Спецодежда при увольнении

Рассмотрим, должен ли сотрудник вернуть спецодежду на склад при увольнении. Поговорим о том, как работодателю оформить такой возврат. Разберем, что можно предпринять, если работник не сдал спецодежду при увольнении.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Сдавать ли спецодежду при увольнении
2. Возврат спецодежды при увольнении
3. Удержание за спецодежду при увольнении
4. Стоимость спецодежды при увольнении
5. Списание спецодежды при увольнении

Сдавать ли спецодежду при увольнении

Спецодежда выдается тем работникам, которые трудятся на вредных или опасных производствах, в особых температурных или связанных с различными загрязнениями условиях (ч. 8 ст. 209 ТК РФ). При увольнении сотрудник должен передать ее работодателю (п. 12 правил, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н). Такое правило предусмотрено для всех средств индивидуальной защиты (далее – СИЗ), к которым относятся и эти вещи.

Закон не устанавливает конкретный срок для возврата. Обычно работник возвращает спецодежду в день увольнения. Но поскольку работодателю предстоит документально оформить такой возврат, желательно, чтобы передача состоялась заблаговременно. Если в день увольнения сотрудник не будет выполнять трудовые обязанности, для которых требуется спецодежда, вернуть ее он может и накануне. Конкретный срок возврата работниками спецодежды работодатель может закрепить во внутреннем нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ, пп. 10, 77 Приказа Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н).

Бывают ситуации, когда работник хочет выкупить свою спецодежду у работодателя при завершении работы у него. ТК РФ не регулирует этот вопрос. На практике в таких случаях заключают договор купли-продажи в порядке, предусмотренном гражданским законодательством (п. 2 ст. 218, п. 1 ст. 454 ГК РФ). При этом граждане и организации свободны при заключении договора. Понудить работника выкупить спецодежду нельзя (п. 1 ст. 421 ГК РФ).

По общему правилу заключить договор нужно в письменной форме, согласовав все его существенные условия (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В документе нужно описать характеристики одежды: ее вид, цвет, название производителя, модель, размер. Можно привести ссылку на документ, которым спецодежда закреплена за работником, зафиксировать ее состояние на момент заключения договора.

Цену договора купли-продажи стороны определяют по своему усмотрению (п. 4 ст. 421, п. 1 ст. 485 ГК РФ). Допустимо, чтобы в качестве цены была указана остаточная стоимость вещей. Срок и порядок оплаты согласовывается сторонами по общим правилам. Можно установить, что работник вносит оплату наличными в кассу предприятия в день увольнения.

Поскольку отношения по выкупу спецодежды признаются гражданско-правовыми, не стоит включать в договор купли-продажи условие о том, что оплата удерживается из зарплаты работника. Обязанность по выплате зарплаты возникает в рамках трудовых отношений. Удержание оплаты по гражданско-правовому договору не названо в части 2 статьи 137 ТК РФ в числе допустимых. Из-за такого условия могут возникнуть споры о его правомерности. Кроме того, нарушение порядка удержания влечет риски для работодателя.

Если спецодежда находится у работодателя, оформить ее передачу работнику можно актом. Если спецодежда уже у работника, она будет считаться переданной ему с момента заключения договора купли-продажи (п. 1 ст. 223, п. 2 ст. 224 ГК РФ). В этом случае можно прописать в договоре, что одежда уже находится у работника и оформление документов о ее передаче не требуется.

Возврат спецодежды при увольнении

Чтобы зафиксировать возврат работником спецодежды, работодатель должен заполнить соответствующий раздел в личной карточке учета выдачи СИЗ. Ее рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к Приказу Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н. В данном образце нужно оформить раздел под названием «Возвращено», который заполняется следующим образом:

• в графе 7 указать дату возврата работником СИЗ;
• в графе 8 – прописать количество сданных СИЗ;
• в графе 9 работник должен поставить свою подпись;
• в графе 10 проставить дату и номер акта списания, если СИЗ списывают после возврата работником.

Если сотрудник отказывается вернуть спецодежду, работодатель может оформить соответствующий акт. В личной карточке учета выдачи СИЗ фиксация таких сведений не предусмотрена. Если в компании принято оформлять обходной лист при увольнении, в нем можно сделать соответствующую отметку. Порядок оформления документов в таких случаях работодатель может закрепить в своих внутренних нормативных актах. Оформленные документы могут пригодиться при последующем списании недостачи и взыскании с работника ущерба. Для этой процедуры понадобится письменное объяснение работника либо акт о том, что указанное объяснение не предоставлено. Поэтому сразу при фиксации невозврата спецодежды стоит запросить его от работника (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ, п. 25 Приказа Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н).

Когда возвращенная работником при увольнении спецодежда полностью испорчена, работодатель может составить акт о ее непригодности.

Если порядок возврата спецодежды при увольнении работника будет нарушен, для работодателя возможны следующие риски:

• административная ответственность по частям 1, 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Она может наступить, если был нарушен порядок оформления возврата спецодежды в личной карточке учета выдачи СИЗ. Если работодатель не оформлял такую карточку и поэтому не смог подтвердить, что обеспечил работника спецодеждой, возможна ответственность по ч. 4, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
• административная ответственность по частям 1, 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Она возможна за необоснованное удержание с работника стоимости спецодежды при увольнении.

Если работник отказался вернуть на склад спецодежду или вернул ее испорченной, но при этом работодатель не оформил ее выдачу и возврат, не прописал во внутренних документах порядок возврата, суд может встать на сторону работника и отказать компании в возмещении ущерба.

