Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин
Деятельность компании обычно связана с проведением инвентаризации (описи). Такая проверка необходима для установления наличия и сохранности имущественных ценностей. Сферы деятельности такой организации могут быть разными. Одна из самых основных — это торговля и оказание услуг. В таких случаях чаще всего приходится проводить сверки. Опись при этом бывает разных видов. Мы остановимся на выборочной инвентаризации (ВИ).
Начнем с общего определения и видов. Данный процесс представляет собой проверку и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки объектов.
Такое определение следует:
— из части 2 статьи 11 закона о бухгалтерском учете;
— пункта 26 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
При описи проверяют фактическое наличие объектов, которое сравнивают с данными бухучета. Таким образом, обеспечивается достоверность учета и отчетности. В частности, под объектами понимается:
— собственное имущество компании;
— ее финансовые обязательства;
— имущество, которое не принадлежит предприятию. При этом организация им владеет, пользуется и распоряжается (аренда, хранение и прочее);
— активы, которые не относятся к имуществу, например, отложенные налоговые активы.
Все это регулируется приказами Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, от 13.06.1995 № 49, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проверки делятся на несколько видов, в зависимости от основания. Первое основание — это периодичность. В него входят:
— плановая инвентаризация. В этом случае сроки заранее установлены. То есть существует определенный график, который предусмотрен специальным внутренним положением. Такой акт утверждается директором. Он может быть в составе иной документации или в виде отдельного документа;
— внеплановая. Есть случаи ее обязательного проведения, которые установлены законом. Но иногда это делается в соответствии с решением директора. Отличие от плановой в том, что сроки заранее не определены. Для ее выполнения нужен отдельный приказ. Ее обязательно проводят в таких ситуациях:
— чрезвычайные обстоятельства (пожар и прочее);
— хищение, порча или злоупотребление;
— смена МО лица, если с ним заключен договор о полной матответственности;
— в иных случаях, установленных п. 1.6 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Если проверка осуществляется по решению руководителя в целях контроля сохранности, это может быть проверка склада ГСМ и так далее.
Второе основание — это объем проведения проверки:
— полная (сплошная) инвентаризация;
— частичная (выборочная).
Отличие между сплошной и ВИ в следующем. Сплошная (полная) подразумевает все объекты, которые нужно проверить, то есть учитывается каждый товар и место его хранения. В расчет берутся все активы и обязательства.
Частичная (выборочная) проводится при частичной проверке. То есть учитываются только некоторые активы.
Также инвентаризацию можно поделить на обязательную или инициативную. В первом случае законодательство обязывает ее проводить. Во втором инициатором выступает руководитель.
Опись может иметь натуральный или документальный вид. Натуральный означает, что объекты имеют вещественное назначение. Это могут быть: ОС, хозяйственный инвентарь и тому подобное. Их можно физически пересчитать, проверить вес, объем и так далее. Документальный вид означает проверку правильного оформления документов. В частности, сверяются документы бухучета, финансовые отчеты, НМА и прочее.
Иные особенности. Руководитель организации должен определить следующие условия:
— случаи проведения;
— сроки;
— порядок проведения;
— перечень объектов подлежащих проверке.
Начиная с первого апреля 2025 года проводить опись нужно согласно ФСБУ 28/2023. При этом применять этот документ можно и до указанной даты по решению руководителя.
В некоторых случаях фирмы обязаны проводить обязательную инвентаризацию. В частности:
— перед началом составления годовой бухотчетности;
— хищение, злоупотребление или порча;
— реорганизация или ликвидация компании;
— передача имущества в аренду;
— выкуп, продажа;
— преобразование государственного (муниципального) предприятия;
— смена материально ответственных лиц;
— стихийное бедствие, пожар и иные ЧС;
— другие обстоятельства, предусмотренные законом. Особенности есть в статье 561 ГК РФ и ст. 38 Закона о наркотиках от 08.01.1998 № 3.
Иногда проверку проводят по решению руководителя. Такое бывает при внеплановой описи на складе или проверке кассы. Могут быть и другие ситуации. Как правило, они носят внезапный характер.
Сроки проведения определяет руководитель компании. Фиксируются сроки, как правило, в соответствующем положении. Они зависят от ситуации и особенностей деятельности фирмы.
Сроки годовой инвентаризации бывают разные в зависимости от обстоятельств:
— если это ОС, то 1 раз в 3 года;
— если прошлая проверка была в IV квартале отчетного года, при годовом осмотре опись можно не проводить;
— есть также особенности для компаний, расположенных на Крайнем Севере. Опись можно проводить в периоде, когда остатки минимальны.
