Персонифицированный учет: последние изменения 2026 года

С 1 июля 2026 года стартовала масштабная реформа (на основе Федерального закона № 29-ФЗ и постановления Правительства РФ № 545). Её суть — сделать индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) главным источником данных для расчёта пособий. Поправки коснулись не только (ИЛС), но и порядка регистрации ИП, заполнения отчетов и даже дистанционных сотрудников. Последние изменения в персонифицированном учете 2026 года, смотрите в статье.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Состав сведений индивидуального лицевого счета
2. Порядок регистрации и снятия с учета ИП
3. Отчетность в СФР
4. Компенсации дистанционным работникам
5. Срок отправки требования об уплате недоимки по взносам на травматизм, пеней, штрафов
6. Страхование на случай нетрудоспособности
7. Размер пеней за недоимку по страховым взносам на травматизм
8. Выплата пособий гражданам с детьми
9. Таблица: Все изменения в правилах персучета

Состав сведений индивидуального лицевого счета

С 1 июля Соцфонд перешел на автоматический расчёт больничных, декретных и детских пособий по данным индивидуальных лицевых счетов граждан. Документы у работодателей будут запрашивать реже (постановление Правительства от 10.05.2026 № 545).

С 2022 года порядок и правила предоставления сведений и документов, которые нужны для назначения и выплаты больничных и детских пособий, регулирует постановление №2010 от 23.11.2021. Пособия по нетрудоспособности и выплаты при рождении ребёнка сейчас платят в беззаявительном порядке. Часть данных СФР получает от работодателей, часть — из ЗАГСа или медучреждений, смотря о какой выплате речь. Правительство скорректировало правила.

Вот какие изменения начали действовать с 1 июля 2026 года:

• Назначать и выплачивать пособия будут на основании данных, которые содержатся на индивидуальном счёте застрахованного лица в системе персучёта, и других сведений, которые есть в распоряжении СФР, в частности тех, которые предоставляет работодатель или органы власти по запросу фонда. Данные, которые использовал Соцфонд, будут отражать на индивидуальном лицевом счёте гражданина.
• Страхователи будут размещать по запросу СФР в его информсистеме информацию о стаже застрахованных лиц. Это не будет касаться сведений, которые уже сдавали и которые фонд уже учёл на лицевых счетах. Речь, в том числе, о стаже на день наступления болезни или отпуска по беременности.
• Работодатели будут подавать в СФР сведения о количестве календарных дней, на которое сотрудника освобождали от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, на которую не начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства. Делать это надо будет, если раньше подобные данные не сдавали или если СФР не учёл их на лицевом счёте. Информация нужна будет для начисления пособия по БиР и ежемесячного пособия по уходу.

Поправками определен и срок, до которого СФР обязан вносить в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц сведения о периодах работы, включаемых в страховой стаж. Теперь это нужно делать ежегодно до 1 марта. Ранее такой фиксированной даты не было. Это повысит актуальность данных для будущего назначения пенсий.

Порядок регистрации и снятия с учета ИП

С 1 сентября 2026 года ИП больше не придётся в отдельности предоставлять заявление о регистрации в качестве страхователя «по травматизму». Регистрация будет проходить в автоматическом режиме сразу после подачи сведений (ЕФС-1) о заключении первого договора ГПХ с условием об уплате взносов «на травматизм». СФР зарегистрирует ИП в течение трёх рабочих дней. Напомним, сейчас (до 1 сентября 2026 года) ИП ставится автоматом на учет в СФР.

Отчетность в СФР

Социальный фонд официально уведомил работодателей о переходе на обновленный электронный формат приема единой отчетности. Начиная с июля текущего года, все поступающие сведения должны строго соответствовать новой xsd-схеме, актуальные параметры которой уже опубликованы на ведомственном портале. Представители фонда прямо не связывают техническую модернизацию с конкретными реформами, однако эксперты объясняют этот шаг недавними нормативными корректировками, утвержденными приказом ведомства номер 389. Таким образом с 1 июля 2026 года СФР принимает сведения по форме ЕФС-1 в новом формате. Обратите внимание на другие поправки в ЕФС-1:

• Отчётность по самозанятым в ЕФС-1. Компании обязаны отмечать в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1 наличие в договоре подряда условия об уплате взносов на травматизм. Это касается и самозанятых, с которыми заключён такой договор. По новым правилам они попадают также в раздел 1.1 (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ).
• С 1 июля 2026 года стартовала масштабная реформа (на основе Федерального закона № 29-ФЗ и постановления Правительства РФ № 545). Её суть — сделать индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) главным источником данных для расчёта пособий. Поправки коснулись не только (ИЛС), но и порядка регистрации ИП, заполнения отчетов и даже дистанционных сотрудников. Последние изменения в персонифицированном учете 2026 года, смотрите в статье .
• Изменения в ЕФС-1 о стаже. Срок подачи в СФР отчёта ЕФС-1 о стаже для назначения пенсии увеличен с трёх календарных до трёх рабочих дней. Также расширен перечень сведений: теперь нужно отчитываться о сотрудниках в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет, госслужащих с приостановленным контрактом и священнослужителях (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ).

Помните про отмену уведомлений в СФР об обособленных подразделениях. С 1 июля не нужно уведомлять СФР о создании, ликвидации, изменении адреса или наименования обособленных подразделений, имеющих счета и начисляющих выплаты физлицам. Также отменены уведомления о закрытии счетов и прекращении полномочий подразделений. Сведения фонд получит от налоговой инспекции (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ). СФР будет меньше запрашивать данные о стаже. Для расчёта пособий СФР будет запрашивать у работодателя только недостающие сведения, которых нет на лицевом счёте сотрудника. Если информация уже есть в фонде, повторный запрос не направляется. При ликвидации работодателя фонд также обратится к данным лицевого счёта (постановление Правительства от 10.05.2026 № 545).

