КЭДО: что это такое и как работает

В статье рассмотрим правила применения кадрового электронного документооборота в организации, а также определим его достоинства и недостатки.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что такое КЭДО
2. Какие документы нельзя перевести в КЭДО
3. Обязателен ли КЭДО
4. Когда КЭДО станет обязательным
5. Переход на КЭДО
6. Подписи для КЭДО
7. Плюсы и минусы КЭДО
8. Риски КЭДО

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой способ создания, обмена и хранения документов, связанных с работой в электронном виде. При этом документы не дублируются на бумажном носителе. Применяется он как работодателем, так и сотрудниками (соискателями) (ст. 22.1 ТК РФ).

Установлено, что заменить на электронные можно те кадровые бумажные документы, с которыми, в соответствии с трудовым законодательством, работника (соискателя) нужно ознакомить в письменном виде, в том числе и под подпись (например, заявление и приказ на отпуск) (ст. 22.1 ТК РФ).

Министерство труда и социальной защиты населения разработало единые требования к формату и содержанию документов, которые будут создаваться исключительно в электронном виде. Работодатели, принявшие решение перейти на КЭДО, обязаны следовать указанным правилам оформления (Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н).

Какие документы нельзя перевести в КЭДО

Однако не любую документацию можно оформлять, используя КЭДО. Так, нельзя перевести в КЭДО следующие документы (ст. 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245):
• трудовые книжки и журналы их учета;
• сведения о деятельности сотрудника, которые формируются в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде;
• акты о несчастном случае на производстве. Их можно составить только на бумаге и по установленной форме;
• локальные акты, которыми оформляется увольнение. Это может быть соответствующий приказ или распоряжение;
• подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Обязателен ли КЭДО

Законодательством не установлено требования об обязательном применении КЭДО. Применять его можно на добровольной основе. Работодатель может самостоятельно установить, с какими категориями сотрудников он будет производить обмен указанным способом. Кроме этого, он может определить и виды документов, которые будут создаваться только в электронном виде.

Отдельно компания может разрешить вопрос о применении КЭДО с дистанционными сотрудниками (ст. 312.1 ТК РФ).

Однако нужно учитывать, что за работодателем сохраняется обязанность выдать работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней копию документа, связанного с работой, даже если они сформированы с помощью КЭДО. В этом случае сотрудник должен указать, в каком виде он хочет получить документ. Это может быть (ст. 62, ст. 22.3 ТК РФ):
• копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом;
• электронный документ, размещенный:
 на едином портале государственных и муниципальных услуг, если компания использует свою систему для осуществления кадрового электронного документооборота и взаимодействует с этой целью с единым порталом;
 в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если работодатель использует ее для электронного документооборота.
Обязанность предоставить копию документа по запросу лица сохраняется и в отношении бывших сотрудников (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).

В качестве эксперимента, на период с 1 июня 2023 года по 29 мая 2026 года обязательный порядок применения КЭДО установлен лишь для отдельных федеральных органов исполнительной власти (Постановление Правительства РФ от 18.03.2023 № 413). Его участниками являются, например, Министерство экономического развития РФ, Федеральная налоговая служба, Федеральное агентство лесного хозяйства и прочие.

Когда КЭДО станет обязательным

В настоящее время нет нормативного акта, который устанавливал бы обязательный порядок применения учреждениями электронного кадрового документооборота.

По прогнозам аналитиков, такое обязательство может быть закреплено достаточно скоро, до 2030 года. Это связано с реализацией Указа Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы».

Законотворческие органы активно разрабатывают и принимают нормы, направленные на урегулирование указанного процесса. Кроме этого, был введен указанный выше эксперимент, опыт которого впоследствии может быть перенесен и на коммерческие компании.

