Форма ЕФС-1 в 2026 году: сроки сдачи, инструкции по заполнению

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

В январе вступили в силу поправки к отчету ЕФС-1. Социальный фонд России (СФР) утвердил новую форму данного документа. Сдавать этот отчет — обязанность каждого работодателя. Поэтому изменения в нем имеют существенное значение. В нашей статье изложено, что конкретно поменялось и какой порядок действует сейчас. Также приведены соответствующие образцы.  
Содержание

1. Новое для подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица»
2. Новое для подраздела 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»
3. Новое в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже»
4. Новое в подразделе 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»
5. ЕФС-1: сроки сдачи в 2026 году
6. Как подать ЕФС-1
7. ЕФС-1 подраздел 1.1: как заполнить (замена СЗВ-ТД)
8. Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1: как заполнить (замена СЗВ-СТАЖ)
9. Подраздел 1.3 отчета ЕФС-1: как заполнить
10. Раздел 2 отчета ЕФС-1: как заполнить(замена 4-ФСС)
11. Подраздел 3 отчета ЕФС-1: как заполнить (замена ДСВ-3)

Новое для подраздела 1 ««Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица»»

ЕФС-1 включает в себя сведения:
— о ведении индивидуального учета;
— начисленных страховых взносах на ОСС при случаях на производстве и профзаболеваний.

Документ состоит из нескольких разделов, которые включают в себя подразделы. Сведения, которые включены в форму, имеют разный порядок заполнения и сроки сдачи. Форма заменила целых четыре формы отчетности, в частности, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 N 1462.  Изменений по сравнению с прежней формой (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281) не так уж много.

Поле «Статус ЗЛ» подраздела 1 разд. 1 нужно заполнять с новым кодом — МДИГ в отношении иностранных граждан

Новое для подраздела 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»

Теперь при отмене режима неполного рабочего времени в подразделе 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» следует отразить кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». При этом в графе 6 «Код выполняемой функции» коды «НЕПД» или «НЕПН» не указывают (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1).

При приеме (переводе) сотрудника на дистанционную работу или надомный труд в графе 6 «Код выполняемой функции» (в подразделе 1.1 подраздела 1 разд. 1 обновленной формы ЕФС-1) больше не нужно предоставлять отчет с указанием коды «ДИСТ» и «НДОМ». Такого требования новый Порядок заполнения формы ЕФС-1 не содержит.

Новое в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже»

В разделе «Сведения о стаже» также произошли нововведения. В поле «Тип сведений» убрали тип «Назначение выплат по ОСС». Сведения о страховом стаже с этим типом не будут подаваться при подаче заявления на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Кроме того, добавлено положение о том, как при заполнении подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» разд. 1 формы отразить работу в режиме неполного рабочего дня в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В таком случае отражается объем работ (доля ставки) в данный период (абз. 2 п. 60 Порядка заполнения ЕФС-1).

В перечень кодов для отражения нюансов исчисления стажа добавили код ЧАЭСКОМ. Его следует указывать в случае командировки сотрудника за пределы территории с радиоактивным загрязнением.

Новое в подразделе 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»

Расширен перечень типов организаций (поле «КТО организации»). Классификатор кодов, используемых при заполнении формы ЕФС-1, приведен в Приложении к Порядку заполнения ЕФС-1 (п. 116 Порядка заполнения ЕФС-1).

ЕФС-1: сроки сдачи в 2026 году

Каждые сведения, по которым необходимо отчитаться, имеют свой срок. Информация по каждому виду приведена ниже в таблице.

Как подать ЕФС-1

Отчет должны подавать страхователи по ОПС и страхованию от несчастных случаев на производстве. Определение «страхователь» содержится в двух федеральных законах: от 24.07.1998 № 125-ФЗ, от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В данном контексте это работодатели. Касается в том числе и тех, кто принимает лиц по договору ГПХ.

При этом если страхователь применяет АУСН, он не подает раздел 2 формы ЕФС-1.

