Правильная нумерация счетов-фактур способствует быстрому поиску документов и контролю за различными операциями. Можно ли нумеровать их не по порядку и указывать в номере дополнительную информацию, изложено в статье.
Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
- Какой должна быть нумерация счетов-фактур: требования законодательства
- Что такое сквозная нумерация счетов-фактур и обязательна ли она
- Могут ли номера счетов-фактур идти не по порядку
- Возможна ли отдельная нумерация определенных счетов-фактур
- Плюсы, минусы и вариации отдельной нумерации
- Нумерация счетов-фактур на аванс: нюансы, настройки в «1С»
- Нумерация корректировочных и исправительных счетов-фактур
- Нумерация счетов-фактур обособленных подразделений
- Сбилась нумерация счетов-фактур: возможные последствия для продавца и покупателя
Какой должна быть нумерация счетов-фактур: требования законодательства
Порядок оформления счетов-фактур установлен статьей 169 НК РФ и правилами заполнения документов, применяемых для расчета по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Назначение счета-фактуры – это дать возможность покупателю заявить к вычету входящий НДС. Также для этих целей часто используются УПД с кодом 1. Они одновременно включают в себя данные счетов-фактур, а также актов, накладных или других первичных документов. К номеру УПД применяются те же правила, что и для счетов-фактур.
Как любой другой документ, счет-фактура имеет такие реквизиты, как номер и дата (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ). Они необходимы для его идентификации. При этом акты не содержат исчерпывающих и строгих правил присвоения номера. В правилах говорится лишь о соблюдении хронологии. Это означает, что порядковые номера должны присваиваться в порядке возрастания дат их составления.
Более ранний по дате документ должен иметь меньший номер, а более поздний — больший. Акцент делается на временной последовательности. Например, счет-фактура от 10.01.2025 № 1 и счет-фактура от 20.01.2025 № 24. Здесь хронологический порядок соблюден.
В правилах есть уточнения о формировании номеров в некоторых ситуациях:
• при реализации через обособленные подразделения;
• доверительном управлении;
• выполнении функции застройщика.
В этих случаях вводится дробная нумерация с указанием цифрового индекса через разделительный знак (/).
В то же время налоговое законодательство предоставляет организациям свободу в разработке системы присвоения номеров, что позволяет адаптировать ее под специфику деятельности компании. Главное, чтобы учетная политика предприятия для целей налогообложения фиксировала выбранный порядок.
Компания может самостоятельно определять:
• структуру номера;
• периодичность его обнуления;
• использование дополнительных символов и информации.
Как правило, налогоплательщики начинают отсчет номеров с начала года. Но возможны и иные варианты. Он может обновляться каждый квартал (что соответствует налоговому периоду) или даже каждый месяц. Отметим, что Минфин возражает только против ежедневного обновления нумерации (письмо Минфина РФ от 11.10.2013 № 03-07-09/42466). Однако на законодательном уровне такого ограничения нет.
На практике номера могут состоять не только из цифр, но и включать буквенные обозначения, дефисы, дроби или другие разделители. Например, допускаются номера вида «123/А», «01/02», «1310-00016-А». Такие варианты могут оказаться удобными для крупных компаний с большим объемом документооборота или имеющих обособленные подразделения.
В письме Минфина РФ от 22.05.2012 № 03-07-09/59 сказано, что цифровой индекс через разделительный знак используется только при реализации через обособленные подразделения участниками товарищества или доверительным управляющим. Однако использование такой структуры номера в иных случаях не исключает применения налоговых вычетов.
Описанные выше правила касаются выданных счетов-фактур. Что касается полученных счетов-фактур, они регистрируются покупателями с теми же номерами, какие им присвоил продавец. Ситуации, когда номера экземпляров счета-фактуры продавца и покупателя не совпадают, недопустимы.
Что такое сквозная нумерация счетов-фактур и обязательна ли она
Сквозная нумерация — это система присвоения номеров, при которой каждый последующий документ получает номер, на единицу превышающий номер предыдущего, без сброса нумерации в зависимости от типа операции. Такой подход обеспечивает непрерывную последовательность номеров для всех счетов-фактур: отгрузочных, авансовых, корректировочных и других.
Например:
• 05 января — счет-фактура на отгрузку № 1;
• 10 января — счет-фактура на аванс № 2;
• 20 января — корректировочный счет-фактура № 3.
Сквозная нумерация — это самый простой и надежный способ обеспечить соблюдение хронологического порядка. Если номера присваиваются сквозным методом (1, 2, 3…), это автоматически гарантирует, что более поздний документ всегда будет иметь более высокий номер.
