Смена наименования ООО в 2023 году: пошаговая инструкция

Менять устав не потребуется, если общество использует типовой устав согласно п. 2 ст. 52 ГК РФ (это одно из преимуществ типовых уставов). Индивидуальный устав ООО, то есть устав, утвержденный учредителями компании, обязательно должен включать в себя фирменное наименование (п. 2 ст. 12 закона об ООО). Поэтому если устав нетиповой, то сначала нужно поменять название в уставе. Сделать это можно как отдельным документом, так и создав новую версию устава, переработав старую редакцию документа.

Если просто меняется старый устав, в действующей редакции устава на титульном листе (в шапке) и в разделе, содержащем данные о наименовании, старое фирменное название нужно изменить на новое. Можно подготовить и отдельный документ с изменениями к старой редакции устава, но первый способ удобнее для дальнейшего учета корпоративных процедур. Ведь устав может меняться неоднократно, а обращаться к уставу приходится постоянно. Однако поменять название в уставе не так сложно, как подобрать фирменное наименование, которое соответствует всем требованиям законодательства.

Так, фирменное наименование не должно совпадать с названием другого, уже существующего юридического лица с аналогичным видом деятельности (п. 1 ст. 54 и п. 3 ст. 1474 ГК РФ). Чтобы облегчить эту задачу предпринимателям, Федеральная налоговая служба создала специальный сервис «Прозрачный бизнес» (https://pb.nalog.ru/). Просто введите в строке поиска сервиса потенциальное наименование ООО, и сервис найдет организации с аналогичным названием, если подобные уже есть. Идеально, если сайт ничего не нашел и название уникально. Если сервис нашел ООО с таким же именем, то обратите внимание на виды деятельности этих лиц и отметки о ликвидации. Если найденные ООО уже ликвидированы или заняты другими видами деятельности, то название можно взять.

Учтите и другие законодательные требования к названию:

1. В наименовании не может быть слов «Российская федерация», «Россия» и производных от них (в частности, «российский), если не было получено специальное разрешение согласно Постановлению Правительства РФ от 03.02.2010 № 52. То же самое касается названий иностранных государств и межгосударственных объединений (ООН; ЕАЭС).
2. Запрещены также названия органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений.
3. Название не должно вводить в заблуждение потребителя. Особенно оно не должно ассоциироваться с государственными организациями. Так, в письме ФНС РФ от 30.12.2015 № ГД-4-14/23321@ «О направлении Обзора судебной практики по спорам с участием регистрирующих органов № 4 (2015)» приведен пример, когда ООО использовало в своем имени слово «ГосРегистрация». Инспекция отказалась регистрировать ООО с таким названием, а суды всех инстанций признали отказ законным, так как упомянутое название создает у потребителя иллюзию причастности государства к обществу с ограниченной ответственностью.

Если новое название подобрано, то можно переходить к следующему шагу.

Если в ООО только один участник, то это значительно упрощает задачу. Закон не запрещает ООО иметь всего одного участника. В этом случае нормы ГК РФ и закона об ООО об обязательном проведении общего собрания учредителей не действуют. Согласно статье 39 закона об ООО по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, решения принимаются единственным учредителем единолично и оформляются на бумаге. В решении нужно указать, что единственный участник решил:

1. Изменить наименование общества с ограниченной ответственностью на новые, полные и сокращенные фирменные (здесь нужно указать новые названия).
2. Внести в устав ООО соответствующие изменения.
3. Принять устав в новой редакции.
4. Поручить работнику (должность, Ф.И.О.) представить в налоговую инспекцию документы для государственной регистрации изменений (при наличии уполномоченных работников в штате).

В судебной практике сложился подход, согласно которому решения единственного учредителя должны быть удостоверены нотариусом (п. 3 «Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах», утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019, п. 2 письма ФНП от 15.01.2020 № 121/03-16-3).

