Регистры бухгалтерского учета

Информация из первички обобщается в бухгалтерских регистрах, которые являются перечнем хозяйственных операций, сгруппированных по счетам бухучета. К регистрам относят оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, главную книгу и другие.

Учетные регистры необходимы для анализа данных, контроля финансово-хозяйственной деятельности компании, выявления искажений. Кроме того, они применяются для составления бухгалтерской отчетности и представления внешним пользователям, например, налоговым инспекторам и аудиторам.

Перечень бухгалтерских регистров утверждается каждой организацией самостоятельно. Однако такой документ в любом случае должен содержать обязательные реквизиты. К ним относятся наименование, название составившего его экономического субъекта, период ведения, хронологическая или систематическая группировка объектов учета, единица измерения, а также наименование ответственных за ведение регистра лиц, их подписи с расшифровкой.

Бухгалтерские регистры оформляют на бумаге или в виде электронного документа с ЭЦП.
Записи в регистрах нужно вносить в рублях. Когда же стоимость объекта выражена в иностранной валюте, информация должна быть зафиксирована как в иностранной валюте, так и российской (п. 7 ФСБУ 27/2021).

В процессе регистрации объектов недопустимы пропуски или изъятия, отражение мнимых и притворных объектов бухучета. Так, в регистрах необходимо отображать полную информацию из первичных учетных документов. При этом нельзя вписывать сведения о сделках, которые по факту не происходили. Это может привести к искажению данных учета.

Если сотрудник компании отвечает за формирование первичного документа, он также должен обеспечить отражение информации и в регистре. Эти данные должны быть достоверны (ч.3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ). Перечень лиц, которые вправе подписывать бухгалтерский регистр, утверждает руководитель организации (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Регистры бухучета классифицируются по нескольким параметрам. По назначения они подразделяются:
• на систематические, если записи ведут по счетам по аналогии с главной книгой;
• хронологические, когда операции отражают в зависимости от порядка совершения как в кассовой книге;
• синхронистические или комплексные, в которых записи группируются и фиксируются по хронологии, как, например, в журнале-ордере.

По форме построения различают односторонние, двусторонние регистры и шахматки. В односторонних регистрах записи ведутся на одном листе с указанием натуральных и денежных измерителей. К ним относятся, к примеру, карточки учета операций.

Двусторонний регистр предполагает, что операция отражается на двух развернутых страницах книги. На левой фиксируется дебет счета, а на правой – кредит. Обычно такой способ применяют в случае ведения учета вручную.

Регистр в виде шахматки – это таблица, по строкам которой указывают дебетовые обороты, а по столбцам – кредитовые. К таким относятся, к примеру, оборотно-сальдовая и шахматная ведомости.

По объему содержания информации регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комплексные. В синтетических отражаются операции по конкретному счету бухучету, в аналитических записи детализируются в рамках синтетического счета. Комплексные регистры содержат данные как синтетического, так и аналитического учета.
Также регистры различаются по внешнему виду. Карточки представляют собой разлинованные бланки, книги и журналы – расчерченные листы с нумерацией и прошивкой.

Машинограммы – это регистры, которые составляют при помощи компьютера и распечатывают на принтере.

Состав бухгалтерских регистров зависит от формы ведения учета, среди которых различают простую, журнально-ордерную, мемориально-ордерную и автоматизированную.
Простая форма учета предполагает регистрацию всех операций только в книге или журнале учета фактов хозяйственной жизни компании.

При журнально-ордерной форме в хронологическом порядке производится фиксация хозяйственных операций в журналах-ордерах. В данном случае операции отражаются по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счета.

В основе мемориально-ордерного учета лежит формирование ведомостей и карточек аналитического учета. В главную книгу сводятся данные синтетического учета.
Чаще всего применяется автоматизированная форма. В связи с этим компании применяют регистры, встроенные в программу. Формы регистров учета утверждает руководитель организации.

В таблице представлены их основные примеры:

Данные в регистры вносят по мере осуществления операций и принятия к учету первичного документа. При автоматизированном учете в процессе проведения первички программа создает бухгалтерские проводки и вносит записи в регистры. Для каждого документа регистр индивидуален. Например, информация о принятии к учету основного средства заносится в инвентарную карточку, а сведения о выдаче наличных в под отчет – в кассовую книгу.

В журнале проводок записи производятся по дебету и по кредиту соответствующих счетов. Операции по забалансовым счетам отражаются в зависимости от характера изменения объекта проводкой о поступлении или выбытии. Также в журнале указывают сумму операции в рублевой оценке.

В течение учетного периода данные первички последовательно вносятся в бухгалтерские регистры. Обычно таким периодом является календарный месяц.

По окончании отчетного месяца данные оборотов по счетам из журналов переносят в оборотно-сальдовую ведомость и Главную книгу. В учетной программе такая операция осуществляется путем закрытия месяца.

Сформированный в конце периода регистр подписывают лица, на которых возложена обязанность его ведения. Для бумажных форм это собственноручная подпись, а для электронных – ЭЦП.

Согласно правилам ФСБУ 27/2021 корректировать регистры нужно таким образом, чтобы были видны верные и неверные данные.
Исправить ошибку в бухучете можно тремя способами.

Исправительная запись производится как в бумажных, так в электронных регистрах. При этом может быть сделано сторно неверной проводки на полную сумму и отражение правильной. К примеру, если была отражена запись на сумму 50 тыс. рублей, а правильная — на 45 тыс. рублей, неверная проводка сторнируется и отражается операция на сумму 45 тыс. рублей.

Также может быть сделана дополнительная запись на сумму, дополняющую ошибочную проводку до правильной. Так, когда указана проводка в сумме 20 тыс. рублей, а верной является операция на 30 тыс. рублей, производится добавочная запись на 10 тыс. рублей.
Если регистр оформлен на бумажном носителе, для исправления ошибки нужно одной чертой зачеркнуть неверный текст или показатель и сверху вписать правильные данные.

Исправление должно быть подтверждено надписью: «Исправлено» — и заверено подписями составивших регистр лиц с указанием должностей, фамилий и инициалов. Также должна быть зафиксирована дата внесения корректировок. При этом исправления путем подчисток, замазываний и стираний недопустимы (п. 21 ФСБУ 27/2021).

Для корректировки электронного регистра взамен него составляется новый с верными показателями. При исправлении нужно указать ссылку на первоначальный регистр, дату исправления, а также электронные подписи ответственных лиц. Исправленный документ не должен использоваться отдельно от исходного, что обеспечивают средства его воспроизведения (п. 20 ФСБУ 27/2021).

При любом способе корректировки важно помнить, что вносить исправления в регистр имеют право только лица, ответственные за его создание и ведение.

Организации обязаны хранить бухгалтерские регистры в том формате, в котором они сформированы. Так, не допускается перевод бумажного регистра в электронный вид для дальнейшего хранения (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021).

Хранение нужно организовать в России, кроме случаев, когда деятельность ведется за пределами РФ и законодательством установлено требование хранить учетные регистры на территории иностранного государства.

Общий срок хранения бухгалтерских регистров составляет 5 лет после отчетного периода. Например, если организация формирует главную книгу, хранить ее нужно не менее 5 лет после окончания отчетного года, при условии проведения проверки (ч.1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Организация определяет порядок доступа к регистрам бухгалтерского учета. О таком доступе должен быть проинформирован главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложена обязанность ведения бухучета.
Если регистр утерян или испорчен так, что делает невозможным его использование, организация должна принимать все меры по его восстановлению.