Неиспользованные отпуска работников: как с этим бороться

Отпуск – это обязательный ежегодный оплачиваемый отдых, на который имеет право каждый сотрудник, оформленный по трудовому договору. Особенность такого отдыха заключается в том,  что в этот период  лицо освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей, но при этом за ним сохраняются должность и зарплата.

Право на отдых у нового сотрудника появится по истечении 6 месяцев непрерывной работы у нанимателя. Однако по договоренности работодатель может отпустить работника на отдых и ранее этого срока.

Отработав установленные шесть месяцев, сотрудник получает право на отдых продолжительностью 28 календарных дней. Это общая продолжительность отпуска, на который имеет право каждый работник. Исключение – отдельные категории лиц, которые по закону могут претендовать на отдых большей продолжительности.

По общему правилу продолжительность ежегодного отдыха персонала – 28 календарных дней. Но закон не обязывает отпускать сотрудника отдыхать сразу на такой длительный срок. По соглашению сторон допустимо разделить отпуск на две части. При этом нужно соблюдать правило: хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней. Это требование закона, и его нельзя нарушать, иначе последуют штрафы.

При этом отпуск положен за каждый календарный год. Следовательно, 14 дней предоставляются именно за текущий год. Неиспользованные дни отдыха за предыдущий год могут быть присоединены к отпуску за следующий.

На практике компании могут столкнуться с некоторыми проблемами, оформляя отдых своих сотрудников. Как быть с выходными днями? Нужно ли их включать в общую продолжительность отдыха? Если закон устанавливает требования к продолжительности только одной его части, на сколько частей можно разделить оставшиеся 14 дней?

Суждения чиновников по этим вопросам заключаются в следующем.

Закон не установил запреты на предоставление отпуска работнику в случае, если начало отпуска приходится на выходной или праздничный нерабочий день. Несмотря на это, отпускать лицо только на выходные нельзя, это нарушение (письмо Минтруда РФ от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). В то же время закон не решает такие вопросы, как день начала отдыха, количество частей отпуска и их продолжительность. Эти вопросы работодатель и сотрудник решают по обоюдному согласию.

Законодательство не определяет, на сколько частей можно поделить отпуск. В этой связи оставшиеся 14 дней можно разделить на любое количество частей – например, на 2 дня, 5, 8 дней. Главное, чтобы работник и работодатель достигли соглашения по этому вопросу.

При этом работодатель не вправе в обязательном порядке требовать от лица включения в отпуск выходных дней. Этот вопрос также предмет соглашения сторон трудового договора. В таком случае, например, он может отпустить сотрудника на отдых, например, в четверг и пятницу в соответствии с его заявлением. Выходные дни в таком случае в отпуск не включаются (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).

Однако чрезмерно дробить отпуск компаниям не рекомендуют, так как сотрудник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свою трудоспособность (письмо Минтруда РФ от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958).

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться сотруднику в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в компании. Исключение действует в отношении лиц, которые имеют право на отпуск вне плана в любое время. Например, это матери, воспитывающие трех и более несовершеннолетних детей, младшему из которых еще нет 14 лет.

Очередность предоставления ежегодного отдыха устанавливает график отпусков. Он нужен для планирования отпусков работников и контроля за их использованием. При его составлении нужно учитывать не только даты ежегодного оплачиваемого отдыха, но и дополнительные дни, положенные сотруднику по закону.

График отпусков – это обязательный локальный нормативный акт. Он должен быть в любой компании. Исключение составляют микропредприятия и НКО, которым разрешено не иметь этого документа. В этом случае график отпусков можно заменить на письменное соглашение между фирмой и сотрудников, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (письмо ГИТ в городе Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Закон регламентирует даты составления графика на следующий год. Оформить его нужно не позднее двух недель до наступления очередного года. Если фирма только начала свою деятельность, то график отпусков составляется на текущий год и дополняется по мере появления новых кадров.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Его несоблюдение сотрудником – нарушение трудовой дисциплины, за которое лицо можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Для компании нарушение графика отпусков также чревато денежным взысканием.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Кроме того, о времени начала отпуска работник должен быть проинформирован под подпись не позднее, чем за две недели до его начала.

Более обстоятельных правил, как известить сотрудника о начале отдыха, закон не устанавливает. В этом случае каждый работодатель утверждает свой порядок. Однако при этом он должен соблюдать требование: извещение должно быть своевременным и в письменной форме.

