Новая форма ЕФС-1 с 2024 года: сроки сдачи, инструкции и образцы

Отчитаться за год с начала 2024-го нужно уже по обновленной форме ЕФС-1. Нововведения вступили в силу в соответствии с Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Форма включает в себя сведения:
— о ведении индивидуального учета;
— начисленных страховых взносах на ОСС при случаях на производстве и профзаболеваний.

Документ состоит из нескольких разделов, которые включают в себя подразделы. Сведения, которые включены в форму, имеют разный порядок заполнения и сроки сдачи. Форма заменила целых четыре формы отчетности, в частности, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Структура нового документа осталась прежней. Однако изменения произошли именно в регламенте по заполнению. Начнем по порядку.

Подраздел 1.1. Трудовая деятельность. Обновлению подверглась графа 3, которая включает в себя данные о приеме, переводе, увольнению. Так, внесли дополнения о том, когда нужно указывать увольнение. А именно в случае прекращения ТД при переводе на постоянную работу к иному работодателю.

Также уточнена пятая графа. Теперь, кроме должности работника, указывают и тип договора с использованием специального кода. Их существует несколько — от 0 до 1.2. Каждый код обозначает тот или иной договор. Например, 0 — это бессрочный тип ТД, а 0.2 — это срочный договор сроком более 6 месяцев.

В графе 6 введено несколько новых кодов:
— НЕПД — неполный рабочий день;
— ДИСТ — прием (перевод) на дистанционный режим;
— НЕПН — неполная рабочая неделя;
— ДАВТФЛНС  — договор авторского заказа. Указывает, что страховать должен уплачивать СВ на травматизм;
— ДГПХФЛНС  — взносы на травматизм. Но при этом применяется к договорам ГПХ об оказании услуг (выполнении работ).

В разделе «Сведения о стаже» также произошли нововведения. Добавлен новый пункт в графу «Тип сведений». Теперь она включает в себя «Назначение выплат по ОСС». Заполняется данный пункт в двух случаях:
— сотрудник, по которому отчитываются, заявил о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
— в отношении работника получен листок нетрудоспособности.

Данный подраздел пополнился новой графой. Теперь в нем указывают данные о сотрудниках, которых не включают в расчет среднесписочной численности. В этих целях предусмотрены следующие коды.

Код 1 — это:
— декретные сотрудники;
— лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
— лица, находящиеся в отпуске без содержания и проходящие обучение;
— мобилизованные граждане и добровольцы.

Код 0 — его нужно ставить, когда лицо не имело отношение к перечисленным выше категориям.

Раздел 2 был дополнен новым полем под названием «Льгота». Касается только некоторых категорий работодателей, это:

— организации, созданные для определенных целей, осуществляющие социальные задачи и помогающие инвалидам (включая детей). Условием является то, что единственный собственник — это общественная организация инвалидов (ООИ);
— ООИ. При этом членами организации должны быть инвалиды (минимум 80 процентов) и их представители;
— компании, УК которых полностью состоит из вкладов ООИ. Условия: инвалидов должно быть не меньше 50 процентов, а доля зарплаты — не менее 25 процентов.

Введены в действие основания для отказа в приеме ЕФС-1. Так, могут отказать при следующих обстоятельствах:
— условия признания КЭП действительной не выполнены;
— не соблюдена форма (формат) отчета;
— было установлено, что лицо, сдающее отчет, не подтвердило полномочий на это.

Новую форму нужно сдавать в территориальный орган СФР. Он определяется по месту регистрации вашей компании. В случае с предпринимателями форма сдается в СФР по местожительству лица.

В некоторых случаях сдавать ЕФС-1 нужно и по некоторым обособленным подразделениям, которые:
— имеют свой отдельный расчетный (лицевой) счет;
— осуществляют выплаты работникам;
— уплачивают за сотрудников страховые взносы.

При наличии указанных обстоятельств данные о стаже нужно представлять в СФР по местонахождению ОП. Если же выплаты сотрудникам производит основная организация, сведения по ОП подается от нее.

Каждые сведения, по которым необходимо отчитаться, имеют свой срок. Информация по каждому виду приведена ниже в таблице.