Если в ООО больше одного учредителя, то придется созывать общее собрание участников (даже если все учредители является друг другу близкими родственниками и живут в одном доме). Созвать внеочередное собрание может директор по собственной инициативе или участники (иные лица), обратившись к директору с соответствующим требованием. Собрание проводится в очном формате, если уставом не предусмотрен заочный формат (п. 3 ст. 38 закона об ООО). По общему правилу для уведомления участников необходимо направить им за 30 дней до его проведения заказные письма на адреса, указанные в списке участников, если иной порядок не предусмотрен уставом (п. 1 ст. 36 закона об ООО). В уведомлении должно быть указано время, место собрания и повестка дня. С 01.03.2022, согласно закону от 25.02.2022 № 25-ФЗ, ООО могут проводить любые общие собрания заочно. Правило действует в течение всего 2022 года. Чтобы провести собрание заочно, ООО необходимо решение исполнительного органа.

Когда участники соберутся, нужно провести голосование по вопросам повестки дня в том же порядке, что и при годовом общем собрании участников. Решение принимается большинством не менее 2/3 от общего числа голосов участников, если большее количество голосов не предусмотрено уставом общества (п. 8 ст. 37 закона об ООО). Принятое решение нужно зафиксировать в протоколе общего собрания и подписать его у председателя собрания и секретаря (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Протокол понадобится для успешной регистрации изменений в ФНС. Протокол потребует обязательного нотариального удостоверения, если ранее в уставе или в единогласном решении общего собрания не был выбран другой способ подтверждения подлинности, (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

После принятия решения у организации есть всего семь рабочих дней с момента принятия соответствующего решения (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ) для подачи документов в налоговую, иначе возможен штраф 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Поэтому поторопитесь перейти к следующему шагу.

Форма № Р13001 с 25.11.2020 утратила силу. Поэтому в 2022 году надо использовать только новую форму № Р13014 для регистрации изменения в уставе и ЕГРЮЛ. Будьте внимательны, так как в Интернете может встретиться устаревшая информация.
Заполните заявление Р13014. Вам потребуются только титульный лист, лист А и лист П. На титульном листе в графе «Причина представления заявления» нужно указать цифру 1 — внесение изменений в учредительный документ юридического лица. На листе А нужно указать новое название ООО. На листе П укажите сведения о заявителе. Для заполнения формы можно воспользоваться как специальным сервисом ФНС на сайте www.nalog.ru., так и коммерческими программами. Учесть все законодательные нюансы поможет СПС «КонсультантПлюс».
Таким образом, необходимо подготовить следующий комплект документов в налоговую:

• заявление (форма 13014);
• решение единственного учредителя (если ООО с одним учредителем) или протокол общего собрания (если в ООО больше одного участника);
• устав в новой редакции или изменения к нему;
• документ об оплате госпошлины (800 рублей);
• нотариальную доверенность на представителя (если документы подаются через представителя).

Если отправить документы в электронном виде, то можно сэкономить на госпошлине (пп. 3 п. 1 ст. 333.33, пп. 32 п. 3 ст. 333.35 НК РФ). Также не потребуется предоставлять устав в новой редакции, если общество использует типовой устав.

Если все сделано правильно, то на шестой рабочий день ФНС зарегистрирует изменения и выдаст актуальный лист записи в ЕГРЮЛ и свидетельство о постановке на учет с новым названием. Только с момента такой государственной регистрации устав будет считаться измененным для третьих лиц.

Законодательство не обязывает рассылать уведомления о смене названия ООО, но лучше всего это сделать во избежание недоразумений. О перемене названия нужно уведомить обслуживающую банковскую организацию. Какой-то единой формы для этого не предусмотрено, конкретный порядок каждый банк устанавливает самостоятельно. После уведомления кредитное учреждение изменит банковскую карточку вашей организации.

Желательно также разослать уведомления ключевым контрагентам и разместить информацию об изменениях на сайте компании (при его наличии). Однако это не все действия, которые потребуется совершить после смены названия ООО. При наличии печати обществу придется изменить и ее. Не обойтись и без перерегистрации контрольно-кассовой техники, ведь название ООО в чеках тоже изменится.

О переименовании нужно сделать запись в трудовых книжках всех работников. Например, запись будет выглядеть так: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» с 18.03.2022 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка-2». В качестве основания нужно указать протокол общего собрания или решение единственного участника.