Сроки хранения авансовых отчетов в организации

Сотрудники могут получать деньги от работодателя не только в качестве зарплаты. Иногда организация выдает средства, чтобы работник приобрел что-нибудь для нужд компании (ИП). Соответственно, о таком приобретении нужно отчитаться перед начальством, представив ему документы, подтверждающие расходы, в том числе авансовый отчет. После его получения работодатель должен хранить отчет в течение установленного времени. Как это делать и как долго, изложено в статье. 

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Документы, в которых установлены сроки хранения авансовых отчетов
2. Сроки хранения авансовых отчетов в бухгалтерии организации
3. Сроки хранения авансовых отчетов в архиве организации
4. Сколько хранить документы — приложения к авансовому отчету
5. Как хранить авансовые отчеты

Документы, в которых установлены сроки хранения авансовых отчетов

Авансовый отчет служит для учета средств, выданных подотчетным лицам (ПО) на хозрасходы. Это следует из Постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Является первичным учетным документом.
Подотчетными лицами являются те, кому выданы деньги на оплату товаров (работ, услуг) в интересах компании (ИП) (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Иными словами, авансовый отчет необходим:
• для подтверждения сотрудником, что деньги потрачены на нужные цели;
• списания работодателем расходов и снижения налога к уплате;
• принятия к вычету НДС по товарам (работам, услугам) указанным в отчете.
Форма отчета № АО-1 и порядок его заполнения утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Отчет состоит из двух сторон:
• Основная. В ней содержатся:
— шапка документа,
— наименование организации,
— дата и номер,
— сумма отчета,
— подпись, Ф.И.О. и руководителя,
— структурное подразделение,
— Ф.И.О. и табельный номер ПО, его профессия и должность,
— таблицы. В одной показатели по полученному авансу, в другой — бухгалтерская запись,
— описание приложенных материалов,
— сумма прописью, подписи и расшифровки бухгалтера (главного бухгалтера).
• Оборотная сторона. Содержит графы (таблицу), которые заполняет подотчетное лицо:
— графа 1 – указываются номера документов по порядку;
— графы 2–4 – данные о документах, подтверждающих расходы. Это могут быть, например, квитанции, чеки (включая чеки прошлого года), транспортная документация и прочее;
— графы 5 и 6. Суммы расходов, указанные в представленных материалах.
Графы 7–9 заполняет бухгалтер. В них описываются суммы расходов, принятые к учету и номера счетов (субсчетов).
В конце оборотной стороны ставится подпись подотчетного лица и расшифровка.

Особенностью АО является то, что сроки их хранения установлены сразу в нескольких НПА, в частности:
• п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В положении указано, что первичные документы (ПД) хранятся в течение срока, установленного правилами Росархива. Также говорится о том, что такой срок не может быть менее пяти лет;
• п. 277 перечня (таблицы), утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Именно на этот документ идет ссылка в п. 1 ст. 29 закона № 402, описанном выше. Согласно данному перечню подобные материалы хранятся пять лет. Но в случае проверок (споров, разногласий) сохранить нужно до принятия решения по делу;
• аналогичный срок (5 лет) установлен п. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ. Из этой нормы следует, что налогоплательщики обязаны сохранить данные бухгалтерского и налогового учета. Также там сказано, что сохранить нужно документы, подтверждающие доходы и расходы. К этой категории как раз и относится авансовый отчет;
• есть еще положения части 4 статьи 283 НК РФ о том, что налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие убыток прошлого периода. Делать это он должен в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода. Ранее такой срок составлял 10 лет, но с 2017 года его отменили. Сейчас ограничений по сроку нет, но обязанность хранить подтверждающие материалы осталась.

Таким образом, минимальный срок хранения составляет пять лет. Сокращать этот срок запрещено (п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Но продлевать его, если это нужно, разрешается (п. 4.11 инструкции).