Чтобы подать форму, работодателю следует подключиться к ЭДО СФР. Для этого нужно подать соответствующее заявление. Таким образом, документ подается в электронном виде путем подписания квалифицированной подписью (УКЭП).

Действовать нужно следующим образом:
1. Заключить договор с оператором ЭДО. Это такие организации, которые имеют полномочия и возможности по обеспечению электронного оборота. Делается это с помощью ТКС (телекоммуникационные каналы связи). В данном случае оператор обеспечивает взаимосвязь между страхователем и СФР. Для этого нужно заключить с таким оператором соответствующий договор.

2. Приобрести ЭП. Это необходимо, так как передаваемые документы должны быть в обязательном порядке подписаны УКЭП. Поставить такую подпись может директор или иной работник, имеющий необходимые полномочия. Подпись можно получить в налоговой службе.

Если вы пользуетесь полномочиями представителя, в фонд нужно отправить дополнительное уведомление. Сделать это можно также в электронном виде при наличии сертификата ЭП. При его отсутствии уведомление подается в бумажной форме. У вас при этом могут запросить дополнительные документы, в частности, доверенность на представителя.

3. Подать заявление на подключение в СФР. Для этого в системе электронного документооборота нужно заполнить соответствующее заявление. После этого его надо подписать и отправить в этой же системе. После подачи дождитесь получения уведомления от СФР. Если результат положительный, то после этого с помощью ЭДО вы сможете уже подавать ЕФС-1.

Если работодатель не вовремя сдал отчет или сделал это с ошибками, его привлекут к ответственности. Возможные штрафы: несвоевременное представление отчета — 500 рублей за каждое незастрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ), пять процентов от суммы взносов к уплате за последние три месяца (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ);

— непредставление в срок достоверных и полных сведений: административный штраф на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей.
Несвоевременная подача или представление неполных (недостоверных) сведений о трудовой деятельности. В этом случае возможно привлечение страхователя к административной ответственности (ст. 17 закона № 27-ФЗ);

— недостоверные сведения персонифицированного учета. Штраф составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Если документ представлен без соблюдения порядка для электронных документов, нужно будет заплатить 1 тыс. рублей (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

При самостоятельном выявлении ошибки подайте уточненную отчетность. При этом нужно использовать форму, которая была в период представления первичного отчета.

ЕФС-1 подраздел 1.1: как заполнить (замена СЗВ-ТД)

В этом случае форма подается, если по работнику были кадровые изменения в отчетном периоде:
— прием на работу;
— увольнение;
— перевод;
— работник подал то или иное заявление (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности);
— иные случаи (ГПХ, кадровые изменения).

При отсутствии подобных изменений отчет по такому лицу подавать не нужно.

Порядок заполнения  установлен Приказом СФР от 17.11.2025 N 1462.

Чтобы представить данный подраздел, в обязательном порядке нужно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1. Сведения вносят в отчет:
— на основании первичных документов (например, приказов);
— договоров, по которых начисляют страховые взносы.

Укажите в ЕФС-1 следующую информацию:
— поле «Дата подачи». Здесь указывается дата подачи сотрудником заявления. Если сведения о подаче заявления нужно отменить, указывается прежняя дата (признак отмены) и ставится знак «Х».

Остальные сведения указывают в графах таблицы;
— графа 1. Нужно проставить номер записи каждого кадрового мероприятия (КМ) или договора ГПХ. Номера следует проставить в порядке возрастания;

— графа 2. Ставится дата КМ. Также указывают дату начала периода выполнения работ или их окончания;

— графа 3. Здесь отражается мероприятие (прием, перевод и так далее);

— графа 4. Заполняют по сотрудникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Нужно проставить код РКС или МКС;

— графа 5. Здесь прописывают трудовую функцию и проставляется значение договора. О значениях мы говорили ранее. В частности, 0 — это бессрочный договор, 1 — это срочный до 6 месяцев и так далее

Наименование функции (должность, специальность) вносят согласно штатному расписанию. При наличии структурного подразделения в ТД оно тоже должно быть указано.