По общему правилу период проведения — с 1 октября до 31 декабря отчетного года. Завершена она должна быть до момента подписания годовой отчетности.
При реорганизации или ликвидации дата проведения должна быть такой, чтобы опись была завершена до даты передаточного акта.
Срок проведения обязательной описи иногда может быть продлен. Такое бывает в ситуации с большим количеством имущества на дальнем расстоянии. Также когда были иные причины, из-за которых процедура не завершилась вовремя. Касается случаев, когда инвентаризационная комиссия не могла на эти причины повлиять.
Задачи инвентаризации.
— сверка информации в соответствии с бухгалтерским учетом;
— контроль над соблюдением порядка хранения и эксплуатации;
— обнаружение имущества, которое перестало выполнять свои функции. Например, перестало приносить доход, подлежит списанию и прочее;
— установление имущества (материальных ценностей), которые не были учтены;
— осмотр технического состояния техники, механизмов. Это может быть проверка их функциональности и целостности.
ВИ применяется при частичном осмотре объекта. Так, локальная проверка нужна при следующих обстоятельствах:
— хищение В данных обстоятельствах осматривается только место хищения;
— увольнение МО лица. Проверяется исключительно подотчетные такому лицу ценности;
— нарушение правил приемки, отпуска или списания. ВИ происходит только у определенного материально ответственного лица.
Если номенклатура большая, ВИ можно провести в местах хранения и переработки.
Цель выборочной инвентаризации:
— контроль сохранности матценностей. В данном случае это касается выбранной группы объектов, в частности, ОС, материалов и прочее. ВИ зачастую являются следствием ранее проведенной полной проверки. Например, при полной сверке мог возникнуть сбой на каком-то конкретном участке (складе);
— соблюдение правил хранения таких ценностей;
— выполнение МО лицом порядка ведения складского учета.
Иные случаи и задачи:
— выявление ценностей, которые нечасто используются в деятельности компании;
— смена материально ответственного лица;
— форс-мажорные обстоятельства в виде стихии или хищения. Например, когда это коснулось какого-то конкретного объекта;
— выявление товаров, которые показывают себя иначе, чем другие при проведении аналитики.
В ходе мероприятия проверяют:
— наличие объектов;
— их состояние;
— оценку имущества;
— оценку обязательств организации.
В отношении имущества комиссия проверяет фактическое наличие ОС, запасов, денег и прочее. Обязательное участие принимают МОЛ. Также проверяется правильность оценки активов, которые не являются вещественными, например, НМА или финансовые вложения.
Касательно обязательств обследуют правильность и обоснованность:
— стоимости кредиторской задолженности;
— обязательств по кредитам и займам;
— долгов перед бюджетом;
— долгов перед работниками по выплате заработной платы;
— оценочных обязательств;
— иных обстоятельств.
Такая правильность и обоснованность подтверждаются сверкой с контрагентами. Также проверяют документы, удостоверяющие существование обязательства или требования.
Форма приказа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Ее наименование № ИНВ-22. При этом ее использование не является обязательным к применению. Однако многие фирмы активно применяют именно эту форму.
В приказе устанавливается:
— перечень проверяемых активов и обязательств;
— даты начала и окончания мероприятия.
Для проведения данного мероприятия нужно следующее.
1. Создается заранее положение о проведении инвентаризации. Сделать это можно в составе учетной политики или путем оформления отдельного документа. В нее целесообразно включить условие о проведении ВИ.
Для того чтобы внедрить положение, нужно создать соответствующий приказ о его утверждении, в котором указываются:
— цель создания;
— факт утверждения положения;
— ссылка на то, что при проведении мероприятия нужно руководствоваться этим документом.
2. Создается инвентаризационная комиссия. Она бывает двух видов:
— постоянно действующая, то есть комиссия, которая закреплена приказом (постановлением, распоряжением);
— рабочая. Она создается, если есть большой объем работ и сил постоянной комиссии недостаточно. Назначить такую комиссию можно приказом по форме ИНВ-22, но только в случае, если вы используете унифицированную форму. В нее должны входить:
— лица, ответственные за бухучет имущества и обязательств;
— начальники подразделений организации, у которых есть ответственность за сохранность и наличие;
— лицо, которое является внутренним аудитором. Это может быть сотрудник службы безопасности;
— иные лица, имеющие интерес.
Комиссия утверждается приказом о проведении инвентаризации. Текст данного документа мы приводили ранее. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии мероприятие не проводится.
