Пересортица в учете

Иногда в ходе проверки складских запасов обнаруживается, что одних позиций фактически имеется меньше, чем числится по документам, а других, наоборот, больше. Причём всё это относится к одной и той же группе товаров. В таких случаях речь идёт о пересортице. Чаще всего это явление становится следствием цепочки нарушений, допущенных на этапе приёмки товара, его хранения или отгрузки покупателям. Рассмотрим детально, что представляет собой пересортица и какой алгоритм действий необходимо выполнить, чтобы правильно зафиксировать её в документах.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Пересортица по результатам инвентаризации
2. Пересортица в налоговом учете
3. Пересортица в бухгалтерском учете

Пересортица по результатам инвентаризации

Пересортицей признаётся ситуация, при которой фактические складские остатки товара не соответствуют данным бухгалтерского учёта, однако общий объём ценностей в натуральном выражении может оставаться неизменным. Это объясняется тем, что выявленные излишки одной продукции компенсируют недостачу другой, так как эти товары входят в общую однородную группу.

Приведём пример. По документам на складе должно лежать 150 порций ванильного эскимо и 100 порций шоколадного (одного производителя и в похожей упаковке). При фактической сверке оказалось, что ванильного мороженого на складе только 120 штук, а шоколадного — 130. Таким образом, итоговое количество порций не изменилось (всё те же 250 штук), но ассортимент оказался иным.

Причины подобных расхождений могут быть разные. Проблема может возникнуть:

1) на стадии приёмки или отгрузки товара, когда работник перепутал маркировку, артикул или штрихкод;
2) при вводе данных в учётную систему, когда ответственный сотрудник допускает ошибку или опечатку;
3) при оформлении чека кассиром, который пробивает разный товар как одинаковый;
4) из-за ошибок на складе в процессе комплектации заказов, когда кладовщик заменяет товар на аналогичный без согласования или имеют место иные нарушения.

Важно понимать, что не всякие несоответствия между документальным и фактическим количеством товара признаются пересортицей. Такого рода путаницей в соответствии с п. 13 Приказа Минфина России от 13.01.2023 № 4н можно считать только те расхождения, которые одновременно соответствуют трём условиям:

— во-первых, товары должны относиться к одной категории или группе;
— во-вторых, недостача и излишек должны быть выявлены в рамках одного и того же проверяемого периода;
— в-третьих, всё это должно числиться за одним и тем же материально ответственным лицом.

Важным условием также является равенство количеств: если недостача составляет 12 единиц, а излишек — 15, то взаимозачёт возможен только на 12 совпадающих единиц, а оставшиеся 3 под пересортицу уже не подпадают.

Пересортица по-разному отражается в бухгалтерском и налоговом учёте, но для любого варианта учёта для начала её необходимо грамотно оформить.

Процедура документального оформления пересортицы начинается с инвентаризации. Для этого создаётся рабочая комиссия, в состав которой обычно входят бухгалтер, представитель руководства и, при необходимости, специалисты других отделов. Материально ответственное лицо в комиссию не входит, но обязательно присутствует при проверке. Результаты сверки фактических остатков с данными учёта фиксируются в Акте инвентаризации товарно-материальных ценностей (форме ИНВ-3). На этом этапе выявляются все расхождения.

К инвентаризационным документам в соответствии с пп. б п. 35 Приказа Минфина России от 13.01.2023 № 4н прикладывают:

1) обмерные акты, технические расчёты и результаты перевеса товаров;
2) письменные пояснения от материально ответственных лиц по факту пересортицы. Необходимо запросить у сотрудника, отвечающего за перепутанные материальные ценности, объяснительную записку, в которой будет подробно описано, где находился товар, как вёлся учёт и какие именно операции (приёмка, перемещение, комплектация) могли привести к ошибке;
3) объяснения комиссии по инвентаризации о том, почему разница от пересортицы (в сторону недостачи), возникшая не по вине ответственных лиц, не была списана на виновных. Без такого документа провести зачёт в бухгалтерском учёте будет невозможно, так как у комиссии и руководителя не будет доказательств отсутствия злого умысла или грубой неосторожности сотрудника.

На основании перечисленных актов и объяснений готовится мотивированное предложение на имя руководителя организации. В этом документе перечисляются пары позиций, предлагаемых к взаимозачёту, указывается их количество и стоимость, а также подтверждается, что они относятся к одной группе, выявлены в одном периоде и у одного ответственного лица. Все эти данные затем переносятся в сличительную ведомость (например, по форме ИНВ-19). В данной ведомости для каждой пары делается отметка «пересортица», а также указывается разница в количестве и стоимости между учётными и фактическими данными.