Сроки хранения авансовых отчетов в бухгалтерии организации

Отдельный период для хранения авансовых отчетов именно в бухгалтерии не предусмотрен. Ранее описанный в предыдущем разделе срок является общим для организации в целом. То есть он не зависит от того, в каком подразделении будет храниться документ.
На первом этапе авансовый отчет обычно попадает в бухгалтерию. Подотчетное лицо, должно сдать его в срок, установленный руководителем компании (ИП). Проверка этого отчета бухгалтером (главным бухгалтером) также осуществляется в установленный руководителем срок (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У. То есть положения об этом должны содержаться в локальных актах организации.
После проведения всех необходимых мероприятий в бухгалтерии отчет может быть передан в архив, если таковой есть в организации. Либо он также останется в бухгалтерии. Это зависит от того, как все устроено в конкретной организации (ИП). Обычно передача в архив происходит не ранее чем через год и не позднее 3 лет после завершения делопроизводства. Такое правило установлено п. 47 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77.
Однако вне зависимости от подобных перемещений отчета внутри компании срок хранения един. При этом его отсчет (5 лет или до принятия решения по делу) начинается не сразу. Авансовый отчет становится архивным только после отчетного года, то есть с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством. Данный порядок следует из положений п. 4.1 приказа № 237.
Иные особенности документооборота бухгалтерии:
• данный процесс организует руководитель экономического субъекта. Это указано в п. 28 ФСБУ 27/2021;
• документооборот должен обеспечить (п. 29 ФСБУ 27/2021):
— своевременное отражение объектов в учете. Сюда входит и передача первичных документов, каковым является авансовый отчет. На их основании происходит регистрация данных в регистрах бухучета. Также на их основе составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность;
— несанкционированный доступ к материалам бухучета;
• те, кто составляет и подписывает АО, должны обеспечить:
— своевременное оформление ПД;
— их передачу в срок, чтобы впоследствии отразить в бухучете;
— достоверность сведений, содержащихся в них.

Сроки хранения авансовых отчетов в архиве организации

Срок хранения отчета в архиве также определяется этими же общими правилами, то есть не менее пяти лет, начиная с 1 января года, следующего за отчетным. Это значит, что пятилетний период хранения начинается не с момента фактической передачи отчета в архив, а с момента, когда он стал архивным. Место хранения ни на что не влияет. На это прямо указывают положения п. 4.1 приказа № 237.

Сколько хранить документы — приложения к авансовому отчету

Сначала, нужно определиться с тем, о каких приложениях идет речь. Ведь единый перечень законодательно не установлен.
Обычно к АО прикладывают документы, подтверждающие оплату, например:
• чек ККТ;
• документ, полученный без применения ККТ. Такое может быть, когда расчеты были в отдаленных и труднодоступных местностях. Он должен подтверждать факт расчета, иметь обязательные реквизиты и подпись того, кто его выдал. Обязательные реквизиты содержатся в абз. 2 — 12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54 от 22.05.2003. Это следует из ч. 3 ст. 2 этого же закона;
• подтверждающие приобретение товаров (работ, услуг) документы — товарные накладные, акты выполненных работ (услуг) и тому подобное. Они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно тем же правилам срок хранения также составит пять лет, либо до принятия решения по делу. Это следует из п. 277 перечня (таблицы), утвержденного приказом № 236. Поскольку в этом пункте говорится не только о подтверждающих, но и связанных с ними оправдательных документах, каковыми являются перечисленные выше приложения.