Также сверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Если ответственность коллективная, должны присутствовать все ответственные лица. Если это не будет соблюдено, могут возникнуть трудности с взысканием ущерба.
Если ответственный на больничном, мероприятие следует перенести на другой срок.
При этом иногда мероприятие все же проводится. Такое может быть, если ответственное лицо длительно отсутствует, например, болеет или уклоняется. В таком случае лицо нужно известить о планируемом мероприятии.
Перед началом проведения сверки надо составить акт о его отсутствии. Документ следует заверить подписями членов комиссии.
Если была выявлена недостача или порча, лицо следует ознакомить с данными материалами и потребовать от него письменного объяснения. Если человек отказывается его предоставить, об этом нужно составить акт.
3. До проведения мероприятия проверяется корректность оприходования учетных документов. Некоторые используют расписки МО лиц, в которых содержится информация, что все ценности оприходованы, а документы переданы в бухгалтерию.
Также необходимо подготовить бланки инвентаризационных описей (бланков). Таких документов должно быть не менее двух экземпляров. Формы таких описей вы вправе разработать самостоятельно или применить унифицированные. Они утверждены приказом Госкомстата № 88. Такие документы может подготовить бухгалтерия или комиссия. Если используется автоматизированная форма, бланки могут быть представлены с заполненными графами.
Акты в отношении имущества составляют по МОЛ и местам хранения. В них указывают объекты таким образом:
— наименование — используется номенклатура, принятая в учете;
— количество — единицы измерения, принятые в учете.
До начала проверки от МОЛ нужно получить материалы. Они нужны, если мероприятие касается материальных ценностей и денежных средств. В частности, получите от них:
— приходные и расходные документы, которые не переданы в бухгалтерию. Речь идет об отчетах, о движении матценностей и денежных средств;
— расписки о том, что документы на имущество, которое проверяется, сданы в бухгалтерию.
Могут также понадобиться следующие документы:
— отчеты по учету. В частности, оборотно-сальдовая ведомость по субсчету или номенклатурной группе;
— реестр документов или универсальный отчет по учету ТМЦ.
Информацию о проверенных объектах комиссия должна занести в заранее подготовленную опись. Там, МОЛ дают расписку о том, что осмотр проведен в их присутствии.
Если в ходе было обнаружено отклонение от учетных данных, то оформляется сличительная ведомость. Формы таких документов также установлены постановлением № 88. Также существуют формы, объединяющие ведомость и опись. Но вы можете разработать документ самостоятельно.
Описи (акты) и иные документы хранятся в организации 5 лет. Срок начинает течь с первого января года, следующего за годом окончания. Данный срок может быть продлен в случае необходимости.
После указанных мероприятий проводится заседание инвентаризационной комиссии. Для этого оформляют соответствующий протокол. Однако определенная форма этого документа не утверждена. Составляется в произвольной форме. В протоколе указывают:
— время проведения;
— состав присутствующих лиц;
— данные об объектах, которые подлежат списанию или уценке. При этом нужно указать причины, по которым это происходит, и кто в этом виновен;
— предложения по излишкам и недостачам при пересортице. Основанием является объяснение МОЛ о причинах возникновения;
— исчерпывающие объяснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновных лиц;
— выводы, решения и предложения по складскому хозяйству и обеспечению сохранности матценностей;
— суммы оценочных резервов. Здесь же может быть указание на то, что резерв не создается. Причиной является отсутствие признаков снижения стоимости активов.
Протокол должны подписать члены комиссии (участники заседания). После этого документ должен быть передан руководителю.
Также составляют ведомость учета результатов по форме ИНВ-26, принятой Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26. В ней обобщают результаты проверки. Документ также можно составить в произвольной форме. В ведомости отражают:
— выявленные излишки и недостачи;
— способы урегулирования излишек и недостач.
Если ВИ было проведено несколько, то за отчетный период можно составить ведомость по нескольким таким процедурам.
Ведомость вместе с протоколом передают на рассмотрение руководителю для принятия окончательного решения.
Решение по итогам рассмотрения всех документов оформляется приказом в свободной форме об утверждении результатов инвентаризации. В него включают предписание о порядке устранения расхождений.
В конечном итоге все документы с результатами передают в бухгалтерию.
Примеры проводок.
В случае когда недостача (перерасход) были обоснованы, отклонение можно отнести на счет 92 «Прочие расходы». Если недостача оказалась необоснованной, расход закрывают за счет виновника. При неустановлении такого лица расходы отражают на счете 94.
Вы можете оставить первый комментарий