Контрольные соотношения для 6‑НДФЛ в 2023 году

Во избежание претензий и вопросов со стороны налоговой инспекции расчет 6-НДФЛ перед сдачей необходимо проверить при помощи контрольных соотношений (КС). Они приведены в письмах ФНС РФ от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@, от 10.03.2022 № БС-4-11/2819@.

Делают это следующим образом:

• проверяют показатели внутри формы. Отдельное соотношение предусмотрено для титульного листа. Оно помогает отслеживать сдачу расчета позже установленного срока (п. 1.1 Приложения к титульному листу № 1.1 письма № БС-4-11/1981@). Остальные 24 соотношения применяют для проверки других показателей (КС 1.2—1.25);

• сравнивают данные о доходах в расчете 6-НДФЛ с МРОТ и сведениями о средней отраслевой зарплате в регионе (КС 1.6, 1.7);

• сверяют перечисленные в бюджет суммы НДФЛ. Делают это с помощью междокументных соотношений по данным, отраженным в карточках расчетов с бюджетом, банковских лицевых счетах (КС 2.1—2.2, 5.1);

• сверяют показатели 6-НДФЛ и РСВ за отчетный период (КС 3.1);

• проверяют данные формы и уведомлений ИФНС на право применения имущественных и социальных налоговых вычетов, а также патента для иностранных граждан (КС 4.2—4.5).

ФНС России ввела новые КС показателей формы 6-НДФЛ:

1) по доходам и НДФЛ высококвалифицированных иностранных специалистов. Доходы в поле (строке) 110 должны быть равными или превышать значение поля 115 «Сумма доходов, начисленная ВКС по трудовым и гражданско-правовым договорам» (КС 1.21).

Также необходимо проверить доход ВКС по строке 115 по соответствующей ставке. Он должен быть меньше или равен сумме строк «Общая сумма дохода» раздела 2 Приложений № 1 к 6-НДФЛ, когда в поле «Статус налогоплательщика» стоит «3» или «7» (КС 1.23).

Кроме того, число ВКС, получивших доход по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг (поле 121), должно соответствовать количеству справок (приложений № 1 к 6-НДФЛ) со статусом налогоплательщика «3» или «7», то есть налогоплательщика-ВКС (КС 1.25);

2) при зачете налога на прибыль. С 01.01.2021 можно зачесть уплаченный налог на прибыль в счет уплаты НДФЛ с дивидендов, полученных физлицами от этой компании. В связи с этим введены новые контрольные соотношения (КС 1.22 и 1.24). Сумма налога, исчисленная с полученных дивидендов (поле 141), должна быть равна или превышать сумму налога на прибыль, которая может быть зачтена в счет уплаты НДФЛ (поле 155).

Кроме того, сумма налога на прибыль, подлежащая зачету (поле 155) раздела 2, должна быть равна сумме аналогичных строк из раздела 2 справок, представленных по всем налогоплательщикам;

3) для иностранных сотрудников, работающих по патенту. До недавнего времени проверялось, чтобы указанная в справке сумма фиксированных авансовых платежей была меньше или равнялась сумме в уведомлении на уменьшение, которое получено от налогового органа. Сейчас это КС скорректировано.

Во-первых, если есть уведомление об уменьшении от налогового органа, то в справке сумма фиксированных авансовых платежей должна быть больше нуля (КС 4.5). Также в ней не должны отражаться авансовые платежи по НДФЛ, если уведомление на уменьшение от налоговиков не было получено.

Во-вторых, сумма фиксированных авансовых платежей должна быть одинаковой по строке 150 годового расчета 6-НДФЛ и по разделу 2 справки (КС п. 4.4).

Основные контрольные соотношения внутри формы 6-НДФЛ следующие:

1. Доходы в поле 110 должны быть больше или равны сумме вычетов в поле 130. Ошибка означает, что сумма предоставленных вычетов больше суммы доходов. В такой ситуации нужно проверить:

• поле 110 — верно ли отражены доходы за отчетный период. В случае расхождений нужно добавить пропущенные или удалить лишние;

• поле 130 — не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ. При выявлении их нужно удалить.

Также необходимо проверить, что доходы в поле 110 больше или равны доходам высококвалифицированных специалистов, отраженным в поле 115. Ошибка может означать, что в поле 110 отражены не все доходы физлиц, начисленные за отчетный период.

2. Исчисленный НДФЛ в поле 140 должен быть равен: (поле 110 — поле 130) / 100 x поле 100. Ошибка означает, что неверно отражены налоговая база, вычеты или сумма НДФЛ. Нужно проверить:

• поле 140 — верно ли начислена сумма НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислен НДФЛ. При необходимости нужно исправить ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические;

• поле 110 — все ли доходы по данной ставке отражены. В случае расхождений нужно добавить пропущенные или удалить лишние;

• поле 130 — не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ. При выявлении их нужно удалить.

3. Исчисленный НДФЛ в строке 140 должен быть больше или равен сумме фиксированных авансовых платежей по строке 150. Ошибка может указывать на то, что был излишне уменьшен НДФЛ за иностранцев на патенте на суммы фиксированных авансовых платежей. Необходимо проверить:

• строку 150 — не были ли учтены лишние фиксированные авансовые платежи по НДФЛ иностранцев, работающих по патенту;

• строку 140 — верно ли начислена сумма НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислен НДФЛ. При необходимости нужно исправить ошибки.

