Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сотрудник А. был направлен в командировку на несколько дней. Компания выплатила ему командировочные в размере 4 тыс. рублей для оплаты организационных моментов. Работник потратил выданные деньги сверх лимита (вложил свои 1 500 рублей). По возвращении А. не успел сдать вовремя авансовый отчет. Может ли он рассчитывать на возмещение собственных средств, а также какие последствия из-за незаполнения отчета ожидают компанию и ее сотрудника?

Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Зачем нужен авансовый отчет
2. Форма авансового отчета
3. Документы для авансового отчета
4. Срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом
5. Срок сдачи авансового отчета по командировке
6. Сроки проверки и утверждения авансового отчета
7. Срок возмещения расходов по авансовому отчету
8. Долгий подотчет: налоговые риски для компании и сотрудника
9. Последствия непредставления авансового отчета
10. Ошибки при заполнении авансового отчета
11. Сроки хранения авансовых отчетов в организации

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет (АО) — это бухгалтерский документ, подтверждающий, как работник израсходовал выданные ему под отчет денежные средства. Он нужен, чтобы подтвердить целевое использование средств и правильно отразить операции в бухучете. Отчет оформляется по специальной форме и сдается в бухгалтерию организации или руководителю. Авансовый отчет – это первичный учетный документ (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете).

Организация может выдать работнику деньги на хознужды, командировку, закупку материалов или другие нужды. Такие операции регулируются положениями статьи 168 ТК РФ (компенсация расходов при командировках), Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Денежные средства выдаются подотчетному лицу. Таким лицом считается любой сотрудник, которому выданы деньги для оплаты различных товаров и услуг в интересах организации. Подотчетным лицом может быть:
— руководитель,
— работник любой должности,
— иностранный работник компании,
— сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Работник обязан отчитаться, то есть представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Иначе потраченные средства могут быть признаны его доходом с начислением НДФЛ и страховых взносов.

Правильное оформление и своевременная подача авансового отчета защищают и работника, и работодателя от налоговых и юридических последствий. Для своевременной сдачи отчетов специалистами в компании должны быть выстроены грамотная организация внутреннего контроля, четкое положение о подотчетных суммах и дисциплина в сроках сдачи отчетности.

Работник может рассчитывать и на возмещение собственных средств на хознужды в интересах компании (когда деньги организация под отчет не выдавала). Для этого сдавать авансовый отчет не нужно (исключение — во внутренних документах компании установлено требование сдачи отчета в таких случаях). Требуется написать заявление о возмещении потраченных средств на имя руководителя и приложить к нему имеющиеся документы, подтверждающие траты денег.

Пример заявления о возмещении собственных средств.

Генеральному директору
ООО «Стройремонт»
И.Б. Бабаеву
от руководителя отдела продаж
Р.И. Мининой

Заявление
о возмещении расходов на закупку канцелярских товаров для проведения совещаний и круглых столов

В период с 15.03.2025 по 20.03.2025 ООО «Стройремонт» организовано два круглых стола и три совещания на тему: «Возможность поставки товаров из-за рубежа».
В рамках подготовки к указанным мероприятиям мной были закуплены канцелярские товары на сумму 10 000 рублей (десять тысяч). Из них выданы под отчет 7 000 рублей (семь тысяч).
Сумма превышения лимита составила 3 000 рублей (три тысячи), что подтверждается чеками из соответствующих магазинов.
На основании вышеизложенного прошу возместить потраченные расходы (сверх лимита выданных средств в размере 3 000 рублей (трех тысяч) путем перевода на мою зарплатную банковскую карту.

Приложение:
Чек о покупке товаров

Р.И. Минина (подпись)

23.03.2025

Форма авансового отчета

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 (указания к ее заполнению также содержатся в постановлении). Однако с 2013 года можно использовать и самостоятельно разработанную форму, но с обязательным сохранением реквизитов из ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете.

Минфин в информации № ПЗ-10/2012 разъяснил, что с 2013 года установленные формы первичных учетных документов не являются обязательными.

АО может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Форма АО-1 включает следующие сведения:
— данные о работнике,
— сумму полученного аванса,
— дату и номер,
— список приложенных документов,
— сумму израсходованных и оставшихся (или перерасходованных) средств,
— подписи работника и бухгалтера.

При составлении отчета работнику необходимо заполнить графы 1–6 на оборотной стороне формы. В них указывается информация о произведенных расходах:
— графа 1 — порядковый номер;
— графы 2—3 – номер и дата документов, подтверждающих расходы;
— графа 4 – наименование такого документа;
— графы 5—6 – сумма расхода по отчету.

Графы 7–9 заполняют сотрудники бухгалтерии после проверки правильности заполнения АО, а также представленных подтверждающих документов.

После заполнения граф 1–6 работник подписывает отчет и расшифровывает подпись. Также потребуется пронумеровать подтверждающие расходы документы. Такая нумерация должна соответствовать нумерации в таблице (в графах 2–3). Отчет сдается в бухгалтерию или руководителю в зависимости от требований организации).

