Расходы на программное обеспечение

Главные вопросы, волнующие каждую организацию, внедряющую современные технологии — какие расходы на программное обеспечение можно учесть в бухгалтерском и налоговом учете, как правильно их классифицировать и списывать. Правильный учет таких расходов позволит не только оптимизировать налоговую нагрузку в текущем периоде, но и обеспечит корректное распределение затрат для будущих периодов, минимизируя риски претензий со стороны налоговых органов. В этой статье мы подробно разберем, как учитывать расходы на программное обеспечение и когда можно применить коэффициент 2. В статье сравним правила, применяемые в отношении ОСН и УСН.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Расходы на приобретение программного обеспечения
2. Учет расходов на программное обеспечение
3. Расходы на ПО с коэффициентом 2
4. Расходы на ПО на УСН

Расходы на приобретение программного обеспечения

Расходы на приобретение программного обеспечения (далее — ПО) признаются в составе затрат на создание и приобретение нематериальных активов, связанных с использованием интеллектуальной собственности. Они включают стоимость лицензий, внедрения, обновлений и сопровождения, определяемую договором как неисключительное или исключительное право (ст. 1235 ГК РФ). Такие затраты подлежат распределению в зависимости от характера права и срока действия соглашения.

Затраты классифицируют по типу лицензии:

• паушальные платежи – единовременная оплата за право использования;
• роялти – периодические выплаты за эксплуатацию ПО;
• сертификаты техподдержки – расходы на обслуживание на протяжении фиксированного периода;
• внедрение и доработки – дополнительные работы по адаптации ПО.

Приобретение ПО в составе оборудования увеличивает его стоимость как неотъемлемой части.

В целях налога на прибыль расходы формируют на дату перехода права собственности или в соответствии с условиями договора. Безвозмездное получение ПО порождает доход по рыночным ценам. Если лицензионный договор с иностранным правообладателем ПО расторгнут досрочно, а плата за лицензию не возвращается, всю сумму ранее не учтенных расходов можно признать сразу на дату расторжения договора (письмо Минфина РФ от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167).

Приобретение программного обеспечения может происходить в следующих формах:

• заключение обычного лицензионного договора, который определяет периодические или разовые платежи;
• заключение договора присоединения, который активируется при покупке экземпляра ПО или установке;
• получение комплексных услуг, где ПО идет как часть возмездного пакета без признания безвозмездного дохода.

Размер расходов зависит от срока полезного использования, установленного договором или самостоятельно. Его рекомендованная минимальная продолжительность для исключительных прав составляет 24 месяца (письмо Минфина РФ от 25.02.2025 № 03-03-06/1/18253). НДС подлежит вычету при наличии счета-фактуры.

Учет расходов на программное обеспечение

Учет расходов на ПО представляет собой комплексный процесс, зависящий от типа прав на него:

• неисключительных – лицензия на использование;
• или исключительных – полное право собственности.

Приобретение ПО обычно предоставляет собой неисключительное право по лицензионному договору. Исключительное право возникает при самостоятельной разработке, заказе на создание или отчуждении от правообладателя. Затраты включают стоимость лицензии, внедрения, обновлений и сопровождения, распределяемые в бухучете и налоговом учете с учетом срока полезного использования, контроля над активом и учетной политики организации.

В налоговом учете при методе начисления затраты на лицензионное ПО признают расходами равномерно. Их учитывают на последнее число каждого месяца или расчетного периода по договору в течение срока полезного использования. Это следует из статей 264, 272 НК РФ и письма Минфина РФ от 14.05.2019 № 03-03-06/1/34302. Срок полезного использования соответствует сроку действия лицензии, а при его отсутствии или бессрочной лицензии срок устанавливается самостоятельно (письмо Минфина РФ от 15.02.2021 № 07-01-09/10106).

По лицензионному договору возможны следующие формы вознаграждения:

• периодические платежи (роялти). Их признают на конец месяца, расчетного или отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ);
• паушальный (разовый) платеж. Его распределяют равномерно в течение срока договора, а если срок не указан, то в течение 5 лет с момента заключения (п. 4 ст. 1235 ГК РФ, письма Минфина РФ от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039).

В бухгалтерском учете затраты на покупку и внедрение ПО капитализируют как нематериальные активы (НМА) при наличии контроля организации над ПО и превышении лимита стоимости. Далее их амортизируют линейным методом (п. 4 ФСБУ 14/2022, рекомендация БМЦ). Программы в облаке лицензиара, без контроля со стороны организации, или мелкие по стоимости списывают сразу в расходы. Для ПО, не признаваемого НМА, возможен расчетный учет на счете 76.18 с равномерным списанием на счета расходов (Дт 20(26,44) Кт 76.18).