Термин «сквозная нумерация» прямо не упоминается в нормативных актах, но иногда его подразумевают, говоря о хронологическом порядке. Так, Минфин РФ выразил мнение, что отдельная нумерация, к примеру, авансовых счетов-фактур, не отвечает требованиям правил (письмо Минфина РФ от 16.10.2012 № 03-07-11/427). Фактически в этом письме говорится о необходимости соблюдения принципа сквозной нумерации в рамках выбранного периода.
Вместе с тем есть судебные акты, в которых говорится о несоответствии этого вывода требованиям НК РФ. Так Одиннадцатый ААС от 28.06.2023 № 11АП-8166/23 указал, что ни НК РФ, ни правила прямо не указывают на необходимость сплошной нумерации. А в Решении АС Самарской области от 30.03.2023 по делу № А55-28729/2022 суд встал на сторону компании, заявившей в разных налоговых периодах налоговый вычет по фактически разным счетам-фактурам, но имевшим одинаковые номера, даты и даже суммы. Суд указал, что сплошная нумерация счетов-фактур для соблюдения условий применения налоговых вычетов по НДС необязательна.
Чтобы быть объективными, скажем, что есть примеры судебных решений, где суд говорит, что номера счетам-фактурам должны присваиваться в порядке возрастания с начала каждого календарного года, а номера должны идти подряд без пропусков. Но такие случаи относятся не к налоговым, а к гражданско-правовым спорам. Так в Решении АС г. Москвы от 13.08.2021 по делу № А40-245856/20-118-1792 упоминается нарушение сквозной нумерации по операциям с отдельным контрагентом, как один из доводов, свидетельствующих о фальсификации документов.
Могут ли номера счетов-фактур идти не по порядку
На практике возникают ситуации, когда номера счетов-фактур отклоняются от строгой последовательности. Это может происходить в результате:
• технических ошибок;
• особенностей работы бухгалтерских программ;
• срочного исправления ранее допущенных неточностей;
• применения отдельных серий номеров для различных типов операций.
Законодательство не содержит прямого запрета на использование непоследовательной нумерации. Из содержания пункта 2 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что основным требованием является не строгая хронология, а возможность идентификации всех существенных параметров сделки: продавца, покупателя, наименования товаров или услуг, их стоимости, ставки и суммы налога.
Возможна ли отдельная нумерация определенных счетов-фактур
Параллельная нумерация предполагает создание независимых систем нумерации для разных типов документов или бизнес-направлений. В отличие от строго сквозной нумерации, где все документы получают последовательные номера независимо от их характера, параллельная система позволяет вести несколько независимых последовательностей. При этом каждая такая последовательность должна обеспечивать уникальность номеров и соблюдение хронологии в пределах своей категории.
Компания может использовать отдельные нумерационные серии:
• для различных типов счетов-фактур: авансовых, корректировочных, исправительных;
• разделения по клиентам или ведения проектного учета. В этом случае может использоваться коды контрагентов или проектов;
• различных структурных подразделений организации.
Формально правила требуют соблюдения хронологического порядка. Налоговые органы неоднократно отмечали, что отдельная нумерация не отвечает требованиям правил (письмо Минфина РФ от 16.10.2012 № 03-07-11/427). В то же время использование в номере дополнительной информации (в том числе буквенных или числовых кодов) налоговиками не исключается (письмо ФНС РФ от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).
Также Минфин и ФНС писали, что право на налоговые вычеты не зависит от порядка формирования номера счета-фактуры (письма ФНС РФ 30.12.2015 № СД-4-3/23312@, Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411). Нарушение порядка нумерации не является основанием для отказа в вычете НДС. Важно, чтобы у налогового органа при проведении проверки была возможность идентифицировать основные параметры сделки (письмо Минфина РФ от 22.05.2012 № 03-07-09/59).
Суды также занимают сторону налогоплательщиков, указывая, что ст. 169 НК РФ и правила требуют наличия номера, но не предъявляют требований к порядку нумерации. При этом нарушение порядка присвоения номеров не является самостоятельным основанием для отказа в применении налоговых вычетов (Постановление ФАС МО от 24.06.2008 № КА-А40/4542-08).
Ответственность за нарушение порядка нумерации счетов фактур законодательством не предусмотрена. Грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения является только отсутствие счетов-фактур (ст. 120 НК РФ).
Ключевым условием параллельной нумерации является ее закрепление в учетной политике организации. Однако, как показывает судебно-арбитражная практика, покупателям следует быть готовыми к тому, что налоговые органы могут ссылаться на параллельные системы нумерации как на один из доводов необоснованности применения вычетов.
Плюсы, минусы и вариации отдельной нумерации
Отдельная нумерация счетов-фактур значительно упрощает работу бухгалтерии: использование префиксов (АВ для авансов, КОР для корректировок) ускоряет идентификацию документов, упрощает их поиск в учетных системах и усиливает внутренний контроль.