Документы для авансового отчета

К авансовому отчету обязательно прилагают подтверждающие документы, как то:
— чеки, ККТ-чеки, бланк строгой отчетности;
— счета, накладные;
— командировочные документы (приказ, маршрут, проездные, бронь гостиницы);
— акты выполненных работ;
— договоры с поставщиками (при закупках);
— валютные документы (при загранкомандировках).

Во избежание проблем и вопросов рекомендуем придерживаться требований к чекам, установленных Законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». В статье 4.7 закона содержится перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны в чеке. Это и обязательные реквизиты организации, дата и номер, а также Qr-код (требование введено в 2018 году).

Электронный чек приравнивается к кассовому бумажному чеку, если сведения в них идентичны (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Если в чеке отсутствует Qr-код его можно принять к авансовому отчету только при бухучете. К налоговому учету авансовый отчет с таким чеком принять нельзя. Это связано с тем, что чек оформлен с нарушением обязательных законодательных требований и, следовательно, затраты по авансовому отчету нельзя учитывать при налогообложении прибыли.

Работодателю рекомендуется обращать внимание на подлинность приложенных документов. Проверить приложенные чеки и документы помогут сервисы ФНС «Прозрачный бизнес» (https://pb.nalog.ru/) и «Проверка чека» (https://kkt-online.nalog.ru/).

Срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом

Банк России указывает, что подотчетное лицо обязано сдать АО в срок, установленный руководителем организации или ИП (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Такой срок можно найти во внутренних документах компании или запросить у руководителя или начальника бухгалтерии.

Исключение составляют случаи выдачи авансовых средств на командировочные нужды. Для них срок четко регламентирован законом.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

Особенности направления авансового отчета после командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Передача авансового отчета в бухгалтерию или руководителю осуществляется в течение 3 рабочих дней после возвращения из служебной командировки (п. 26 постановления № 749).

К отчету следует приложить документы, подтверждающие расходы:
— о найме временного жилья;
— на питание;
— на проезд.

Для того чтобы подтвердить затраты, потраченные на проживание (иногда их называют суточные), приложите к авансовому отчету:
— чек ККТ, счет гостиницы, бланк строгой отчетности (при проживании в гостинице);
— договор аренды, чек (при наличии) (при проживании в арендованном жилье, например, в квартире).

Если работник проживал в гостинице и вышеуказанные документы отсутствуют, допускается предоставление справки из гостиницы. В такой справке должны содержаться четкая детализация оказанных услуг и подтверждение оплаты от гостя (письмо УФНС России по городу Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374).

Затраты на проезд подтверждаются проездным билетом, посадочным талоном, багажной квитанцией, чеками ККТ, а также перевозочными документами различных форм, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 05.08.2008 № 120, при передвижении на ж/д транспорте.

Если работник ездил в командировку за границу и получал деньги в иностранной валюте, авансовый отчет заполняется с указанием наименования валюты. Такому работнику могут быть возмещены затраты на оформление визы, различные сборы (консульские, за право въезда, на оформление медстраховки).

Если работнику выдавались авансовые деньги в рублях, а отчет заполнен с указанием иностранной валюты, работодатель запросит подтверждение из обменника (там будет указан курс обмена).

Сроки проверки и утверждения авансового отчета

Сроки для утверждения АО законодательно не установлены. Компания определяет их самостоятельно и закрепляет во внутренних документах (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Утверждать необходимо только проверенный авансовый отчет. После его сдачи подотчетным лицом проверит заполнение сотрудник бухотдела. Если такой отдел отсутствует, проверкой займется руководитель.

После проверки и до утверждения работодателю следует заполнить свою часть отчета. Это графы 7–9 и лицевая сторона формы авансового отчета.

После того как будет подтверждена правильность заполнения отчета и заполнена вторая часть со стороны работодателя, руководитель проставляет номер и дату авансового отчета и подписывает его (с расшифровкой подписи).

Срок возмещения расходов по авансовому отчету

Срок возмещения денежных средств не установлен законодательно. Рекомендуем работодателю зафиксировать срок возврата в локальных актах организации (например, в положении о подотчетных суммах).

Если срок выплаты не установлен руководителем, осуществляйте возврат в разумные сроки, например в течение трех рабочих дней. Задержка выплаты может быть расценена как нарушение трудового законодательства с финансовыми последствиями для компании.

Если работник отчитался и возник перерасход средств, их должен также возместить работодатель.

Если перерасход будет возмещаться наличными, оформите расходный кассовый ордер (РКО) и внесите соответствующую запись в кассовую книгу (п. 6 указания № 3210-У). Безналичные средства можете перевести на банковский счет работника. При этом в назначении платежа требуется сделать отметку: «Возмещение перерасхода по АО от ___ №___».

После выплаты денежных средств работнику необходимо поставить соответствующую отметку в авансовом отчете.