Раздел (представляемые сведения)	Частота отчетности	Сроки подачи
Подраздел 1.1.	При трудоустройстве,  увольнении, заключении (расторжении ГПД). В случае: — перевода на иную работу; — заявления сотрудника. В частности, если он хочет получить трудовую книжку в бумажном виде или запросил сведения о деятельности	Не позднее следующего рабочего дня.       Не позже 25-го числа месяца, следующего за событием
Подраздел 1.2. Раздел 2. Данные о периодах работы в целях назначения пенсии	Данные представляют ежегодно	Не позже 25 января года, идущего за отчетным годом
Раздел 2. Сведения о взносах на ОСС	Ежеквартально	До 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Подраздел 3	Ежеквартально	До 25-го числа месяца, следующего за отчетным

Отчет должны подавать страхователи по ОПС и страхованию от несчастных случаев на производстве. Определение «страхователь» содержится в двух федеральных законах: от 24.07.1998 № 125-ФЗ, от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В данном контексте это работодатели. Касается в том числе и тех, кто принимает лиц по договору ГПХ.

При этом если страхователь применяет АУСН, он не подает раздел 2 формы ЕФС-1.

Чтобы подать форму, работодателю следует подключиться к ЭДО СФР. Для этого нужно подать соответствующее заявление. Таким образом, документ подается в электронном виде путем подписания квалифицированной подписью (УКЭП).

Действовать нужно следующим образом:
1. Заключить договор с оператором ЭДО. Это такие организации, которые имеют полномочия и возможности по обеспечению электронного оборота. Делается это с помощью ТКС (телекоммуникационные каналы связи). В данном случае оператор обеспечивает взаимосвязь между страхователем и СФР. Для этого нужно заключить с таким оператором соответствующий договор.

2. Приобрести ЭП. Это необходимо, так как передаваемые документы должны быть в обязательном порядке подписаны УКЭП. Поставить такую подпись может директор или иной работник, имеющий необходимые полномочия. Подпись можно получить в налоговой службе.

Если вы пользуетесь полномочиями представителя, в фонд нужно отправить дополнительное уведомление. Сделать это можно также в электронном виде при наличии сертификата ЭП. При его отсутствии уведомление подается в бумажной форме. У вас при этом могут запросить дополнительные документы, в частности, доверенность на представителя.

3. Подать заявление на подключение в СФР. Для этого в системе электронного документооборота нужно заполнить соответствующее заявление. После этого его надо подписать и отправить в этой же системе. После подачи дождитесь получения уведомления от СФР. Если результат положительный, то после этого с помощью ЭДО вы сможете уже подавать ЕФС-1.

Если работодатель не вовремя сдал отчет или сделал это с ошибками, его привлекут к ответственности. Возможные штрафы: несвоевременное представление отчета — 500 рублей за каждое незастрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ), пять процентов от суммы взносов к уплате за последние три месяца (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ);

— непредставление в срок достоверных и полных сведений: административный штраф на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей.
Несвоевременная подача или представление неполных (недостоверных) сведений о трудовой деятельности. В этом случае возможно привлечение страхователя к административной ответственности (ст. 17 закона № 27-ФЗ);

— недостоверные сведения персонифицированного учета. Штраф составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Если документ представлен без соблюдения порядка для электронных документов, нужно будет заплатить 1 тыс. рублей (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

При самостоятельном выявлении ошибки подайте уточненную отчетность. При этом нужно использовать форму, которая была в период представления первичного отчета.

В этом случае форма подается, если по работнику были кадровые изменения в отчетном периоде:
— прием на работу;
— увольнение;
— перевод;
— работник подал то или иное заявление (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности);
— иные случаи (ГПХ, кадровые изменения).

При отсутствии подобных изменений отчет по такому лицу подавать не нужно.

Порядок заполнения  установлен Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Чтобы представить данный подраздел, в обязательном порядке нужно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1. Сведения вносят в отчет:
— на основании первичных документов (например, приказов);
— договоров, по которых начисляют страховые взносы.

Укажите в ЕФС-1 следующую информацию:
— поле «Дата подачи». Здесь указывается дата подачи сотрудником заявления. Если сведения о подаче заявления нужно отменить, указывается прежняя дата (признак отмены) и ставится знак «Х».