Однако у этого подхода есть и риски. Сложная система нумерации может привести к путанице и дублированию номеров, если правила прописаны недостаточно четко.
Нумерация счетов-фактур на аванс: нюансы, настройки в «1С»
Специальные требования к нумерации авансовых счетов-фактур в ст. 169 НК РФ и правилах не содержатся. Поэтому по умолчанию они нумеруются в общем хронологическом порядке (письма Минфина РФ от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Но чтобы выделить их из общего массива счетов-фактур, компания может ввести в нумерацию информацию с сохранением общей хронологии. Как правило, используют буквенный код (А или АВ) или цифровой. На вычете это не отразится (п. 2 ст. 169 НК РФ, письмо ФНС РФ от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).
Многие компании выставляют счета-фактуры в специализированных программах для ведения бухгалтерского учета. В них можно настроить добавление префикса к авансовым счетам-фактурам. Например в «1С 8.3 Бухгалтерия Предприятия» настройку можно сделать через разделы «Банк и касса» — «Регистрация счетов-фактур» — «Счета-фактуры на аванс». В нижней части экрана доступна настройка «Нумерация счетов-фактур». В этом окне можно выбрать один из двух вариантов: единая нумерация или отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.
Нумерация корректировочных и исправительных счетов-фактур
Корректировочные и исправительные счета-фактуры, несмотря на схожесть названий, служат разным целям и имеют отличные друг от друга правила нумерации. Корректировочный счет-фактура составляется в случае, если необходимо изменить стоимость отгруженных товаров или их количество, а исправительный предназначен исключительно для исправления ошибки (описки, опечатки, арифметической ошибки) в ранее составленном документе.
Ключевое отличие в нумерации этих документов заключается в том, что исправительный счет-фактура сохраняет тот же номер, что и документ, который он исправляет, а номер и дата исправления указываются в следующей строке (строке 1а).
Нумерация корректировочных счетов-фактур ведется в общем хронологическом порядке составления всех счетов-фактур. То есть он получает следующий порядковый номер по мере своего выписывания. Однако на практике, для удобства и быстрой идентификации, многие организации добавляют к таким документам префикс К, КОРР или КСФ (например, К-001, КОРР-2025-01).
Нумерация счетов-фактур обособленных подразделений
Нумерация счетов-фактур, выставляемых обособленными подразделениями (ОП) организации, представляет собой особый случай, прямо регламентированный правилами. Их номер должен дополняться через разделительный знак «/» (дробь) цифровым индексом, обозначающим соответствующее обособленное подразделение (пп. «а» п. 1 правил).
Это означает, что номер состоит из двух частей: порядкового номера СФ и цифрового индекса ОФ. Например, 125 / 03, где 125 – порядковый номер, а 03 – индекс ОП.
Цифровые индексы ОП фиксируются в учетной политике. Головная организация самостоятельно разрабатывает систему кодирования своих подразделений (например, сквозную нумерацию: 1, 2, 3… или привязку к кодам по ОКАТО или иным образом).
Хотя в правилах говорится об использовании цифрового индекса, организация может использовать и буквенные обозначения для подразделения. Ведь это нарушение не является основанием для отказа в вычетах НДС и привлечения к ответственности.
Сбилась нумерация счетов-фактур: возможные последствия для продавца и покупателя
Нарушение порядка нумерации может произойти по различным причинам: сбой в работе бухгалтерской программы, человеческий фактор, несвоевременное отражение документов или некорректные настройки системы.
Для продавца последствия сбившейся нумерации минимальны. НК РФ не предусматривает штрафа за нарушение порядка нумерации. Основной риск для организации, выставившей документы с нарушением хронологии, носит косвенный характер. «Неправильная» нумерация может привлечь повышенное внимание налоговых органов, которые могут усмотреть в этом признак небрежного ведения учета или в худшем случае — попытку манипулирования документами для сокрытия операций.
Для покупателя ключевой вопрос заключается в возможности заявить налоговый вычет по НДС на основании счета-фактуры с нарушенной нумерацией. Ошибки в счетах-фактурах, которые не препятствуют налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Нарушение порядка нумерации, будь то пропуск номеров, их повторение или отсутствие хронологической последовательности, относится к таким ошибкам. Главное — чтобы документы были составлены без ошибок в обязательных реквизитах и подтверждали реальность хозяйственной операции.
Но если в декларации по НДС покупатель и продавец отразили счета-фактуры с разными номерами, может возникнуть разрыв по НДС. Оптимальным вариантом в данном случае будет представить в налоговую документ с правильным номером. Если это невозможно, отстаивать обоснованность вычета покупателю придется в суде. Либо он может внести исправления в декларацию по НДС, уменьшив сумму вычетов.
Вы можете оставить первый комментарий