Материальная помощь в 2026 году: как облагать НДФЛ и взносами

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет он выплачивать своим сотрудникам материальную помощь. Прежде чем это сделать, необходимо изучить последствия, которые может повлечь установление таких выплат. В статье изложено, как облагаются суммы матпомощи НДФЛ и страховыми взносами, в каких случаях выплаты можно включить в состав расходов при уплате налога на прибыль.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. В связи с чем можно оказать материальную помощь
2. Размер материальной помощи
3. НДФЛ с материальной помощи
4. Страховые взносы с материальной помощи
5. Налоговый учет
6. Оформление материальной помощи

В связи с чем можно оказать материальную помощь

Материальная помощь – это выплата социального характера, которая не относится к действующей в компании системе оплаты труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудника, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы (ст. 129 ТК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12).

В законодательстве не содержится обязанности работодателя выплачивать матпомощь. Если же он решит такие выплаты производить, то основания, порядок размеры и сроки, работодатель определяет самостоятельно. Их можно прописать (письмо Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412):
• в коллективном договоре;
• локальном нормативном акте компании, например, в положении об оплате труда или в положении о выплате работникам материальной помощи.

Виды материальной помощи могут быть разными. Например, она может выдаваться:
• при чрезвычайных обстоятельствах — пожаре, аварии, теракте;
• рождении (усыновлении) малыша;
• выходе на пенсию;
• юбилее;
• подготовке детей к школе;
• уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск;
• бракосочетании;
• в случае тяжелого материального положения сотрудника;
• в связи со смертью работника или члена его семьи;
• по другим основаниям.

Размер материальной помощи

Размер матпомощи определяет работодатель, исходя из своих финансовых возможностей. Тем не менее в НК РФ установлены лимиты, при соблюдении которых с выплат не нужно уплачивать НДФЛ и страховые взносы, это:
• матпомощь в связи с рождением ребенка. Лимит по ней в 2025 году составляет 50 тыс. рублей. Однако с 01.01.2026 он будет увеличен до 1 млн рублей;
• общая сумма материальной помощи, выплаченной сотруднику в течение года. Лимит составляет 4 тыс. рублей.

Поэтому при установлении размеров материальной помощи работодатели нередко обращают внимание на данные лимиты.

Кроме того, при определении конкретного размера выплаты может учитываться:
• уровень заработной платы сотрудника;
• семейное положение и наличие детей;
• степень нуждаемости;
• тяжесть сложившейся жизненной ситуации и так далее.

Материальная помощь не является вознаграждением за труд. Поэтому полагаем, что при выплате одной и той же матпомощи разным сотрудникам в разных размерах дискриминация не возникнет (ст. 3, 129 ТК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12).

Однако чтобы со стороны проверяющих не возникло вопросов, рекомендуем прописать в локальном нормативном акте компании порядок определения размера матпомощи. Например, можно предусмотреть повышенные выплаты для семей с детьми. Либо сделать оговорку, что в каждом конкретном случае размер матпомощи определяет генеральный директор, исходя из ситуации и финансовых возможностей фирмы.

НДФЛ с материальной помощи

По общему правилу с выплаченной материальной помощи нужно удерживать НДФЛ. Однако из этого правила есть исключения. Не облагается НДФЛ материальная помощь при рождении ребенка (усыновлении (удочерении), установлении опеки), если одновременно соблюдаются следующие условия (п. 8 ст. 217 НК РФ):
• выплата произведена сотруднику компании, который является родителем малыша, его усыновителем или опекуном;
• деньги выплачены единовременно в течение первого года после рождения (усыновления) ребенка, установления над ним опеки;
• сумма помощи не превышает установленного лимита. В 2025 году он составляет 50 тыс. рублей. С первого января 2026 года лимит возрастет до 1 млн рублей (п. 8 ст. 1 Закона от 23.07.2025 № 227-ФЗ).

На этих условиях НДФЛ не облагается материальная помощь, полученная каждым из родителей, усыновителей, опекунов (письма Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 26.09.2017 № 03-04-07/62184 (направлено для сведения и использования в работе письмом ФНС РФ от 05.10.2017 № ГД-4-11/20041@)).

Если сумма помощи превышает лимит, налог с суммы превышения нужно удержать и перечислить в бюджет в общем порядке.

Кроме того, полностью не облагают НДФЛ материальную помощь, которая выплачивается:
• в связи со смертью сотрудника или члена его семьи (п. 8 ст. 217 НК РФ);
• при чрезвычайных обстоятельствах – пожаре, аварии, теракте (п. 46 ст. 217 НК РФ);
• работникам, мобилизованным на военную службу, лицам, заключившим контракт о прохождении военной службы, членам семей таких военнослужащих. Эти выплаты должны быть связаны с прохождением военной службы указанными выше лицами (п. 93 ст. 217 НК РФ).

Если в течение года сотрудник (бывший сотрудник — пенсионер) получил материальную помощь несколько раз в связи со смертью разных родственников, все эти выплаты НДФЛ не облагаются.

Другие виды помощи, например, выплаты к отпуску, свадьбе, юбилею не облагаются НДФЛ в пределах общей суммы – 4 тыс. рублей в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Этот же лимит действует в отношении выплат, произведенных в пользу бывших сотрудников, которые уволились в связи с выходом на пенсию по возрасту или по инвалидности.

Страховые взносы с материальной помощи

Выплачиваемая работникам материальная помощь, облагается страховыми взносами:
• на обязательное пенсионное страхование;
• медицинское страхование;
• страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Однако из этого правила есть исключения. В пределах 50 тыс. рублей (с 01.01.2026 – в пределах 1 млн рублей) не облагается страховыми взносами единовременная матпомощь работнику, которая выплачена в связи с рождением малыша (усыновлением ребенка, установлением над ним опеки). Такая помощь должна быть оказана в течение года после наступления соответствующего события (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Если матпомощь оказана обоим родителям, опекунам, усыновителям, которые трудятся в одной компании, взносами не облагается выплата каждому из них в пределах установленного лимита (письма Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 07.08.2017 № 03-04-06/50382).