Переход на КЭДО

Если работодатель принял решение о переходе на электронный кадровый документооборот, ему необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

1. В первую очередь нужно разработать локальный акт организации, где будут зафиксированы следующие сведения (ст. 22.2 ТК РФ):
 об информационной системе, с использованием которой будет осуществляться электронный документооборот;
 порядок доступа к информационной системе работодателя;
 перечень документов, которые будут оформляться только с помощью системы, и категории работников, в отношении которых станет осуществляться электронный документооборот;
 срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате его введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Кроме этого, потребуется разработать и порядок осуществления КЭДО. Каждый работодатель определяет правила внутри своей компании самостоятельно. Законодательно регламентировано только то, что внутренний акт может содержать следующее:
 периодичность, сроки подписания и (или) ознакомления сотрудника с электронными документами. При установлении указанных правил работодатель должен учитывать рабочее время лица;
 порядок проведения инструктажа сотрудников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством КЭДО;
 исключительные случаи, при которых допускается оформление документов не в электронном виде, а на бумажном носителе;
 процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.

Локальный акт и порядок документооборота внутри компании должны быть разработаны с учетом мнения профсоюза (ст. 22.2, 372 ТК РФ).

С указанными документами следует ознакомить работников.

2. Следующим этапом является выбор системы, с помощью которой будет производиться электронный документооборот.
Законодатели установили, что это может быть (ст. 22.1 ТК РФ):
• единая платформа «Работа в России». Порядок ее функционирования определен законодательством (глава 4 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867).

Подключение к указанной платформе осуществляется через единый портал государственных и муниципальных услуг с использованием системы идентификации и аутентификации;
• самостоятельно разработанная система работодателя. При этом она должна обеспечить:
 подписание электронного документа в соответствии с требованиями законодательства;
 хранение электронных документов;
 фиксацию факта их получения сторонами трудовых отношений.

Правительством установлены правила взаимодействия между системой работодателя и единым порталом государственных и муниципальных услуг (Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192). При этом Минтруд указал, что необходимость в таком взаимодействии возникает только в определенных случаях, а именно (письмо Минтруда РФ от 14.03.2025 № 14-6/ООГ-1329):
 если работник использует для подписания электронных кадровых документов простую электронную подпись;
 сотрудник, написавший заявление на получение рабочих документов, в качестве способа их получения указал направление через единый портал государственных и муниципальных услуг.

В остальных же случаях взаимодействие может быть обеспечено по желанию компании.

3. Далее нужно обязательно получить согласие работка на ведение с ним документооборота в электронном виде. Исключение сделано только в отношении сотрудников, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих к указанному моменту трудового стажа. Если после указанной даты мы принимаем на работу соискателя, который ранее уже был трудоустроен, получить согласие необходимо (ст. 22.2 ТК РФ, п. 2 письма Минтруда РФ от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

С этой целью следует направить лицу соответствующее уведомление. Сроки для направления информации работникам и получения от них ответа должны быть установлены локальным актом, о котором шла речь выше.

Составить уведомление и согласие сотрудника можно в произвольной форме, так как на законодательном уровне она не установлена (п. 2 письма Минтруда РФ от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Отсутствие согласия фактически означает, что с таким лицом придется вести обмен бумажными документами. Но важно помнить, что отказ сотрудника от электронного обмена или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной для его увольнения.

Также прием на работу должен осуществляться с обязательным уведомлением соискателя о применении организацией КЭДО. Однако отказать ему в работе только на том основании, что он не хочет принимать участие в электронном обмене или у него отсутствует соответствующая подпись, будет неправомерно.

Интересно, что сотрудник, решивший принять предложение работодателя о применении КЭДО, впоследствии не сможет отказаться от него. А вот организация вправе принять указанное решение (п. 1 письма Минтруда РФ от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Расходы на оформление электронной подписи сотрудникам, принявшим решение об участии в КЭДО, несет работодатель. Если у кого-то из работников уже имеется электронная подпись, они вправе использовать ее, получать новую в этом случае не нужно.