Если для должности предусмотрены льготы, то наименование указывают согласно квалификационным справочникам (профстандартам). Также данная графа не заполняется при заключении ГПХ;

— графа 6. Код выполняемой функции указывается следующим образом. Обозначение должно соответствовать занимаемой должности, виду деятельности. Код представлен в виде пяти цифр (формат ХХХХ.Х):

— код наименования группы занятий в ОКЗ — первые четыре знака;

— контрольное число — пятый знак.

В обязательном порядке графу нужно заполнить:
— при приеме;
— увольнении;
— переводе;
— приостановлении;
— возобновлении;
— начале договора ГПХ и его окончании.

Также нужно будет указать соответствующий код. Для гражданско-правовых договоров указывают код из таблицы п.46 порядка заполнения ЕФС-1;

— графа 7. Коды причины увольнения прописаны в приложении к приказу (классификатор параметров). При указании причины увольнения сокращения не используют. Причины указывают в соответствии с положениями ТК РФ.

Если вы используете код «иное» нужно указать реквизиты НПА и конкретную норму обосновывающую увольнение. В случае прекращения гражданско-правового договора данный столбец не заполняется;

— графа 8. Здесь указывают название документа, который является основанием КМ. Таким документом может быть распоряжение, приказ и прочее. В случае с ГПХ указывается его наименование;

— графа 9. В данном столбце отражается дата документа;

— графа 10. Указывают номер внутреннего документа или номер договора ГПХ. Прописывать нужно именно цифры, знак «№» не указывается.

Если нужно отменить запись о ранее представленных сведениях, в столбце 11 указывается «Х». Для корректировки сведений сначала вносится отменяющая запись. В следующей строке приводятся уже скорректированные сведения.

При представлении отчета в бумажном виде учтите следующее:
— реквизиты должны быть заполнены печатными буквами;
— не должно быть помарок, исправлений и сокращений;
— данные вносятся чернилами, шариковой ручкой (синей, черной, фиолетовой). Также для заполнения можно использовать вычислительную технику.

Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1: как заполнить и (замена СЗВ-СТАЖ)

Данный подраздел подается в отношении определенных застрахованных лиц:
— выполняющих работу с правом на досрочную страховую пенсию;
— работающих в с/х и имеющих право на повышение фиксированной выплаты;
— при формировании пенсионных прав, при которых использовался закон о воздействии радиации ЧАЭС (1244-I);
— иных, перечисленных в пункте 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Подраздел подается по окончании календарного года либо по запросу СФР. При численности сотрудников более 10 человек сведения подаются в электронном виде. При заполнении нужно использовать раздел V порядка.

Поля. «Отчетный период». Здесь указывается год, за который подаются данные. Формат «ГГГГ».

«Тип сведений». Нужно проставить символ «Х» в типе формы «Исходная». Также существует несколько иных типов сведений. Основная часть из них нужна, чтобы скорректировать или отменить данные. Год корректировки указывают в поле «Корректируемый период».

Нельзя представлять несколько типов сведений сразу:
— если это один и тот же отчетный период;
— одно и то же застрахованное лицо.

Графы:
— 1. Применяется сквозная нумерация. При нескольких периодах работы нужно присвоить номер. Нельзя делать пропуски и повторения;

— 2 и 3. Указывают даты в пределах отчетного периода. Есть особенности при работе по фактически отработанному времени.

При заполнении некоторых граф нужно использовать коды раздела классификатора параметров (приложение 2 приказа);

— 4 Подраздел «Территориальные условия». В этом случае нужно использовать коды из классификатора территориальных условий. Данные заполняют, если в период, отмеченный в графах 2 и 3, лицо трудилось в с/х или районе Крайнего Севера.

Указать нужно один из перечисленных кодов: РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКСР-РКСР.

Также нужно заполнить столбец 7, в котором прописывают рабочее время в календарном исчислении. Время должно быть переведено в установленном порядке.