Чиновники предлагают информировать кадры с помощью уведомления, ознакомительных листов или ведомостей. Компания может также внести изменения в форму № Т-7 (в случае если для оформления графика отпусков компания использует унифицированную форму), дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — укажет дату уведомления о начале отпуска (письма Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Уведомить о дате начала положенного отдыха нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Работодатель не вправе запрещать сотруднику отметить в графике отпусков даты, которые наиболее подходят ему для отдыха.

В то же время есть категории лиц, которые имеют преимущественное право на отдых. Права этих лиц работодатель обязан учитывать при составлении графика.

В любое удобное время использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудниками допускается лишь в тех случаях, когда их льготное право на это прямо закреплено в законах. На отпуск в любое время по своему желанию имеют право, в том числе:

– несовершеннолетние лица;

– некоторые лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате чернобыльской катастрофы;

– Герои Советского Союза, Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

– доноры крови, награжденные знаком «Почетный донор России»;

– супруг в период пребывания его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Компенсацию за неиспользованный отпуск компания может выплатить:

– в связи с увольнением сотрудника;

– работнику, который продолжает работу на фирме.

В первом случае работодатель должен компенсировать все неиспользованные дни отдыха за предыдущие годы, сколько бы их ни накопилось. При этом основания для прекращения трудового договора значения не имеют. Выплатить начисленную компенсацию работодатель обязан в день увольнения.

Во втором случае действует следующее правило: компенсацию можно выплатить только в случае, если часть ежегодного оплачиваемого отдыха более 28 календарных дней.

Например, лицо имеет право на более продолжительный отдых, чем остальные сотрудники. И при этом работник не использовал отпуск за предыдущий год. В итоге у него накопилось 64 дня отдыха. Он разделил свой отдых на две равные части. Каждую часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, он вправе просить заменить денежной компенсацией. В итоге работодатель должен перечислить сотруднику деньги за восемь дней.

Заменять отпуск компенсацией можно не всегда. Закон запрещает делать это в отношении ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

– беременных женщин;

– несовершеннолетних сотрудников.

Кроме того, нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый сотрудникам, если они:

– трудятся на работах с вредными или опасными условиями. Исключение –  выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;

– подверглись воздействию радиации вследствие аварии на Чернобыльской АЭС.

На практике возникает еще один спорный вопрос замены положенных дней отдыха денежной компенсацией – при увольнении доноров крови.

После каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха. Указанный день отдыха по желанию работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов.

Таким образом, работнику должны предоставить два дня отдыха. Но как быть работодателю, если, не отгуляв эти дни, сотрудник увольняется? Обязан ли работодатель выплатить компенсацию в этом случае? Или в таком случае положенные отгулы сотруднику должен предоставить новый работодатель?

Судьи, рассматривая подобные споры, отмечают, что работодатель не обязан при увольнении выплачивать компенсацию сотруднику за неиспользованные дополнительные дни отдыха, на которые он имел право в связи со сдачей крови и ее компонентов.

При увольнении требуется компенсировать только неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Компенсация неиспользованных донорских дней законом не предусмотрена (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.10.2019 по делу № 33-14099/2019). С этим согласны и чиновники (письмо Минтруда РФ от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057).

При этом отгулять положенные дни у нового работодателя также не получится. Поскольку предоставление дополнительного дня отдыха другим работодателем невозможно с точки зрения закона. В такой ситуации при наличии у лица таких неиспользованных дней дополнительного отдыха рекомендуют сотруднику использовать их перед увольнением.

За несоблюдение правил трудового законодательства и иных НПА, содержащих нормы трудового права, предусмотрены административные штрафы на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодателя могут оштрафовать:

– за нарушение правила о дроблении отпуска на части, если длительность одной из частей менее 14 календарных дней;

– несоблюдение графика отпусков;

– отсутствие графика отпусков;

– предоставление ежегодного отдыха исключительно в выходные дни;

– нарушение прав отдельных категорий лиц, имеющих право на отдых в любое удобное для них время;

– нарушения при замене отпуска денежной компенсацией.

Штрафные санкции по части 1 стю 5.27 КоАП РФ предусмотрены в размере:

– от 1 до 5 тыс. рублей – для должностных лиц фирмы;

– от 1 до 5 тыс. рублей – для ИП;

– от 30 до 50 тыс. рублей – для работодателей.

Совершение аналогичного нарушения в течение одного года может привести к дисквалификации руководителя компании.