте КПП обособленного подразделения. Дополнительно на первом листе заполняется номер корректировки (для первичного отчета указывается «0—«), отчетный период (код годового периода — 34), календарный год (2022), а также — код налогового органа, в который предоставляется отчет (он состоит за 4-х цифр: первые две — код региона, оставшиеся — код ИФНС).

В поле «По месту нахождения (учета)(код)» заполняется код места представления отчета:

120 — по месту жительства ИП;

214 — по месту нахождения компании;

220 — по месту нахождения ОП.

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ больше не нужно указывать срок уплаты НДФЛ. С 2023 года действуют общие сроки уплаты, в том числе для НДФЛ с больничных и отпускных. В полях 021–024 раздела 1 указывайте суммы НДФЛ к уплате по первому, второму, третьему и четвертому сроку соответственно. Поле 024 раздела 1 по четвертому сроку уплаты налога заполняйте только в годовом расчете.

В расчет за I квартал 2023 года необходимо включить суммы удержанного НДФЛ за следующие периоды:

• в поле 021 указывается налог за период 1-22 января;
• в поле 022 — налог за период с 23 января по 22 февраля;
• в поле 023 — за период с 23 февраля по 22 марта;
• поле 024 в 6-НДФЛ за I квартал не заполняется.

С 1 января 2023 года налоговые агенты обязаны удерживать НДФЛ с аванса. Это связано с тем, что с 2023 года датой получения дохода физлица в виде зарплаты будет дата денежной выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). В 6-НДФЛ аванс и НДФЛ с него отражайте в месяце выплаты.

Поля 030-032 предусмотрены для информации о возвращенных физлицу суммах налога. В поле 031 указывается дата перечисления излишне удержанного НДФЛ на счет сотрудника, а в поле 032 — сумма возврата. В поле 030 заполняется общая величина возвращенных налогов за последние три месяца.

Раздел 2 предназначен для обобщения сумм доходов, исчисленных и удержанных налогов. Аналогично первому разделу, заполнять необходимо нарастающим итогом. Для каждой налоговой ставки и КБК необходимо заполнять отдельный раздел 2. Если НДФЛ со всех доходов рассчитывается по ставке 13% (независимо от основания для расчета) и перечисляется на один КБК, то такие доходы заполняйте на одном листе раздела 2.

В поле 110 включаются только те доходы, дата фактического получения которых приходится на отчетный период, за который составляется расчет. Например, доход в виде зарплаты отразите в том периоде, за который ее начислили, а больничное пособие — в периоде его выплаты сотруднику.

В расчет необходимо все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. При этом из общей суммы начисленного доходы, заполненного в строке 110, необходимо выделить:

• дивиденды (строка 111);
• зарплату, премии, отпускные, выплаты социального характера (строка 112);
• выплаты дохода в рамках гражданско-правовых договоров (строка 113);
• доходы высококвалифицированным специалистам (строка 115).

В поле 120 заполните численность физических лиц, которые в течение отчетного периода получали доход, облагаемый по соответствующей ставке. В поле 121 указывается количество высококвалифицированных специалистов. Если в течение годы сотрудник уволился, а потом — вернулся, укажите его только один раз.

Поле 130 используется для указания общей суммы вычетом по всем работникам. В эту строку включаются все вычеты, которые уменьшают доход сотрудника при определении суммы НДФЛ (стандартные, имущественные и прочие). Дополнительно в этой строке указываются суммы, уменьшающие налоговую базу (если доходы освобождены от налога в пределах норматива 4000 рублей).

В поле 140 «Сумма налога исчисленная» отразите сумму исчисленного налога по ставке из поля 100 нарастающим итогом с начала года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников. В поле 141 «в том числе сумма налога, исчисленная с доходов в виде дивидендов» выделите сумму НДФЛ, которую вы начислили с выплаченных дивидендов по всем физическим лицам с начала года. В поле 142 выделите НДФЛ, исчисленный с доходов высококвалифицированных специалистов.

В поле 150 заполняется сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранных работников, работающих по патентам. Эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного налога. В поле 106 заполняется сумма налога, удержанного с начала года.

Важно отметить, что рассчитанный и удержанный НДФЛ (строки 140 и 160) могут не совпадать. Например, если в поле 110 отражен доход, которые фактически не был выплачен сотруднику, то в поле 160 налог с такого дохода не будет указан (он будет удержан в другом периоде).

Если организация выплачивает доход в натуральной форме или по иным причинам не может удержать НДФЛ, необходимо указать сумму неудержанного налога в строке 170. При излишнем удержании НДФЛ (например, при расчетной ошибке) — заполняется поле 180. Возвращенную сумму налога укажите в поле 190 и расшифруйте помесячно в строках 030-032.

При заполнении 6-НДФЛ за I квартал 2023 года необходимо включить справку о доходах и суммах налога физического лица в итоговый расчет. В приложении заполняются сведения о выплатах в адрес физических лиц за истекший налоговый период, а также — о суммах НДФЛ с доходов сотрудников. Дополнительно заполняются сведения о невозможности удержать налог и информация о доходах, с которых не смогли удержать НДФЛ.

В случае ликвидации организации или обособленного подразделения необходимо сдать расчет 6-НДФЛ за период до момента ликвидации и сведения о доходах работников. Налоговым периодом при ликвидации является период с 1 января до дня ликвидации.

Образец заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2023 года.

Нарушение сроков представления расчета и ошибки при его заполнении приводят к финансовым санкциям. За несдачу или опоздание будет наложен штраф 1000 рублей за каждый месяц просрочки. При этом период будет рассчитываться с даты, когда надо было сдать, по дату фактического представления отчета в ИФНС.

В качестве дополнительного наказания за несдачу может быть блокировка расчетного счета. Инспекторы могут заморозить счет в течение 10 дней с даты, когда истек срок сдачи 6-НДФЛ.

Штраф за ошибки в расчете 6-НДФЛ, в том числе в справках о доходах (замена 2-НДФЛ) составляет 500 руб. Штраф в размере 500 руб. за ошибки в справках о доходах начислят за весь расчет как единый документ, а не за каждую недостоверную справку. Если уточнить расчет до того, как ошибку обнаружит инспектор, то ответственности удастся избежать.

Если в рамках камеральной проверки 6-НДФЛ организация доплатит налог и пени до подачи уточненного расчета, штраф начислен не будет. Главное – сделать все это до того, как инспекция составит акт о камеральной проверке. Инспекторы могут предъявить штраф из-за любой ошибки в расчете по форме 6-НДФЛ. К примеру, завысили или занизили сумму доходов, перепутали дату в поле 021 и другие ошибки.