4. Поле 150 может быть заполнено, только если есть уведомление из налогового органа, разрешающее уменьшать НДФЛ за иностранцев, работающих по патенту, на фиксированные авансовые платежи.

5. Если компания выплачивала дивиденды, убедитесь, что показатель поля 141 больше или равен подлежащей зачету сумме налога на прибыль организаций, которая отражена в поле 155.

При проверке расчета за налоговый период также нужно сравнить обобщенные показатели раздела 2 расчета со сведениями, отраженными в справках о доходах и суммах налога физлица.

Так, доходы в поле 110 по соответствующей ставке должны быть равны сумме полей «Общая сумма дохода» раздела 2 по аналогичной ставке всех заполненных справок. Ошибка может указывать на то, что была неверно отражена сумма начисленного дохода.
Нужно проверить:

• поле 110 — все ли доходы по данной ставке были отражены за период;

• справки о доходах и суммах налога физлица — верно ли по каждому налогоплательщику заполнены поля «Общая сумма дохода» раздела 2 по соответствующей ставке.

Показатель налоговых вычетов, приведенный в поле 130 раздела 2, должен быть равен сумме показателей строк «Сумма вычета» раздела 3 всех заполненных справок и показателей строк «Сумма вычета» Приложений к справкам.

Показатель поля 150 раздела 2 расчета должен быть равен сумме показателей полей «Сумма фиксированных авансовых платежей» раздела 2 всех заполненных справок о доходах и суммах налога физлица. При этом поля «Сумма фиксированных авансовых платежей» могут быть заполнены, только если у компании есть уведомление из налогового органа, разрешающее уменьшать НДФЛ за иностранцев, работающих по патенту, на фиксированные авансовые платежи.

Сумма доходов высококвалифицированных специалистов в поле 115 раздела 2 расчета 6-НДФЛ не должна превышать сумму полей «Общая сумма дохода» раздела 2 по соответствующей ставке налога всех справок о доходах, в которых указан статус налогоплательщика «3» или «7». При этом количество таких специалистов, отраженное в поле 121 раздела 2 расчета по соответствующей ставке, должно совпадать с количеством справок по аналогичной ставке и кодом статуса налогоплательщика «3» или «7».

Если компания выплачивала дивиденды, убедитесь, что:

• показатель поля 111 раздела 2 равен общей сумме дивидендов (по коду доходов 1010), отраженных в справках о доходах;

• показатель поля 155 равен подлежащей зачету общей сумме налога на прибыль организаций, которая отражена в справках о доходах.

Для проверки перечисления налога в бюджет нужно сравнить показатели полей расчета 6-НДФЛ с регистрами учета по расчетам с бюджетом по НДФЛ.

1. Разница показателей строк 110 и 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ должна быть больше или равна сумме произведенных физлицам выплат, относящихся к соответствующему периоду. Если это не так, возможно, не все доходы учтены в расчете. Инспекция потребует дать пояснения или внести исправления.

2. Разница строк 160 и 190 должна быть меньше или равна сумме НДФЛ, перечисленной в бюджет по всем физическим лицам с начала года. Если это соотношение не соблюдается, речь может идти о задолженности перед бюджетом. Нужно проверить:

• строку 160 – нет ли лишних сумм удержанного налога;

• строку 190 – верно ли отражен возвращенный НДФЛ;

• платежи по НДФЛ – весь ли удержанный налог перечислен в бюджет.

3. Дата в строке 021 должна быть позднее или соответствовать дате перечисления соответствующего НДФЛ. Если не соблюдается это правило, то может быть нарушен срок уплаты НДФЛ. Нужно проверить:

• строку 021 — правильно ли определен срок перечисления НДФЛ;

• даты платежей по НДФЛ — весь ли НДФЛ перечислен в срок.

Для сверки показателей 6-НДФЛ и РСВ за отчетный период используют КС 3.1. По нему сумма полей 112 и 113 расчета 6-НДФЛ не должна быть меньше строки 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ. Допускается равенство. Если сумма меньше, есть вероятность занижения налоговой базы. Нужно проверить:

• поле 112 – все ли доходы по трудовым договорам учтены;

• поле 113 – все ли доходы по гражданско-правовым договорам учтены.

На практике такое соотношение не всегда выполнимо. Например, доходы для целей исчисления страховых взносов и НДФЛ признают на разные даты, в связи с чем между РСВ и 6-НДФЛ могут быть расхождения.

Так, в целях исчисления страховых взносов дата осуществления выплаты премии сотруднику – день начисления премии в бухучете компании независимо от даты непосредственной выплаты данной суммы и даты издания приказа о премировании работников (п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.06.2017 № 03-15-06/38515).

В то же время для целей НДФЛ в случае начисления и выплаты сотрудникам премий, являющихся составной частью оплаты труда, например премии по итогам работы за год, приказ о выплате которой датирован следующим годом, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ, Письма Минфина России от 06.05.2021 № 03-04-06/34840, от 06.09.2021 № 03-04-06/71977).

Кроме того, некоторые суммы по-разному облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Например, в случае оплаты лечения работника за счет средств чистой прибыли такие суммы не подлежат обложению НДФЛ. В то же время страховые взносы с указанных сумм лучше исчислить, учитывая позицию контролирующих органов (абз. 1 п. 10 ст. 217, п. 1 ст. 420, ст. 422 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.01.2018 № 03-04-06/3828).

В подобных случаях налогоплательщик должен быть готов представить письменное пояснение налоговому органу.