Некоторые значения недопустимо отражать в одной строке граф 4 и 7, например, ПРОСТОЙ, ОТСТРАН и так далее;

— 5. В данном столбце прописывается районный коэффициент за работу в местностях с особыми климатическими условиями. При этом в столбце 4 должен стоять соответствующий код;

— 6. Указывают код в соответствии с классификатором «Коды особенности исчисления страхового стажа, коды СЕЗОН и прочее;

— 7. В данном случае также используется классификатор, например, коды ОТСТРАН, ПРОСТОЙ, ДЕТИ. При заполнении нужно учитывать правила сочетаемости кодов;

— 8. Здесь отражают коды о работе в особых условиях. 27-1, 27-2 и так далее.

— 9. В данный столбец вносят коды из раздела «Условия досрочного назначения страховой пенсии». При заполнении нужно учитывать особенности закона о страховых пенсиях. Допускается одновременное сочетание некоторых кодов в графах 8 и 9;

— 10. Прописывают объем работ по занимаемой медработником должности. Также в столбце 9  одновременно должен быть отражен код (27-СМ, 27-ГД и прочее);

— 11. Указывают индивидуальный номер основного рабочего места сотрудника;

— 12. Указывается класс по степени вредности по результатам СОУТ. Коды специальный оценки есть в классификаторе. Столбцы 11 и 12 заполняются в обязательном порядке, если была проведена спецоценка.

Подраздел 1.3 отчета ЕФС-1: как заполнить

Этот подраздел подают госучреждения, осуществляющие определенные виды деятельности, в частности:
— месяц, год, за который представляют данные;
— тип формы;
— месяц и год уточнения сведений.

Код типа указывается в поле «КТО организации».

Графы (особенности):

1. Нумерация сквозная. Номер присваивается строке;

2–3. Укажите дату;

4. В зависимости от категории сотрудника пропишите 0 либо 1;

7. Пропишите код категории персонала;

9–10. Медучреждения проставляют код и значение, остальные ставят 0;

11–12. При отражении используют исключительно цифры;

17. Показатели приводят с тремя знаками после запятой;

25–26. Суммы указывают с двумя знаками после запятой.

Отдельными строками нужно указать данные о начисленных выплатах. При заполнении используется классификатор параметров. Подавать подраздел нужно вместе с титульным листом и подразделом 1.

Раздел 2 отчета ЕФС-1: как заполнить (замена 4-ФСС)

Подраздел 2.1 и 2.3 должны представить все страхователи. В отдельных случаях заполняется подраздел 2.1.1. Подраздел 2.2. заполняется только при направлении сотрудников в другие компании.

Нужно указать следующие сведения:
— номер корректировки;
— код периода;
— календарный год;
— среднесписочную численность;
— численность работающих в периоде сотрудниках;
— число инвалидов;
— численность трудящихся с вредными и опасными условиями труда.

Подраздел 2.1. Здесь отражают расчет суммы страховых взносов. Заполняют строки с 1 по 9. Строки 1,4 и 9 разбивают по графам (с 3 по 7).

Подраздел 2.3. Отражают данные:
— о проведении медосмотров. Также указывается общее число лиц, подлежащих осмотрам, и число тех, кто их прошел;
— проведении СОУТ. Прописывают количество мест, подлежащих спецоценке, и количество проведенных мест.

Подраздел 3 отчета ЕФС-1: как заполнить (замена ДСВ-3)

Подается, если есть сотрудники, подавшие заявление об уплате допвзносов на накопительную пенсию. Такие взносы платят работники в добровольном порядке. Делать это можно самостоятельно или через работодателя. Во втором случае он будет удерживать их из зарплаты.

Для сдачи нужно заполнить титульный лист и подраздел 3, в частности, прописать данные:
— о поручении. Пропишите номер и соответствующие даты;
— периоде выплаты. Нужно указать год, за который перечислены взносы;
— застрахованных лицах и перечисленных взносах.