Кроме того, не нужно уплачивать страховые взносы с сумм единовременной матпомощи, оказанной (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ):
• сотруднику в связи со смертью члена семьи;
• физлицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда их здоровью;
• гражданам, которые пострадали от терактов, произошедших на территории России;
• работникам, мобилизованным на военную службу, а также лицам, заключившим контракт о прохождении военной службы при условии, что такие выплаты связаны с прохождением военной службы (пп. 18 п. 1 ст. 422 НК РФ, письма Минфина РФ от 02.09.2024 № 03-15-06/83144, от 29.09.2023 № 03-04-06/93099, ФНС РФ от 22.01.2025 № БС-4-11/506@, от 24.07.2023 № БС-4-11/9373@).

Если выплату материальной помощи члену семьи военнослужащего производит компания, в которой он трудится, то пп. 18 п. 1 ст. 422 НК РФ не применяется. Например, если мобилизованный работал со своей женой в одной компании и материальную помощь женщине оказывает эта фирма. В этом случае применяется пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ, то есть матпомощь облагается взносами с суммы, превышающей 4 тыс. рублей. Если члены семьи участника СВО не трудятся в организации, оказывающей матпомощь, то выплаты страховыми взносами не облагаются (письмо Минфина РФ от 29.09.2023 № 03-04-06/93099).

Другие виды матпомощи не облагаются страховыми взносами в пределах 4 тыс. рублей в год на одного работника (пп. 11 п. 1 ст. 422, п. 1 ст. 423 НК РФ, письма Минфина РФ от 26.06.2024 № 03-15-05/59703, от 24.08.2022 № 03-04-06/82478, от 15.02.2021 № 03-15-06/10032, от 14.12.2020 № 03-15-06/109203, ФНС РФ от 24.07.2020 № БС-4-11/11908@).

Если материальная помощь оказана человеку, который не трудится в организации, например, выплата произведена близкому родственнику сотрудника в связи со смертью последнего, она не облагается страховыми взносами, поскольку не относится к объекту обложения (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Налоговый учет

По общему правилу матпомощь не включают в расходы компании при исчислении налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Однако из этого правила есть исключения.

С 01.01.2026 матпомощь работнику, которая выплачена в связи с рождением малыша (усыновлением ребенка, установлением над ним опеки), можно включить в состав внереализационных расходов. При этом должны быть соблюдены следующие условия (пп. 19.15 п. 1 ст. 265 НК РФ – в редакции закона № 227-ФЗ):
• матпомощь оказана работнику компании, который является родителем малыша, его усыновителем или опекуном;
• деньги выплачены единовременно в течение первого года после рождения (усыновления) ребенка, установления над ним опеки;
• сумма помощи не превышает 1 млн рублей.

Также в состав внереализационных расходов можно включить материальную помощь, которая была выплачена работникам, мобилизованным на военную службу, лицам, заключившим контракт о прохождении военной службы, и членам их семей. Сделать это можно при условии, что произведенные выплаты связаны с прохождением военной службы указанными выше лицами (п. 93 ст. 217, пп. 19.12 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Кроме того, в список исключений входит материальная помощь, которая является элементом системы оплаты труда. Она носит стимулирующий характер, направлена на повышение производственных результатов и связана с выполнением трудовых функций. Например, такой выплатой является матпомощь, выплачиваемая сотрудникам при предоставлении им ежегодного отпуска, — при условии, что она установлена трудовым или коллективным договором. Такую материальную помощь можно включить в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ, письма Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412, Минфина РФ от 21.02.2024 № 03-03-06/1/15149, от 21.11.2023 № 03-03-06/1/111429, от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912, от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144, от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129).

Если на материальную помощь были начислены страховые взносы, их включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 25.08.2023 № 03-03-06/1/81210, от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454).

Оформление материальной помощи

Если компания решила, что будет выплачивать своим работникам материальную помощь, то для начала она должна закрепить основания, порядок, размеры и сроки выплат в своем локальном нормативном акте. Как правило, в документе прописывают:
• основания для оказания помощи, например, предоставление ежегодного отпуска, свадьба, рождение ребенка, смерть родственника, выход на пенсию и так далее;
• порядок осуществления выплаты. К примеру, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а тот своим приказом оформить оказание помощи;
• размеры выплат на различных основаниях;
• список документов, которые необходимо представить для получения помощи.

Положение утверждает руководитель компании. С документом необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Если у сотрудника произошла ситуация, при которой локальным нормативным актом компании предусмотрена выплата матпомощи, он извещает об этом работодателя. Как правило, это делается путем написания заявления, в котором сотрудник прописывает свои данные, вид материальной помощи, который ему положен, а также просьбу произвести выплату. По общему правилу заявление пишется на имя генерального директора. Однако в компании может быть установлено другое правило, например, такое заявление может адресоваться руководителю структурного подразделения или заместителю генерального директора компании.

К заявлению работник должен приложить подтверждающие документы. Например, если поводом для выплаты стала смерть близкого родственника, потребуется представить копию свидетельства о смерти и копию документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и так далее).

Решение работодателя выплатить сотруднику матпомощь оформляется приказом (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). В документе прописывают:
• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому производится выплата;
• вид материальной помощи и основания для ее назначения;
• размер выплаты;
• срок и способ получения денежных средств;
• указание главному бухгалтеру произвести выплату.

С приказом нужно ознакомить всех лиц, которые в нем упомянуты (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).