Далее руководителем издаётся приказ о зачёте пересортицы. Без этого документа бухгалтер не имеет права отражать операцию в бухгалтерском учёте. В приказе фиксируются реквизиты акта, перечень позиций, фамилия ответственного лица и, что особенно важно, решение по возникшей разнице в стоимости. Если торговля перепутанными товарами производится по разным ценам, руководитель должен распорядиться либо списать разницу на издержки организации, либо взыскать её с виновного сотрудника в соответствии с нормами трудового законодательства.

Пересортица в налоговом учете

В налоговом учёте действует строгое правило: зачесть излишки одного сорта товара в счёт недостач другого нельзя, так как Налоговым кодексом РФ такая возможность не предусмотрена. Каждый факт нужно отражать отдельно, так как по закону это две разные хозяйственные операции. Подобная позиция высказывалась и специалистами Минфина РФ (письмо от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).

Как мы уже указывали, при пересортице возникает излишек одного товара и одновременный недостаток другого. Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ, а также п. 1 ст. 271 НК РФ лишние предметы всегда подлежат учёту как внереализационные доходы. Они учитываются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации (ст. 105.3 НК РФ, п. 5 ст. 274 НК РФ).

С недостачами немного сложнее. Куда их включать, зависит от ситуации:

1) если виновник найден. Убыток от недостачи можно включить во внереализационные расходы на ту дату, когда виновное лицо признало сумму ущерба (или когда решение суда о взыскании вступило в силу). Одновременно сумму возмещения нужно отразить во внереализационных доходах. Это следует из п. 3 ст. 250 и пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ;

2) если виновник не установлен, тогда дата признания расхода — это дата документа от уполномоченного госоргана, который подтверждает отсутствие виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Если такого документа нет, сумму недостачи в расходах учитывать нельзя.

Следует также учесть, что недостачи сверх норм естественной убыли (либо весь недостаток товаров полностью, если такие нормы отсутствуют) не влияют на размер налога на прибыль. Подобная позиция высказана, к примеру, в письмах Минфина России от 10.02.2022 № 03-03-06/1/8995, от 10.02.2023 № 03-03-06/1/10935.

Восстанавливать НДС при выявленной недостаче не нужно. Это прямо следует из НК РФ и подтверждается письмами Минфина России от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6428, от 14.03.2022 № 03-03-06/1/18445, от 25.10.2021 № 03-03-06/1/86111.

Даже если виновник осуществит возврат стоимости ущерба деньгами, начислять НДС на эту компенсацию тоже не нужно (п. 10 письма Минфина России от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67).

Таким образом, фактически в налоговом учёте проходят две независимые операции: оприходование одних товаров (излишков) и списание других (недостач).

Пересортица в бухгалтерском учете

В отличие от налогового, бухгалтерский учёт позволяет произвести взаимозачёт излишков и недостачи.

Когда все первичные документы (приказ руководителя, сличительная ведомость) оформлены и подписаны, наступает очередь бухгалтера. Его задача — перенести эти данные в учётные регистры, соблюдая правила, установленные Федеральным стандартом бухгалтерского учёта ФСБУ 5/2019 «Запасы». Прежде всего необходимо тщательно сверить каждое наименование, количество и цену, чтобы убедиться в отсутствии разночтений между документами. Если в одном документе указан один артикул, а в другом — другой, или отличаются единицы измерения, взаимозачёт проводить нельзя до полного приведения данных к единому виду.

Самый простой вариант возникает, когда стоимость излишков и недостачи совпадает. В этом случае операция не влияет на финансовый результат организации. Бухгалтер просто делает отражение внутренней корректировки на счетах учёта товаров, материалов или продукции (счёт 41, 10, 43). Однако на практике цены почти всегда различаются.

Если стоимость недостачи оказалась выше стоимости излишков, возникающая разница рассматривается как убыток. Такой убыток должен быть либо взыскан с виновного материально ответственного лица (проводка по дебету счёта 70 и кредиту счёта 73), либо, при отсутствии виновных, списан на прочие расходы (дебет счёта 91.2). В противоположной ситуации, когда излишки стоят дороже недостачи, превышение признаётся внереализационным доходом организации и отражается по кредиту счёта 91.1. После того как все проводки сформированы, бухгалтеру следует сделать отчёт по движению товаров и ещё раз сверить итоговые остатки с данными инвентаризации, чтобы окончательно подтвердить правильность проведённого взаимозачёта.