Проверка главного бухгалтера руководителем

Главный бухгалтер участвует в принятии решений касающихся развития бизнеса и движения финансовых потоков. Ошибки первого могут привести не только к санкциям и штрафам со стороны контролирующих органов, но и обернуться уголовным делом. Поэтому руководителю важно убедиться в том, что у него работает добросовестный, ответственный и знающий свое дело главный бухгалтер. А для этого время от времени рекомендуется проверять его работу и профессионализм. Руководителю необязательно разбираться в тонкостях бухучета. В статье мы дадим пошаговое руководство, как проверить и выявить недостатки в работе главбуха, не залезая в «дебри» бухучета.  

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Когда нужно проверить работу главного бухгалтера
2. Может ли руководитель проверить работу главного бухгалтера
3. Как проверить работу бухгалтера

Когда нужно проверить работу главного бухгалтера

Как сказано в ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, руководитель обязан организовать ведение бухгалтерского учета и хранение документов. Работу данную необходимо возложить на главного бухгалтера или иное должностное лицо. По сути, главбух является вторым лицом в компании: принимает решения, подписывает финансовые документы, проводит платежи.

Непрофессионализм или недобросовестная работа данного сотрудника может привести к большим проблемам, вплоть до закрытия бизнеса. Поэтому работу главбуха необходимо контролировать, пока не возникли следующие проблемы:

• С налоговой прислали штраф, счет компании заблокировали. Такие неприятности могут возникнуть из-за несвоевременно направленной в ФНС отчетности, ошибок в учете доходов и расходов, нарушения кассовой дисциплины, неполной уплаты налогов.
• Расходы на налоги и взносы увеличились. Например, бухгалтер не учел все расходы, снижающие базу налогообложения. Данная ошибка может привести к переплате на сотни тысяч рублей.
• Контрагенты отказываются от дальнейшего сотрудничества. Конечно, виной тому могут стать не только ошибки главбуха. Допустим, контрагент может найти более дешевого поставщика сырья и начать с ним работу. Но важно исключить недостатки со своей стороны. А именно необходимо проверить правильность оформления первички (наличие подписей руководителя, отсутствие исправлений и прочее). Из-за ошибок в ней контрагент не сможет принять документ к учету и подтвердить операцию. А это уже «удар» по имиджу и репутации компании. Так как такие недостатки говорят о некомпетентности не только главбуха, но и руководителя, который должен контролировать своих подчиненных.
• Появились подозрения по поводу воровства и мошенничества. Часто обнаруживаются такие действия совершенно случайно или вообще не выявляются долгое время, если бухгалтер умело «заметает следы». Поэтому, чтобы не доводить до такого, рекомендуется время от времени проверять работу своего подчиненного. Так вы будете уверены, что главбух за «вашей спиной» не выводит и не обналичивает деньги, не крадет их из кассы, не устраивает махинаций со счетами и прочее.
• Работой компании заинтересовалась полиция и прокуратура. Чтобы дело не закончилось административным или уголовным производством, лучше сразу вывести «на чистую воду» виновника. Правоохранители могут наведаться с проверкой из-за неуплаты налогов в крупном размере, отмывания средств, полученных преступным путем, и прочее. Если факт преступления будет доказан, отвечать за него придется руководителю компании, а не главбуху. Доказать виновность последнего и свою непричастность будет нелегко. Поэтому лучше заранее исключить такие ситуации.

Может ли руководитель проверить работу главного бухгалтера

Конечно, самым эффективным решением будет пригласить для проверки деятельности главбуха независимых аудиторов. Но на это потребуются дополнительные расходы. Аудиторы проконтролируют:

• правильно ли ведется бухгалтерский и налоговый учет;
• правильно ли рассчитываются налоги и взносы;
• правильность налоговых деклараций и своевременность их отправки в налоговую;
• как оформляется и хранится первичка;
• как ведется документооборот.

Независимые аудиторы проверят профессионализм бухгалтера, укажут на ошибки, дадут советы по налоговой оптимизации.

Также сегодня востребована такая услуга, как независимый экспресс-аудит. Он проводится дистанционно и заключается в удаленной проверке программы, которая используется компанией для ведения бухгалтерского учета. Чаще всего это 1С. Проверка проходит так: специалист удаленно подключается к компьютеру и оценивает состояние бухгалтерского учета.

