Совсем скоро в силу вступят новые правила направления сотрудников в служебные командировки. Какие новшества ждут работодателей и какие подготовительные действия им необходимо совершить, рассмотрим в статье.
Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
- Что изменится с 1 сентября 2025 года
- Как по новым правилам оформить приказ о командировке
- Как подготовиться к изменениям
Что изменится с 1 сентября 2025 года
Правительство утвердило новые правила направления сотрудников в служебные командировки. Документ вступает в силу 1 сентября 2025 года и будет действовать до сентября 2031 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Напомним, что до указанной даты будет действовать положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Существенных изменений в порядок оформления документов для командирования работника новый порядок не вносит. Скорее, произведены некоторые уточнения используемых в правилах определений. Так, уточнено, что документы, которыми сотрудник будет подтверждать использование своего или служебного транспорта в рабочей поездке, именуются как проездные документы.
Прежний документ такого определения не содержал (п. 6 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п. 7 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Поэтому порядок оформления служебных поездок сотрудников останется прежним.
Работодатель должен придерживаться следующего алгоритма при направлении сотрудника в служебную поездку:
• в первую очередь необходимо составить приказ о направлении лица (нескольких лиц) в командировку. Такое требование предусмотрено правилами направления в служебную поезду (п. 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).
Важно помнить, что некоторые категории сотрудников должны дать свое предварительное согласие на отправление их в служебную поездку. К ним относятся (ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ):
женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
одинокий родитель или опекун, которые воспитывает ребенка до 14 лет;
лица, имеющие детей-инвалидов;
родитель, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации, направлен на службу в войска национальной гвардии РФ по мобилизации или заключил контракт о прохождении военной службы в период мобилизации, в период военного положения или в военное время либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ или войска национальной гвардии РФ;
работник, имеющий трех и более детей в возрасте до 18 лет, при условии, что младшему не исполнилось 14 лет;
работник, который осуществляет уход за больным членом семьи. Такой уход должен быть предусмотрен медицинским заключением;
инвалиды.
Важно, что помимо получения согласия от указанных категории работников, необходимо, чтобы направление в командировку не было противопоказано врачами. Такую информацию указывают в соответствующем медицинском заключении. Кроме этого, такого сотрудника необходимо письменно и под подпись ознакомить с его правом на отказ от поездки.
Для получения от работника согласия на командировку работодатель должен направить ему соответствующий запрос. Форма его не утверждена, поэтому составить документ можно произвольно. В нем следует указать информацию о командировке: место, сроки и цель. Также нужно указать на право лица отказаться от поездки, со ссылкой на нормы трудового законодательства. В этом случае не придется направлять отдельный документ.
Кроме этого, некоторые лица и вовсе не могут быть направлены в командировку, а именно (ч. 3 ст. 203, ч. 10 ст. 216.1, ч. 1 ст. 259, ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ):
беременные женщины;
несовершеннолетние сотрудники. Исключением являются спортсмены и творческие работники;
работники, заключившие ученический договор. Их нельзя направить в командировку, если это не связано с их обучением;
инвалиды, если ограничение на рабочие поездки установлено в медицинском заключении, ИПРА;
работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган. Указанный запрет будет действовать на период проведения выборов;
• далее может потребоваться оформление дополнительных документов, таких как служебное задание, командировочное удостоверение, отчет о выполненном служебном задании. Положение (ни старое, ни новое) не содержит требований об их составлении. Однако они могут быть определены локальными актами компании. В этом случае указанные документы должны быть оформлены в обязательном порядке и будут обязательны для исполнения работником (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).
Работодатель может использовать как унифицированные формы, так и собственно разработанные. В частности, для служебного задания может быть применена форма № Т-10 А.
Нужно заметить, что нет унифицированной формы отчета о выполненном служебном поручении. Поэтому и форму, и порядок представления такого отчета работодатель должен закрепить в своих внутренних актах;
• следующим этапом будет выдача аванса (суточных), который должен покрывать расходы командированного на проезд и наем жилья, а также иные необходимые расходы (п. 8 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п. 10 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Размер денежного довольства определяется локальными актами компании или коллективным договором. Они могут быть выданы наличными или перечислены на зарплатную карту работника (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 9 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).
