Особенности визирования документов

Каждый день в разных организациях десятки документов проходят процесс визирования. Это вызывает множество вопросов: кто именно уполномочен визировать документы, в каком порядке и сколько времени на это отводится? Всё зависит от вида документа, его объёма, содержания и внутренних правил организации. Попробуем рассказать об этом подробнее.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Кто отвечает за визирование документов в организации?
2. Порядок подписания и визирования документов
3. Срок визирования документа

Кто отвечает за визирование документов в организации?

Для начала стоит оговориться, что единых федеральных правил ведения делопроизводства, обязательных для всех компаний, не существует. Этот процесс более или менее унифицирован только для государственных организаций, поскольку на них распространяет своё действие Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Инструкция). Коммерческие компании тоже могут принять её за образец.

В каждой компании и даже в каждом подразделении вопрос ответственности за визирование документов может решаться по-разному.

Обычно обязанность заверения внутренних бумаг распределена между множеством участников процесса. У каждого из них — своя функция.

Чаще всего ответственность за организацию и проведение визирования возлагается на:

1) структурное подразделение, которое является инициатором создания документа;
2) ответственного исполнителя по поручению руководства (п. 4.1, 4.3 Инструкции).

Именно это подразделение или ответственный готовят проект, составляют список согласующих лиц и обеспечивают получение у них подписей.

Визируют документы лица, которые уполномочены оценивать их в целом или согласовывать отдельные положения.

Как правило, это руководители структурных подразделений, специалисты юридических, финансовых и иных экспертных служб (п. 4.4 Инструкции). Каждое такое лицо, проставляя свою визу, подтверждает, что проект документа в части его компетенции:

— не содержит ошибок;
— соответствует законодательству и внутренним нормативным актам;
— не противоречит интересам возглавляемого им подразделения.

Обычно согласующие по должности ниже того, кто в итоге подписывает или утверждает документ.

Визирование можно разделить на:

1) внутреннее — оно производится внутри одной компании;
2) внешнее — документ отправляют на согласование в другую организацию (п. 4.5 Инструкции).

Ответственный исполнитель, чьё подразделение готовит документ, несёт персональную ответственность за правильность его оформления, комплектность приложений и визирование уполномоченными лицами. Перед тем как представить документ на подпись руководству, исполнитель должен тщательно проверить наличие всех необходимых виз согласующих лиц. Если нет хотя бы одной обязательной визы, то документ могут вернуть на доработку.

Лицо, завизировавшее документ, разделяет ответственность за его содержание. Если в документе найдут ошибки, которые можно было заметить при согласовании, визировавший его сотрудник может получить замечание или выговор наравне с исполнителем.

Порядок подписания и визирования документов

Порядок визирования документов — это установленная в организации последовательность действий. Его цель — всесторонняя проверка проекта перед подписанием. Порядок визирования определяет:

— по каким должностным лицам проходит документ;
— как именно оформляются согласования.

Процесс визирования начинается сразу после подготовки проекта документа. В нём могут принимать участие следующие лица:

1) сначала документ визирует непосредственный исполнитель, который его создал;
2) далее подключается прямой руководитель создателя;
3) потом документ направляется в другие структурные подразделения.

Обычно это службы, чьё мнение необходимо для подтверждения правильности отдельных решений: юридическая служба проверяет соответствие закону, бухгалтерия — финансовые аспекты, технические отделы — технологическую обоснованность и так далее (п. 4.4 Инструкции).

Порядок визирования может быть организован двумя способами:

1) по принципу последовательного согласования, когда документ движется от одного визирующего лица к другому строго по цепочке. При этом каждый последующий согласующий получает документ уже с визами предыдущих;
2) параллельно — документ отправляют сразу нескольким сотрудникам, это сильно экономит время.

Конкретный порядок визирования, равно как и перечень согласующих лиц, должен быть закреплён в инструкции по делопроизводству организации.

Существуют также правила оформления визы. В соответствии с положениями нормативных актов, регулирующих делопроизводство в государственных органах, виза включает в себя личную подпись визирующего, её расшифровку (инициалы и фамилию), а также дату визирования. При необходимости может быть указана и должность лица. В зависимости от принятых в организации норм виза может проставляться на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа, на втором экземпляре, остающемся в деле, или на специальном отдельном листе согласования. Если визирующих несколько, использование отдельного листа согласования удобнее, потому что иначе всем согласующим на документе может попросту не хватить места.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда у визирующего лица возникают замечания к содержанию документа. В этом случае он может:

1) совсем не поставить свою подпись;
2) поставить её, но с пометкой, например: «С замечаниями», «Замечания прилагаются» или «Особое мнение».

Замечания оформляют на отдельном листе и прикрепляют к документу. После этого бумагу возвращают исполнителю. Когда он всё исправит, может понадобиться повторная виза, чтобы согласующие проверили, учтены ли их правки. Повторно визировать не нужно, только если внесённые уточнения не меняют сути документа.

По мере распространения цифровизации в делопроизводстве всё чаще используется электронное визирование с использованием систем электронного документооборота (СЭД). В этом случае виза оформляется не собственноручной подписью на бумаге, а электронной подписью (усиленной квалифицированной или простой) в листе согласования электронного документа (п. 4.2 Инструкции). Это сильно ускоряет работу, особенно в крупных компаниях с филиалами.

Срок визирования документа

Сроки зависят от:

— вида документа;
— объёма;
— содержания (п. 4.6 Инструкции).

Для документов, не требующих длительного изучения и глубокого анализа, устанавливаются минимальные сроки согласования — от одного до трёх рабочих дней. К этой категории относятся проекты деловых или служебных писем, а также проекты приказов без приложений (п. 4.6 Инструкции). Такие документы обычно не затрагивают сложных правовых или финансовых аспектов, их содержание ограничивается оперативными вопросами, не требующими межведомственных или межструктурных согласований. Исполнитель может оперативно собрать визы, а согласующие лица, получив документ, способны быстро сформулировать свою позицию, поскольку проект не перегружен большим объёмом информации. Деловая переписка и оперативные распоряжения часто требуют немедленного реагирования на изменяющуюся ситуацию, поэтому для них и устанавливаются столь сжатые сроки. Любая задержка может привести к просрочке выполнения поручений или утрате коммерческой привлекательности предложения.

Если структура и содержание документа сложнее, значит, и времени на изучение и согласование будет потрачено больше. Так, проекты приказов с приложениями справочного характера подлежат согласованию в течение трёх–пяти рабочих дней.

Наиболее продолжительные сроки визирования устанавливаются для:

1) проектов приказов, содержащих приложения в виде локальных нормативных актов;
2) проектов самих локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя.

Если документ объёмный, на согласование может быть потрачено от 5 до 10 рабочих дней. По Инструкции такой документ не может превышать 50 страниц.

Проекты протоколов заседаний или совещаний, при необходимости их согласования, визируются в срок от одного до трёх рабочих дней. Этот срок зависит от объёма протокола.

Если проект документа направляется для внешнего согласования в другую организацию, срок согласования может составлять до тридцати календарных дней.

Перечисленные сроки при необходимости могут быть продлены. Но если есть возможность рассмотреть документы быстрее, это не возбраняется.

В организациях, использующих системы электронного документооборота, контроль за соблюдением сроков визирования производится автоматически. Если срок согласования истёк, а документ не был завизирован, система может автоматически направить уведомление об этом руководителю согласующего лица.