Экспресс-аудит обойдется дешевле, чем приглашение независимых аудиторов. Но каждый из данных методов показал свою эффективность.

Проверить работу бухгалтера можно и без привлечения посторонних независимых специалистов. Директор может это сделать самостоятельно. Проверка, конечно, будет не такая доскональная, но сделать выводы о добросовестности и профессионализме подчиненного она позволит.

Приготовьтесь к тому, что самостоятельная проверка отнимет у вас определенное время, но сэкономит деньги. Конечно, нельзя сказать, что такой контроль даст точный результат. Но по итогам вы сможете понять, нужно ли привлекать к полному аудиту независимых специалистов.

Как проверить работу бухгалтера

Шаг 1. Получите доступ к учетной программе

Уже само только осознание того, что у вас имеется доступ к бухгалтерской программе, простимулирует подчиненного к более качественной и ответственной работе. Но одного психологического эффекта недостаточно. С помощью полученного доступа вы сможете выявить ошибки в учете.

Для начала вы можете провести экспресс-проверку в 1С. Для этого сделайте следующее:

• В программе перейдите в раздел «Отчеты», затем в блоке «Анализ учета» нажмите по строке «Экспресс-проверка».
• Нажмите кнопку «Показать настройки» и укажите позиции, по которым будет проводиться контроль. Вы можете проверить ведение учетной политики, состояние бухучета, кассовые операции, ведение книги покупок и продаж, если ваша компания платит НДС, единый налоговый счет, расчеты с контрагентами.
• Укажите контролируемый период и нажмите кнопку «Выполнить проверку».

По вашему запросу будет сформирован отчет. Он покажет, имеются ли по указанным параметрам ошибки и в чем они заключаются. Разбираться в них самостоятельно не потребуется. Попросите бухгалтера дать пояснения и исправить недочеты. Но если их много, лучше подумать о замене специалиста более опытным.

Шаг 2. Проверьте, нет ли задолженности перед бюджетом

С 2023 года практически все налоги и взносы перечисляются на единый налоговый счет (ЕНС). Исключение составляют взносы на травматизм и определенные виды сборов. Увидеть остаток по ЕНС вы можете в личном кабинете налогоплательщика, зарегистрированного на компанию. Если имеется задолженность по уплате налогов, сальдо ЕНС будет отрицательным. Но имейте в виду, что сейчас все средства, которые бухгалтер перечисляет на ЕНС, собираются «в одном котле». Деньги со счета списываются автоматически при наступлении сроков уплаты налога. Поэтому может сложиться ситуация, когда специалист перечислил средства на счет для уплаты одного налога, а списание произошло для исполнения другого обязательного платежа.

Чтобы понять, по каким именно налогам сформировалась задолженность, нажмите по строке «Детали» в личном кабинете. В результате на экран будет выведена информация по налогам, которые еще не уплачены компанией, и сумме задолженности.

Можно пойти другим путем: заказать в налоговой справку о состоянии сальдо ЕНС. В ней вы увидите долги своей компании, налоги, по которым возникла задолженность, расчет пеней. Самому делать ничего не придется, попросите бухгалтера заказать справку.

Шаг 3. Проконтролируйте своевременность сдачи отчетов

Каждая компания сдает три вида отчетности:

• Бухгалтерскую (баланс и отчет о финансовых результатах). Сдаются отчеты раз в год в электронной форме. Если ваш бухгалтер направил отчетность в ФНС, она будет размещена в ГИС Бухгалтерской (финансовой) отчетности. Чтобы найти отчетность вашей компании, введите ее ИНН в поисковой строке. У вас будет возможность открыть отчет, изучить его и скачать на компьютер.
• Налоговую. Если в компании работает от 10 человек, отчетность сдается только в электронном формате. Ее состав определяется формой собственности и системой налогообложения бизнеса. Например, плательщики УСН один раз в год сдают декларацию по упрощенному налогу. Также если в 2025 году компания стала плательщиком НДС, необходимо ежеквартально сдавать декларации по этому налогу. Компании на ОСНО сдают по 4 декларации по налогу на прибыль и НДС.
• По персоналу. Данная отчетность включает в себя по 4 формы РСВ и 6-НДФЛ, а также перссведения о физлицах, которые подаются в ФНС ежемесячно. Кроме того, на протяжении года бухгалтер обязан отчитываться в Соцфонд по форме ЕФС-1 (сдается минимум 4 отчета).