Остальные сведения указывают в графах таблицы;
— графа 1. Нужно проставить номер записи каждого кадрового мероприятия (КМ) или договора ГПХ. Номера следует проставить в порядке возрастания;

— графа 2. Ставится дата КМ. Также указывают дату начала периода выполнения работ или их окончания;

— графа 3. Здесь отражается мероприятие (прием, перевод и так далее);

— графа 4. Заполняют по сотрудникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Нужно проставить код РКС или МКС;

— графа 5. Здесь прописывают трудовую функцию и проставляется значение договора. О значениях мы говорили ранее. В частности, 0 — это бессрочный договор, 1 — это срочный до 6 месяцев и так далее

Наименование функции (должность, специальность) вносят согласно штатному расписанию. При наличии структурного подразделения в ТД оно тоже должно быть указано.

Если для должности предусмотрены льготы, то наименование указывают согласно квалификационным справочникам (профстандартам). Также данная графа не заполняется при заключении ГПХ;

— графа 6. Код выполняемой функции указывается следующим образом. Обозначение должно соответствовать занимаемой должности, виду деятельности. Код представлен в виде пяти цифр (формат ХХХХ.Х):

— код наименования группы занятий в ОКЗ — первые четыре знака;

— контрольное число — пятый знак.

В обязательном порядке графу нужно заполнить:
— при приеме;
— увольнении;
— переводе;
— приостановлении;
— возобновлении;
— начале договора ГПХ и его окончании.

Также нужно будет указать соответствующий код. О них мы также уже рассказывали: ДИСТ, НДОМ и так далее. Для гражданско-правовых договоров указывают код из таблицы п.46 порядка заполнения ЕФС-1;

— графа 7. Коды причины увольнения прописаны в приложении к приказу (классификатор параметров). При указании причины увольнения сокращения не используют. Причины указывают в соответствии с положениями ТК РФ.

Если вы используете код «иное» нужно указать реквизиты НПА и конкретную норму обосновывающую увольнение. В случае прекращения гражданско-правового договора данный столбец не заполняется;

— графа 8. Здесь указывают название документа, который является основанием КМ. Таким документом может быть распоряжение, приказ и прочее. В случае с ГПХ указывается его наименование;

— графа 9. В данном столбце отражается дата документа;

— графа 10. Указывают номер внутреннего документа или номер договора ГПХ. Прописывать нужно именно цифры, знак «№» не указывается.

Если нужно отменить запись о ранее представленных сведениях, в столбце 11 указывается «Х». Для корректировки сведений сначала вносится отменяющая запись. В следующей строке приводятся уже скорректированные сведения.

При представлении отчета в бумажном виде учтите следующее:
— реквизиты должны быть заполнены печатными буквами;
— не должно быть помарок, исправлений и сокращений;
— данные вносятся чернилами, шариковой ручкой (синей, черной, фиолетовой). Также для заполнения можно использовать вычислительную технику.

Пример заполнения представлен по ссылке.

Данный подраздел подается в отношении определенных застрахованных лиц:
— выполняющих работу с правом на досрочную страховую пенсию;
— работающих в с/х и имеющих право на повышение фиксированной выплаты;
— при формировании пенсионных прав, при которых использовался закон о воздействии радиации ЧАЭС (1244-I);
— иных, перечисленных в пункте 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Подраздел подается по окончании календарного года либо по запросу СФР. При численности сотрудников более 10 человек сведения подаются в электронном виде. При заполнении нужно использовать раздел V порядка.

Поля. «Отчетный период». Здесь указывается год, за который подаются данные. Формат «ГГГГ».

«Тип сведений». Нужно проставить символ «Х» в типе формы «Исходная». Также существует несколько иных типов сведений. Основная часть из них нужна, чтобы скорректировать или отменить данные. Год корректировки указывают в поле «Корректируемый период».

Нельзя представлять несколько типов сведений сразу:
— если это один и тот же отчетный период;
— одно и то же застрахованное лицо.

Графы:
— 1. Применяется сквозная нумерация. При нескольких периодах работы нужно присвоить номер. Нельзя делать пропуски и повторения;

— 2 и 3. Указывают даты в пределах отчетного периода. Есть особенности при работе по фактически отработанному времени.

