Путевой лист трактора: обязательные реквизиты и штрафы за отсутствие, бланк, образец

Путевой лист оформляется для учета работы транспорта в организациях. Он применяется не только для автомобилей, но и для различной спецтехники. В статье рассмотрим порядок оформления и содержание таких документов в отношении тракторов, а также особенности заполнения, связанные с характером эксплуатации техники.

Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. В каких случаях оформляют путевой лист трактора
2. Чем отличается путевой лист трактора от легкового автомобиля
3. Обязательные реквизиты по приказу Минтранса № 390
4. Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 68?
5. Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 412-АПК?
6. Как заполнить путевой лист на трактор: пошаговая инструкция
7. Кто вправе заполнять: механик, водитель или ИП
8. Сроки хранения путевых листов на спецтехнику
9. Ответственность и штрафы за отсутствие документа
10. Как исправить ошибки в уже оформленном листе
11. Судебная практика: когда штраф удается оспорить
12. Скачать бланк путевого листа
13. Скачать образец заполнения путевого листа

В каких случаях оформляют путевой лист трактора

Путевой лист (ПЛ) — это первичный учетный документ, который фиксирует использование транспортного средства (ТС), маршрут, работу водителя и связанные с этим расходы, в том числе при применении УСН.

Составление ПЛ регулируется следующими документами:

— Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» (устанавливает обязанность оформления путевого листа (ст. 6));

— Приказ Минтранса РФ № 390 от 28.09.2022 (определяет обязательные реквизиты и порядок оформления);

— Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (регулирует статус путевого листа как первичного документа).

ПЛ трактора оформляется в следующих ситуациях:

1. Выполнение транспортных работ

Трактор может использоваться для перевозки грузов (например, внутри хозяйства или между объектами).

Документ фиксирует задание: откуда забрать груз, куда доставить, объем и количество рейсов.

2. Использование трактора в производственной деятельности

В сельском хозяйстве путевой лист применяется для учета:

— обработки полей;

— выполнения механизированных работ;

— перемещения техники между участками.

3. Начисление заработной платы трактористу

Путевой лист служит основанием для расчета оплаты труда, так как фиксирует объем выполненных работ и отработанное время.

4. Учет топлива и эксплуатационных расходов

Документ позволяет контролировать расход ГСМ, что важно для бухгалтерского и налогового учета.

5. Контроль со стороны работодателя и проверяющих органов

Путевой лист подтверждает законность эксплуатации техники и может запрашиваться при проверках.

Обязанность оформления ПЛ при использовании трактора может возникнуть в двух случаях:

— если трактор задействован в деятельности организации или ИП для перевозки грузов или собственных нужд;

— выезд на дороги общего пользования.

ПЛ для трактора можно не оформлять, если трактор используется исключительно для полевых работ и не выезжает на дороги общего пользования. В такой ситуации фактические затраты на топливо списываются на основании других документов — учетных листов или актов выполненных работ.

ПЛ, прежде всего, является первичным учетным документом. Для бухгалтерии вашей организации он служит главным основанием для подтверждения расходов на ГСМ, начисления зарплаты трактористу и списания затрат в налоговом и бухгалтерском учете

Чем отличается путевой лист трактора от легкового автомобиля

ПЛ трактора — рабочий инструмент учета. Он необходим для контроля работы техники, подтверждения расходов и расчета заработной платы.

Главное отличие от ПЛ легкового автомобиля заключается в производственной направленности. Трактор фиксирует не просто перемещение, а выполнение конкретных технологических задач.

Особенности ПЛ трактора в сравнении с ПЛ легкового автомобиля изложим в таблице.

Обязательные реквизиты по приказу Минтранса № 390

Сведения которые должен содержать ПЛ перечислены в ч. 3 ст. 6 ФЗ № 259-ФЗ. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 подробно раскрывает и описывает их.

Так, ПЛ , в том числе для трактора, должен содержать следующую информацию.

1. Срок действия путевого листа

Указывается конкретная дата (число, месяц, год) использования. Если документ оформляется на несколько дней, нужно указать даты начала и окончания срока его действия.

2. Лицо, оформившее путевой лист

Здесь указываются данные организации или ИП, который составляет путевой лист.

Для юрлиц: полное наименование, адрес (в пределах местонахождения), номер телефона, ОГРН.

Для ИП: ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП.

3. Сведения о ТС.

Базовая информация: тип самоходного ТС, марка (например, МТЗ), модель (как в ПТС).

Регистрационные данные: госномер ТС.

Выпуск на линию: дата и время выезда с парковки и возвращения на неё.

Технический контроль: дата, время и результат предрейсового или предсменного контроля техсостояния. Если контроль не обязателен по закону, этот пункт можно не заполнять.

Показания одометра: полные километры пробега при выезде со стоянки и при заезде на неё по окончании смены.

4. Данные водителя — тракториста

ФИО водителя.

Серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения.

Даты, время и результаты проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (если их проведение обязательно).