Мы привели лишь перечень основных отчетов, которые сдают все организации. Чтобы проверить, сдавал ли ваш бухгалтер все эти формы, попросите его показать их в системе ЭДО. Проверьте, какие отчеты сдавались в текущем году и за 3 предыдущих года. Если ваша компания сдает отчетность на бумажном носителе, попросите бухгалтера подготовить для вас все декларации и расчеты за указанный период.

Вовсе не обязательно вникать в цифры, указанные в отчетности. Достаточно проверить сам факт ее сдачи. Кроме того, вы можете потребовать у специалиста квитанции, подтверждающие прием отчетов налоговиками.

Шаг 4. Сопоставьте основные показатели из разных отчетов

Чтобы избежать таких неприятностей, как штрафы и блокировка счета, бухгалтер должен не только вовремя сдать отчет, но и отразить в нем реальные показатели. Одним из таких показателей является выручка компании. Сравнить ее вы можете из деклараций по НДС и по налогу на прибыль (Лист 02 строка 010), также данный показатель отражается в Отчете о финансовых результатах (строка 2110).

Для контроля возьмите 4 декларации по НДС за год, сложите выручку из них (раздел 3 строка 010) и сравните ее с показателями из других отчетов. Если цифры совпадают, бухгалтер отчитался правильно. При наличии несоответствий попросите его дать пояснения. Налоговики также сверяют одни и те же показатели из различных отчетов, поэтому необходимо следить за достоверностью данных.

Шаг 5. Проверьте документы по основным контрагентам

Бухгалтер должен проводить сверку с контрагентами. Проверьте ее наличие. Попросите специалиста предоставить акты на выполненные работы, счета-фактуры, накладные по нескольким крупным поставщикам и покупателям. Также запросите подписанные акты сверки с данными контрагентами. Удостоверьтесь, что накладные и оплаты проведены, узнайте, имеются ли какие-нибудь долги.

Отсутствие документа, неправильно оформленный, неподписанный акт или счет-фактура – это не только налоговые риски, но и возможные судебные споры с контрагентами. Поэтому важно проверить не только наличие документов, но и правильность их оформления. Храниться такая первичка должна не менее 5 лет.

Шаг 6. Проверьте, имеются ли у компании требования от ФНС

Если в Личном кабинете налогоплательщика сальдо ЕНС отрицательное, посмотрите, имеются ли у компании неисполненные требования об уплате налога от ФНС, не начата ли процедура взыскания задолженности. Узнать это можно в разделе «Детали», во вкладке «Процедуры взыскания».

Также проверьте наличие других писем от налоговой. Их вы найдете, нажав на иконку в виде конверта и перейдя в раздел «Документооборот», а затем – «Сообщения ФНС».

Шаг 7. Проконтролируйте денежные потоки компании

Скажите бухгалтеру, чтобы он предоставил вам выписки по расчетному счету. Если операций немного, можете проверить денежные потоки за 3 месяца. При большом количестве расходов и поступлений лучше ежедневно контролировать источники поступления средств и направления их расходования.

В идеале остаток средств по счету должен совпадать с показателями в 1С. Если это не так, запросите объяснения от бухгалтера. Также обратите внимание на непонятные расходы и неизвестные источники поступления денег.

Шаг 8. Проведите ревизию в кассе

Все поступления наличности в кассу должны быть оформлены приходным кассовым ордером. При расходе наличных денег оформляется расходный кассовый ордер. Данные операции отражаются в кассовой книге. Проверьте, как она ведется в 1С:

• зайдите в программу и переедите в раздел «Кассовые документы»;
• в верхней части страницы нажмите на кнопку «Кассовая книга»;
• укажите период, за который ее необходимо создать (например, текущий день), и нажмите «Сформировать».

В нижней части кассовой книги будет виден остаток средств в кассе. Он должен совпадать с фактическим наличием денег. Чтобы проверить это, проведите ревизию.

Для снижения рисков и постоянного поддержания рабочего настроя у главбуха лучше такие проверки проводить с определенной периодичностью. Например, раз в квартал. Кроме того, заведите практику решать важные вопросы с помощью переписки. Ее содержание станет важным аргументом при возникновении спора с главбухом.

Также не стесняйтесь задавать специалисту любые вопросы по учету, которые вам непонятны. Грамотный бухгалтер объяснит все так, что поймет даже человек, ничего не понимающий в бухучете.