Ошибка в больничном: как исправить

От ошибок при заполнении больничного не застрахован никто: ни работодатель, ни медицинская организация. Причем недочеты могут присутствовать как в бумажных, так и в электронных больничных. Но как быть, если вы обнаружили ошибку? Можно ли ее исправить и как это сделать? Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что делать, если в больничном листе обнаружена ошибка
2. Как исправить ошибку в больничном листе

Что делать, если в больничном листе обнаружена ошибка

Как правило, больничные листки формируются в электронном виде. Но в исключительных случаях врачи до сих пор оформляют бумажные листки нетрудоспособности (ч. 28 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

• на застрахованных лиц, информация о которых относится к государственной и охраняемой законом тайной;
• на лиц, находящихся под государственной защитой.

Кроме того, до 1 января 2026 года бумажные больничные оформляются в новых регионах: ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях. Такая возможность предоставлена в соответствии с ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 17.02.2023 № 20-ФЗ.

В остальных случаях медицинские организации открывают на застрахованных лиц электронные больничные. Работодатели в них ничего не заполняют, поэтому не могут допустить ошибок, но вполне способны направить в фонд недостоверные сведения. Если в листке нетрудоспособности и возникают ошибки, их в большинстве случаев обнаруживает СФР. После этого на протяжении пяти рабочих дней он направляет извещение с перечнем необходимых исправлений работодателю или медучреждению.

Все сведения, необходимые для заполнения больничного, компании и ИП направляют в СФР удобным для себя способом (пп. «а» п. 10 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567):

• через личный кабинет страхователя на сайте СФР;
• сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО);
• программу АРМ «Подготовка расчетов для СФР», которую можно скачать на сайте фонда;
• оператора ЭДО;
• программу бухучета, в которой можно работать с электронными больничными.

Пунктом 11 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 определены сроки на исправление ошибок страхователем и медучреждением в листке нетрудоспособности. На это им дается пять рабочих дней с момента получения от СФР извещения с перечнем ошибок.

Обратите внимание, что на предоставление сведений для оплаты листка нетрудоспособности установлены другие сроки. У работодателя имеется на это три рабочих дня с момента получения данных о его закрытии (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При несоблюдении установленного срока работодателя оштрафуют на 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 15.2 закона № 255-ФЗ).

Электронный больничный, заполненный медиками, работодатель видит в информационной системе «Соцстрах». Также сведения о нем будут размещены в СЭДО или иной программе, через которую работодатель работает с больничными. Нужный документ бухгалтер находит по уникальному номеру, который сообщает заболевший сотрудник.

Каждый новый листок нетрудоспособности работодатель обязан проверить на правильность заполнения и переслать в СФР. Направлять в фонд больничный с ошибками и принимать его к учету компания не имеет права.

После получения нового листка нетрудоспособности (электронного или бумажного) проверьте все его разделы на правильность заполнения, а именно:

• Ф.И.О. и дату рождения сотрудника.
• Правильность двузначного кода в поле «Причина нетрудоспособности». Коды можете посмотреть в п. 68 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н.
• Наличие фамилии и инициалов лечащего врача либо председателя врачебной комиссии в таблице «Освобождение от работы».
• Дату выдачи больничного. Если сотрудник лечился амбулаторно, дата выдачи должна совпадать с днем его обращения за медицинской помощью. Если в стационаре, листок нетрудоспособности открывается в день выписки работника на весь период пребывания в стационарных условиях.

В электронном листке нетрудоспособности каждая запись о его продлении должна быть заверена усиленной квалифицированной подписью врача либо председателя врачебной комиссии (абз. 20 п. 71 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н).

Если вы понимаете, что медорганизация ошиблась, сами ошибку не исправляйте. Передайте информацию в СФР, который, в свою очередь, перенаправит ее медикам. При наличии ошибок в листке нетрудоспособности медорганизация должна сформировать его дубликат. Делается это по решению врачебной комиссии, если по ошибочному документу не произведена выплата пособия (п. 67 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н). Неправильно заполненный листок будет аннулирован, а сообщение о формировании дубликата СФР направит работодателю.

После этого сотрудник может обратиться в медучреждение и получить дубликат электронного больничного. Также это можно сделать удаленно, если медучреждение подключено к СЭДО. Только после того, как сотрудник получит дубликат, можно выплатить пособие.

Как исправить ошибку в больничном листе

Несмотря на то что электронный листок нетрудоспособности работодатель не заполняет, он может направить в СФР недостоверные данные. Например, бухгалтер может неправильно посчитать стаж, ошибиться в расчете среднего заработка, начислении пособия, в номере ИНН, СНИЛС сотрудника и прочее. Разберемся, как действовать в такой ситуации в зависимости от времени обнаружения ошибки.

Если ошибку вы выявили сами до того, как фонд выплатил пособие, необходимо аннулировать ошибочный документ и сформировать новый. Это могут сделать только медики, но напрямую к ним обращаться не имеет смысла.

