Табельный номер сотрудника

Сотрудник компании часто может и не знать, что ему присвоен табельный номер — специальный код для работающих в компании по трудовому договору людей, который закрепляется и используется кадровой службой и бухгалтерией. В нашем материале рассмотрим, что представляет собой табельный номер специалиста. Разберем, для чего и в каком порядке его присваивают. Поговорим о том, можно ли изменить такой особый код сотрудника в процессе его работы.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что такое табельный номер сотрудника
2. Как присваивается табельный номер сотрудника
3. Как изменить табельный номер сотрудника

Что такое табельный номер сотрудника

Отечественное трудовое законодательство не включает понятия табельного номера работника. Однако на практике он используется кадровыми службами в виде особого цифрового кода сотрудника.

Табельный номер — это закрепляемый за человеком уникальный номер, под которым работодатель идентифицирует конкретного работника в своих внутренних документах. Этот код прописывают в табеле учета трудового времени, бумагах на выплату зарплаты, личном деле сотрудника и других учетных документах.

Если работодатель использует в делопроизводстве унифицированные формы приказов, закрепленные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, то при приеме человека на работу на него заводится личная карточка по форме Т-2. В ней прописывается табельный номер сотрудника. В случае расторжении трудового договора с работником личная карточка по форме Т-2 закрывается, но по-прежнему продолжает храниться с присвоенным специальным кодом у работодателя. Однако нужно иметь в виду, что с 01.01.2013 форма личной карточки Т-2 не признается обязательной для применения (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

При этом ситуация, когда работодатель не присваивает табельные номера сотрудникам, не считается основанием для привлечения его к ответственности контролирующими структурами. Закон не обязывает создавать такую нумерацию для персонала компании. Даже неправильное проставление табельных номеров сотрудников не должно стать причиной привлечения работодателя к ответственности органами, осуществляющими контроль, если это не повлекло за собой другие неточности, в частности, ошибки по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Введение табельных номеров на предприятии в первую очередь нацелено на сокращение количества ошибок по учету рабочего времени, начислению заработка. Также такая нумерация способствует повышению эффективности сбора сведений о каждом сотруднике, что существенно экономит время и ресурсы при обработке и хранении данных.

Работодатель вправе по своему усмотрению определить альтернативу табельным номерам, если не хочет их использовать в своем юрлице. Порядок идентификации работников придется закрепить во внутренних нормативных актах компании. Так, можно присвоить коды в зависимости от структурных подразделений или иерархии должностей. Данный код не будет относиться к персональным данным работника, поскольку при выборе альтернативы табельному номеру в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина руководство компании обязано соблюдать требования по персональным данным, установленные главой 14 ТК РФ и Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Как следует из положений статьи 8 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, к персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес, телефон, сведения о профессии и прочие личные сведения, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. При этом приведенный перечень является открытым.

Как присваивается табельный номер сотрудника

Табельный номер признается одним из реквизитов кадровых документов и используется для упрощения обработки информации о работниках во внутренних документах работодателя. Он поможет идентифицировать конкретного человека в случае полного совпадения инициалов у нескольких специалистов. Рассмотрим, в каком порядке происходит присвоение таких особых кодов сотрудникам.

На законодательном уровне не утверждено единого порядка, по которому сотрудникам присваивались бы табельные номера. Прежде можно было руководствоваться отдельными положениями письма Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.1973. Однако в настоящее время этот документ Приказом Минтруда РФ № 31, Минфина РФ № 46, Росстата № 20 от 01.02.2021признан недействующим.

Поэтому работодатель может самостоятельно разработать порядок закрепления табельных номеров за своими сотрудниками и зафиксировать его во внутреннем нормативном акте (ст. 8 ТК РФ). Такой специальный код присваивается работнику в соответствии с порядком присвоения нумерации, установленной работодателем. Он, как правило, обозначается в цифровом выражении и присваивается работнику на весь период его занятости у данного работодателя.

Обычно табельный номер закрепляется за человеком в порядке возрастания номеров. В отечественных учреждениях чаще всего используют коды, которые в своем составе имеют лишь арабские цифры, в количестве, не превышающем 6 знаков. Для удобства они могут соотноситься с номером трудовых договоров специалистов.

В компании может быть предусмотрена система, по которой, отталкиваясь от табельного номера работника, легко узнать его отдел. Для этого к специальному цифровому коду может быть добавлен также буквенный индекс, обозначающий структурное подразделение, в котором трудится человек.

Табельные номера присваивают всем сотрудникам, работающим по трудовому договору:

• заключившим трудовой договор на неопределенный срок;
• работающим по срочному трудовому договору, в том числе до двух месяцев;
• внешним совместителям;
• сезонным работникам.

Принимая на работу нового человека, кадровики присваивают ему табельный номер, учитывая хронологию и не допуская пропусков.

Для общей регистрации присвоенных кодов в едином документе работодатель должен вести журнал учета табельных номеров, в котором фиксируются:

• фамилия, имя, при наличии — отчество работника;
• дата его трудоустройства;
• должность и специальность сотрудника;
• реквизиты трудового договора — номер и дата заключения;
• структурное подразделение, в котором занят работник;
• табельный номер специалиста.

При приеме человека на работу обычно на него заводят личную карточку Т-2. Она ведется на протяжении всего процесса его трудовой деятельности у данного нанимателя. В личной карточке Т-2 также прописывают табельный номер работника. При расторжении трудового договора личная карточка Т-2 закрывается, но по-прежнему храниться с присвоенным табельным номером у работодателя. Однако нужно учитывать, что с 01.01.2013 форма личной карточки Т-2 не признается обязательной для применения (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Если работодатель не присваивает табельные номера работникам, контролирующие структуры не смогут по этой причине привлечь его к ответственности. В то же время табельный учет существенно упрощает и оптимизирует деятельность кадровых и бухгалтерских служб или отделов компании, позволяя им избегать ошибок, в том числе при начислении зарплаты и прочих выплат.

Как изменить табельный номер сотрудника

Табельный номер закрепляется за человеком, когда тот приходит трудиться в компанию. С этих пор данный код будет фигурировать в различных учетных документах по конкретному сотруднику: в табеле учета трудового времени, бумагах на выплату заработной платы, его личном деле.

Табельный номер в процессе работы человека у данного работодателя не изменяется. Такой подход помогает специалистом кадровой и бухгалтерской службы экономить время и ресурсы при обработке и хранении данных. Использование такой нумерации способствует сокращению числа ошибок при учете трудового времени и начислении заработной платы.

Даже если работник прекратит трудовые отношения с данным работодателем, но потом вновь к нему трудоустроится, ему должен быть присвоен прежний табельный номер. В прежде действовавшем письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.1973 содержалось четкое указание на этот счет: в случае увольнения или перевода рабочего и служащего на иную работу его табельный номер по общему правилу не должен присваиваться другому специалисту на протяжении 1–2 лет. Хотя сейчас данный документ и утратил свою силу, работодатели по-прежнему не спешат присваивать коды уволенных сотрудников людям, вновь поступившим на работу.

Цифровой код работника может измениться, если работодатель разработает новый порядок присвоения табельных номеров своим сотрудникам и закрепит его внутренним нормативным актом. Кроме того, когда человек увольняется с прежней работы и приходит в компанию к новому работодателю, за ним закрепляется другой табельный номер. При этом руководствуются нормативными документами, действующими у этого юрлица.