Расходы на обновление и сопровождение ПО учитывают единовременно, а сертификаты техподдержки — равномерно в течение периода их действия (ст. 272 НК РФ). НДС по приобретенному ПО принимают к вычету при наличии соответствующих документов.

В налоговом учете исключительное ПО стоимостью свыше 100 тыс. рублей учитывают как НМА с амортизацией. При этом срок полезного использования устанавливают самостоятельно, но он не должен быть меньше 24 месяцев. Затраты до 100 тыс. рублей списывают по правилам неисключительного ПО (письмо Минфина РФ от 25.02.2025 № 03-03-06/1/18253).

В бухгалтерском учете любое исключительное ПО признается НМА независимо от его стоимости. Расходы на модификацию и доработку, то есть на оплату подрядчикам, зарплату, материалы, увеличивают первоначальную стоимость (ст. 257 НК РФ).

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки.

Приведем пример учета бухгалтерской программы.

Компания приобрела лицензию на бухгалтерскую программу за 145 тыс. рублей, в том числе НДС 22 процента – 26 147,54 рубля (сумма без НДС – 118 852,46 рубля). Услуги по информационно-техническому сопровождению составляют 6 500 рублей в месяц, в том числе НДС 22 процента – 1 172,13 рубля (сумма без НДС – 5 327,87 рубля).

Программа установлена 15 сентября 2026 года, срок полезного использования — 36 месяцев. По учетной политике любое лицензионное ПО признается НМА независимо от стоимости. Суммы в бухгалтерском и налоговом учете совпадают.

Ежемесячная амортизация ПО составляет 3 301,46 рубля (118 852,46 руб. / 36 месяцев), услуги сопровождения списываются ежемесячно в размере 5 280 рублей.

В ряде случаев нужно учитывать следующие особенности:

• ПО в составе оборудования включают в первоначальную стоимость основных средств, если без него оборудование не функционирует (п. 4 МСФО (IAS) 38);
• безвозмездная лицензия формирует внереализационный доход по рыночным ценам (п. 8 ч. 2 ст. 250 НК РФ, ст. 105.3 НК РФ). При этом расходы на доведение до рабочего состояния признают равномерно. Исключение составляет случай, когда установка происходит в составе комплексной возмездной услуги (письмо Минфина РФ от 16.04.2021 № 03-03-06/1/28736);
• при покупке экземпляра ПО на основании договора присоединения расходы учитывают как паушальный платеж — равномерно по сроку полезного использования (п. 5 ст. 1286 ГК РФ, письмо Минфина РФ от 18.03.2014 № 03-03-06/1/11743. Примером в данной ситуации может послужить способ учета компаниями антивирусных продуктов, такие как антивирусная программа Касперского;
• при досрочном расторжении договора с иностранным лицензиаром, если плата не возвращается, неучтенные расходы списывают единовременно на дату расторжения. Такие разъяснения даны в письме Минфина РФ от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167.

Расходы на ПО с коэффициентом 2

При формировании первоначальной стоимости программ для ЭВМ и баз данных применяется повышающий коэффициент 2 к затратам на их приобретение или создание (п. 3 ст. 257 НК РФ).

Условия применения такого коэффициента заключаются в следующем: ПО и базы данных должны быть включены в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.

Коэффициент не распространяется на расходы, изменяющие первоначальную стоимость, то есть на обновления или доработки продукта (письмо Минфина РФ от 29.01.2025 № 03-03-06/1/7617).

Новое условие для коэффициента 2 с 2026 года заключается в запрете передачи прав третьим лицам (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если ПО исключено из реестра после формирования стоимости с коэффициентом 2, осуществлять пересчет не требуется. Данные разъяснения содержатся в письме Минфина РФ от 17.01.2025 № 03-03-06/1/3127.

Приведем в качестве примера такую ситуацию. Российской компанией приобретена программа «ТурбоCRM» для автоматизации работы с клиентами и управления продажами за 431 880 рублей, в том числе НДС 22 процента (77 880 рублей). Стоимость продукта без НДС равна 354 000 рублей.

Подрядчиком произведена доработка продукта в виде интеграции с «1С». Организация заплатила за это 144 700 рублей, в том числе НДС 22 процента (28 423,21 рубля). Сумма без НДС составит 116 276,79 рубля. Срок полезного использования составляет 36 месяцев.

По учетной политике к российскому ПО применяется коэффициент 2 (п. 3 ст. 257 НК РФ).

Рассчитаем первоначальную стоимость НМА:

• лицензия: 354 тыс. рублей × 2 = 708 тыс. рублей;
• доработка: 116 276,79 рубля без коэффициента (изменяет стоимость);
• итого НМА: 708 000 + 116 276,79 = 824 276,79 рубля.

Тогда амортизация будет составлять 22 896,58 рубля в месяц (824 276,79 руб. / 36 месяцев).

