Направление претензии контрагенту — частое явление, с которым сталкиваются в своей работе юристы, сотрудники договорных отделов, а подчас и обычные люди, недовольные качеством оказанных им услуг. Чаще всего предъявление претензии контрагенту обоснованно. Но никто не застрахован от ошибок. Что делать, если при отправке претензии случайно перепутали адресата или направили необоснованные требования? Рассмотрим такую ситуацию в статье, ответим на вопрос, что такое отзыв претензии, как его оформить и обязательно ли направлять.
Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Шкембри Евгения
Содержание:
Как отозвать претензию
Претензия — это письменное требование об исправлении недостатков в выполненных работах или оказанных услугах по договору или о выплате неустойки за просрочку выполнения договорных обязательств.
Во многих случаях направление досудебной претензии — обязательный этап перед подачей искового заявления (п. 5 ст. 4 АПК РФ, п. 3 ст. 132 ГПК РФ, ч. 3 ст. 4 КАС). Если пропустить этот этап, суд вернет исковое заявление в связи с несоблюдением претензионного порядка.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо направить претензию. При этом никаких требований в отношении отзыва ошибочно высланной претензии закон не предъявляет, поэтому направлять такой отзыв необязательно.
Однако если допущена серьезная ошибка, мы рекомендуем ее исправить, чтобы не испортить отношения с контрагентом и не подорвать собственную репутацию.
Перечислим наиболее распространенные ошибки, которые могут привести к тому, что претензию надо будет отозвать:
- отправка претензии не тому адресату (допустим, у компании два поставщика оконных рам. Просрочил поставку очередной партии товара поставщик № 1, а претензию ошибочно адресовали и отправили поставщику № 2);
- ошибка в требовании (контрагент использовал при строительстве некачественные материалы, а ему отправили претензию о несвоевременной сдаче работ);
- ошибка в сумме претензии (вместо 200 тыс. рублей неустойки указали 200 млн рублей).
Порядок отзыва претензии законом не определен, но представляется, что нужно соблюсти несколько правил:
- письменная форма. Поскольку претензия направлялась в письменном виде, отзыв на нее нужно оформить так же. Можно, конечно, лишь извиниться перед директором контрагента по телефону, но правильнее будет послать ему письменный отзыв претензии;
- срок направления. Рекомендуем отзывать претензию до истечения указанного в ней срока рассмотрения. Если от контрагента уже пришел ответ, направить отзыв тоже можно, так как законом этот процесс не регламентирован. Но все же правильнее было бы уложиться в сроки, предоставленные контрагенту для рассмотрения претензии;
- наличие полномочий у подписанта. Если от лица компании действует не генеральный директор, а его представитель, в его доверенности должно быть специальное указание на право подачи таких отзывов. Если указания нет, отзыв будет недействительным.
Законодательство не предъявляет особых требований даже к внешнему виду и содержанию претензий. С учетом этого письмо об отзыве тоже может быть составлено в вольной форме.
В нем необходимо указать адресата, сослаться на реквизиты ошибочно направленной претензии, а также обозначить, в чем именно допущена ошибка, и попросить считать претензию отозванной. Можно также принести свои извинения.
Направлять письмо об отзыве претензии надо тем же способом, что и претензию. Существует несколько допустимых вариантов:
1) по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения. В описи нужно указать, какой именно документ направляется («Отзыв претензии №… от… по такому-то договору»). Как и претензию, отзыв надо направлять по адресу, указанному в договоре;
2) нарочно в руки лицу, уполномоченному принимать претензии;
3) по электронной почте, если обмен документами таким способом допускается условиями договора.
Следует иметь в виду, что, хотя законодательством направление письма об отзыве претензии не предусмотрено, последствия такого шага могут быть значительными.
Приведем пример. Компания сначала направила контрагенту претензию, а потом отозвала ее. Но впоследствии стало ясно, что ошибочной была не претензия, а отзыв. Посчитав, что претензионный порядок ею соблюден, так как претензия все же направлялась, компания обратилась в суд с иском к этому контрагенту по предмету претензии. Однако контрагент в суде заявил о несоблюдении претензионного порядка, указав на то, что истец сам отозвал претензию. Суд принял доводы ответчика и оставил иск без рассмотрения. Существует и подобная судебная практика — Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 № 09АП-25830/2018-ГК по делу № А40-120979/17.
Образец письма об отзыве претензии
Директору ООО «Лед и пламя»
Иванову И.И.
Адрес: Москва, ул. Тверская, д. 4
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем, что 01.02.24 в Ваш адрес ошибочно была направлена претензия о необходимости выплатить неустойку в размере 300 тыс. рублей за просрочку выполнения работ по договору строительного подряда № 1 от 23.08.2023.
Просим считать указанную претензию недействительной.
Директор
ООО «Хвосты и лапы» Зверев А.А.
26.04.2024
Вы можете оставить первый комментарий