Как хранить авансовые отчеты

Отдельный порядок хранения авансовых отчетов коммерческими организациями (ИП) законом не предусмотрен. Он устанавливает лишь общие требования к делопроизводству, документообороту и хранению. Поэтому в нашем случае применяется общий порядок.
Он включает в себя следующие особенности:
• сначала авансовый отчет приобретает статус архивного начиная с 1 января (п. 4.1 приказа № 237). Аналогичное правило содержится в ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Такие документы считаются законченными делопроизводством. Поэтому они формируются в дела по их номенклатуре (п. 12 приказа № 77);
• далее отчет подлежит передаче в архив. То есть предполагается, что в организации есть специальное подразделение, занимающееся хранением архивных данных. Сроки передачи мы обговаривали ранее. Указанные правила следуют из п. 47 приказа № 77;
• следующий этап — это обеспечение сохранности в течение всего срока, который установлен законом. В нашем случае в соответствии с перечнем из приказа № 236 авансовые отчеты относятся к временному хранению, то есть по достижении установленного срока авансовый отчет должен быть уничтожен.
Особенность состоит в том, что отчет может храниться как в обычных структурных подразделениях компании, так и в архиве. Ведь важность именно в том, чтобы обеспечить сохранность, а не в том, как называется помещение. Если же это будет архив, тогда может быть:
— собственное подразделение;
— передача на хранение в иную организацию на основании договора.
Порядок следует из положений ч. 2 ст. 13, ч. 3 ст. 21 закона № 125-ФЗ. Также об этом говорится в пп. 5, 47, 48 приказа № 77;
• при хранении используйте положения глав VI, VII и X приказа № 77. Согласно этим правилам нужно учитывать следующее:
— материалы должны быть в оптимальном физическом состоянии;
— должны быть минимальными риски порчи и (или) утраты;
— помещение должно быть изолированным;
— должны быть средства пожаротушения, охранная (пожарная) сигнализация и оборудование;
— обеспечьте соблюдение следующих режимов:
* противопожарный;
* охранный;
* температурно-влажностный;
* световой;
* санитарно-гигиенический;
Варианты размещения архивных документов:
— здание, в котором соблюдены указанные выше требования;
— оборудованное изолированное помещение – архивохранилище;
— запирающиеся шкафы или сейфы;
Используйте первичные средства хранения. Для бумажных носителей это могут быть коробки, папки и конверты.
Если архивные документы электронные,  используется специальная система хранения электронных документов СХЭД и (или) физически обособленные носители. В первом случае можно обратиться к услугам сторонней организации. Если используются обособленные носители, то учитывайте следующее:
— их технические характеристики должны быть такими, чтобы они могли обеспечить длительное хранение;
— нужно раздельно держать данные носители и иные виды носителей.
Могут быть установлены и другие особенности, в зависимости от организации.
Другие особенности:
• компания (ИП) вправе самостоятельно разработать регламент, регулирующий вопросы документооборота. Однако она не может полностью придумать его самостоятельно, игнорируя требования законодательства. Ей придется учитывать различные НПА, включая требования к срокам хранения;
• порядок регулируется массой нормативных актов. Нет одного конкретного регламента на все случаи. Требования разбросаны по всему законодательству, но их нужно иметь в виду. В частности, следует учитывать перечисленные ниже НПА:
— Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в РФ»;
— Закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»;
— Закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ  «Об акционерных обществах»;
— Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
— Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
— Налоговый кодекс РФ;
— Трудовой кодекс РФ;
— ФСБУ 27/2021, утвержденные Приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н;
— перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
— инструкция, утвержденная Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
— перечень, утвержденный Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;
— правила, утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
— положения, утвержденные Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс;
— порядок ведения, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н;
— Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
— иное;
• создание архива — это лишь право, но не обязанность коммерческой организации или предпринимателя. Поэтому вы можете решить, нужно ли вам оборудованное помещение (здание). Однако это не избавляет от обязанности обеспечивать сохранность архивных документов. И делать это нужно столько времени, сколько того требует закон;
• для создания архива понадобится:
— внести изменения в штатное расписание. Это необходимо для указания нового структурного подразделения и внесения новых должностей для лиц, которые будут там работать. Еще потребуется составить должностные инструкции и назначить ответственного сотрудника;
— выбрать место для размещения. Как было упомянуто, это может быть отдельное помещение или здание. Главное, чтобы оно соответствовало требованиям, которые обеспечивают безопасность АД;
— создание локального акта. Обычно это положение об архиве. Его утверждает руководитель. Структура и содержание определяется организацией самостоятельно. С данным документом нужно ознакомить тех, кто имеет к нему отношение. При создании ЛНА можно руководствоваться примерным положением, утвержденным Приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;
— необходимые архивные документы нужно передать в это подразделение в установленные сроки от 1 до 3 лет. Передача осуществляется в соответствии с графиком (п. 73 приказа № 77). Прием-передача дел фиксируются в описи. Занимается этим ответственный сотрудник в присутствии сотрудника структурного подразделения.