Компенсации дистанционным работникам

С 1 июля 2026 года компенсация расходов удаленщиков не облагается взносами на случай травматизма в пределах 35 руб. за отработанный дистанционно день, если удаленщик не подтверждает расходы документами (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ). Если документы есть, то не нужно начислять взносы на всю сумму подтвержденной компенсации (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Теперь для взносов на травматизм с компенсаций те же правила, которые уже применяются для расходов, НДФЛ и взносов в ИФНС.

Работодатель вправе установить для одних работников компенсацию на основании подтверждающих документов, для других — фиксированную сумму в пределах 35 руб. Главное, чтобы было ясно, какой способ расчета компенсации действует в отношении конкретного сотрудника. Сочетать оба способа для одного работника нельзя.

Документы для компенсации расходов удаленщикам можно условно разделить на три вида. В одних устанавливают порядок выплаты компенсации и способ определения ее размера (локальный нормативный акт, допсоглашение к трудовому договору). Другие два оформляются, если необходимо. Это расчет компенсации за месяц и подтверждающие документы от работника, например, чеки на покупку оборудования, оплату интернета, покупку расходных материалов.

Срок отправки требования об уплате недоимки по взносам на травматизм, пеней, штрафов

Страхователи станут реже получать требования на уплату взносов на случай травматизма. Если у компании в течение квартала висит долг менее 500 руб., фонд не направит требование, пока не выявит недоимку по итогам этого квартала.

До 1 июля 2026 года фонд был обязан требовать любую, даже самую незначительную задолженность в течение трех месяцев с момента, когда фонд ее выявил.

Страхование на случай нетрудоспособности

Компаниям больше не придется каждый раз подтверждать стаж сотрудника при открытии больничного, если эти данные уже есть в базе СФР. Дополнительные сведения о стаже нужно подавать только в случае расхождений.

По новым правилам бухгалтерам не потребуется повторно подавать сведения:

• о страховом стаже — для больничных и пособий по беременности и родам (новая редакция подп. «а» и «б» п. 22 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010);
• об исключаемых периодах — для пособий по беременности и родам (подп. «б» п. 22 Правил № 2010) и по уходу за ребенком (подп. «б» п. 36 Правил № 2010).

Размер пеней за недоимку по страховым взносам на травматизм

С 1 июля 2026 года пени за просрочку по страховым взносам на травматизм не могут быть больше самой недоимки. Проверяйте начисления: если фонд насчитал пени в сумме сверх долга — это ошибка.
Законодатели ввели ограничение, чтобы защитить плательщиков. Раньше пени за длительную просрочку могли в несколько раз превысить основной долг.

Сам порядок начисления не изменился. Пени по-прежнему считают за каждый календарный день просрочки — со дня, следующего за сроком уплаты, и до дня, когда погасили долг. Ставка — 1/300 ключевой ставки ЦБ. Правило работает для всей недоимки независимо от того, когда она возникла (ст. 26.11 Закона № 125-ФЗ).
Раньше пени росли без потолка. Теперь фонд перестанет их начислять, как только они сравняются с основным долгом по взносам на травматизм. Все изменения по взносам в СФР в 2026 году, смотрите в таблице ниже.

Выплата пособий гражданам с детьми

Российские семьи, воспитывающие двух и более детей, с 1 июня 2026 года могут получить доступ к новому механизму господдержки. Речь идет о возврате части уплаченного подоходного налога. Государство пересчитает НДФЛ, удержанный с зарплаты родителей за 2025 год, по льготной ставке 6% (вместо 13%), а разницу вернет на банковскую карту.

Ежегодная семейная выплата предоставляется гражданам РФ, которые являются плательщиками НДФЛ и соответствуют критериям нуждаемости: среднедушевой доход семьи не превышает 1,5-кратную величину регионального прожиточного минимума на душу населения, установленного за год, предшествующий году обращения.

Сумма возврата зависит исключительно от официального дохода родителя и уплаченного с него налога. В регионах уже приведены примерные расчеты: в одном из регионов размер ежегодной выплаты супругу составил 63 000 рублей, супруге — 52 920 рублей. При высоком официальном доходе сумма может превышать 100 000 рублей на каждого родителя.

Заявления на получение выплаты за 2025 год принимаются с 1 июня до 1 октября 2026 года.

Подать заявление можно тремя способами:

• через портал «Госуслуги»;
• в любом многофункциональном центре (МФЦ);
• в клиентской службе Социального фонда России (СФР) по месту жительства.

Большинство сведений СФР запрашивает самостоятельно в рамках межведомственного взаимодействия. Дополнительные документы потребуется предоставить только в исключительных случаях, когда информация о жизненной ситуации отсутствует в государственных информационных системах. Решение о назначении выплаты выносится территориальным органом СФР в течение 10 рабочих дней со дня регистрации заявления и поступления всех необходимых сведений. В случае непоступления данных из организаций срок может быть продлен на 20 рабочих дней. Сами средства перечисляются в течение пяти рабочих дней после принятия положительного решения. Выплата производится единовременно за весь год.

Все изменения в правилах персучета с 1 июля 2026 года смотрите в таблице ниже.

Таблица: Все изменения в правилах персучета