Удержание за спецодежду при увольнении

Если работник, увольняясь, не вернул спецодежду или вернул ее испорченной, то работодатель может требовать у него возместить прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда спецодежда была утрачена работником или испорчена в результате нормального хозяйственного риска или из-за того, что руководство не обеспечило надлежащих условий ее хранения, а также в других случаях, указанных в ст. 239 ТК РФ. Размер ущерба, причиненного работодателю в случае невозврата работником спецодежды, можно высчитать исходя из ее рыночной цены, наблюдаемой в данной местности на дату увольнения. При этом сумма ущерба не должна быть установлена меньше стоимости спецодежды по данным бухучета, отталкиваясь от степени ее износа (ст. 246 ТК РФ, п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Работодателю следует попытаться договориться с работником, чтобы он возместил ущерб добровольно с учетом ч. 4 ст. 248 ТК РФ. Если же сотрудник на это не согласится, то взыскать ущерб компания может на основании распоряжения директора при условии, что сумма не больше среднего месячного заработка работника и со дня установления размера ущерба не истек один месяц (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Но до издания распоряжения придется соблюсти специальную процедуру: провести инвентаризацию и установить размер ущерба, при этом нужно ориентироваться на стоимость спецодежды, которая обычно указывается в бухгалтерских документах, и учесть степень износа, истребовать у работника письменное объяснение (ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ).

Даже если условие об удержании стоимости невозвращенной спецодежды есть в трудовом договоре, работодателю не стоит удерживать эту сумму из зарплаты работника без соблюдения специального порядка для возмещения ущерба, описанного выше. Также это условие не заменит собой письменное обязательство работника добровольно возместить ущерб в порядке, предусмотренном ч. 4 ст. 248 ТК РФ. Его нужно оформить отдельно, в форме соглашения или заявления, указав размер ущерба. Причем условие трудового договора об удержании при увольнении стоимости невозвращенной спецодежды может быть расценено как ухудшающее положение работника по сравнению с законом и поэтому не подлежащее применению. Иначе это может повлечь для работодателя риск ответственности за необоснованное удержание (ст. 9, абз. 1 ч. 4 ст. 57, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 247 ТК РФ, обзора практики, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Если же месячный срок истек или сумма превышает средний месячный заработок работника, взыскать ущерб получится только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Прежде чем обратиться в суд, руководству компании стоит уточнить, не истек ли срок использования спецодежды, которую работник не вернул или испортил. В случае истечения такого срока суды обычно отказывают истцам в возмещении ущерба.

Стоимость спецодежды при увольнении

Стоимость спецодежды, по данным бухучета, с учетом степени ее износа, от которой отталкиваются для определения размера ущерба, причиненного работодателю при невозврате работником СИЗ, можно определить так:

• если спецодежда с длительным сроком полезного использования (более 12 месяцев или более длительности операционного цикла, превышающей 12 месяцев) учитывается в составе основных средств, сумма ущерба не может быть установлена меньше ее балансовой стоимости;
• если спецодежда как малоценное основное средство на балансе компании не учитывается (ее стоимость списана на расходы периода или включена в стоимость иных активов при приобретении), для определения минимальной оценки ущерба можно использовать стоимость спецодежды по данным забалансового учета. При отсутствии такового используют данные первичных учетных документов на ее приобретение. Процент износа невозвращенной спецодежды высчитывают путем деления 100  процентов на нормативный срок эксплуатации и умножения на фактический срок использования. Затем вычисляют износ, умножив стоимость приобретения спецодежды на процент износа. Минимальную сумму ущерба рассчитывают как разность между стоимостью приобретения и износом;
• если спецодежда при приобретении учтена в составе запасов и при передаче работнику для использования ее стоимость списана в затраты на производство, управленческие расходы или расходы на продажу, то для определения стоимости приобретения спецодежды используют данные забалансового учета. При его отсутствии можно руководствоваться данными первичных учетных документов на приобретение (пп. «б» п. 3, п. 8 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденных Приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). При этом вычисляют процент износа так же, как указано в предыдущем абзаце. Затем считают износ, умножив стоимость приобретения спецодежды на процент износа. Минимальную сумму ущерба определяют как разность между стоимостью приобретения и износом.

Списание спецодежды при увольнении

Списание спецодежды имеет место, если одежда более непригодна к эксплуатации, то есть перестает соответствовать определению актива и не способна приносить экономические выгоды. Так, ее списывают при моральном и физическом износе (п. 8.3 концепции бухгалтерского учета, одобренной методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997).

Порядок и срок списания стоимости спецодежды в целях бухучета зависит от срока полезного использования. Он может быть не более 12 месяцев, в этом случае спецодежду относят к запасам (п. 3 ФСБУ 5/2019 «Запасы). Тогда в момент передачи вещей в эксплуатацию их стоимость единовременно списывается на счета учета затрат на производство (пп. «б» п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).

При увольнении работника стоимость выданной ему спецодежды повторно в расходах не учитывается. При возврате работником непригодной к использованию спецодежды она списывается с забалансового счета.

Спецодежда, предназначенная для использования свыше 12 месяцев, подлежит учету в составе основных средств, а ее стоимость погашается посредством начисления амортизации (пп. 4, 27 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», утвержденных приказом Минфина РФ № 204н).

Списание спецодежды, учтенной в составе основных средств, в случае непригодности для дальнейшего использования будет отражаться как выбытие основного средства (п. 40 ФСБУ 6/2020). При списании объекта основных средств суммы накопленной амортизации и накопленного обесценения по данному объекту относятся в уменьшение его первоначальной стоимости (переоцененной стоимости) (п. 42 ФСБУ 6/2020).

Разница между суммой балансовой стоимости списываемого объекта основных средств и затрат на его выбытие, с одной стороны, и поступлениями от выбытия этого объекта, с другой стороны, признается доходом или расходом в составе прибыли (убытка) периода, в котором списывается объект основных средств (пп. 25, 44 ФСБУ 6/2020).