Также сотруднику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, но только при условии, что они согласованы с руководителем или произведены с его ведома. Законодательно не определено, как именно сотрудник должен получить согласие от работодателя в таком случае или каким образом уведомить его о необходимости произвести дополнительные расходы.
Эти вопросы могут быть закреплены в локальных актах компании (ч. 5 ст. 168 ТК РФ, п. 9 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501);
• если внутренние акты организации предусматривают такую обязанность, необходимо внести сведения о командировке в соответствующий журнал учета;
• время, которое сотрудник провел в служебной поездке, должно быть отражено в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ, форма № Т- 13). Сведения в него будут вноситься на основании приказа о направлении в командировку (иного распорядительного документа).
Фактический срок рабочей поездки определяется по представленным лицом проездным документам. Важно, что дни отъезда и возвращения из поездки включаются в общий срок командировки. При этом если отправление транспорта произошло до 24:00, то днем отъезда будут считаться текущие сутки. Если же это произошло после 00:00 – то следующие сутки (пп. 4, 6 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).
Если указанных свидетельств нет, подтвердить время нахождения в поездке можно документами по найму жилья или договором предоставления гостиничных услуг.
Если и таковых не оказалось, сотрудник может составить служебную записку, где укажет время нахождения в командировке (п. 6 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
• после возвращения из поездки сотрудник обязан составить и передать руководителю в течение трех дней авансовый отчет. К нему должны быть приложены документы, подтверждающие фактически понесенные лицом расходы (п. 23 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п. 2 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Напомним, что проездные документы, оформленные в электронном виде, также являются подтверждением фактических расходов (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322, п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134).
Также подтвердить размер потраченных средств можно и чеком, направленным лицу на адрес электронной почты и распечатанным впоследствии на бумаге. В этом случае он будет иметь силу кассового чека, распечатанного с помощью контрольно-кассовой техники (пп. 2, 3, 3.1, 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Если сотрудник снимал жилое помещение у физического лица и работодатель был уведомлен об этом, подтвердить расходы на наем можно документом, свидетельствующим о получении собственником средств в счет оплаты. Например, это может быть расписка.
Если работник израсходовал сумму, свыше выданного аванса, работодатель обязан компенсировать ему перерасход. Если же возникла обратная ситуация и выданный аванс оказался больше фактически понесенных расходов, сотрудник должен вернуть оставшиеся средства в кассу организации или на ее расчетный счет. Сроки для этого устанавливает работодатель.
Как по новым правилам оформить приказ о командировке
Новые правила оформления приказа правительством в новом документе не были установлены.
Как и прежде, работодатель может воспользоваться унифицированной формой приказа (№ Т-9 или № Т-9а, если в командировку направляется сразу несколько работников) или же использовать свою. В последнем случае форма документа должна быть закреплена в локальных акта организации.
Нужно заметить, что для направления в командировку необязательно оформлять именно приказ, положение о командировках не конкретизирует форму документы. Это может быть любое письменное решение руководителя о совершении сотрудником служебной поездки (п. 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п. 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Содержание указанного документа также не регламентировано на законодательном уровне. В нем следует указать следующее:
• Ф.И.О. направляемого в поездку работника;
• его должность;
• место командирования. Если в течение служебной поездки работник должен посетить несколько мест, следует указать каждое из них;
• продолжительность командировки;
• задачи, стоящие перед сотрудником в поездке.
Если лицо будет следовать к месту командирования на автомобиле, этот факт также лучше указать в приказе (ином распорядительном документе руководителя). При этом для поездки может быть использован как личный транспорт, так и служебный или принадлежащий третьему лицу (п. 6 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).
Подписать решение (приказ) может только лицо, наделенное полномочиями для направления сотрудников в командировку. Как правило, это руководитель компании. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
Как подготовиться к изменениям
Компании, которые в своих внутренних локальных актах делали отсылку к действующему ныне положению, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, должны для актуализации информации внести в них поправку и указать соответствующие пункты новых правил.
Проведение каких-либо дополнительных подготовительных мероприятий от работодателя не потребуется.
Вы можете оставить первый комментарий