Долгий подотчет: налоговые риски для компании и сотрудника

Многие организации закрывают глаза на длительный срок несдачи авансовых отчетов работниками. Это большая ошибка, так как рискуют и компания, и работник.

Если придет внеплановая налоговая проверка, все авансовые платежи при отсутствии на них отчетов могут быть признаны доходом работников. Также работник может уволиться и тогда его подотчетные суммы оказываются невозвращенными.

Мы подготовили краткие рекомендации для работников и работодателей во избежание возможных проблем.

Работникам рекомендуется всегда сохранять чеки и документы, отчитываться строго в установленные сроки, запрашивать продление срока официально, если объективно не успевают сдать отчетность.

Работодателям рекомендуется ввести и контролировать внутренний регламент по авансовым отчетам, автоматизировать учет подотчетных средств (например, через «1С» или корпоративные системы), прописывать условия в трудовом или локальном договоре (срок, ответственность, удержания), регулярно проводить сверку с бухгалтерией и кадровым отделом.

Невинная на первый взгляд просрочка сдачи авансового отчета может обернуться серьезными последствиями (от налогов и штрафов до трудовых споров).

Последствия непредставления авансового отчета

Нарушение сроков предоставления АО влечет за собой цепочку последствий как для работника, так и для работодателя.

Среди них последствия для работника:
1. Обязанность вернуть денежные средства.
Если работник не отчитался вовремя, выданные деньги могут быть признаны необоснованным доходом, который подлежит налогообложению НДФЛ. То есть:
— работник должен вернуть выданную авансовую сумму;
— работодатель удержит из зарплаты (при согласии работника).

Если работник не согласен на удержание авансовых платежей из зарплаты, взыскать деньги можно только через суд (ст. 137 ТК РФ). С невозвращенных сумм также необходимо удержать НДФЛ и взносы (письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

2. Риск дисциплинарного взыскания. По ТК РФ за нарушение внутреннего распорядка (в том числе сроков отчетности) работнику может быть объявлен выговор, замечание или даже увольнение по соответствующей статье.

3. Проблемы с будущими подотчетами. Если работник регулярно нарушает правила, работодатель может отказать в дальнейшей выдаче средств под отчет для последующих командировок.

Последствия для работодателя:
1. Налоговые санкции. Если компания не удержала и не уплатила НДФЛ и страховые взносы с сумм, по которым работник не отчитался, это приведет к искажению бухгалтерского и налогового учета.
В результате налоговая доначислит налог, пени, штраф, а также начислит страховые взносы.

2. Длительный подотчет означает, что средства «висят» в учете без документального подтверждения. Это нарушает порядок ведения учета, усложняет прохождение налоговых проверок, создает риск отказа в признании расходов при расчете налога на прибыль.

3. Риск признания выплат доходом сотрудника. Если с момента выдачи прошло больше 3 месяцев, а отчет не представлен — налоговики часто признают сумму выплатой физлицу, даже если фактически деньги были потрачены на нужды компании.

Ошибки при заполнении авансового отчета

Ошибки в АО могут быть допущены работником (например, по невнимательности), сотрудниками бухгалтерии или руководителем при проверке или утверждении документа.

Если ошибка допущена в форме авансового отчета, допускается ее исправление в том же документе. Для этого нужно зачеркнуть текст и указать исправление. Заверить исправление необходимо подписями подотчетного лица, бухгалтера или руководителя (ч. 7 ст. 9 закона о бухгалтерском учете).

Допущенные незначительные ошибки в авансовом отчете не должны вызывать вопросов со стороны налоговых органов (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Пример:
1. Неправильное указание суммы в АО (в отчете одна сумма, в чеке — другая, расчеты не сходятся).

Последствия:
— бухгалтерия не примет отчет;
— невозможно закрыть подотчет;
— возможен перерасчет налога или взносов (если ошибка повлияла на сумму выплаты).

В таком случае необходимо вернуть отчет на корректировку, запросить у работника пояснительную записку с уточнениями, пересчитать суммы и подтвердить расчет подписью бухгалтера.

2. Отсутствие или неправильное оформление подтверждающих документов.

Последствия:
— расход не признается — работнику придется вернуть деньги;
— нельзя учесть в налоговом учете;
— возможны претензии от налоговой (при проверке могут доначислить налоги).

В таком случае требуется запросить у работника повторного оформления авансового отчета и дубликаты подтверждающих документов (если отсутствуют оригиналы).

Также работодателям рекомендуется проводить обучение своих сотрудников по правильному заполнению первичных учетных документов и прежде всего работников бухгалтерии.

Сроки хранения авансовых отчетов в организации

По закону авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет с конца года, в котором он был составлен (ст. 29 закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете). Если возникают вопросы, противоречия или указанный документ используется в качестве доказательства по судебному делу – храните АО до принятия окончательного решения.
Указанный срок может быть продлен по решению руководителя (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).