При заполнении некоторых граф нужно использовать коды раздела классификатора параметров (приложение 2 приказа);

— 4 Подраздел «Территориальные условия». В этом случае нужно использовать коды из классификатора территориальных условий. Данные заполняют, если в период, отмеченный в графах 2 и 3, лицо трудилось в с/х или районе Крайнего Севера.

Указать нужно один из перечисленных кодов: РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКСР-РКСР.

Также нужно заполнить столбец 7, в котором прописывают рабочее время в календарном исчислении. Время должно быть переведено в установленном порядке.

Некоторые значения недопустимо отражать в одной строке граф 4 и 7, например, ПРОСТОЙ, ОТСТРАН и так далее;

— 5. В данном столбце прописывается районный коэффициент за работу в местностях с особыми климатическими условиями. При этом в столбце 4 должен стоять соответствующий код;

— 6. Указывают код в соответствии с классификатором «Коды особенности исчисления страхового стажа, коды СЕЗОН и прочее;

— 7. В данном случае также используется классификатор, например, коды ОТСТРАН, ПРОСТОЙ, ДЕТИ. При заполнении нужно учитывать правила сочетаемости кодов;

— 8. Здесь отражают коды о работе в особых условиях. 27-1, 27-2 и так далее.

— 9. В данный столбец вносят коды из раздела «Условия досрочного назначения страховой пенсии». При заполнении нужно учитывать особенности закона о страховых пенсиях. Допускается одновременное сочетание некоторых кодов в графах 8 и 9;

— 10. Прописывают объем работ по занимаемой медработником должности. Также в столбце 9  одновременно должен быть отражен код (27-СМ, 27-ГД и прочее);

— 11. Указывают индивидуальный номер основного рабочего места сотрудника;

— 12. Указывается класс по степени вредности по результатам СОУТ. Коды специальный оценки есть в классификаторе. Столбцы 11 и 12 заполняются в обязательном порядке, если была проведена спецоценка.

Образец заполнения подраздела 1.2 представлен по ссылке.

Этот подраздел подают госучреждения, осуществляющие определенные виды деятельности, в частности:
— месяц, год, за который представляют данные;
— тип формы;
— месяц и год уточнения сведений.

Код типа указывается в поле «КТО организации».

Графы (особенности):

1. Нумерация сквозная. Номер присваивается строке;

2–3. Укажите дату;

4. В зависимости от категории сотрудника пропишите 0 либо 1;

7. Пропишите код категории персонала;

9–10. Медучреждения проставляют код и значение, остальные ставят 0;

11–12. При отражении используют исключительно цифры;

17. Показатели приводят с тремя знаками после запятой;

25–26. Суммы указывают с двумя знаками после запятой.

Отдельными строками нужно указать данные о начисленных выплатах. При заполнении используется классификатор параметров. Подавать подраздел нужно вместе с титульным листом и подразделом 1.

Образец можно посмотреть по ссылке.

Подраздел 2.1 и 2.3 должны представить все страхователи. В отдельных случаях заполняется подраздел 2.1.1. Подраздел 2.2. заполняется только при направлении сотрудников в другие компании.

Нужно указать следующие сведения:
— номер корректировки;
— код периода;
— календарный год;
— среднесписочную численность;
— численность работающих в периоде сотрудниках;
— число инвалидов;
— численность трудящихся с вредными и опасными условиями труда.

Подраздел 2.1. Здесь отражают расчет суммы страховых взносов. Заполняют строки с 1 по 9. Строки 1,4 и 9 разбивают по графам (с 3 по 7).

Подраздел 2.3. Отражают данные:
— о проведении медосмотров. Также указывается общее число лиц, подлежащих осмотрам, и число тех, кто их прошел;
— проведении СОУТ. Прописывают количество мест, подлежащих спецоценке, и количество проведенных мест.

Образец представлен по ссылке.

Подается, если есть сотрудники, подавшие заявление об уплате допвзносов на накопительную пенсию. Такие взносы платят работники в добровольном порядке. Делать это можно самостоятельно или через работодателя. Во втором случае он будет удерживать их из зарплаты.

Для сдачи нужно заполнить титульный лист и подраздел 3, в частности, прописать данные:
— о поручении. Пропишите номер и соответствующие даты;
— периоде выплаты. Нужно указать год, за который перечислены взносы;
— застрахованных лицах и перечисленных взносах.

С образцом можно ознакомиться по ссылке.