Если больничный еще не оплачен, он может находиться в статусе:

• «060» — «Заполнен страхователем»;
• «070» — «Заполнен страхователем (реестр ПВСО)».

Листок нетрудоспособности с такими статусами медики не смогут аннулировать. Чтобы они это сделали, статус необходимо снизить до «030» — «Закрыт».

Для снижения статуса листка нетрудоспособности придется обращаться в СФР. Направьте в свое отделение фонда соответствующее заявление в произвольной форме. В нем укажите следующую информацию:

• номер электронного больничного;
• СНИЛС сотрудника;
• описание ошибки;
• номер телефона исполнителя.

Подписанное главбухом или руководителем заявление можете направить в фонд через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Обработав ваше заявление (обычно на это хватает одного рабочего дня), специалисты СФР понизят статус листка нетрудоспособности. Далее медики аннулируют документ и сформируют дубликат.

После того как дубликат будет создан, еще раз направьте в СФР данные для начисления и выплаты пособия — но уже на основе дубликата.

Если ошибка обнаружена после того, как выплачено пособие, возникнет переплата или недоплата. Разберем оба варианта:

1. Если пособие выплачено в большей сумме, чем положено, сотрудник обязан вернуть переплату вам, а вы – фонду. Для этого необходимо сначала понизить статус больничного до «030», направив соответствующее заявление в СФР. После того как это произойдет, медучреждение создаст дубликат документа. На основе информации, представленной в нем, фонд проведет перерасчет, а вы вернете переплату.
2. Если пособие недоплачено, также направьте в СФР заявление о понижении статуса больничного до «030». Затем вы получите его дубликат из медучреждения. Далее на его основе направьте в фонд данные для начисления пособия с пометкой «Перерасчет». После этого недостающая сумма будет перечислена сотруднику.

Организации и ИП могут исправлять ошибки лишь в работе с бумажными больничными. Правки можно вносить только в ту часть, которая заполняется работодателем. При этом придерживайтесь следующих рекомендаций (п. 85 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н):

• ошибочную запись необходимо аккуратно зачеркнуть;
• правильную запись взамен ошибочной следует внести на оборотную сторону больничного;
• правильную запись необходимо заверить фразой: «Исправленному верить», а также подписью и печатью работодателя;
• для исправления ошибки нельзя использовать корректирующую жидкость или иное аналогичное средство.

Если вы ошибочно заполнили строку, в которой не должно быть никаких записей, перечеркните написанное. При этом на обороте документа напишите, какая строка должна считаться незаполненной. Допустим: «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной». На это указал ФСС в своем письме от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Данный ответ фонд дал на основе порядка заполнения больничных, который перестал действовать еще в декабре 2020 года. Но думается, что такой способ исправления ошибки актуален и сегодня.

Кроме того, при работе с бумажным больничным помните, что технические недочеты не являются основанием для его переоформления. Главное, чтобы все было читаемо. Данный вывод отражен в письме ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575.

К техническим недочетам относят следующие ошибки (письмо от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956):

• заполнение полей бланка прописными буквами;
• попадание букв за границы ячеек;
• попадание печати на информационное поле;
• проставление пробелов между инициалами врача и прочее.

При наличии таких недочетов листок нетрудоспособности оплачивается с учетом особенностей, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 29.10.2021 № 777н.

Если же документ сильно поврежден по вашей вине (порван, испачкан так, что его невозможно прочитать, различить печати), обратитесь к сотруднику с просьбой, чтобы он получил дубликат в медучреждении. Но сделать это необходимо до того, как вы выплатите пособие (абз. 7 п. 76 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н).

Может случиться так, что сотрудник принесет бумажный больничный с ошибками. То есть их допустили в медучреждении. В этом случае изучите документ и определите, существенны ли эти ошибки. Серьезными считаются ошибки в Ф.И.О., дате рождения сотрудника и прочее. Перечень информации, которую должен проверить работодатель, представлен выше.

Если ошибки существенны, верните листок нетрудоспособности сотруднику, чтобы он оформил дубликат в медучреждении. Выдадут его только работнику при предъявлении паспорта, сами вы обратиться к медикам не имеете права (п. 5 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н). При наличии технических недочетов принимайте документ к оплате.

Если вы сомневаетесь, можно ли считать ошибки незначительными, обратитесь в СФР за разъяснениями. Специалисты фонда помогут избежать негативных последствий, которые могут выразиться в следующем:

• штраф в размере от 300 до 500 рублей за предоставление документов (информации) в неполном или искаженном виде для проверки правильности начисления пособия (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ);
• штраф в размере 20 процентов от суммы переплаты, но не менее 1 и не более 5 тыс. рублей за выплату пособия на основе недостоверных данных (ч. 2 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
• возмещение ущерба, причиненного фонду, если выплата по испорченному листку нетрудоспособности была неправильной и потребовала излишних трат (ч. 2 ст. 15.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).