Расходы на ПО на УСН

С первого января 2026 года Федеральный закон от 28.11.2025 № 425‑ФЗ преобразовал перечень расходов при УСН «Доходы минус расходы» из закрытого в открытый. Это кардинально изменило подход к учету затрат на ПО. Теперь такие расходы учитываются в соответствии с главой 25 НК РФ (ст. 252, 264 и 272), но с сохранением кассового метода признания.

Дата признания расходов остается кассовой – они включаются в налоговую базу в день оплаты. Это может быть банковский перевод на счет контрагента, зачет взаимных обязательств или наличные под отчет с авансовым отчетом. Подтверждающими документами служат платежное поручение, договор лицензии и универсальный передаточный документ или счет‑фактура. Порядок списания зависит от срока полезного использования ПО и типа прав.

НМА на ПО, соответствующие критериям п. 4 ст. 346.16 и п. 1 ст. 256 НК РФ, списываются равномерно в течение налогового периода после оплаты и принятия к учету. Об этом говорит подпункт 2 пункта 3 статьи 346.16 НК РФ. Критерии эти следующие: первоначальная стоимость более 100 тыс. рублей, срок полезного использования — более 12 месяцев, амортизируемое имущество для собственных нужд.

Так, при приобретении НМА стоимостью 300 тыс. рублей в I квартале расходы признаются равными долями по 75 тыс. рублей (300 000 / 4) в каждом квартале календарного года. Если НМА приобретен в II квартале, сумма уже распределяется между тремя кварталами – по 100 тыс. рублей за квартал. Это справедливо, если налоговый период – это календарный год.

Если приобретенные (созданные) нематериальные активы реализованы (переданы) до истечения 3 лет, а при сроке полезного использования свыше 15 лет — до истечения 10 лет с момента учета расходов на их приобретение (создание), налогоплательщик обязан пересчитать налоговую базу по УСН за весь период использования таких НМА (абз. 14 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Неисключительные права на ПО (лицензии) учитываются:

• единовременно после оплаты и принятия к учету – если срок действия лицензии не превышает отчетного периода;
• как расходы будущих периодов с распределением на срок действия лицензии – если он превышает отчетный период (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете НМА срок полезного использования определяется периодом экономических выгод от ПО. В договоре лицензии нужно четко указывать тип прав и срок действия. С 2026 года также можно учитывать расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение НМА (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Повышающий коэффициент 2 к стоимости российского ПО из реестра Министерства цифрового развития на УСН не применяется, поскольку ст. 346.16 НК РФ не предусматривает ссылок на специальные правила из п. 3 ст. 257 НК РФ. Все затраты принимаются по фактической сумме оплаты без дополнительных множителей.

Налог на добавленную стоимость по приобретенному ПО не входит в состав расходов упрощенки. При базовых ставках НДС (22 или 10 процентов) он подлежит вычету по общим правилам ст. 171–172 НК РФ при наличии счета‑фактуры и регистрации операций. При специальных ставках 5 или 7 процентов входящий НДС включается в расходы при УСН без вычета (ст. 346.17 НК РФ).

При покупке прав на ПО за 120 тыс. рублей, включая НДС 22 процента (21 639 рублей), при базовой ставке в расходы — 98 361 рублей, НДС оформляется отдельным вычетом. При специальных ставках в расходы включается полная сумма 120 тыс. рублей.

Бухгалтерские проводки при УСН упрощены по сравнению с общей системой. При оплате прав на ПО за 354 тыс. рублей, включая НДС 63 836,07 рубля (при базовой ставке):

Дт 20 (26, 44) Кт 60 – 290 163,93 рубля для списания,

Дт 19 Кт 60 – 63 836,07 рубля для НДС к вычету,

Дт 60 Кт 51 – 354 тыс. рублей для оплаты.

Если НДС включается в расходы (при ставках 5 или 7 процентов), проводка по счету 19 не делается, а сумма НДС идет в расходы через счет 20 (26, 44).

Ежемесячные услуги сопровождения за 6 тыс. рублей, включая НДС 1 081,97 рубля, отражаются так:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 – 4 918,03 рубля учет расходов без НДС,

Дт 19 Кт 60 – 1 081,97 рубля для НДС к вычету,

Дт 60 Кт 51 – 6 тыс. рублей для оплаты.

Программное обеспечение, приобретенное в составе оборудования, может капитализироваться в стоимость основных средств или списываться сразу при наличии экономической обоснованности. Безвозмездно полученное ПО порождает доход по рыночным ценам в соответствии со ст. 346.15 НК РФ в момент получения; затраты на доведение до рабочего состояния распределяются равномерно.

Специальные ставки 5 или 7 процентов лишают права на вычет входящего НДС, влияя на налоговую нагрузку.