5. Вид перевозки

Нужно выбрать один из трёх вариантов:

— коммерческие перевозки (например, по договору);

— перевозки для собственных нужд организации;

— передвижение и работа специальных транспортных средств (сюда подпадает большинство тракторов, используемых в сельском хозяйстве или строительстве).

6. Вид сообщения

Указывается один из трех типов поездки:

— городское;

— пригородное;

— междугородное.

В ПЛ могут быть включены и другие сведения в зависимости от особенностей Вашей деятельности.

Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 68?

Речь идет о приказе Минтранса России от 30 июня 2000 года № 68. Этим документом была утверждена форма ПЛ для строительных машин № ПГ-1, которую на практике часто неофициально называют «форма 68» по номеру приказа.

Указанная форма являлась унифицированным бланком для учета работы строительной техники, включая тракторы. Однако данный нормативный акт утратил силу в 2008 году. Вместе с ним прекратили действие и утвержденные им формы, включая ПГ-1.

Соответственно, в настоящее время форма № ПГ-1 ( форма ПЛ № 68) не является действующей и обязательной. Она не применяется как нормативно установленная форма на территории Российской Федерации.

Организации вправе использовать форму 68 при составлении ПЛ, взяв ее за основу. Делать это можно при условии приведения документа в соответствие с действующими требованиями законодательства.

Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 412-АПК?

Форма ПЛ 412-АПК была утверждена приказом Минсельхоза России № 750. Этот приказ закреплял альбом специализированных форм первичной учетной документации для организаций агропромышленного комплекса.

Данная форма, как и форма 68 утратила обязательный характер. Изначально это было связано с реформой бухгалтерского учета и отменой обязательного применения унифицированных форм (организации получили право разрабатывать собственные формы первичных документов).

Официально приказ Минсельхоза № 750 утратил силу в связи с принятием приказа Минсельхоза России от 14.08.2020 № 480.

Форму 412 сегодня часто используют на практике, особенно в сельском хозяйстве.

Применять ее можно только при условии доработки, включив все необходимые обязательные реквизиты.

Как заполнить путевой лист на трактор: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заполните общие сведения о документе

Укажите:

— наименование документа («Путевой лист трактора»);

— номер и дату оформления;

— срок действия (обычно 1 день или смена, допускается иной период).

Шаг 2. Укажите данные владельца ТС

Заполните:

— наименование организации или ФИО ИП;

— ИНН/ОГРН (при наличии);

— адрес.

Эти сведения подтверждают, кто отвечает за эксплуатацию трактора.

Шаг 3. Заполните сведения о тракторе

Указываются:

— марка и модель;

— государственный регистрационный номер;

— инвентарный номер (для внутреннего учета).

Шаг 4. Укажите данные водителя (тракториста)

Необходимо внести:

— ФИО;

— СНИЛС;

— номер водительского удостоверения тракториста.

Шаг 5. Отметка о техническом состоянии

Ответственное лицо (механик):

— подтверждает исправность техники;

— указывает дату и время выпуска;

— ставит подпись.

Без этой отметки эксплуатация считается нарушением.

Шаг 6. Сделайте отметку о медицинском осмотре

Медицинский работник фиксирует прохождение предрейсового осмотра. Указывает дату, время и ставит подпись.

Шаг 7. Укажите задание и маршрут

Укажите маршрут и характер работ:

— место выполнения (поле, объект, участок);

— вид работ (вспашка, перевозка, погрузка);

— объем задания (гектары, часы, рейсы).

Информация о маршруте не входит в перечень обязательных сведений в ПЛ. Если Вы планируете использовать документ для подтверждения расходов на топливо, рекомендуем указывать в нем подробные сведения о маршруте.

Шаг 8. Заполните данные о работе техники

В процессе работы тракторист фиксирует:

— время начала и окончания;

— фактически выполненный объем;

— показания одометра.

Шаг 9. Учет топлива

Необходимо указать:

— остаток топлива при выезде;

— выданное топливо;

— остаток при возвращении;

— фактический расход.

Шаг 10. Завершение смены

После выполнения задания:

— фиксируется время возвращения;

— указываются итоговые показатели;

— механик (или ответственное лицо) подтверждает прием техники.

При заполнении все реквизиты должны быть заполнены без пропусков, исправления допускаются только по правилам бухгалтерского учета, форма документа может быть произвольной, но соответствующей требованиям законодательства РФ.

Кто вправе заполнять: механик, водитель или ИП

Согласно приказу Минтранса России № 390 ПЛ оформляет владелец (собственник) ТС. Это может быть как организация, так и ИП.

На практике заполнение происходит следующим образом.

Механик (или ответственное лицо за техническое состояние)вносит сведения о выпуске трактора на линию и подтверждает его исправность. Также он фиксирует показания одометра при выезде и возвращении.

Медицинский работник (если предусмотрен) делает отметку о прохождении предрейсового и послерейсового осмотра водителя.

