Отпуск вне графика в 2024 году

Право на ежегодный отпуск возникает у сотрудника при приеме на работу. Но использовать его он может следующим образом. Ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, по истечении шести месяцев работы. За второй и последующие годы – в порядке очередности, определенной графиком отпусков, за исключением некоторых случаев.

Так, существуют отдельные категории сотрудников, которые определены федеральными законами, имеющие право пойти в отпуск в удобное для них время в текущем рабочем году. Дополнительно такое право можно установить и для других категорий работников, например, в положении об отпусках (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К тем, у кого эта гарантия есть в силу закона, относятся, в частности:

• многодетные сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из них 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• лица, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• лица, которые получили или перенесли лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или при работах по ликвидации ее последствий, инвалидов вследствие такой катастрофы (пп. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-1).

Некоторые из тех, кому полагается отпуск в удобное для них время, вправе взять его не только после отработки непрерывных шести месяцев, но и раньше. К примеру, женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние (абз. 2, 3 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260, 267 ТК РФ).

Сотрудники, имеющие право на отпуск вне графика, не всегда должны указывать причины ухода на отдых. Например, несовершеннолетним такая возможность предоставлена в силу их возраста. Других каких-либо причин, чтобы ею воспользоваться, нет.

В некоторых случаях важна именно причина. Так, беременная женщина может взять ежегодный отпуск вне графика непосредственно перед декретом или сразу после него. Именно уход в отпуск по беременности и родам в этом случае станет основанием для отдыха вне графика отпусков.

Для того чтобы уйти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление. Рекомендуем установить в локальном нормативном акте срок его подачи. Он должен быть таким, чтобы бухгалтерия могла вовремя рассчитать и выплатить отпускные. Например, минимум за четыре рабочих дня до начала отдыха (письмо Минтруда РФ от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439).

Если в компании предусмотрено оформление приказов об отпусках, необходимо оформить такой документ, например, по унифицированной форме № Т-6 или по самостоятельно разработанному образцу. В документе нужно указать дату начала, окончания и количество календарных дней отдыха. С приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

Если отпуск предоставляется вне графика отпусков, рекомендуем отразить в нем эти изменения. Если используется унифицированная форма № Т-7, в графе 8 нужно указать реквизиты приказа на отпуск, а в графе 9 — дату начала предполагаемого отдыха. Если сотрудник отгуляет отпуск в том же календарном году, на который составлен график, то нужно указать фактическую дату его начала в графе 7.

Если компания использует собственную форму графика отпусков, можно отразить в ней перенос отпуска аналогичным образом.

Сведения об отпуске нужно отразить в личной карточке, в частности, в разделе VIII личной карточки по унифицированной форме № Т-2. В соответствующих графах данного раздела нужно указать:
• вид отпуска – ежегодный основной оплачиваемый и (или) ежегодный дополнительный оплачиваемый;
• рабочий год, за который предоставляют дни отдыха;
• количество календарных дней отпуска;
• дату начала и окончания отдыха;
• основание для предоставления дней отдыха (например, указывают реквизиты приказа об отпуске).

Также следует рассчитать отпускные и выплатить их минимум за три календарных дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Заявление на ежегодный отпуск не по графику составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденного образца нет. Работник указывает в нем, в частности:
• свои Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
• дату начала отпуска и количество дней отдыха;
• вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный оплачиваемый).

Сотрудник должен проставить свою подпись и дату составления документа.
Указывать, что отпуск не по графику, в заявлении не нужно. Если работник относится к тем, кому нельзя отказать в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, то рекомендуется указать основание для предоставления отпуска не по графику и при необходимости приложить подтверждающие документы.

По ссылке можно скачать образец заявления на отпуск вне графика.

Если не предоставить отпуск вне графика сотруднику, имеющему на него право, компанию могут привлечь к административной ответственности. За первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) грозит штраф:
• организации — от 30 до 50 тыс. рублей;
• должностным лицам – от 1 до 5 тыс. рублей;
• предпринимателям – от 1 до 5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание будет более жестким (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), грозит штраф:

• компании — от 50 до 70 тыс. рублей;
• должностным лицам – от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от одного до трех лет;
• предпринимателям – от 10 до 20 тыс. рублей.

Кроме того, сотрудник может заявить о денежной компенсации морального вреда. Ее размер определяется соглашением сторон, а при наличии спора – судом (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).