Подписи для КЭДО

Вид подписи зависит от того, какая из указанных выше систем будет использоваться организацией для осуществления электронного документооборота, а также от вида  подписываемых документов.

Так, в обязательном порядке работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), если он применяет собственную систему для КЭДО, при подписании следующих договоров (ст. 22.3 ТК РФ):
• трудового,
• о материальной ответственности,
• ученического,
• на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Также УКЭП потребуется:
• при внесении изменений в указанные соглашения;
• подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
• направлении уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Подписание документов, которые не попали в вышеуказанный перечень, может быть осуществлено работодателем с использованием следующих видов подписи (ст. 22.3, Постановление Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152):
• усиленной квалифицированной электронной подписи;
• усиленной неквалифицированной электронной подписи. Ее можно использовать при условии, что стороны трудовых отношений своим соглашением закрепили порядок ее проверки;
• усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Аналогичные подписи могут быть использованы и сотрудником при подписании им следующих документов через систему работодателя:
1. Таких договоров, как:
 трудовой;
 о материальной ответственности;
 ученический;
 на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
2. При внесении изменений в указанные выше соглашения.
3. Согласия на перевод.
4. Заявлений об увольнении и его отзыве.
5. При ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
6. Приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания.

В иных случаях сотрудник может использовать как указанные выше подписи, так и простую электронную, но при условии, что стороны трудовых отношений установили своим соглашением:
• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Если компания решила использовать платформу «Работа в России», работодателем могут быть использованы следующие виды подписей:
• усиленная квалифицированная,
• усиленная неквалифицированная. Такая подпись должна быть создана с помощью инфраструктуры электронного правительства.

При подписании электронных документов работником или соискателем посредством цифровой платформы «Работа в России» могут быть использованы подписи:
• усиленная квалифицированная,
• усиленная неквалифицированная, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства,
• простая — при условии, что она оформлена и получена в соответствии с правилами, установленными властями (Постановление Правительства РФ от 25.01.2013 № 33).

Плюсы и минусы КЭДО

КЭДО предоставляет работодателям и их сотрудникам следующие преимущества:
• упрощается процесс обмена и подписания документов. Ведь в случае применения КЭДО не придется выискивать сотрудника отдела кадров (или работника), чтобы передать документ или ознакомиться с ним. Особенно это важно для компаний, где часть сотрудников работает дистанционно;
• отпадает необходимость доставки бумажных экземпляров;
• сокращается оборот бумажных документов;
• все электронные файлы хранятся в базе, и их проще найти. Кроме этого, упрощается процедура хранения. Документы физически не занимают места;
• соблюдение установленных законодательством сроков. Система ЭДО будет подсказывать, какие сроки в каком случае необходимо соблюсти.

У КЭДО есть и минусы применения, а именно:
• возможность сбоя системы;
• вероятность хакерской атаки, в результате которой может произойти утечка или потеря всех, или части данных;
• достаточно большие затраты на внедрение электронного обмена. Во-первых, необходимо направить средства на разработку системы или установку соответствующего ПО. Во-вторых, электронные подписи сотрудников будут оформляться на средства работодателя. Если штат компании большой, это может вылиться в приличную сумму. В-третьих, сотрудников необходимо обучить работе с КЭДО.

Риски КЭДО

Риски могут быть связаны с тем, что некоторые сотрудники откажутся применять КЭДО. Принудить их к этому нельзя.

В таком случае работодателю придется оформлять документы как на бумаге, так и в электронном виде, что может привести к некоторой путанице.

Также часть документооборота в силу закона необходимо продолжать вести на бумаге. Если компания по ошибке или незнанию будет оформлять и направлять сотрудникам такие документы посредством КЭДО, это может повлечь наступление административной ответственности в виде (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
• предупреждения или наложение штрафа для должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
• денежной санкции в размере от 1 до 5 тыс. рублей — для предпринимателей;
• штрафа от 30 до 50 тыс. рублей — для компаний.