Водитель (тракторист) заполняет данные о выполненных работах, маршрутах или производственных заданиях, указывает фактические показатели (время работы, объемы, расход топлива).

Если ИП работает без наемных сотрудников и фактически выполняет все функции самостоятельно, то он оформляет путевой лист сам, делает отметки о техническом состоянии и ведет учет работы.

Таким образом, ответственность за оформление документа несет владелец техники, а фактическое заполнение распределено между механиком, водителем и другими ответственными лицами.

Отсутствие хотя бы одной обязательной отметки делает документ оформленным с нарушениями и может повлечь риски при проверках.

Сроки хранения путевых листов на спецтехнику

В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ первичные учетные документы, в том числе ПЛ должны храниться не менее 5 лет.

Также сроки хранения конкретизированы в приказе Росархива № 236.

Согласно этому перечню путевые листы хранятся 5 лет.

На практике срок хранения может увеличиваться, если:

— документы используются в налоговых спорах;

— ПЛ подтверждают данные по заработной плате;

— организация устанавливает более длительный срок во внутренней политике.

Ответственность и штрафы за отсутствие документа

Если трактор участвует в дорожном движении и используется в деятельности организации или ИП, отсутствие ПЛ рассматривается как нарушение правил эксплуатации. Применяется статья 12.3 КоАП РФ. Влечет предупреждение водителя или штраф в размере 500 руб.

Если в ПЛ отсутствуют обязательные отметки (медосмотр, техконтроль), это может квалифицироваться как выпуск техники с нарушениями по ст. 12.31.1 КоАП РФ.

Размер штрафов:

Водитель – 3000 руб.

Должностные лица — 5 000 руб.

Юридические лица — 30 000 руб.

Если путевые листы не ведутся системно, наступает ответственность за нарушение бухгалтерского учета по ст. 15.11 КоАП РФ. По ней должностным лицам будет назначен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Налоговая ответственность наступит по статьям 120, 122 НК РФ. По статье 120 НК РФ придется заплатить штраф в размере от 10 000 руб. до 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Размер штрафа будет зависеть от частоты нарушения.

По ст. 122 НК РФ заплатите штраф за неуплату налога на прибыль при отсутствии путевого листа и иных документов, которые подтвердят расходы на топливо и зарплату сотрудникам. Размер штрафа — 20% от неуплаченной суммы налога (40% — умышленное совершение деяния).

Также отсутствие ПЛ может привести к спорам с работниками по зарплате, невозможности подтвердить фактически выполненные работы, претензиям при проверках инспекций.

Как исправить ошибки в уже оформленном листе

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы регулируется Федеральным законом № 402-ФЗ, п. п. 19 — 21 ФСБУ 27/2021. Так, исправления допустимы, если они оформлены надлежащим образом и позволяют однозначно установить первоначальные и исправленные данные.

Исправление в ПЛ выполняется следующим образом. Неверная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст.

Рядом вносится правильная информация. Делается пометка: «Исправлено».

Укажите дату исправления, должность, ФИО и подпись лица, внесшего исправление.

Любые исправления в виде замазки, стирания, исправления без подписи делают документ ненадлежащим и могут привести к отказу в признании расходов или претензиям при проверке.

Исправления вносит лицо, оформившее соответствующую часть документа или

ответственное лицо, назначенное в организации.

Не рекомендуется исправлять документ, если:

— документ уже передан в контролирующие органы;

— исправления делают запись нечитаемой или вызывают сомнения.

Судебная практика: когда штраф удается оспорить

Несмотря на то что оформление ПЛ в ряде случаев является обязательным требованием законодательства, привлечение к ответственности за его отсутствие не всегда является безусловным. Штраф, назначенный налоговым или иным контролирующим органом, может быть оспорен при наличии соответствующих оснований и доказательств.

Правоприменительная практика исходит из того, что ответственность возможна только при наличии совокупности условий: обязанности оформлять ПЛ, фактического использования ТС в деятельности и вины конкретного лица. Если хотя бы один из этих элементов отсутствует, основания для привлечения к ответственности могут быть признаны недостаточными.

В частности, имеет значение правовой статус ТС. Например, если трактор не находится в собственности налогоплательщика, а используется по договору аренды, лизинга или предоставлен иным лицом, необходимо устанавливать, на ком лежит обязанность по оформлению ПЛ.

Примеры судебных решений когда назначенные штрафы удалось оспорить (не только по ПЛ на трактор, но и иные ТС):

— постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.12.2023 № Ф06-10484/2023 по делу № А55-18045/2022;

— постановление Арбитражного суда Центрального округа от 05.12.2023 № Ф10-5122/2023 по делу № А48-5356/2022;

— постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 07.09.2009 № Ф04 5323/2009(18962-А27-26) по делу № А27-1432/2009-6.

Скачать бланк путевого листа

Скачайте бланк ПЛ для заполнения по ссылке.

Скачать образец заполнения путевого листа

С заполненным образцом можете ознакомиться здесь.